Yhteys- ja yksilöintitiedot

Yhteystietoja ovat erilaiset osoitteet, puhe­lin­nume­rot, henkilö­tunnukset yms.

Yksi­löinti­tie­doil­la, kuten henkilö­tun­nuk­sel­la, taas voi­daan yksi­käsit­tei­ses­ti ilmaista, ketä tai mitä tar­koi­te­taan. Erään­lai­sia yksi­löinti­tietoja ovat myös eri­lais­ten nume­rointi- ja koodi­järjes­tel­mien mukaiset tie­dot, joita käsiteltiin luvussa Numerot ja luvut.

Yhteys- ja yksilöintitietojen oikeellisuus on luon­nol­li­ses­ti­kin hyvin tärkeää. Yhtenäiset, nor­mien mu­kai­set kirjoitusasut auttavat asiaa, koska lukija voi hel­pom­min tunnistaa merkinnän ja sen osat. Yh­te­näi­syys on tärkeää myös tyylisyistä. Jos esi­mer­kik­si yri­tyk­sen esitteessä on eri ihmisten yhteys­tietoja eri muo­dois­sa, se vaikuttaa levotto­malta ja huti­loidulta. Lisäksi jois­sa­kin tapauksissa normin mukainen kir­joi­tus­asu on välttämätön, jotta tietoja voidaan kä­si­tel­lä auto­maat­ti­sesti.

Postiosoitteet

Postiosoitteen perusmuoto

Postiosoitteeseen kirjoitetaan vastaanottajan nimi, katuosoite ja postinumero kukin omalle rivilleen, ja postinumeron perään kirjoitetaan posti­toimi­paikan nimi.

Erityisesti huomattakoon seuraavat seikat:

• Numero ja porraskirjain erotetaan toisistaan välilyönnillä, samoin porraskirjain ja asunnon numero. Porraskirjain kirjoitetaan versaalilla.
  Mäkelänkatu 25 D 21
• Rivitalon asunnot erotetaan toisistaan ensisijaisesti kirjaimella, vaikka asuntoja ei olisi merkitty kirjaintunnuksilla.
  Kukkakatu 42 B
• Jos samaan kiinteistöön kuuluu useita rivitaloja, ne voidaan erottaa toisistaan eri kirjaimilla, jolloin talon huoneistot numeroidaan. Osoite on tällöin samanmuotoinen kuin kerrostalo-osoite, mutta kirjain ei viittaa portaaseen, vaan taloon.
  Kukkakatu 10 A 7
• Jos kyseessä on yhdistetty kiinteistö, jonka osoitteessa on kaksi tai useampia numeroita, niiden välissä on ajatusviiva, ei yhdysmerkkiä.
  Kauppakatu 25–27
• Jos kyseessä on jaettu kiinteistö, jonka numeron perässä on osaa ilmaiseva kirjain, se kirjoitetaan kiinni numeroon ja gemenalla.
  Mannerheimintie 97a A 52
• Jos samalla tontilla on useita rakennuksia, voidaan tontin numeron jälkeen kirjoittaa vinoviiva ja rakennuksen numero. Tätä tapaa käytetään melko harvoin, lähinnä silloin, kun portaat on merkitty kirjaimin aloittaen kussakin rakennuksessa A:sta.
  Ulvilantie 29/4 K 825
  Suositus ei ota asiaan kantaa tarkemmin. Jos portaiden kirjaimet ovat yksikäsitteisiä, ei rakennuksen numero ole tarpeellinen, ja se saattaa jopa hämmentää.
• Jos huoneisto on jaettu, kirjoitetaan huoneiston numeron jäljessä oleva jakokirjain kiinni numeroon ja gemenalla.
  Juhana Herttuan puistokatu 152 D 39b

Postinumero ja postitoimipaikan nimi

Kotimainen postinumero erotetaan postitoimipaikan nimestä yhdellä välilyönnillä. Aiempi suositus oli kaksi välilyöntiä.

Suomalainen postinumero on viisinumeroinen. Jos postinumero ei ole tiedossa, sen voi etsiä verkossa olevasta posti­numero­luettelosta.

Posti suosittelee, että postitoimipaikan nimi kirjoitetaan kokonaan versaalilla (”suur­aak­ko­sin”). Tarkoituksena lienee parantaa luettavuutta, jotta postin lajittelu hel­pot­tui­si. On ehkä ajateltu, että käsin kirjoitettu osoite on helpompi lukea oikein, kun se on kir­joi­tet­tu ”pölkky­kirjai­min” eikä käsialakirjoituksella. Julkisia perusteluja ei ohjeelle kui­ten­kaan ole esitetty ainakaan pitkiin aikoihin.

Suosituksesta poiketaan usein tyylisyistä esimerkiksi esitteissä. Kielikello 2/2006 sanoo­kin (s. 63): ”Muissa yhteyksissä [kuin postilähetyksissä] voi valita, kirjoittaako posti­toimi­paikan isoin vai pienin kirjaimin. Niinpä esimerkiksi käynti­kortteihin ja kirjepohjiin voi valita jommankumman vaihtoehdon.”

Kielenhuollon linja on kyllä sikäli hiukan huono kompromissi, että postinumeron ja posti­toimi­paikan yhdistelmähän on tarkoitettu käytettäväksi postia lähetettäessä. Miksi ei siis kir­joi­tet­tai­si sitä sellaisena, että sen voi aivan suoraan kopioida? Syynä on, että monissa yhteyk­sis­sä esteettiset seikat painavat paljon. HUUTAMINEN ei näytä hyvältä. Lisäksi jos esi­mer­kik­si käynti­kortissa käytetään fonttia, jossa on gemenanumerot, syntyy ikävän­näköi­nen yh­dis­tel­mä, kun viisinumeroisen numeroyhdistelmän vieressä on versaali­kirjai­mil­la kir­joi­tet­tu sana.

Aiemmin käytettiin yleisesti postitoimipaikan nimen perässä numeroa, jos kyseessä oli kaupunki, jossa on monia postitoimipaikkoja, esimerkiksi 00240 HELSINKI 24 tai 02210 ESPOO 21. Vaikka se toimii eräänlaisena varmistuksena – numerot ovat samat kuin pos­ti­nu­me­ron kolmas ja neljäs numero –, se ei ole nykyisin käytäntönä, eikä sitä mainita oh­jeis­sakaan.

Suurien kaupunkien nimistä on aiemmin käytetty lyhenteitä, esimerkiksi HKI = HELSINKI ja TRE = TAMPERE. Tällaisten lyhenteiden käyttöä kannattaa välttää.

Suurilla yrityksillä ja yhteisöillä on oma postinumero, jolloin osoitteeseen kirjoitetaan postitoimipaikan tilalle yrityksen tai yhteisön nimi tai nimen lyhenne. Käytettävä nimi tai lyhenne ilmenee yrityksen ilmoittamista yhteystiedoista tai postinumeroluettelosta. Tällaista postinumeroa käyttävässä osoitteessa katuosoitteen paikalla on yleensä postilokero-osoite.

Maan ilmoittaminen

Kun yhteystiedot ilmoitetaan kansainvälistä käyttöä varten, niin suomalaisen ja eu­roop­pa­lai­sen standardin SFS-EN 14142-1 mukaan kirjoitetaan postinumeron eteen Suomen maa­tun­nus FI ja yhdysmerkki. Lisäksi kirjoitetaan maan nimi sen jälkeen omalle rivilleen ver­saa­lil­la jollakin kansainvälisesti tunnetulla kielellä. Tavallisesti maan nimi kirjoitetaan eng­lan­nik­si. Maa siis ilmaistaan kahteen kertaan, sekä koodilla että nimellä.

Postiosoitteissa käytettävä Suomen maatunnus oli aiemmin FIN, mutta vuoden 2004 alusta alkaen se on ollut FI. Käytännössä muutos heikensi ymmärrettävyyttä. Toisaalta pos­ti­osoit­tei­den maatunnuksia ei maailmalla ylipäänsä tunneta kovinkaan hyvin. Ne ovat ai­heut­ta­neet jopa se­kaan­nuk­sia. Osoitteessahan yleensä kaikki ylimääräinen saattaa aiheuttaa se­kaan­nuksia.

Eurooppalainen suositus on kansainvälisesti melko tuntematon, eikä sitä sovelleta kuin joissakin Euroopan maissa. Vastoin usein esitettyä väitettä Maailman postiliitto UPU ei suosittele maatunnusten käyttöä. Sen ohjeiden esimerkeissä maa ilmoitetaan vain nimellä, joskin ohjeissa mainitaan, että joissakin maissa käytetään myös maatunnuksia.

