Meiliopas - pieni ja keskisuuri yleisopas "sähköpostin" käyttöön

Tämä opas käsittelee sitä, mitä meili (E-mail, "sähköposti") on, miten meilit kulkevat jos kulkevat, mitä meiliä käytettäessä kannattaa tai ei kannata tehdä, ja muita yleisiä, käytetystä meiliohjelmasta riippumattomia asioita. Meiliohjelmien osalta vain viitataan niitä koskeviin Web-sivustoihin. Opas on saatavissa myös yhtenä tiedostona.

Tämä ei ole mitenkään kattava opas. Monet tärkeät aihepiirit jäävät käsittelemättä. Tärkein syy on se, että yritän kirjoittaa vain sellaisista asioista, joista tiedän sen verran, että kirjoittamisestani ehkä on hyötyä muille.

Taustat

Meili nettiviestinnän yhtenä muotona

Tietokoneiden väliset datansiirtoyhteydet muodostavat teknisen perustan monenlaiselle viestinnälle ja muulle toiminnalle. Seuraavassa yritetään lyhyesti kuvata aihepiiriä ja meilin osuutta siinä. Toinen, hiukan laajempi kuvaus Internetin kokonaisuudesta on Hämeenlinnan kaupunginkirjaston sivuilta löytyvä Mikä ihmeen internet? Huomaa kuitenkin, että meiliä käytetään muuallakin kuin Internetissä.

Henkilökohtainen viestintä

Henkilökohtainen viestintä on Internetin ja muiden verkkojen tunnetuimpia ja yleisimmin käytettyjä palveluja. Tavallisin muoto on meili, joka perustuu viestin lähettämiseen datapakettina, jonka vastaanottaja voi lukea hänelle sopivana ajankohtana. Tyypillisesti meiliviesti kulkee muutamassa minuutissa vaikka toiselle puolelle maapalloa, mutta jos huonosti käy, voi mennä päiviäkin tai viesti voi hukkua matkalla.

On olemassa myös "reaaliaikaisempia" viestintämuotoja, joissa käyttäjän näppäimistöltään kirjoittama teksti tulee saman tien näkyviin toisen käyttäjän kuvaruudulle. Tosin käytännössä tässäkin on viivästyksiä, mutta yleensä vain sekuntien luokkaa. Eräs tapa harrastaa tällaista viestintää on Irkki (IRC), joka on varsinaisesti ryhmäviestintää varten mutta tarjoaa myös mahdollisuuden henkilökohtaiseen viestintään.

Meiliviesti voidaan lähettää myös joukolle vastaanottajia. Tätä voidaan pitää yhtenä ryhmäviestinnän muotona, mutta usein on käytännössä kyse vain siitä, että esim. yhdelle ihmiselle lähetetty viesti toimitetaan tiedoksi toiselle.

Ryhmäviestintä

Ryhmäviestintä voidaan eri tavoin toteuttaa esimerkiksi meilin perustalle rakennetuilla palveluilla. Käyttäjä voi lähettää meiliviestin useille henkilöille määrittelemänsä jakeluluettelon avulla. Tässä on sinänsä kyse vain siitä, että viestin lähettäjä poimii osoitelistan tiedostosta sen sijaan, että kirjoittaisi sen aina uudestaan.

Mutta voidaan myös perustaa ns. jakelulistoja, joilla sama asia hoituu kätevämmin siten, että luettelo on keskitetysti yhdessä paikassa ja useat ihmiset voivat käyttää sitä viestien lähettämiseen. Lisäksi suuri osa jakelulistoista on sellaisia, joille kuka tahansa voi ilmoittautua. Sellaiset listat muistuttavat monessa suhteessa varsinaisia keskusteluryhmiä.

Keskusteluryhmillä tarkoitetaan yleensä nyysien (Usenet news) ryhmiä. Ne ovat aihepiireittäin muodostettuja ja useimmiten avoimia: kuka tahansa voi lukea ryhmään lähetettyjä artikkeleita halutessaan, ilman mitään ilmoittautumista, ja kuka tahansa voi myös lähettää ryhmään artikkeleitaan.

Henkilökohtainen viestintä on lähtökohtaisesti luottamuksellista, eikä kukaan saa ilman lupaa urkkia, mitä muut viestivät keskenään. Ks. esim. tietosuojavaltuutetun kannanottoa Sähköpostin käyttö työpaikoilla. Ryhmäviestinnässä tilanne on epäselvempi. Jos ryhmä on ennalta rajattu, viestintää on syytä pitää luottamuksellisena. Sen sijaan jos esimerkiksi jakelulistalle voi liittyä kuka hyvänsä, viestintä on julkista. Väliin mahtuu sitten monenlaisia tapauksia, tulkinnanvaraisiakin.

Avoimet datavarastot, erityisesti Web

Avoimia datavarastoja voidaan kutsua hienommin verkossa oleviksi informaatiojärjestelmiksi. Mutta informaatio on kyseenalainen sana tässä yhteydessä, koska kyse on usein esimerkiksi kuvista, musiikkiäänitteistä ja viihteellisistä teksteistä. Joka tapauksessa tarkoitamme tässä sellaista jossakin tietokoneessa olevaa palvelua, joka tarjoaa saataville erilaisia data-aineistoja, kuten dokumentteja, tietokoneohjelmia ja videonpätkiä datansiirtoyhteyksien, lähinnä Internetin, kautta.

Vanhimpia datavarastotekniikoita on FTP, joka on edelleenkin paljon käytetty. Ehdottomasti tunnetuin on tätä nykyä kuitenkin World Wide Web eli WWW eli lyhyesti Web tai Veppi. Web-sivuille on rakennettu erilaisia kaksisuuntaisen viestinnänkin muotoja, niin että sivulla kävijä voi ehkä jättää sinne oman viestinsä. Sellainen on verrattavissa edellä mainittuun ryhmäviestintään. Sekaannuksia on aiheuttanut se, että Web-sivujen lukemisen ohjelmiin, selaimiin, on yleisesti liitetty myös meilitoiminto, nyysienlukutoiminto ja monia muitakin toimintoja. Käyttäjän voi olla vaikea hahmottaa, mitä hän milloinkin on tekemässä. Useammin kuin kerran on käynyt, että joku luulee lähettävänsä henkilökohtaisen viestin Web-selaimellaan mutta viesti lähteekin koko maailman luettavaksi.