Kansainvälisessä postiliikenteessä on maan nimen kirjoittaminen tarpeellista ja yleensä myös riittävää, eli maatunnusta (maakoodia) ei tarvita.

UPUn suosituksen Postal addressing systems mukaan tulisi maan nimi ilmoittaa lä­he­tys­maan kielellä ja mieluiten lisäksi kansainvälisesti tunnetulla kie­lel­lä, joka tässä olisi käytännössä englanti tai joissakin yhteyksissä ehkä ranska. Nimet tulisi kirjoittaa versaalilla. Suosi­tuk­sen esimerkeissä on erikielisten nimien välissä ajatusviiva, jonka ympärillä on välilyönnit. Esi­merkki:

Käytännössä on tavallista ja useimmiten riittävää kirjoittaa maan nimi vain englanniksi, esimerkiksi FRANCE (eikä RANSKA – FRANCE). Yhdysvaltoihin lähetettäessä lyhenne USA lienee selvin ratkaisu.

Ulkomaiset postiosoitteet

Osoitteen muodossa yleisesti, maannimeä lukuun ottamatta, noudatetaan kohdemaan ohjeita ja käytäntöjä. Ne ovat tosin usein vaikeita selvittää luotettavasti. Ks. UPUn aineistoa Postal addressing systems in member countries ja laajaa koostetta Frank’s compulsive guide to postal addresses Käytännössä osoite kannattaa usein kopioida tarkasti siitä tietolähteestä, josta osoite saadaan.

Jos vastaanottajamaassa ei käytetä latinalaista kirjaimistoa, tulisi edellä mainitun UPUn suosituksen mukaan ilmaista koko osoite rin­nak­kain kahdella tavalla: vastaanottajamaassa käytetyllä merkistöllä (esimerkiksi kyrillisin tai ara­bia­lai­sin kirjaimin) ja latinalaisella mer­kis­töllä.

Postiosoitteen sijoittaminen

Tietoja postiosoitteiden kirjoittamisesta asettelun kannalta eli siitä, mihin kohtaan osoite kirjoitetaan lomakkeeseen, kirjeeseen, kirjekuoreen tms., on standardeissa SFS 2486–2488 (Lomakkeen perusrakenne, Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot sekä Kirjekuoret ja kirjepussit).

Kansalliset puhelinnumerot

Puhelinnumeron perusrakenne

Puhelinnumero koostuu varsinaisesta puhelinnumerosta (liittymän numerosta) ja sitä edel­tä­väs­tä suuntanumerosta. Suuntanumero on yleensä lyhyt, esim. 040, kun taas var­si­nai­nen puhelinnumero on nykyisin yleensä seitsen- tai kahdeksannumeroinen, ja se ryhmitellään kolmen tai neljän numeron ryhmiin, esimerkiksi 123 4567.

Suuntanumero ja liittymän numero erotetaan sääntöjen mukaan toisistaan välilyönnillä (ei yhdysmerkillä, vaikka sitä usein käytetään). Tärkeintä on, että samassa tekstissä tai tau­lu­kos­sa ei esiinny eri merkintätapoja sekaisin, koska sellainen aiheuttaa sekavan vai­ku­telman.

Usein käytetään sentyyppisiä kirjoitusasuja kuin 0400 123 456, koska harva tietää, että 040:n jälkeinen 0 ei kuulu suuntanumeroon vaan liittymän numeroon (ks. Liikenne- ja viestintä­viraston luet­te­loa Matkaviestinverkkojen suuntanumerot). Vastoin yleistä luuloa liittymän numero voi siis alkaa 0:lla. Tosin virheellisestä ryhmittelystä ei käytännössä ole haittaa, koska ryhmittely ei vaikuta numeron käyttöön.

Välilyönnit puhelinnumeroissa

Yleensä on hyvä kirjoittaa puhelinnumerot niin, että niissä olevat välilyönnit ovat sitovia välilyöntejä, koska puhelinnumeron jakautuminen eri riveille on hiukan häiritsevää.

Jakautumista voidaan kuitenkin pitää hyväksyttävänä, jos sillä vältetään isommat ongelmat tekstin muotoilussa. Toisaalta puhelin­numeroita ei yleensä kirjoiteta tekstiin, vaan erillisiin luetteloihin, taulukoihin, tietolaatikoihin yms. Niissä voidaan yleensä helposti huolehtia puhelinnumeron tulostumisesta yhdelle riville.

Suuntanumerot

Alkujaan suuntanumerot tarkoittivat maantieteellisten alueiden (verkkoryhmien) numeroita. Sanaa käytetään myös yleisemmin, tarkoittamaan myös mm. matkapuhelinverkon tunnus­nume­roa. Näitä asioita koskevat nimitykset ovat kuitenkin osittain vielä vakiin­tu­mat­tomia.

Suuntanumero kirjoitetaan siis varsinaisen puhelinnumeron eteen. Niiden välissä käy­te­tään erottimena välilyöntiä, esimerkiksi 040 123 4567.

Jos suuntanumero viittaa lankapuhelinverkkoon eli kyseessä on kotimaan kauko­liiken­teen suuntanumero, se kirjoitetaan kansainvälisen suosituksen ITU-T E.123 mukaan sul­kei­siin, esimerkiksi (09). Tämä on osoitus siitä, että suuntanumeroa ei tarvitse valita soi­tet­taes­sa sa­man numerointi­alueen sisäisiä puheluja.

Aiemmin jätettiin usein lankapuhelinverkon suuntanumero pois ja kirjoitettiin esimerkiksi vain 888 2675 eikä (09) 888 2675 tai 09 888 2675. Merkintä­tapaa ei ole suoranaisesti kielletty nykyi­sin­kään, mutta se on huono jo siksi, että valta­osa puheluista soitetaan matka­puhelimella, jolloin suunta­numero tarvitaan aina.

Vuonna 2008 tehtiin suomalaiseen standardiin SFS 4175:2006 kuitenkin muutos (”kor­jaus”),​ jonka mukaan sulkeita ei käytetä. Kielitoimisto on asettunut samalle kannalle; ks. sen sivua Puhelinnumerot. Tämä on lisännyt kirjavuutta, eikä tämä muutos siis ole kan­sain­vä­li­sen suosituksen mukainen. Sulkeiden pois jättämisen voi kuitenkin olettaa yleis­ty­vän, kun lanka­puhe­li­mien käyttö edelleen vähenee eikä lanka­puhelin­numeroita enää tunnisteta eril­li­sek­si numero­tyypiksi.

Muutos perustui ilmeisesti lähinnä Viestintäviraston työryhmäraporttiin Viestintäverkkojen nume­roin­nin kehittäminen. Perusteluna siinä oli mm. se ongelma, että ”monet tilaajat valitsevat vir­heel­li­ses­ti vielä nykyisinkin telealueen suuntanumeron valtakunnallisen tilaajanumeron eteen”.

Kun suunta- tai tunnusnumero on pakollisesti valittava osa puhelinnumeroa, sitä ei vanhojen sääntöjenkään eikä ITUn suosituksen mukaan kirjoiteta sulkeisiin. Tämä koskee mm. matkapuhelinverkkojen suuntanumeroita.

Viimeinen esimerkki havainnollistaa sitä, että suunta­numeroa ei ryhmitellä (ei esim. 04 575), vaikka se olisi pitkä. Ainakaan mikään sääntö ei vaadi eikä edes salli ryhmittelyä.

Kirjoitusasussa rinnastetaan suuntanumeroihin erilaiset palvelunumeroita osoittavat nu­me­ro­jo­not, kuten 0800. Tällaisen osan pituus on eri numerotyypeissä erilainen, esi­mer­kik­si 010, 0100 tai 02020. Eri suuntanumeroista löytyy tietoja Liikenne- ja viestintä­viraston sivun Puhelinverkon numerointi kautta.

Numeroiden ryhmittely

Ohjeiden mukaan varsinainen puhelinnumero (liittymän numero) ryhmitellään yleensä kolmen tai neljän numeron ryhmiin, jotka erotetaan toisistaan välilyönnillä. Tämä ei kui­ten­kaan sisällä yksikäsitteistä ohjetta siitä, miten ryhmittely tehdään, koska esimerkiksi hyvin tavallinen tapaus, seitsennumeroinen puhelinnumero, voidaan jakaa kahdella tavalla.