Suorakäyttöyhteydet

Suorakäyttöyhteys tarkoittaa sitä, että käyttäjä voi omasta tietokoneestaan ottaa yhteyden toiseen tietokoneeseen ja käyttää siinä toimivaa ohjelmaa. Yleensä tätä varten tarvitaan erillinen käyttölupa siihen toiseenkin koneeseen, mutta on olemassa joitakin palveluita, joita voi käyttää tällä tavoin ilman erillistä lupaa.

Palvelun tarkempi luonne riippuu tietysti siitä, mitä kyseinen ohjelma tekee. Esimerkkeinä mainittakoon pankkiasioiden hoito (ns. päätepankkiyhteydet), tiedonhaku kirjastojen tietokannoista, tiedonhaku sanakirjoista sekä tavaroiden tilaaminen. Lisääntyvässä määrin tällaiset palvelut on kuitenkin toteutettu Web-pohjaisesti niin, että suorakäyttöyhteyttä ei tarvita.

Aiheemme kannalta on olennaista, että meili ei edellytä minkäänlaista suorakäyttöyhteyttä vastaanottajan koneeseen. Kun lähetän viestin, ei vastaanottajan koneen tarvitse edes olla toiminnassa. Meili perustuu ns. varastoi ja lähetä -periaatteeseen (store and forward), jossa ketju lähettäjän koneesta vastaanottajan koneeseen voi olla hyvinkin pitkä ja kulkea eri tilanteissa eri kautta, ja kukin tietokone ketjun varrella ottaa viestin eteenpäin ja säilyttää sen, kunnes saa lähetetyksi sen eteenpäin.

Yleiskuva dataliikenteestä

Tämän luvun tarkoitus on antaa dataliikenteestä yleiskuva siinä määrin, kuin tuntuu tavalliselle meilin käyttäjälle tarpeelliselta.

Mitä dataliikenne on?

Dataliikennettä sanan laajassa merkityksessä ovat esimerkiksi tavallinen puhelimen käyttö, kirjeiden lähettäminen postin tai kirjekyyhkyjen avulla ja savumerkkien lähettäminen.

Tässä oppaassa dataliikenteellä kuitenkin tarkoitetaan sellaista datan lähettämistä paikasta toiseen, jossa tietokone on mukana tavalla tai toisella ja jossa data on muodoltaan suoraan tietokoneen luettavissa ja käsiteltävissä olevassa muodossa, käytännössä digitaalisena. Dataliikenteenä pidetään siis esimerkiksi datan lähettämistä tietokoneelta toiselle (myös silloin, kun yksikään ihminen ei puutu siihen mitenkään) tai tietokoneen ja siihen liitetyn päätelaitteen välistä datansiirtoa. Se, onko datalla jotain merkitystä ihmiselle ja välittääkö se jopa tietoa hänelle, on kokonaan toinen juttu. Mitä teknisemmällä tasolla dataliikennettä tarkastellaan, sitä vähemmän sellaisiin kysymyksiin puututaan.

Tässä pyrimme käyttämään sanaa data johdonmukaisesti ja varaamaan sanan tieto tarkoittamaan sitä, mitä se vanhastaan, ennen "tietoyhteiskuntaa", tarkoitti. Klassillisen määritelmä on, että tieto on hyvin perusteltu tosi uskomus. Toissijaisesti se voi tarkoittaa myös sellaisen esitystä sanallisessa tai muussa muodossa. Mutta data tarkoittaa jotain muuta, kuten mm. mitä tahansa merkkien jonoa, oli siinä tolkkua tai ei taikka oli sen mahdollisesti esittämä asia totta tai puppua tai järjettömyyttä. - Meilin sisältökin on dataa. Se saattaa olla sopivasti tulkittuna viesti, jolla on merkityssisältö, kenties jopa paikkansapitävä.

Sana tietokone on kuitenkin liian vakiintunut, jotta käyttäisimme muuta nimitystä (vrt. ruotsin dator, datamaskin). Usein käytetään sanaa tietoliikenne, kenties siten, että dataliikenne on rajattu tarkoittamaan vain tietokoneen luettavassa muodossa olevan datan käsittelyä. Tietysti puhe datan siirtämisestä ja liikenteestä on sekin oikeastaan harhaanjohtavaa. Kyse on yleensä kopioinnista. Kun lähetän kirjeen, niin minulle ei jää siitä kappaletta, ellen erikseen ole kopioinut sitä; mutta kun lähetän meilitse jonkin tiedostoni, niin alkuperäinen tiedosto toki säilyy kovalevylläni, ellen erikseen hävitä sitä.

Tietokoneiden välinen dataliikenne voi tapahtua hyvin monella tavalla ja monenlaisten fyysisten välineiden kautta. Usein sen sanotaan olevan elektronista tai sähköistä (puhutaan esim. elektronisesta postista tai sähköpostista), mutta se ei ole välttämättä totta - ja vaikka olisikin, sillä ei ole suurtakaan merkitystä. Käyttäjälle on yleensä yhdentekevää, liikkuuko tietoliikenteessä elektroneja vai positroneja. Mutta riittäköön jo sanojen käsittely tässä; olenhan kirjoittanut erillisen jutun Perusteluja termeille netti, nyysit yms.

Dataliikenneverkkojen rakenteesta

Dataliikenneverkkoja on hyvin monenlaisia ja monenkokoisia pienestä, yhden huoneen mikrot yhdistävästä verkosta maailmanlaajuisiin verkkoihin asti. Pelkästään se seikka, että käyttämäsi tietokone "on verkossa", ei siis merkitse paljoakaan. Jos esimerkiksi kone on mikroverkossa, kyseessä voi olla vain yhden laitoksen mikroja yhdistävä verkko ilman yhteyksiä muuhun maailmaan.

Sanat verkko ja netti tarkoittavat melkoisen epämääräisesti erilaisia järjestelyjä, jotka yhdistävät tietokoneita toisiinsa. Usein verkko viittaa enemmän fyysisiin ja teknisiin yhteyksiin, netti taas siihen, miten ihmiset käyttävät niitä viestiäkseen keskenään, hakeakseen dataa ja tietoa jne.