Ryhmittelyn tarkoitus on helpottaa numeron hahmottumista ja auttaa sen ääneen lau­su­mis­ta ja kopiointia esimerkiksi julkaisusta muistilapulle. Välilyönnit eivät kuulu itse nu­me­roon, eikä niitä siis näppäillä esimerkiksi kirjoitettaessa numeroa matkapuhelimen muis­tiin. Kun numero on kirjoitettava tietokoneella lomakkeeseen, on yleensä varminta jät­tää väli­lyönnit pois, koska ohjelmoija ei ehkä ole ymmärtänyt varautua käsittelemään väli­lyön­tejä.

Muissa maissa käytetään usein jakoa kahden numeron ryhmiin, esimerkiksi 12 34 56 78. Vaikka tätä voidaan perustella sillä, että monien ihmisten on helpompi lukea ja sanoa nu­me­rot näin, menettely poikkeaa suomalaisesta käytännöstä ja standardista, joten sitä ei voi suo­si­tella.

Ulkoasun yhtenäisyyden vuoksi tulisi kussakin julkaisussa käyttää vain yhtä ryhmit­tely­tapaa puhelinnumeroissa. Esimerkiksi ilmoitettaessa ihmisiltä kerättyjä puhelin­numero­tietoja on julkaisun toimittajan tarkistettava asu huolellisesti. Erityisesti on varottava, että yhte­näis­tet­täes­sä ryhmittelyä ei vahingossa muuteta itse numeroita.

Yksi ryhmittelytapa ilmenee seuraavista esimerkeistä:

Viisinumeroisia puhelinnumeroita ei useinkaan jaeta lainkaan, vaan ne kirjoitetaan yhteen: 12345. SFS 4175 suosittaa niille ensisijaisesti ryhmittelyä 123 45. Toisaalta ryhmittely 12 345 vastaisi tällaisten numeroiden vanhaa lukutapaa (kaksitoista kolme neljä viisi). Nykyisin tällaisia numeroita esiintyy lähinnä puhelinvaihteiden ja lyhyt­sanoma­palve­lui­den eli SMS-palveluiden eli tekstiviestipalveluiden numeroina. Myös kuusinumeroiset lyhyt­sanoma­palvelu­numerot kirjoitetaan usein yhteen, 123456, jopa Liikenne- ja viestintä­viraston ohjeessa.

Yhteen kirjoittamista saatetaan perustella sillä, että lyhytsanomapalvelunumerot on tarkoitettu vain siihen, että lähettämällä numeroon tekstiviesti saadaan jokin palvelu, ja että tekstiviestiä lähetettäessä on numero näppäiltävä ilman välilyöntejä. Tämä kuitenkin koskee kaikkea numeroiden näppäilyä.

Puhelinnumeroiden ryhmityksessä voidaan käyttää tarvittaessa muitakin periaatteita. Kielitoimiston kanta jaotteluun on varsin vapaamielinen. Numero 123 4567 voidaan kieli­toimiston mukaan merkitä myös 1234 567 vaikkapa tilanteessa, jolloin suuren yrityksen tai järjestön kaikkien puhelinnumeroiden suuntanumeron jälkeiset neljä numeroa ovat aina samoja, mutta loppuosa vaihtelee. Tosin tätäkään tapaa ei sovi viedä liian pitkälle. Vaikka yrityksen numerot olisivat esimerkiksi seitsennumeroisia siten, että vain kaksi viimeistä nu­me­roa vaihtelee, ei 12345 67 olisi kovinkaan selkeä. Se voisi aiheuttaa ihmetystä erikoisen jaot­te­lun­sa vuoksi.

Millaisesta numerosta on kyse?

Puhelinnumeron yhteydessä voidaan käyttää selvennyksenä sanaa ”puhelin” tai sen ly­hen­net­tä ”puh.” tai ”p.” Faksinumeron yhteydessä käytetään sanaa ”faksi” tai sen ly­hen­net­tä ”f.”. (Joissakin suosituksissa vaihtoehdoksi mainittu sana ”telekopio” herättää lähinnä häm­men­nys­tä.)

Matkapuhelinnumeron yhteydessä voi käyttää sanaa ”matkapuhelin” tai lyhennettä ”matkapuh.” tai ”matkap.”. Tämä on nykyisin kuitenkin jokseenkin tarpeetonta, koska muita puhelimia on hyvin vähän.

Kun mainitunlaiset ilmaisut esiintyvät rivin alussa ohjetekstinä esimerkiksi käyntikorteissa tai lomakkeissa, kirjoitetaan alkukirjain versaalilla, esim. ”Puh.”.

Koti- ja työnumerot saatetaan haluta erottaa toisistaan. Tähän käy­tet­tä­vis­tä merkintä­tavois­ta ei ole mitään standardia. Selvintä on kirjoittaa numeron perään ”(koti)” tai ”(työ)”, mutta jos tilasta on puute, lienee merkintä ”(k)” tai ”(t)” yleensä ym­mär­ret­tä­vä. Tällöin matkapuhelimeen voi liittää merkinnän ”(m)”.

Jos henkilön puhelinnumeroksi ilmoitetaan vaihteen numero, on syytä mainita esi­mer­kik­si sulkeissa ”(vaihde)”. Tällöin soittaja osaa ennakoida, että hän joutuu ensin pyy­tä­mään vaihdetta yhdistämään oikealle henkilölle. Asteriskin käyttö vaihteen merkkinä (esi­mer­kik­si *123 456) on melko tavallista, mutta ei ollenkaan yhtä selvää.

Kansainväliset puhelinnumerot

Puhelinnumeroiden kansainvälisestä merkintätavasta on olemassa Kansainvälisen tele­vies­tintä­liiton (ITU) telestandardisointisektorin suositus E.123 Notation for national and inter­national tele­phone numbers, e-mail addresses and Web addresses), ja suomalaiset ohjeet ovat sen periaatteiden mukaisia (lukuun ottamatta edellä mainittua sulkeiden käyttöä kan­sal­li­sis­sa numeroissa). Se koskee puhelinnumeroiden painattamista esimerkiksi käynti­kort­tei­hin ja lomakkeisiin. Kansainvälinen puhelinnumero esitetään muodossa, jota havain­nol­lis­taa seuraava esimerkki:

Esimerkin osat ovat seuraavat:

• Plusmerkki + edustaa ulkomaanliikenteen tunnusta, joka on eri maissa erilainen ja voi riippua puhelinoperaattoristakin. Se korostaa, että kyseessä on kansainvälinen numero. Tavallisimmin ulkomaanliikenteen tunnus on 00, mutta tunnuksen valitsee soittaja, joten on virheellistä käyttää +:n tilalla 00:aa numeroa ilmoitettaessa.
• Numerojono 358 on Suomen maatunnus puhelinliikenteessä. Suuntanumerosta jää alusta 0 pois, eli esimerkiksi 09 korvautuu 9:llä, koska 0:aa ei näppäillä ulkomailta soitettaessa.
• 123 4567 on numero telealueen sisällä, ryhmiteltynä kolmen ja neljän numeron ryhmiin.

Tällaisessa puhelinnumerossa esiintyy siis vain numeroita ja välilyöntejä sekä plusmerkki alussa. Usein käytetään tällaisissa yhteyksissä yhdysmerkkejä välilyönnin asemesta, mutta välilyöntien käyttö on E.123:n mukaan ensisijainen merkintätapa. Välilyönnit helpottavat puhelinnumeron hahmottamista.

EU:n toimielinten tekstinlaadinnan ohjeiden kohdan Puhelinnumerot mukaan ei välilyöntejä kuitenkaan käytetä muualla kuin maatunnuksen jälkeen, esimerkiksi +358 9124567. Tämän vaikealukuisen tavan noudattaminen on pakollista laadittaessa asiakirjoja EU:n toimielimille; muuten sitä ei tietenkään kannata noudattaa.

Suosituksen E.123 mukaan tulisi kansainvälisen puhelinnumeron eteen kirjoittaa sanat ”Telephone International”. Tämä on kuitenkin yleensä tarpeetonta, sillä pelkkä ”Telephone”. tai ”Phone”. tai ”Tel.” riittää. Suomenkieliseen asiakirjaan kirjoitetaan tietysti ”Puhelin” tai ”puh.” tms.

Suosituksen mukaan kansainvälisessä merkinnässä ei käytetä sulkeita. Sen sijaan kansallisessa merkinnässä eli ilmoitettaessa numeroa maan sisällä soittamista varten tulisi kirjoittaa sulkuihin sellainen osa, jota ei aina tarvitse valita, käytännössä suuntanumero. Suomalaisissa suosituksissa on siis kuitenkin nyttemmin otettu tälle vastakkainen kanta.

Faksinumeron eteen kirjoitetaan ”Fax”. Matka­puhelin­numeroa ei yleensä kannata erik­seen ilmoittaa matka­puhelin­numeroksi, koska asialla ei juuri ole merkitystä ulkomailta soittavalle. Sanaa ”Mobile” tai ilmaisua ”Mobile phone” voi käyttää, mutta niitä ei välttämättä ymmärretä. (Yhdysvalloissa ilmaisu ”cell phone” tai virallisemmin ”cellular telephone” on tunnetumpi.)

Kansainvälisen puhelinnumeron käyttö yksinään ei useinkaan ole hyvä ajatus suomen­kieli­ses­sä tekstissä, koska läheskään kaikki eivät tunne tätä merkintätapaa. Toisaalta yhdessä kansallisen merkinnän kanssa se voi olla hyvä ajatus, koska monet ovat oppineet tal­len­ta­maan matkapuhelimeen puhelinnumerot kansainvälisessä muodossa. Silloinhan nu­me­roon voi soittaa suoraan ulkomailtakin.

Kansallinen ja kansainvälinen puhelinnumero yhdessä

Esimerkiksi kaksikielinen käyntikortti tehdään yleensä niin, että toisella puolella on suomen­kieliset tiedot ja niissä puhelinnumero kansallisessa muodossa ja toisella puolella on eng­lan­nin­kie­li­set tiedot ja puhelinnumero kansainvälisessä muodossa. Tämä onkin yleensä suo­si­tel­ta­vinta.

Jos kuitenkin kansallinen ja kansainvälinen puhelinnumero esitetään yhdessä, niin ITU-T:n suosituksen mukaan kansainvälinen numero sijoitetaan kohdakkain kansallisen numeron alapuolelle niin, että numerot ovat oikealle tasattuja. Ohjetekstit National (’kansallinen’) ja International (’kansainvälinen’) sijoitetaan puhelinnumeroiden vasemmalle puolelle. Oikeastaan tiedot pitäisi vielä erottaa toisistaan vaakasuoralla viivalla.

Ohjeteksti Telephone (’puhelin’) tai Fax (’faksi’) sijoitetaan joko yhteystietojen yläpuolelle tai niiden vasemmalle puolelle. Numero voidaan ilmaista matkaviestinliittymän numeroksi sanalla ”mobile”.

Tällaisen esityksen aikaansaaminen on yleensä hiukan työlästä. Esimerkiksi MS Word -ohjel­mas­sa lienee helpointa määritellä pieni taulukko, jonka toinen sarake on oikealle tasattu.

Käytännössä ei edellä mainittua esitystapaa juuri käytetä. Se ei liene tarpeellinenkaan, vaan voidaan hyvin vain kirjoittaa kansainvälinen ja kansallinen numero omille riveilleen, joilla on sopivat selitykset. Voi myös ilmoittaa vain kansainvälisen numeron. Se toimii myös Suomen sisällä, ja moni tallentaa matkapuhelimeensa numerot aina kansainvälisessä muo­dos­sa, jotta ne toimisivat ulkomailta soitettaessakin.

Vältä sekamuotoja, joissa on yritetty ahtaa kansallinen ja kansainvälinen numeron esitys samaan. Ne ovat aiheuttaneet vakaviakin sekaannuksia. Voi tuntua helpolta kirjoittaa +358 (0)9 123 4567, ja kirjoittajalle itselleen merkitys voi olla selvä. Mutta moni lukija ei tiedä, mitä sulkeissa oleva nolla käytännössä merkitsee. Lisäksi merkintätapa ei ole standardien mukainen.

Muualla(kin) maailmassa puhelinnumerot ilmoitetaan usein ilman maatunnusta myös kansainvälisissä yhteyksissä, kuten verkkosivuilla. Tällöin pitää usein lukijan päätellä, mikä maatunnus on lisättävä eteen – ja osattava poistaa alkunolla. Jos esimerkiksi kyse on brit­ti­läi­ses­tä numerosta, 012 3456 7890 on osattava muuttaa numeroksi +44 12 3456 7890 muis­ta mais­ta soitettaessa (44 on Britannian maatunnus puhelinnumeroissa).

Internet-osoitteet

Muista teleosoitteista, esimerkiksi sähköposti-, tieto- ja palveluverkkojen osoitteista, on monia erityisiä standardeja ja suosituksia. Seuraavassa käsitellään kaikkein tavallisimpia tapauksia. Tällaisten osoitteiden taivutuksessa on erityisiä ongelmia, joita käsitellään kohdassa Verkko-osoitteiden taivutus.

Sähköpostiosoitteet

Sähköpostiosoite voidaan yleensä ilmoittaa sellaisenaan, mutta tarvittaessa voidaan eteen kirjoittaa sopiva selitys, kuten sana ”sähköposti” tai epävirallisissa yhteyk­sis­sä ”meili”. Virallisissa suosituksissa mainitaan mahdollisiksi selityksiksi myös ”sähköp.” tai ja ”s-posti”, mutta nämä typistelmät ovat mauttomia.

Sähköpostiosoite on yleensä tapana kirjoittaa gemenalla (”pienin kirjaimin”). Ät-merkin @ jälkeisessä osassa gemenan ja versaalin erolla ei ole merkitystä, mutta sitä edeltävässä osas­sa ero saattaa periaatteessa olla merkitsevä. Jos siis osoitteeksi on ilmoitettu esimerkiksi Jukka.K.Korpela@example.com, niin huolellinen käyttäjä saattaa olettaa, että hänen täytyy käyttää juuri tätä kirjoitusasua!

Kielikellossa 2/2006 sanotaan: ”Jos sähköpostiosoite koostuu etu- ja sukunimestä, ne kirjoitetaan stan­dar­din suosituksen mukaan pienellä alkukirjaimella: kyseessä on koneelle tarkoitettu koodi, joka ei kaikissa tapauksissa koostu vastaanottajan koko nimestä, ja siksi alkukirjain on aina pieni.” (Tekstistä ei ilmene, mitä standardia tarkoitetaan.) Tämä kuitenkin perustuu väärinkäsityksiin sähköpostiosoitteista. Käy­tän­nön päätelmä osuu kuitenkin pääosin oikeaan: sähköpostiosoitteissa on yleensä syytä käyttää vain gemenaa.

Kielikello 2/2006 esittää, että sähköpostiosoitteessa ”ei kannata käyttää varsinaista @-merkkiä”, vaan esimerkiksi ”avata” se korvaamalla se merkinnällä ”[ät-merkki]”, esi­mer­kik­si ”tilaukset[ät-merkki]yritys.fi”. Lehti perustelee tätä: ”Näin voidaan vähentää ros­ka­pos­tien lähettämistä kyseiseen sähköpostiosoitteeseen.” Kyse ei kuitenkaan ole mistään avaa­mi­ses­ta, vaan tahallisesta osoitteen kirjoittamisesta väärin. Julkisen viran­omaisen toiminnassa tällaista vää­rien yhteystietojen esittämistä voidaan pitää lait­to­ma­na julkisuuslain perusteella, koska se rikkoo avoimuutta ja hyvää tiedon­hallinta­tapaa. Roska­pos­tien saamista ei väärennetyillä osoitteilla estetä, vaan roskapostiin on joka ta­pauk­ses­sa varauduttava roska­posti­suodattimilla tai muilla keinoin.

Olennaisesti samanlaisia vääriä – ja oikein­kirjoitus­ohjeisiin täysin kuulumattomia – ohjeita annetaan Kieli­toimiston oikein­kirjoitus­oppaassa. Siinä ”opastetaan”, tosin epämääräisesti, käyttämään erilaisia vaihtoehtoisia virheellisiä osoitteita, niiden joukossa osoitetyyppi etunimi.sukunimi@yritys.fi, jossa ilmeisesti osa etunimi.sukunimi on tarkoitettu kir­joi­tet­ta­vak­si sellaisenaan, mutta yritys.fi korvattavaksi yrityksen, laitoksen tms. verkkotunnuksella. (Tunnuksen yritys.fi käyttö geneerisessä merkityksessä on virheellistä, koska se on to­del­li­nen, käytössä oleva tunnus.)

Web-osoitteet

Onko http:// tarpeen?

Web-osoitteisiin eli URLeihin kuuluu yleensä alkuun osa ”http://” tai ”https://”, joka kui­ten­kin usein jä­te­tään pois esimerkiksi mainoksista esteettisistä syistä tai tilan sääs­tä­mi­sek­si. Perusteena on, että web-selaimet osaavat täydentää osoitteen lisäämällä kysei­sen alun.

Tällaista tapaa voi käyttää esimerkiksi painetussa tai muuten paperilla esitettävässä ai­neis­tos­sa etenkin, jos URLeja mainitaan paljon. Verkkosivuilla taas on parasta viitata sivuun tai sivustoon nimellä, joka on linkki. Tällöin URL on kirjoitettava vain HTML-koodiin, joka ei näy käyttäjälle.