Yleisesti sanottuna tietokoneen liittäminen johonkin verkkoon edellyttää aina jonkin fyysisen yhteyden ja yhden tai useamman tietoliikenneohjelman, joka hyödyntää fyysistä yhteyttä. Lisäksi tarvitaan usein jokin lisälaite, esim. Ethernet-kortti tai modemi. Fyysinen yhteys on usein jonkinlainen kiinteästi vedetty kaapeli, mutta se voi olla myös esim. puhelinyhteys, radiolinkki tai satelliittiyhteys.

Eri verkkojen välille on rakennettu eritasoisia yhteyksiä. Yksinkertaisimmillaan yhteys on pelkkä yhdyskäytävä (gateway), jonka kautta voi lähettää meiliä verkosta toiseen. Toisaalta yhteydet voivat paljon kehittyneempiäkin. Esimerkiksi pieni paikallinen mikroverkko voi olla liitettynä korkeakoulun lähiverkkoon ja tämä taas maailmanlaajuiseen Internetiin; silloin mikroverkon koneissa ovat käytettävissä kaikki Internetissä yleisesti tarjolla olevat palvelut, ellei niitä ole erikseen turvasyistä rajoitettu.

Dataliikenteen tarkastelutavat

Dataliikennettä voidaan tarkastella, kuvata ja havainnoida eri käsitetasoilla kuten

• fyysisellä tasolla: millaista piuhaa (esim. kuparilankaa tai lasikuitua) tai muuta välinettä pitkin data liikkuu
• sähköisellä tasolla: miten tiedon alkeisosaset esitetään esim. erilaisten jännitteiden (kuten +5 volttia ja 0 volttia) avulla
• tiedon esityksen tasolla: millä tavoin data, esim. merkit, esitetään em. alkeisosasten avulla eli mitä merkki- tai muuta koodia käytetään
• protokollan tasolla: minkä sopimuksen eli protokollan mukaan tietokoneet viestivät keskenään eli esim. "sopivat" siitä, kumpi osapuoli kulloinkin lähettää dataa toiselle ja minkälaista kehysinformaatiota (esim. informaatio viestin pituudesta) dataan liittyy
• sovelluksen tasolla: millaisesta dataliikennettä käyttävästä toiminnasta on kyse ihmisen kannalta, esim. meilin lähettäminen, tiedoston hakeminen tiedostopalvelimesta tai pääteyhteys tietokoneeseen toisen tietokoneen kautta
• käyttöliittymän tasolla: millaisia ohjelmia ihmiset käyttävät hyödyntääkseen dataliikennettä, esim. millä ohjelmalla he lähettävät ja lukevat meiliä.

Kuka maksaa ja mitä?

Dataliikenneratkaisuja on monenlaisia, ja niin on maksujärjestelyjäkin. Mutta tyypillisessä tapauksessa käyttäjä saa Internet-yhteytensä joko työnantajan, oppilaitoksen tms. kustantamina tai ostaa ne joltakin yhteydentarjoajalta (ISP, Internet Service Provider), jolloin maksu on kiinteä kuukausimaksu tai yhteysaikamaksu tai näiden yhdistelmä. Modemikäyttäjä maksaa lisäksi puhelinkulut, jotka saattavatkin olla suurin kuluerä. Joka tapauksessa käyttäjän maksamat maksut ovat nykyisin yleensä riippumattomia dataliikenteen määrästä. Timbuktuun lähetetty meili ei aiheuta lisäkuluja, muuten kuin epäsuorasti sikäli, kuin se vaatii Internet-yhteyden ottamista ja ylläpitämistä. Tässä muuten onkin yksi syy siihen, miksi Internetiä yritetään usein käyttää massamainontaan. - On kuitenkin myös dataliikennejärjestelyjä, joissa on käytössä ns. volyymilaskutus eli laskutus datan määrän mukaan. Asia toivottavasti selviää paikallisista ohjeista, sopimuksista yms.

Keskeisimmät dataliikenneyhteydet on toteutettu kiinteillä linjoilla. Kustannus on riippumaton dataliikenteen määrästä. Mutta tämä ei merkitse, ettei liikenteen määrällä ole merkitystä. Ensinnäkin se vaikuttaa siihen, miten sutjakkaasti data kulkee. Jos joku lähettää järjettömän määrän meilejä, se hidastaa muuta liikennettä, usein merkittävästikin, voipa aiheuttaa pahankin suman. Dataliikennettä voi verrata tässä suhteessa "oikeaan" liikenteeseen. Moottoritien rakentaminen on kallista, mutta sen jälkeen sen käyttökustannukset ovat kunnossapitokustannuksia, jotka eivät kovin paljoa riipu liikenteen määrästä. Mutta kun käyttö paisuu niin laajaksi, että tietä on levennettävä tai on rakennettava uusi vaihtoehtoinen tie, tarvitaan paljon rahaa.

Internet-nimet sekä alue- eli domain-osoitteet

Internet on dataliikenneverkoista laajin ja tunnetuin. Siinä käytetty protokolla on nimeltään TCP/IP. (Tästä protokollasta tavallisen käyttäjän ei tarvitse yleensä tietää mitään, mutta lyhenteen tunteminen voi joskus auttaa.)

Internetissä tietokoneisiin viitataan Internet-nimillä, joita tarvitaan myös viitattaessa tietokoneissa oleviin palveluihin (esim. Web) ja koneiden käyttäjiin (esim. meiliosoitteissa). Siksi jokaisen on syytä tuntea perusasiat Internet-nimien rakenteesta. Myös muiden verkkojen osalta käytetään usein samantapaisia nimiä.