Monissa yh­teyk­sis­sä, kuten mainittaessa www-osoitteita sähkö­posti­viesteissä, on kuitenkin parempi kir­joit­taa osoite kokonaan, jotta sähköpostiohjelma voisi paremmin tunnistaa sen osoitteeksi.

Monet tekstinkäsittelyohjelmat, sähköposti­ohjelmat, sosiaalisen median ohjelmat ym. tun­nis­ta­vat automaattisesti tekstiin kirjoitetut web-osoitteet (kuten <http://www.w3.org>) ja te­ke­vät niistä linkkejä (kuten http://www.w3.org). Linkki näkyy tavallisimmin alleviivattuna ja sini­se­nä tai violettina. Linkiksi tekeminen on usein hyödyllistä, koska se mahdollistaa linkkien seu­raa­mi­sen, kun asiakirjaa luetaan tietokoneen kuvaruudulla sopivalla ohjelmalla.

Kaikki tekstiin kirjoitettavat web-osoitteet eivät kuitenkaan ole sellaisia, että olisi tarkoi­tuksen­mukaista tehdä niistä linkkejä. (Tällöin voidaan esimerkiksi Word-​ohjelmassa nap­saut­taa linkkiä hiiren kakkospainikkeella ja valita toiminto ”Poista hyper­linkki”.) Olen­nai­sem­paa on, että tulostuksessa alleviivaukset (ja väri, joka usein ilmenee harmaana) lähinnä vain häiritsevät. Voi myös syntyä epäselvyyttä siitä, onko osoitetta ollut tarkoitus korostaa. Asiakirjaa tulostettaessa kannattaa siis yleensä huolehtia siitä, että web-​osoit­teet tulostuvat normaalitekstinä.

Yhteystiedoissa web-osoite tunnistetaan yleisesti jo muodostaan varsinkin, jos siinä on alkuosa ”http://” tai ”http://”. Niinpä sen eteen ei tarvita mitään selitettä. Virallisissa suo­si­tuk­sis­sa mainitaan, että voi käyttää sanaa ”kotisivu”. On kuitenkin kyseenalaista, se­lit­tää­kö se mitään – varsinkaan, kun tällä sanalla on monia merkityksiä. Se saatetaan kokea myös vähätteleväksi, vain yksityisten ihmisten harrastus­sivuja tarkoittavaksi.

Versaali ja gemena URLeissa

Web-osoitteessa käytetään tavallisesti gemenakirjaimia. Tilanteesta riippuu, onko gemenan ja versaalin erolla merkitystä – usein on. Kannattaa siis tarkistaa, että osoite kirjoitetaan täs­mäl­leen oikein.

Palvelinosassa gemenan ja versaalin erolla ei ole merkitystä. Voi kirjoittaa esimerkiksi www.suomi.fi tai WWW.Suomi.FI. Yleensä käytetään vain gemenaa.

URLien tarpeellisuus

Web-osoitteiden mainitseminen painoteksteissä aiheuttaa ongelmia taitossa ja tekee tekstistä helposti levottoman näköistä. Yleensä se on myös aiheetonta etenkin, jos URL on pitkä ja sekava, kuten se usein on – niin, että harva viitsii sitä ruveta naputtelemaan.

Usein on parempi viitata sivuun tai sivustoon sen nimellä tai muulla ilmauksella, jonka avulla se on helppo löytää hakukoneilla. Voi noudattaa googlat­tavuus­peri­aatetta: jos sivu löytyy Googlella ensimmäisten osumien joukosta tietyillä avainsanoilla, niin siihen kannattaa painotekstissä viitata näillä sanoilla eikä URLilla.

URLit tekstissä

Jos tekstissä esitetään URL, on olennaista tehdä selväksi, mihin URL loppuu. Ongelmia voi aiheuttaa sekä URLin taivuttaminen lauseyhteyden mukaan (esimerkiksi ”amazon.mobissa” – onko lopussa .mob vai .mobi?) että URLin jäljessä oleva välimerkki tai muu merkki (esi­mer­kik­si virkkeen lopussa oleva ”amazon.mobi.”).

Sähköpostiviestissä, sosiaalisen median viestissä tms. esiintyvän merkki­jonon saattaa vastaan­ottajan ohjelma tulkita URLiksi ja muodostaa linkiksi. Koska ohjelma voi tällöin toimia hyvin yksin­kertaisella tavalla, saattaa mukaan tulla taivutus­pääte, väli­merkki tms., jolloin linkki ei toimi. Siksi on hyvä noudattaa seuraavia periaatteita:

• Tekstissä olisi parasta kirjoittaa kukin URL omalle rivilleen, jolla ei ole mitään muuta (ei edes loppu­pistettä).
  Lisätietoja;
  amazon.mobi
• Koska eri riville kirjoittaminen ei useinkaan ole järkevää, on toiseksi parasta kirjoittaa URL niin, että sen kummallakin puolella on väli­lyönti tai rivin­loppu. Virkkeen lopettavan pisteen pois jättäminen on tällöin pienempi paha kuin sen riskin ottaminen, että oh­jel­mat tunnistavat ilmauksen väärin.
  Lisätietoja: amazon.mobi
• Käytännössä melko hyvin toimiva tapa on myös URLin kirjoittaminen merkkien < ja > tai lainaus­merkkien väliin. Nämä tavat mainitaan Internet-standardissa STD 66.
  Lisätietoja: <amazon.mobi>.
  Lisätietoja: ”amazon.mobi”.
  Lisätietoja: "amazon.mobi".
• Jos URLia itseään joudutaan taivuttamaan, on käytännössä ainoa jotenkin hyväksyttävä tapa erottaa URL päätteestä heittomerkillä. Tämä ei ole kielen­huollon ohjeiden mukaista, mutta ohjeet eivät tarjoa muutakaan toimivaa tapaa.
  Lisätietoja saa amazon.mobi’stä.
  Oletko katsonut suomi.fi’stä? [luetaan: suomi fiistä t. suomi äffiistä]
• URLin taivuttamisen voi välttää käyttämällä sen edessä substantiivia sivusto, sivu, osoite tms., jota taivutetaan yhteyden vaatimalla tavalla.
  Lisätietoja saa sivustosta amazon.mobi.
  

URLin jakaminen eri riveille

Web-osoite kannattaa selvyyden vuoksi kirjoittaa joko omalle rivilleen tai siten, että sen kummallekin puolelle jätetään tyhjä väli. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää joko lainaus­merkkejä tai merkkejä < ja > osoitteen ympärillä varsinkin, jos muuten olisi esimerkiksi seuraavan välimerkin takia epäselvää, mitkä merkit kuuluvat osoitteisiin. Kyseisiä rajoittimia on hyvä käyttää aina silloin, kun osoite joudutaan jakamaan eri riveille, mitä on pyrittävä välttämään. Nämä periaatteet on esitetty myös Internetin määrittelyasiakirjassa RFC 3986.

Jos web-osoite joudutaan jakamaan eri riveille, kannattaa noudattaa seuraavia sääntöjä, jotka sisältyvät useisiin standardeihin ja suosituksiin:

• ensisijaisesti jaetaan kysymys­merkin ”?” tai vinoviivan ”/” tai et-merkin ”&” jäljestä
• yhdysmerkin jäljestä ei koskaan jaeta
• sanoja ei missään tapauksessa tavuteta.

Jos jaettaisiin yhdysmerkin jäljestä, voisi olla lukijalle epäselvää, kuuluuko yhdysmerkki osoitteeseen. Osoitteeseen ei pidä missään tapauksessa lisätä yhdysmerkkiä jakamisen merkiksi.

The Chicago Manual of Style esittää lisäksi sen periaatteen, että URLissa sallittuja jakokohtia ovat vain seuraavat:

• kaksoispisteen (:) tai kahden vinoviivan (//) jälkeen
• ennen yksittäistä vinoviivaa (/), tildeä (~), pistettä (.), pilkkua (,), yhdysmerkkiä (-), alaviivaa (_), kysymysmerkkiä (?), ristikkomerkkiä (#) tai prosenttimerkkiä (%)
• yhtäläisyysmerkin (=) edeltä tai jäljestä
• et-merkin (&) edeltä tai jäljestä.

Tällä osittain ehkä hiukan oudolta tuntuvalla menetelmällä on omat etunsa. Se tekee yleensä selväksi, että URL jatkuu riviltä toiselle, viimeistään silloin, kun katsotaan toisen rivin alkua. Tosin tällainen jatkuminen voidaan usein tehdä ilmeiseksi muilla keinoin, kuten edellä mainituilla sulkeilla tai käyttämällä erityistä fonttia tai väriä.

Lyhytosoitteet

Jos web-osoite on hyvin pitkä, esimerkiksi rivin mittainen, kannattaa harkita, mainitaanko sen sijasta tai ohella ns. lyhytosoite eli lyhytlinkki. Tämä tarkoittaa tyypillisesti noin kym­me­nen merkin mittaista osoitetta, jollaisen saa esimerkiksi TinyURL.com-palvelusta. Lyhyt­osoit­teen riskinä on, että lyhytosoitepalvelu lakkaa toimimasta tai on poissa käytöstä. Lisäksi ly­hyt­osoi­te saattaa olla sekava merkkijono, eikä siitä lainkaan näe, millainen var­si­nai­nen osoi­te on. Sen etuna on kuitenkin lyhyys: esimerkiksi osoitteen http://tinyurl.com/22nnd3 (tai käy­tän­nös­sä yleensä vain osan tinyurl.com/22nnd3) jaksaa vielä kirjoittaa, kun taas pai­no­jul­kai­sus­sa näkyviä monien kymmenien merkkien mittaisia web-osoitteita harva viitsii na­pu­tella.

Esimerkiksi tieteellisessä julkaisussa voi olla perusteltua mainita ensin lähteen var­si­nai­nen osoite ja sitten lyhytosoite. Sen sijaan sanomalehtijuttuun riittää usein pelkkä lyhytosoite muun muassa siksi, että lyhytosoite tuskin lakkaa toimimasta sinä aikana, kun jutulla on kiin­nos­ta­vuut­ta.

ISBN- ja ISSN-tunnus

ISBN-tunnus

ISBN-tunnus on kansainvälinen kirjan tai muun erillisjulkaisun yksilöintitunnus (In­ter­na­tion­al Standard Book Number). ISBN-tunnusten ilmoittaminen kirjoja mainittaessa on nykyisin hyödyllistä siksi, että näitä tunnuksia voi käyttää mm. julkaisun etsimiseen kirjakaupan tai kirjaston tietokannasta tai vaikkapa hintavertailun tekemiseen Vertaa.fi-sivustossa. Tämä koskee erityisesti sellaisia kirjoja, jotka voivat sekaantua muihin samannimisiin tai lähes samannimisiin julkaisuihin.

ISBN yksilöi kirjan niin, että muutettu laitos saa uuden numeron (muuttamaton uusinta­painos sen sijaan ei), ja esimerkiksi saman kirjan kovakantisella ja pehmeäkantisella versiolla on omat tunnuksensa.

ISBN-tunnus koostuu viidestä yhdysmerkillä erotetusta numerojonosta:

• kolminumeroinen tuoteryhmäkoodi 978 tai 979, joka erottaa kirjat yms. muista tuotteista
• numeerinen maakoodi tai kielialueen koodi (Suomessa 951 tai 952)
• kustantajan numerokoodi; tämän pituus vaihtelee, mutta se ja seuraava kohta sisältävät yhteensä kuusi numeroa
• kirjan numero, joka erottaa sen kustantajan muista kirjoista
• tarkistusnumero.

Esimerkki: 978-952-5446-89-0.

ISBN-tunnusten jär­jes­tel­mää hallinnoi kansain­välisesti The International ISBN Agency ja Suomessa Kansallis­kirjasto; ks. sen sivua ISBN-tunnus.

Vanha ISBN-tunnusten muoto

Aiemmin ISBN-tunnuksessa oli yhteensä 10 numeroa, esimerkiksi 951-0-26973-5, ja sellaisina annetut ISBN-tunnukset säilytetään sellaisinaan. Vuoden 2007 alussa järjestelmä muuttui 13-numeroiseksi siten, että uusissa tunnuksissa on tuoteryhmäkoodi. Vanhoissa tunnuksissa saattoi tar­kis­tus­nu­me­ro­na olla myös X-kirjain.

Joissakin yhteyksissä esiintyy vanhoja julkaisuja uudenmallisilla ISBN-numeroilla tai sekä vanhaa että uutta muotoa käyttäen, jolloin muodoille käytetään merkintöjä ISBN-10 ja ISBN‑13.

Uudistuksen jälkeen annettua ISBN-tunnusta voi suoraan käyttää tuotteen GTIN-koodina.

Joissakin tilanteissa saattaa vielä nähdä käytettävän sekä 10-merkkistä ja 13-merkkistä ISBN-tunnnusta samasta teoksesta. Tällöin erona on paitsi 3-numeroinen tuoteryhmäkoodi alussa myös se, että viimeiset merkit eli tarkistusmerkit ovat erilaiset.

ISSN-tunnus

ISSN-tunnus on lehtien ja muiden sarja­jul­kai­su­jen sekä jatkuvien julkaisujen yksilöintitunnus. Lyhenne ISSN johtuu alkujaan sanoista International Standard Serial Number, mutta nykyisin ISSN-järjestelmä kattaa sarja­jul­kai­su­jen lisäksi jatkuvat julkaisut kuten verkko­sivut ja tieto­kannat.

ISSN yksilöi sarjajulkaisun kokonaisuutena, ei sen yk­sit­täis­tä numeroa, jolla voi toisaalta olla oma ISBN-numero.

ISSN-tunnus koos­tuu kahdesta neljän numeron jonosta, jotka erotetaan toisistaan yhdys­merkillä. Vii­mei­nen numero on tarkistusnumero, joka voi olla myös X-kirjain ja jota ei eroteta edeltävästä osasta yhdysmerkillä. Esimerkki: 2242-461X.

ISSN-tunnusten jär­jes­tel­mää hallinnoi kansain­välisesti ISSN International Centre ja Suomessa Kansallis­kirjasto; ks. sen sivua ISSN-tunnus.

ISBN- ja ISSN-tunnusten kirjoittaminen

ISBN- tai ISSN-tunnuksen eteen kirjoitetaan tekstissä ja kirjallisuusviitteissä merkit ”ISBN” tai ”ISSN” ja välilyönti.

GTIN-numero (ent. EAN-koodi)

GTIN-numero, tarkemmin sanoen GTIN-13-numero, on 13-numeroinen kansainvälinen koodi, joka yksilöi kaupallisen tuotteen (tar­kan tuotetyypin tarkkuudella, ei tavarayksilöä). GTIN-numero muodostuu yritys­nume­ros­ta, tuote­numerosta ja tarkistusnumerosta. Yritys­numero on nykyisin 9- tai 7-nume­roi­nen, ja sen alussa on maatunnus. Esimerkiksi GTIN-​numerossa 6430061853330 alkuosa 643006185 yritys­nu­me­ro, joka sisältää maatunnuksen 64, osa 333 on tuotenumero ja 0 on tarkistusnumero.

Aiemmin GTIN-numeroa sanottiin EAN-koodiksi. Tarkemmin sanoen GTIN-nimitys otettiin käyttöön kattamaan kaikki kauppanimikkeiden yksilöinnissä käytettävät numerorakenteet, kun organisaatiot EAN (alkujaan eurooppalainen) ja UCC (amerikkalainen) yhdistettiin. GTIN-​numeroita on erilaisia, mutta niistä yleisin on GTIN-13. Tuotteissa ja pakkauksissa olevista viiva­koo­deis­ta käytetään kuitenkin vielä nimitystä EAN-viivakoodi. Muualla maail­mas­sa on GTIN-numeroa aiemmin kutsuttu myös nimellä DUN tai TUN.

Maatunnus ei välttämättä ilmoita tuotteen valmistusmaata, vaan se kertoo yrityksen koti­maan. Esimerkiksi Suomea merkitsevä GTIN-numeron alku 64 voi olla myös sellaisissa tuot­teis­sa, jotka suomalainen yritys on valmistuttanut toisessa maassa.

Lisätietoja on GS1 Finland Oy:n sivuilla.

EAN-koodit on tarkoitettu lähinnä tuotteisiin pai­net­ta­vik­si siten, että koodi on sekä ih­mi­sen luettavana numerokoodina että helposti koneella luettavana viiva­koodina. Tällöin nu­me­ro­koo­di näkyy jakau­tu­nee­na 1, 6 ja 6 numeron ryhmiin (esimerkiksi 4 011200 296908). Jako 1 + 6 + 6 merkkiin siis hämärtää koodin loogisen rakenteen. Jos kuitenkin lukijan pitäisi voida helposti verrata EAN-koodia tuotteessa olevaan, lienee nu­me­roi­den sellainen ryh­mi­tys pai­kallaan.