Tietokoneen Internet-nimi koostuu yleisesti sanottuna kentistä, jotka erotetaan toisistaan pisteellä. Nimen rakenne on hierarkkinen: viimeinen nimi on maakoodi tai vastaava, sitä edeltävä osa on jotakin organisaatiota (esim. korkeakoulua tai yritystä) vastaava koodi, sitä ennen voi olla organisaation alayksikön ilmaiseva koodi jne., ja ensimmäisenä on itse koneen nimi. Esimerkiksi TKK:n erään koneen Internet-nimi on vipunen.hut.fi, missä fi on Suomen maakoodi, hut on TKK:n koodi (johtuu sanoista Helsinki University of Technology) ja vipunen on koneen nimi TKK:n sisällä. Hierarkkisuus merkitsee sitä, että jossakin muualla voisi aivan hyvin olla muita koneita, joiden nimi on vipunen, sillä koneet eroaisivat toisistaan nimen muiden osien perusteella.

Lisäesimerkkejä Internet-nimistä (eivät välttämättä nykyisin toimivia): santra.hut.fi, cc.tut.fi, chalmers.se, corn-flakes.ai.mit.edu.

Isot ja pienet kirjaimet ovat samanarvoisia Internet-nimissä eli esim. HUT.FI tarkoittaa samaa kuin hut.fi. Sen sijaan sama ei mitenkään välttämättä päde sellaisissa osoitteissa, joissa yhtenä osana on Internet-nimi, esim. Web-osoitteissa tai muissa URLeissa.

Maakoodit ovat standardin ISO 3166 mukaisia maatunnuksia. Tarkemmin sanoen käytössä ovat kyseisen standardin mukaiset kaksikirjaimiset koodit. Esimerkiksi Ruotsin maakoodi on se ja Saksan de. Poikkeuksellinen on Yhdistyneen kuningaskunnan maakoodi: ISO 3166:ssa se on gb mutta Internet-verkkotunnuksissa uk.

Suomessa, siis fi-alueessa, eräiden alialueiden nimet ovat kaupunkien nimiä mutta tarkoittavat niissä sijaitsevia yliopistoja tai korkeakouluja. Esim. alue helsinki.fi kuuluu Helsingin yliopistolle, kun taas Helsingin kaupungin hallinto on alueena hel.fi. Syynä on se, että korkeakoulumaailma oli edelläkävijänä Internetin käytössä, eivätkä kaikki silloin ajatelleet kovin pitkälle alueiden nimiä valitessaan. Jälkikäteen on asioita pyritty korjaamaan eri tavoin; esimerkiksi Web-sivu http://www.helsinki.fi/ on nykyisin kaupungin ja yliopiston yhteinen pääsivu, "portaali".

Maakoodi määrittelee maata vastaavan alueen eli domainin Internetissä. Kussakin maassa voidaan rekisteröidä maakoodin alle alemman tason alueita; yleensä kyse ei ole maantieteellisistä alueista vaan organisaatioista tai toiminnan alueista. Aluetta hoitava organisaatio voi puolestaan rekisteröidä aluekoodin alle seuraavaksi alemman tason alialueita eli alidomaineja jne. Esimerkiksi yliopisto voi perustaa oman alueensa alle alialueita vaikkapa eri tiedekuntia varten (esim. valt.helsinki.fi), niiden alle ehkä alialueita laitoksia varten jne.; riippuu täysin kutakin aluetta vastaavan organisaation päätöksistä, millaisen alialuejaon se toteuttaa, jos toteuttaa. - Käytännössä useiden pikkuvaltioiden Internet-alueet ovat ihan muussa kuin kyseisen maan käytössä: alialueiden nimiä myydään firmojen ym. käyttöön "hauskoiksi" tai "helposti muistettaviksi" nimiksi. Esim. .to-alue kuuluu periaatteessa Tonga-saarille, mutta useimmiten .to-osoite on ihan muussa käytössä (esim. sanaleikin takia: come.to).

Se, että jollakin maalla on Internet-alue, ei vielä sano paljoakaan. Käytännön tietoja maailman eri maiden saavutettavuudesta meilitse on dokumentissa FAQ: International E-mail accessibility.

Koska Internetin kehitys alkoi Yhdysvalloissa, siellä otettiin käyttöön toiminnan alueita kuvaavia koodeja, jotka ovat nykyisessä Internetissä maakoodia vastaavassa asemassa, siis hierarkian ylimmällä tasolla. (Yhdysvalloille varattua domainia .us käytetään suhteellisen vähän.) Tilannetta vielä mutkistaa se, että com-alueeseen on nyttemmin liitetty runsaasti myös muita kuin yhdysvaltalaisia firmoja (esim. nokia.com). Ylimmän tason aluekoodeja (top-level domains) hallinnoi ICANN, jonka alainen IANA ylläpitää niistä listaa. Kutakin aluetta kohti on osoitettu jokin organisaatio, joka huolehtii alialueiden perustamisesta sen alle. Nämä organisaatiot ilmenevät maakoodien osalta IANA:n listasta Root-Zone Whois Index by TLD Code. Suomessa organisaationa on Viestintävirasto (ent. Telehallintokeskus), jonka sivuilta löytyvät perustiedot .fi-alueen alialueista, joista käytetään nimitystä verkkotunnus.

Seuraava taulukko sisältää muut ylimmän tason koodit kuin maakoodit. IANA käyttää niistä nimitystä generic domains.

Lisäksi on määritelty joukko epäalueita (pseudo-domains) eli ylimmän tason aluenimen paikalla käytettäviä merkkijonoja. RFC 2606:n mukaan ne ovat:

• .test Internet-nimiin liittyvän ohjelmiston testaamiseen
• .example dokumentaatiossa käytettäviin esimerkkiosoitteisiin
• .invalid osoitteen paikalla käytettäviin merkintöihin, jotka eivät ole todellisia osoitteita
• .localhost eräiden ohjelmien käyttämä merkintä, joka viittaa siihen koneeseen, jossa ohjelma toimii.

Vanhempia ylemmän tason koodeja tai niiden paikalla käytettyjä verkkojen nimiä saattaa vielä nähdä käytettävän joskus, esim. .bitnet (muinainen BITNET/EARN) ja .su (muinainen Neuvostoliitto). Erityisesti niitä saattaa nähdä vanhoissa dokumenteissa esim. kirjoittajien yhteystiedoissa. Mitähän sellaisiin osoitteisiin lähetetyille meileille tapahtunee? Osa osoitteista saattaa toimiakin. Esimerkiksi .uucp-loppuisiin osoitteisiin, jotka viittaavat vanhaan UUCP (UUCPNET)-verkkoon, saattaa meili kulkea sopivan yhdyskäytävän (gateway) kautta.