Jos GTIN-numero mainitaan tekstissä esimerkiksi tuote-esitteessä, tuotetta koskevassa tiedotteessa tai myyntiluettelossa, on syytä tavalla tai toisella ilmoittaa, että kyse on GTIN-​numerosta eikä käyttää pelkkää numerojonoa.

Henkilötunnus

Valtioneuvoston asetus väestötietojärjestelmästä säätää, että henkilö­tunnus koostuu seuraavista osista:

• syntymäaika kuudella numerolla: päivä kahdella, kuukausi kahdella ja vuosi kahdella
• vuosisadan ilmoittava merkki, joka on
  • vuonna 2000 tai sen jälkeen syntyneillä jokin kirjaimista A–F (ehdottomasti tavallisin on A)
  • 1900-luvulla syntyneillä yhdysmerkki (-) tai kirjain Y, X, W, V tai U (joista yhdys­merkki on selvästi tavallisin)
  • 1800-luvulla syntyneillä plusmerkki (+).
• kolminumeroinen koodi, joka erottaa samana päivänä syntyneet toisistaan ja joko on miespuolisilla pariton ja nais­puolisilla parillinen
• tarkistusmerkki, jonka laskenta­kaava on määrätty asetuksessa ja joka on numero 0–9 tai jokin kirjaimista ABCDEFHJKLMNPRSTUVWZY.

(Kielenhuollon käsikirjassa oleva tieto miinusmerkin käytöstä on virheellinen. Asetus käyttää nimen­omaan ilmausta ”yhdys­merkki (-)”.

Usein käytetään lyhennesanaa ”hetu”, joka ei kuitenkaan vielä ole aivan virallista kieltä. Henkilö­tunnusta kutsutaan vielä usein sosiaali­turva­tunnukseksi (sotu), vaikka nimitys muutettiin jo vuonna 1971.

Henkilötunnuksen käsittelyssä on noudatettava erityistä varovaisuutta, eikä henkilö­tun­nuk­sia saa olla tarpeettomasti näkyvillä. Ohjeita aiheesta on tieto­suoja­viran­omais­ten sivuilla <http://www.tietosuoja.fi>.

Henkilötunnusten rakenteesta ja historiasta kertoo Tuomas Salsteen verkkosivu Henkilötunnus – ihmisten koodaaja.)/p>

Sähköinen asiointitunnus (satu)

Henkilötunnuksen lisäksi jokaisella suomalaisella on sähköinen asiointitunnus, vaikka useimmat eivät siitä tiedäkään. Sen nimi lyhennetään ”satu” tai ”SATU”.

Digi- ja väestötietovirasto antaa satun jokaiselle suomalaiselle ja myös maassa vakinaisesti asuvalle ulkomaalaiselle. Satu on määritelty laissa 527/1999 ja asetuksessa 1064/1999. Tunnus on julkinen. Sitä käytetään sähköisen henkilökortin (FINEID, Finnish Electronic ID Card) välityksellä henkilön tunnistamiseen mm. Internetissä erilaisia viranomaispalveluita käytettäessä. Se on samalla tavalla yksilöivä kuin henkilötunnus, mutta ei sisällä henkilöön liittyviä tietoja, kuten syntymä­aikaa. Tunnuksessa on kahdeksan numeroa ja tarkistusmerkki, joka voi olla numero tai kirjain.

Yleensä ei pitäisi olla tarvetta mainita satua tekstissä, ei myöskään lomakkeessa tms., vaan sitä käytetään sähköisessä asioinnissa. Asioinnin ohjeissa saattaa olla tarpeen selostaa satun käyttöä. Tällöin lyhenne on syytä selostaa. Esimerkkinä esitettävä satu on parasta kirjoittaa yhdeksi merkkijonoksi, sillä tämä vastaa tapaa, jolla se on varminta kirjoittaa asioinnissa.

Auton rekisterinumero

Suomalainen auton rekisterinumeron kirjainosa (jossa on kaksi tai kolme kirjainta) kirjoitetaan versaalilla ja erotetaan numero-osasta (jossa on enintään kolme numeroa) yhdysmerkillä.

Auton rekisterinumero on virallisesti ”rekisteritunnus”, ks. Trafin sivua Auton rekisterikilpi, jossa lakikielen aiemman käytännön mukaisesti kutsutaan erotinmerkkiä väliviivaksi. Sillä tarkoitetaan yhdysmerkkiä, vaikka rekisteri­kilvessä merkki on piste­mäinen.

Pankkitilien numerot

IBAN-numerot käytössä

Suomen siirryttyä yhtenäiseen euromaksu­alueeseen SEPAan (Single Euro Payments Area) on IBAN-numero (International Bank Account Number) eli IBAN-tunnus tullut pakolliseksi sekä koti- että ulko­maisessa maksu­liikenteessä. Tietoja aiheesta on Finanssiala ry:n ohjeissa kuten IBAN ja BIC maksujenvälityksessä. (SEPA-nimen kirjoitusasusta ks. kohtaa Käsitteellisten alueiden nimet.)

IBAN-numeron muodostaminen

IBAN-numero koostuu 2 kirjaimesta (maatunnus, Suomelle FI) ja 16 numerosta. Yleensä sen muodostus­tapaa ei tarvitse ajatella, vaan numero otetaan esimerkiksi pankin tili­otteesta tai laskusta. Seuraavassa käsitellään kuitenkin lyhyesti IBAN-numeron rakenne ja muo­dos­tus­tapa.

Vanha pankkitilin numero Suomessa ennen SEPA-aikaa oli enintään 14 numeroa pitkä. Numero itsessään yksilöi tilin Suomen sisällä, mutta sen eteen kirjoitettiin usein varmuuden vuoksi pankin ja konttorin nimi. Tilinumero kirjoittiin kahdessa osassa, joiden välissä oli yhdysmerkki. Yhdysmerkin tarkoitus oli vain auttaa lukijaa hahmottamaan tilinumeron osat. Ensimmäinen osa oli aina kuuden numeron mittainen, ja se yksilöi pankin ja konttorin. Toisen osan pituus oli 2–8 numeroa. Tilinumeron viimeinen numero oli tarkiste. Esimerkkejä: 230340-3786, 500001-10123456, 214621-22463.

IBAN-numero muodostettin vanhasta suomalaisesta tilinumerosta lisäämällä alkuun Suomen maakoodi FI ja kaksimerkkinen tarkiste sekä lisäämällä konttorin tunnuksen ja varsinaisen tilinumeron väliin nollia niin, että koko numeron pituudeksi tulee 18 merkkiä. (Ulkomaiset IBAN-numerot voivat olla pidempiä.)

Esimerkiksi vanhasta tilinumerosta 214621-22463 tuli tällöin FI3221462100022463, jossa siis FI on maatunnus ja 32 on tarkiste. Niiden jälkeiset kolme numeroa 214 yksilöivät pankin (tai yleisesti sanottuna raha­laitoksen; ks. Suomalaiset rahalaitostunnukset ja BIC-koodit), ja loppuosa erottaa tilin kyseisen pankin muista tileistä. Loppuosassa oleva 000 tuli mukaan täytteenä, jolla vanha numero muunnettiin tasan 18-merkkiseksi.

IBAN-numeron kaksimerkkisen tarkisteen määräytymistapa on julkista tietoa, mutta melko mutkikas. Kiinnostuneille mainittakoon, että sen kuten monien muidenkin tar­kis­tus­merk­kien, laskennan menetelmä on kuvattu sivulla Tarkistusmerkkien laskentamenetelmiä, johon liittyy myös demonstraatiosivu Tuatara, joka sisältää menetelmien toteutukset eräällä ohjelmointikielellä (Javascript).

IBAN-numeron kirjoitusasu

IBAN-numero kirjoitetaan konekielisessä tiedonsiirrossa ilman väli­lyöntejä. Tekstissä ja esi­mer­kik­si laskuissa IBAN-numero tulisi (mm. Finanssiala ry:n suosituksen mukaan) ryh­mi­tel­lä niin, että lisätään välilyönti joka nel­jän­nen merkin jälkeen. Esimerkiksi lomakkeissa saat­taa olla tästä poikkeavia käytäntöjä.

BIC eli SWIFT

BIC (Business Identifier Code) on kansain­välinen standardoitu tapa ilmoittaa pankki ja kont­to­ri. Siitä käytetään myös nimitystä SWIFT-tunnus (eli SWIFT-​koodi eli BIC-tunnus eli BIC-koodi). Se on 8 tai 11 merkkiä pitkä siten, että 4 ensimmäistä merk­kiä kertoo pankin, 2 seu­raa­vaa maan ja loput pankin. (Varsinaisesti tunnus on 11-​merkkinen, mutta 3 vii­meis­tä merkkiä saa jättää pois, joka vastaa pääkontttoriin viittaavaa merkintää XXX.)