Internet-nimien lisäksi koneilla on niin sanottu IP-numero, jolla koneeseen myös voi viitata. Esimerkki IP-numerosta:
130.233.224.50
Tietoliikenteen käytössä IP-numeroita ei yleensä tarvita, mutta tietoliikenneyhteyksien rakentamisessa ne ovat hyvinkin olennaisia. Lisäksi numeroita voi esiintyä ihan meiliosoitteissakin (hakasulkeissa). Sellaisen käyttämisessä vain ei yleensä ole mitään järkeä.

On olemassa monia ns. whois-palveluja, joilta voi kysyä, mille organisaatiolle Internet-nimi kuuluu, mikä on nimeä vastaava IP-osoite tai kääntäen jne. Usein tällainen palvelu tuntee vain joidenkin päädomainien alla olevat tiedot. Muuan laajan tuntuinen suomenkielinen palvelu on Ketäon? osoitteessa "http://whois.tulevaisuus.net".

Miten meili toimii

Mitä meili on

Meili on yhdenlaista viestien lähettämistä dataliikenneyhteyksien ja tietokoneiden avulla. Tällöin viesti siis siirtyy tietokoneiden ja niiden välisten yhteyksien kautta tietokoneen käsittelemänä datana, digitaalisessa muodossa. (Usein puhutaan harhaanjohtavasti "sähköisestä" tai "elektronisesta" muodosta.) Siirto tapahtuu yleensä varsin nopeasti.

Meilin sisältö on periaatteessa aina tekstimuotoista, siis kirjaimista ja muista merkeistä koostuvaa. Useimmiten kyse on tavallisen kirjeen tapaisesta viestistä. Meilillä voidaan kuitenkin lähettää myös dokumentteja, tietokoneohjelmia, datatiedostoja yms.; tällöin käytetään jotakin koodausta, joka muuntaa esim. tietokoneohjelman tai kuvan sopivaan muotoon, joka on teknisesti ajatellen jossakin mielessä tekstiä (merkkien jono) vaikkakaan ei ihmisen luettavissa.

Meilistä käytetään usein nimitystä sähköposti, ja monet ovat vielä sitä mieltä, että meili ei sovi asiatyyliin. Myös nimityksiä mail ja maili käytetään. Englannin kielessä käytetään ilmaisuja electronic mail ja E-mail tai lyhyesti mail.

Meili on tietoverkkojen tarjoamista palveluista yleisimmin käytetty, ja sen käyttö on melko helposti opittavissa. Meiliohjelmia, joilla meiliä lähetetään ja luetaan, on olemassa hyvin suuri määrä (esim. Eudora, Pegasus, Pine). Lähettäjän ja vastaanottajan ei suinkaan tarvitse käyttää samanlaisia ohjelmia. Internetissä on meiliviestien muodon standardi, joka määrää, millainen viesti tekniseltä rakenteeltaan on; eri ohjelmat voivat näyttää sen eri tavoin muotoiltuna, esim. käyttäen eri kirjasinlajeja ja värejä, esittäen itse viestin lisäksi suuremman tai pienemmän osan ns. otsaketiedoista jne. Jos ohjelma noudattaa kyseistä standardia, niin sillä lähetetyt meilit ovat luettavissa millä tahansa ohjelmalla, joka myös noudattaa standardia. Käytännössä asiat eivät suinkaan aina ole näin yksinkertaisia.

Erityisiä ongelmia aiheuttaa merkistö. Jo ns. skandinaaviset kirjaimet å, ä ja ö tuottavat jatkuvasti ongelmia, puhumattakaan esim. kyrillisistä tai kiinalaisista merkeistä.

Meiliviesti voi joskus jäädä matkalla jumiin joksikin aikaa, joskus jopa päiviksi. Tavallisin teknisten viivästysten syy on se, että se tietokone, jossa vastaanottajan "meililaatikko" sijaitsee, on huollon tai vian takia poissa käytöstä tai irti verkosta. Kokonaisuutena ottaen meiliviestinnän nopeus kuitenkin eniten riippuu siitä, miten usein vastaanottaja lukee meilinsä ja miten nopeasti hän reagoi viesteihin.

Mitä meilin käyttöön tarvitaan

Meilin käyttö viestintään edellyttää viestinnän kummaltakin osapuolelta, käyttäjältä, joitakin perusvalmiuksia:

• käyttäjällä on mahdollisuus käyttää jotakin tietokonetta, josta on jonkinlaiset meiliyhteydet esim. Internetin kautta; jos kyseessä on monen käyttäjän kone, siihen yleensä tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus (lupa); kotitietokoneen käyttäjä tarvitsee yleensä modemin tai muun dataliikenneyhteyden sekä sopimuksen jonkin ns. yhteydentarjoajan kanssa niin, että hänellä on "meililaatikko" yhteydentarjoajan tietokoneessa
• käyttäjä osaa kyseisen tietokoneen käytön alkeet (hyvin suppeatkin tiedot riittävät)
• käyttäjä osaa käyttää jotakin kyseisessä tietokoneessa olevaa meiliohjelmaa
• lähettäjä tuntee perusasiat meiliosoitteista
• vastaanottaja haluaa lukea meilejään ja myös tekee sen.

Edellä voi tuntua melko itsestäänselvältä. Mutta kokemus on osoittanut, että ihmiset joskus luulevat, että voivat viestiä meilitse jonkun kanssa vain siksi, että tällä on meiliosoite jossakin. On varmaankin erittäin suuri määrä osoitteita, jotka toimivat teoriassa mutta joiden "omistaja" ei tiedä niitä olevankaan, saati että koskaan lukisi meiliään tai edes osaisi tehdä sitä.

Meilin käytön peruskuvio

Meiliä käytetään tyypillisesti seuraavasti:

Lähettäjä

• käynnistää oman meiliohjelmansa
• kirjoittaa vastaanottajan osoitteen ja viestin aiheen (Subject) niille varattuihin alueisiin
• kirjoittaa itse viestin sisällön
• lähettää viestin (oman meiliohjelmansa sopivalla käskyllä)
• poistuu ohjelmasta sen edellyttämällä tavalla (tai vain siirtää ohjelman "taustalle").

Vastaanottaja

• käynnistää meilin lukemiseen sopivan ohjelman, joka voi aivan hyvin olla eri ohjelma kuin lähettäjän käyttämä
• saa näkyviin päätteelleen viestin taikka viestien otsikoiden listan, josta hän voi valita haluamansa
• lukee viestin kuvaruudultaan
• mahdollisesti vastaa viestiin saman tien
• halutessaan voi tallentaa viestin tiedostoon tai tulostaa sen paperille
• poistuu ohjelmasta sen edellyttämällä tavalla.

Jotkin meiliosoitteet ovat sellaisia, että niihin lähetettyjä viestejä ei kukaan ihminen lue vaan ne käsittelee tietokoneohjelma. Meilejä käsittelevä ohjelma saattaa esim. tunnistaa viestin sisällöstä käskyjä, joiden perusteella se lähettää (meilitse) dokumentteja, ohjelmia tms. käyttäjälle, jolta viesti oli tullut. Tällöin meilin sisällön tulee olla tarkasti määrämuotoinen. (Yleensä ohjeita aiheesta saa lähettämällä kyseiseen osoitteeseen meilin, jonka sisältönä on vain sana help, tai jotain vastaavaa.) Tämäntapaiset järjestelyt ovat suhteellisen alkeellisia, ja yleensä niiden tilalle tai rinnalle on tullut jotain kehittyneempää. Ei kuitenkaan pidä hämmästyä, jos saat viestiisi "automaattivastauksen". Usein se on vain ensimmäinen kuittaus siitä, että viesti on tullut perille; mahdollisesti joku ihminenkin lukee viestisi ja reagoi siihen.

Meiliohjelmat ja niiden perustoimintoja

Meiliohjelmia on lukemattomia erilaisia. Seuraavassa on lueteltu muutamien meiliohjelmien suomenkielisiä käyttöohjeita:

• Pine-pikaohje (Unix-käyttöä varten).
• Image Worldin Eudora Pro -ohje
• Mikko Virto: Pegasus Mail -sähköpostin käyttöohjeet.
• Emacs-oppaan luku Viestintä, jossa on Emacs-editorin sisällä käytettävien Mail- ja Rmail-ohjelman sekä Vm-ohjelman käytön ohjeet.

Käytännössä meiliohjelmaksi kannattaa varsinkin aloittelevan käyttäjän valita sellainen, jonka käyttöön on saatavissa neuvoja tutulta ihmiseltä, oli tämä sitten kaveri tai sukulainen ATK-tukihenkilö. Lisäksi tarvitaan tietysti jonkinlaiset ohjeet jollakin kielellä, jota käyttäjä ymmärtää.

Perustoimintoja ovat tietenkin viestin lähettäminen ja lukeminen. Usein meiliohjelmassa on hämäävän suuri joukko kaikenlaista muuta, mitä sillä voisi tehdä. Seuraavassa on muutama keskeinen muu asia, jotka kannattaa opetella:

• viestiin vastaaminen ns. reply-toiminnolla, joka ottaa saamastasi meilistä lähettäjän osoitteen sinun viestisi vastaanottajan osoitteeksi; tämä on fiksumpaa kuin yrittää kirjoittaa uusi viesti tyhjästä alkaen
• saapuneiden viestien hävittäminen tai tallentaminen erillisiin kansioihin
• meiliosoitteiden tallentaminen jonkinlaiseen osoitekirjaan, josta niitä voi tarvittaessa poimia sen sijaan, että kirjoittaisi ne aina uudestaan (ja väärin).

Osoite oikein, jakelu joutuin

Meiliosoitteen muodosta ei oikeastaan tarvitse ymmärtää mitään, kunhan kirjoittaa osoitteen oikein. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että oikein kirjoittamista edistää, jos tietää osoitteiden yleisestä rakenteesta jotain. Erityisesti on syytä huomata, että pelkästä käyttäjätunnuksesta (esim. jkorpela) tai sellaisesta ja paikallisesta tietokoneen nimestä (esim. jkorpela@alpha) koostuvat osoitteet saattavat toimia paikallisesti, yhden tietokoneen tai yhden alueen sisällä, mutta eivät yleisesti. On parasta totutella aina käyttämään täydellisiä Internet-osoitteita meiliä lähettäessään (ja osoitettaan muille kertoessaan).

Internet-osoitteen yleinen muoto on
paikallisosa@alue
missä alue koostuu vähintään kahdesta pisteellä toisistaan erotetusta osasta (esim. hut.fi tai alpha.hut.fi). Viimeinen osa on Internet-maakoodi tai jokin muutamasta muusta ylimmän tason aluekoodista. Koko osoite koostuu näkyvistä Ascii-merkeistä.

Näkyvät Ascii-merkit ovat:

  ! " # $ % & ' ( ) * + , - . /
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 : ; < = > ?
@ A B C D E F G H I J K L M N O
P Q R S T U V W X Y Z [ \ ] ^ _
` a b c d e f g h i j k l m n o
p q r s t u v w x y z { | } ~

Erityisesti huomattakoon, että ä ja ö eivät voi esiintyä Internet-meiliosoitteissa. (Jos jossakin on osoitteet järjestetty niin, että niissä pitäisi käyttää "ääkkösiä", asiat on tehty pahasti väärin.)

Yleisen muodon paikallisosa on jotakin, jonka kyseisen alueen meilijärjestelmä tunnistaa. Muut ohjelmat eivät saa siihen koskea. Ja paikallisosan muoto voi vaihdella suurestikin. Usein se on yksinkertaisesti käyttäjätunnus (user id) jossakin tietokoneessa, ja tällöin alue on usein kyseisen tietokoneen Internet-nimi; käyttäjätunnus taas saattaa olla jonkinlainen typistelmä ihmisen nimestä tai lempinimi tai johonkin numerokoodiin pohjautuva. Mutta paikallisosa voi olla jotain ihan muutakin kuin käyttäjätunnus, esimerkiksi muotoa etunimi.sukunimi tai jotain vastaavaa, jos kyseisessä paikassa on päätetty toteuttaa sellaiset osoitteet. Missään tapauksessa ei pidä olettaa, että jos vain tietää jonkun ihmisen nimen ynnä organisaation, jossa hän vaikuttaa, voisi ilman muuta käyttää muotoa etunimi.sukunimi@alue olevaa osoitetta. Voi hyvin olla, että sellaiset osoitteet eivät lainkaan toimi siellä. Tai voi olla, että osoite toimii mutta onkin jonkun muun osoite.