Esimerkiksi tunnuksessa NDEAFIHH tarkoittaa NDEA Nordeaa, FI Suomea ja HH Hel­sin­kiä. Myös BIC löytyy yleensä pankin tiliotteista. Sen voi tarkistaa swift.com-sivustosta, koh­das­ta BIC Directory.

Koska IBAN-tunnus sisältää tiedon pankista ja konttorista, SEPA-alueella ei BIC-tunnusta tarvitse ilmoittaa.

Maksun viitenumero

Viitenumero on enintään 20 merkkiä pitkä. Viimeinen numero on tarkiste.

Viitenumero voidaan jaksottaa oikealta laskien viiden numeron ryhmiin, jotka erotetaan toisistaan välilyönneillä. Välilyöntien tarkoitus on helpottaa viitenumeron hahmottamista ja kirjoittamista. Viitenumeron voi yleensä näppäillä tietokoneelle joko välilyöntejä käyttäen tai ilman niitä.

Viitenumerostakin löytyy lisää tietoa edellä mainitusta Tilisiirto-oppaasta.

Kiinteistötunnus

Kiinteistötunnus on neliosainen numerotunnus. Sen rakennetta ei nykyisin ole määrätty lainsäädännössä, mutta käytännössä se koostuu aiempaan tapaan seuraavista osista:

• kunta
• sijaintialue kunnan sisällä (kylä, kaupunginosa tms.)
• ryhmä (talo, kortteli tms.)
• rekisteriyksikkö (tila, tontti tms.).

Kuntajaotuksen muuttuessa muuttuvat usein myös kiinteistötunnukset.

Tietokannoissa saatetaan kiinteistötunnus esittää pelkkänä numerojonona, jossa kukin osa on omana nelinumeroisena ryhmänään, etunollia käyttäen. Tällainen muoto ei tietenkään sovi käytettäväksi tekstissä eikä kartoissakaan.

Sellaisissa yhteyksissä, joissa on tapana kirjoittaa kiinteistötunnukset koodinomaisesti, kirjoitetaan kukin neljästä osasta numeroilla ja osat erotetaan yhdysmerkillä.

Tätä muotoa käytetään Kansalaisen karttapaikan kartoissa, joihin nämä tiedot saa valit­se­mal­la valintaruudun ”Kiinteistöjaotus” ja napsauttamalla painiketta ”Ota käyttöön”. Kiin­teis­töä voi etsiä sen kiinteistötunnuksen perusteella Paikkatietoikkunan karttaikkunassa.

Kiinteistötunnusten esittämisestä tekstissä ei nykyisin ole virallista suositusta. Seuraavassa kuvataan esitystapoja, jotka vastaavat aiemmin voimassa ollutta suositusta (JHS 138) ja joita voi soveltaa muiden ohjeiden puuttuessa.

Tekstissä ilmaistaan kiinteistötun nuksen kaksi ensimmäistä osaa yleensä sanoilla, kuten kunnan ja kylän tai kaupunginosan nimellä. Kaksi muuta osaa ilmaistaan numeroilla niin, että niiden välissä on kaksoispiste. Kaksoispisteen kummallekaan puolelle ei kirjoiteta välilyöntiä. Mainitunlaista numeroilmausta voidaan käyttää sellaisenaan, jos kaksi ensimmäistä osaa ilmenevät asiayhteydestä. Numeroilmauksen edellä on kuitenkin hyvä käyttää selittävää sanaa, kuten ”tila” tai ”tontti”.

Asemakaava-alueella kiinteistötunnuksen kolmas osa on korttelin tai vastaavan alueen numero. Tekstissä voidaan tiiviin ilmauksen, kuten 67:5, sijasta tällöin käyttää seuraavanlaista ilmausta:

Kiinteistötunnusta kutsuttiin aiemmin kiinteistön rekisterinumeroksi. Aiemmin kiinteistö­tunnuksen edessä käytettyä rekisterinumero-sanan lyhennettä RN:o ei enää suositella. Se tosin on edelleen laajasti käytössä virallisissa asiakirjoissakin, mutta ilmaisu ”tila 2:17” on asiallisesti ja tyylillisesti parempi kuin ”RN:o 2:17”. Jonkin verran näkee vielä vanhaa käy­tän­töä, jossa kaksoispistettä ei käytetä vaan erotetun tilan numero on yläindeksinä, esi­mer­kik­si ”RN:o 2¹⁷”.

Yritys- ja yhteisötunnus ja alv-numero

Yritys- ja yhteisötunnus, joka korvasi LY-tunnukset ja kaupparekisterinumerot v. 2002, koostuu seitsemästä numerosta, yhdysmerkistä ja tarkistusmerkistä. Sen nimi voidaan ly­hen­tää ”Y-tunnus”. Y-tunnusta käytetään aiemman LY-tunnuksen tavoin mm. organi­saa­tioi­den välisessä tiedonsiirrossa (OVT) tarvittavana OVT-tunnuksena.

Yrityksillä on useissa yh­teyk­sis­sä velvollisuus ilmoittaa Y-tunnuksensa. Se on merkittävä näkyviin yri­tyk­sen kaikkiin lasku-, tarjous-, tilaus- yms. lomakkeisiin.

Y-tunnus on ruotsiksi ”FO-nummer” ja englanniksi ”Business ID”.

Suomalaiset yritykset ja yksityiset henkilöt tarvitsevat arvonlisäveronumeron (arvon­lisä­vero­tunnisteen) käydessään kauppaa muiden yhteisömaiden yritysten kanssa. Arvon­lisä­vero­numero (alv-numero) muodostetaan Y-tunnuksesta siten, että tunnuksen eteen lisätään maakoodi FI ja tunnuksen kahden viimeisen numeron välillä oleva viiva poistetaan. Edellisen esimerkin Y-tunnuksesta muodostetaan alv-numero seuraavasti:

Aiemmin laki vaati, että verovelvollisen myyjän on tehtävä mm. laskuihin, tilauksiin ja käteis­myynti­kuitteihin arvonlisäverovelvollisuutta osoittava merkintä ”alv. rek.” (tai ”ALV rek.”). Kyseessä on lyhenne sanoista ”arvonlisäverovelvollisuus rekisteröity”. Laki kuitenkin muuttui vuoden 2004 alussa. Arvon­lisä­vero­lain §:ssä 209 b mainitaan laskun pakolliset merkinnät, eikä niihin enää sisälly merkintää ”ALV rek.” tai vastaavaa. Tällaista merkintää ei siis enää vaadita. Sen sijaan itse alv-numero (lakikielessä: arvon­lisä­vero­tunnis­te) on ilmoitettava.

Alv-numero on ruotsiksi ”momsnummer” ja englanniksi ”VAT number”. Lyhenteen alv kirjoitusasu vaihtelee: alv ∼ alv. ∼ ALV.

Tieteen ja tekniikan yksilöintijärjestelmät

Tieteessä ja tekniikassa käytetään monia koodinluonteisia järjestelmiä, joilla ilmaistaan täs­mäl­li­ses­ti, mitä alkuainetta, yhdistettä, taivaankappaletta, eläinlajia tai muuta tarkoitetaan. Näi­den järjestelmien tunteminen ja noudattaminen on olennaista jokaiselle, joka kirjoittaa kyseisistä aiheista, ja niihin on perehdyttävä kunkin alan oppikirjoista, käsikirjoista yms. Esimerkiksi kääntäjän, sihteerin tai kielentarkistajan on syytä olla varovainen, kun hän kohtaa oudon näköisiä ilmaisuja – niitä ei pidä ruveta korjailemaan toisenlaisiksi musta tuntuu ​-peri­aat­teella.

Yleiskielisessä tekstissä ehkä tavallisimmin käytetty tieteellinen yksilöintijärjestelmä on eliöiden tieteellinen nimistö, jota usein kutsutaan ”latinalaiseksi”. Sitä käytettäessä on peri­aatteena, että eliölajin nimi on kaksiosainen, ja ensimmäinen osa kirjoitetaan aina versaali­alkuisena, toinen gemenalla. Lisäksi nimi kirjoitetaan kursiivilla, jos se on teknisesti mah­dol­lis­ta. Näistä säännöistä poikkeaminen kertoo ainakin biologiaa tunteville, että kir­joit­ta­ja ei tunne aihetta, josta kirjoittaa.

Eliöiden tieteellisten nimien kirjoittamisesta on lisäohjeita sivulla Tieteelliset nimet ja taksonomian tasot.