Esimerkkinä järjestelyistä mainittakoon, että TKK:n ATK-keskuksen ylläpitämiin tietokoneisiin kulkee meili osoitteella tunnus@cc.hut.fi missä tunnus on vastaanottajan käyttäjätunnus kyseisissä koneissa. Tällainen osoite tulee voimaan samalla kuin käyttäjätunnuskin. Tämän lisäksi käyttäjä voi erikseen hankkia itselleen muotoa etunimi.sukunimi@hut.fi olevan osoitteen, jos se ei jo ole käytössä; jos on eli kahdella ihmisellä on sama etunimi ja sama sukunimi, niin ensijaisesti otetaan osoitteeseen mukaan toisen etunimen alkukirjain. Lisäksi nimissä tietenkin korvataan ä a:lla jne. Nimiin perustuvat meiliosoitteet eivät siis ole ihan niin luonnollisia ja ongelmattomia kuin miltä äkkiseltään tuntuisi.

Postin vanha iskulause "osoite oikein, jakelu joutuin" viittasi siihen, että kirje tai paketti menee nopeammin perille, jos ei jouduta selvittelemään epäselvästi kirjoitettua tai puutteellista tai väärää osoitetta. Automaattisen lajittelun myötä tämän merkitys on vain korostunut. Meilissä tilanne on vielä paljon dramaattisempi.

Jos lähettämäsi meilin osoitekentässä on yhdenkin merkin virhe, se todennäköisesti ei mene perille. Se saattaa myös mennä ihan toiselle ihmiselle kuin oli tarkoitus. Yleensä kukaan ei selvittele viallisia osoitteita. Jos hyvin käy, niin meilejä käsittelevä ohjelma heittää lähettäjälle viestin, joka kertoo, että hänen viestinsä ei mennyt perille. Tällainen virheilmoitus voisi alkaa esim. seuraavanlaisesti:

Date: Mon, 11 Sep 2000 13:57:36 +0300 (EET DST)
From: Mail Delivery Subsystem <MAILER-DAEMON@cc.hut.fi>
Message-Id: <200009111057.NAA04953@taku.hut.fi>
To: <jkorpela@beta.hut.fi>
MIME-Version: 1.0
Content-Type: multipart/report; report-type=delivery-status;
	boundary="NAA04953.968669856/taku.hut.fi"
Subject: Returned mail: Host unknown (Name server: ccc.hut.fi: host not found)

Jos saat mainitunlaisen "bumerangin", saatat hämääntyä sen teknisyydestä. Usein ohjelma on yritetty saada muotoilemaan tieto yleistajuisesti, mutta käytännössä on usein niin, että olennainen informaatio on jossakin siellä seassa. Muutamia avainfraaseja, joita saattaa esiintyä (tässä muodossa tai tämäntapaisessa):

• no such domain: alueosa on väärin; kirjoititko ehkä .if kun tarkoitit .fi?
• Host unknown: Internet-nimi ei viittaa mihinkään verkossa tunnettuun tietokoneeseen.
• User unknown: käyttäjätunnusta ei ole; se voi olla esim. vanhentunut; joka tapauksessa tämä kertoo, että viesti päätyi jonnekin eli osoitteen alueosa oli oikea tai ainakin viittasi johonkin olemassaolevaan.

Periaatteessa osoitteeseen postmaster@alue voi ilmoittaa omituisuuksista, joita tapahtuu yritettäessä lähettää meiliä osoitteeseen jotain@alue, jos näyttää siltä, että vika on "siellä päässä". Mutta usein on hankalaa asiantuntijankaan päätellä, missä vika on. Lisäksi postmaster-osoitteen takaa löytyvä ihminen (tai ryhmä) on usein ylityöllistetty. Joka tapauksessa kannattaa ensin yrittää selvitellä tilannetta itse ja pyrkiä sulkemaan pois esim. yksinkertaiset kirjoitusvirheet osoitteessa.

Yritä siis käyttää oikeaa osoitetta. Oikean osoitteen löytäminen ei aina ole helppoa. Jos kirjoitat muistiin kaverisi osoitteen, kirjoita se siis huolella tekstaten, tai mieluiten tietokoneella tiedostoon.

Oma meiliosoite (kuten muutkin yhteystiedot) kannattaa tietysti ilmoittaa selvästi ja yksiselitteisesti, esim. näin:

Meili (sähköposti): jukkakk@gmail.com

Ns. tasalevyisen kirjasinlajin ("kirjoituskonefontin") käyttö saattaa olla perusteltua meiliosoitteen koodinluonteisuuden korostamiseksi ja merkkien oikean lukemisen helpottamiseksi.

Mitä kannattaa lähettää ja lukea ja miten

Meilin etuja ja haittoja

Sen arvioimiseksi, milloin kannattaa käyttää viestintään meiliä, on hyvä listata joitakin etuja ja haittoja.

Meilin etuja ovat mm. seuraavat:

• Viestit kulkevat nopeasti: meili saapuu parhaassa tapauksessa muutaman sekunnin kuluttua, yleensä muutamassa minuutissa myös maasta toiseen.
• Meilin saaja voi lukea sen hänelle sopivana ajankohtana.
• Lähetetyn ja saapuneen meilin voi helposti arkistoida tietokoneen tiedostoon, ja se on valmiiksi tietokoneella luettavassa muodossa. Tämä usein helpottaa jatkokäsittelyä, esim. saadun meilin sisällön käyttämistä laadittavan asiakirjan osana.
• Vastauksen lähettäminen on yleensä varsin vaivatonta.

Meilin haittoja ovat mm. seuraavat:

• Meilin lukeminen edellyttää vastaanottajan aktiivisia toimenpiteitä. Viestinnän todellinen nopeus riippuu ratkaisevasti siitä, miten säännöllisesti vastaanottaja käyttää tietokonetta.
• Viestinnän muotona on lähtökohtaisesti pelkkä teksti ja siinäkin merkkivalikoima aika suppea. (Tosin muutkin viestimuodot saattavat toimia, jos niistä voidaan sopia.)
• Meiliviestinnästä puuttuvat henkilökohtaisen keskustelun monet ainekset kuten välitön vuorovaikutteisuus, äänenpainot ja eleet. Käytäntö on osoittanut, että tämä usein aiheuttaa väärinkäsityksiä.
• Meilien kulussa esiintyy monenlaisia häiriöitä. Vaikka häiriöt ovat varsin harvinaisia siihen nähden, miten paljon meilejä lähetetään, ne ovat tietysti ikäviä, kun sattuvat omalle kohdalle. Häiriöiden yksi perussyy on se, että meili kulkee monien erilaisten vaiheiden (ohjelmien, tietokoneiden, datansiirtoyhteyksien) kautta.
• Lähettäjän voi olla vaikea varmistaa, onko kirje mennyt vastaanottajalle. Ainoa pätevä ratkaisu on pyytää vastaanottajaa lähettämään takaisin lyhyt kuittausviesti.
• Tietokoneiden ja tietoliikenneyhteyksien häiriöt, huoltokatkot yms. joskus venyttävät meilinkulkua useilla tunneilla, jopa vuorokausilla.
• Kuten postin kautta myös meilitse tulee nykyisin paljon roskaa.

Huomaa, että osa haitoista koskee vain tilanteita, joissa meiliä käytetään ainoana välineenä. Tilanne on toinen, jos esimerkiksi lähetät viestin kirjeenä ja lisäksi meilitse "varoitat", että kirje on tulossa, tai meilitse lähetät varmistuksen johonkin puhelimitse sovittuun.

Pääsääntö: vain pelkkää tekstiä

Ascii toimii varmimmin

Meiliviestien alkuperäinen muoto koostui pelkästään näkyvistä Ascii-merkeistä ja rivinvaihdoista. Tämä on edelleenkin syytä pitää lähtökohtana. Kaikki poikkeaminen siitä aiheuttaa joitakin ongelmia. Esimerkiksi ulkomaille englanniksi kirjoittaessaan on syytä välttää muita kuin Ascii-merkkejä, siis esim. ä-kirjaimia suomalaisissa nimissä, ellei tiedetä, että vastaanottajan ohjelma selviää niistä. Yksikin ä-kirjain viestissä voi aiheuttaa koko viestin koodautumisen jollakin omituisella tavalla.

Suomessa Latin-1 on OK

Viestinnässä suomeksi (tai ruotsiksi) tarvitsemme tietenkin muitakin kuin Ascii-merkkejä. Vaikka joskus muinoin käytettiin kaikenlaisia korvikkeita, niin nykyisin niihin ei juuri ole aihetta. Ä- ja ö-kirjainten käyttö on sen verran tärkeä asia kielessämme, että sen takia on syytä hyväksyä joitakin riskejä, jotka kotimaisessa viestinnässä alkavat olla jo hyvin pieniä.

Tekniikka, jolla ä ja ö saadaan käyttöön, on sellainen, että "kaupan päälle" tulee sitten satakunta muutakin merkkiä, esimerkiksi aksentillinen é ja asteen merkki °, joten niitäkin voi käyttää silloin, kun joka tapauksessa olemme siirtyneet Asciista astetta laajempaan merkistöön. Kyseinen merkkivalikoima on kuvattu dokumentissa ISO-Latin-1-merkistöstä.

Miten Latin-1:tä lähetetään?

On olennaisesti kaksi tapaa lähettää meiliviesti, jossa on kyseisiä ISO-Latin-1-merkkejä: lähettää ne "sellaisinaan" eli kahdeksanbittisinä merkkeinä, ja lähettää ne ns. QP-koodattuina (QP = Quoted Printable). Ensin mainittua ei periaatteessa saisi lainkaan käyttää otsakkeissa, siis käytännössä lähinnä Subject-rivillä. Käytännössä se toimii varsin yleisesti Suomessa. QP-koodaus taas on kamalan näköistä (kamalan n=E4k=F6ist=E4), ellei vastaanottajan ohjelma osaa tulkita sitä; tosin useimmat Suomessa käytetyt meiliohjelmat osaavat.

Varminta olisi käyttää vain Ascii-merkkejä. Etenkin otsikoissa niin on ehkä syytä tehdä suomenkielisessäkin viestinnässä, jos halutaan pelata todella varman päälle. Mutta normaalissa meiliviestinnässä Suomessa on parasta käyttää QP-koodausta; tosin ero sen ja kahdeksanbittisyyden välillä on käytännössä melko pieni. (Huomaa, että nyyseissä tilanne on toinen: kahdeksanbittisyys pelaa siellä selvästi paremmin.) Tämän hoitaa meiliohjelma, kunhan sitä käsketään hoitamaan se.

Meiliohjelman asetukset kuntoon

On siis syytä heti alkajaisiksi panna asetukset kuntoon, kun rupeaa käyttämään uutta meiliohjelmaa.

Tavallisimmin asetusten kunnostamista tarvitaan käytettäessä Outlook Expressin tapaista ohjelmaa. Ks. ohjetta Microsoft Outlook Expressin asetukset. Huomaa, että siellä suositetaan 8-bittisten merkkien lähettämistä sellaisinaan, mikä on yksi vaihtoehto mutta ei ehkä suositeltavin. Netscapen selaimeen liitetyn meiliohjelman osalta tilanne on melko samantapainen. Olennaista on huolehtia siitä, että Web-selaimeen liittyvä meiliohjelma ei lähetä viestejä esim. HTML-muotoisina tai uu-koodattuina. Eri asia tietysti on, jos jonkun vastaanottajan kanssa erikseen sovitaan sellaisesta viestintätavasta.

Liitteitä ja HTML:ää?

Meiliviestiin voidaan liittää liitetiedostoja, kuten Word-dokumentteja, Excel-taulukoita, PDF-dokumentteja, kuvia ja ohjelmiakin. Yleensä kussakin meiliohjelmassa on melko helppo tapa ottaa liitteitä mukaan.