Meiliosoitteiden ("sähköpostiosoitteiden") etsiminen
erityisesti kansallisista osoitehakemistoista

Kysymykseen, miten löydän jonkun ihmisen meiliosoitteen, paras vastaus on edelleenkin: kysymällä häneltä. Tämä dokumentti käsittelee sitä, mistä voi yrittää löytää osoitteen, jos parasta vastausta ei ole mahdollista soveltaa.

Nimityksen meili (pro sähköposti) käytöstä ks. kirjoitustani Perusteluja termeille netti, nyysit yms.

Aihetta käsittelevä fakki, How to find people's E-mail addresses, selostaa, miksi paras tapa selvittää ihmisen meiliosoite on ottaa suoraan yhteyttä häneen esimerkiksi puhelimitse tai kirjeitse. Fakki kyllä mainitsee myös useita erilaisia Webin kautta tehtävän haun mahdollisuuksia kuten "yleisiä" (yleensä USA-painotteisia) hakemistoja ja muita tekniikoita, mutta niillä on monia rajoituksia. Laajat yleiset hakemistot, kuten IAF, perustuvat usein erittäin kyseenalaiseen datankeruuseen, kuten osoitteiden mekaaniseen poimimiseen nyyseihin lähetetyistä artikkeleista.

Makupalojen osastoon e-mail-haku sisältyy paljon linkkejä meiliosoitteiden etsimiseksi sekä Suomesta että muualta.

Kansallisia tai alueellisia meiliosoitehakemistoja ("white pages"):

Ks. myös esim. EmailAddresses.Comin listaa Regional Email Directories. Varmasti on paljon muitakin. "Kansallisuus" viittaa tässä siihen, että mukaan on pyritty ottamaan hakemistoja, joihin kuka vain kyseisessä maassa asuva voisi rekisteröityä. Sitäkään ei ole mitenkään erityisesti tätä tehtäessä tarkistettu. Osittain rekisterit ovat myös todella kansallisuuden mukaisia eli mukana on tiettyyn kansakuntaan lukeutuvia eri puolilla maailmaa. Mitään mainituista hakemistoista ei pidä olettaa missään mielessä viralliseksi, esim. sellaiseksi jonka oikeellisuudesta jokin viranomainen vastaisi, ellei virallisuudesta löydy jostain luotettavaa tietoa.

Hakemistojen kattavuus vaihtelee suuresti, samoin luotettavuus. Kuka tahansahan voi pystyttää sellaisen hakemiston, kunhan noudattaa asianmukaisia sääntöjä, jotka joissakin maissa ovat hyvin väljät (tai olemattomat). Palvelun pyörittäjä voi olla esimerkiksi pieni erillinen yritys, joka rahoittaa homman mainoksilla, tai valtion laitos tai Internet-palveluntarjoaja tai vaikka yksityinen ihminen. Ihmiset sitten joko ilmoittavat tietojaan sinne tai sitten eivät.

Jos hakemistossa on ihmisestä käytännössä vain nimi ja meiliosoite, on tietenkin aivan epävarmaa, onko kyseessä se henkilö, jota etsit. Sellaista tietoa on syytä pitää enintään olettamuksena. Jos lähettää viestin sellaiseen osoitteeseen, kannattaa aluksi yrittää vain selvittää, onko kyseessä se Matti Meikäläinen, jota tavoittelet.

Esimerkiksi suomalaisesta Fonecta.fi-hakemistosta (www.eemeli.net) löytyi 2003-10-07 kuusi Jukka Korpelaa, joista kukaan ei muuten ole tämän kirjoittaja. Löytyneissä tiedoissa on paikkakuntatietoja (jonkinhetkinen asuinpaikka?) ja yksi organisaatiotieto (jonkinhetkinen työnantaja?). Menee siis arvailuksi.

Euroopan Unionin alueella henkilötietojen suoja on periaatteessa varsin vahva. (Tämä on johtanut joidenkin hakemistojen lopettamiseen tai toimintaperiaatteiden muuttamiseen.) Tietojen kerääminen ja luovuttaminen edellyttää pääsääntöisesti rekisteröitävien suostumusta, jolla tarkoitetaan "vapaaehtoista, yksilöityä ja tietoista tahdon ilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn" (ote tietosuojadirektiivistä). Tämä ei kuitenkaan mitenkään takaa, että tiedot olisivat oikeita. Vaikka käyttäjä ilmoittaisikin oikeat tietonsa tai tarkistaisi tiedot, kun antaa luvan niiden käyttöön, niin mikään ei takaa, että hän ilmoittaa muutoksista.

Yksi mahdollisuus on yrittää löytää etsimäsi ihmisen henkilökohtainen Web-sivu. Hakemisen välineistä ks. yleisten kirjastojen sivua Tiedonhaku. Mutta valitettavan usein henkilökohtaisilla sivuillakin olevat osoitteet voivat olla virheellisiä, esimerkiksi vanhentuneita; lisäksi sivu voi olla niin "persoonallinen" ja niin vähän faktoja sisältävä, että on mahdotonta päätellä, onko kyseessä todella se ihminen, jota etsin.

Pari huomautusta:

• Meiliosoitteita ei kannata etsiä kyselemällä nyyseissä (newseissa, "uutisryhmissä").
• Monissa organisaatioissa Suomessa on käytössä meiliosoitteita, jotka on muodostettu ihmisten nimistä tyyliin etunimi.sukunimi@alialue.fi mutta ei pidä olettaa, että näin olisi yleisesti tai että sellaista osoitetta käyttämällä tavoittaisi oikean ihmisen. (On täysin mahdollista, että organisaatiossa on kaimaksia. Jos edellä mainitun laiset osoitteet ovat käytössä, niin "konfliktit" ratkaistaan eri organisaatioissa eri tavoin.) Jos luulet tietäväsi, missä Internet-alueessa (domainissa) etsimäsi ihminen on, tarkista osoite organisaation omasta meiliosoiteluettelosta tai -hakemistosta, jollainen varsin usein löytyy Webistä. Esimerkiksi Suomen korkeakoulujen sivuilta löytyy yleensä sellainen hakemisto tai hakutoiminto.
• Kannattaa kirjoittaa meiliosoite oikein mutta ei kannata luottaa siihen, että muut osaavat tehdä niin. Joku, jonka nimessä on ä-kirjain, saattaa erehtyä kirjoittamaan sen ilmoittaessaan meiliosoitettaan, vaikka se pitääkin korvata a-kirjaimella.
• Joskus neuvotaan kyselemään ihmisten meiliosoitteita osoitteesta postmaster@alue, missä alue on se Internet-alue, jossa etsittävän arvellaan olevan. Vaikka RFC 822:kin viittaa tällaiseen, neuvo on yleensä huono, kuten fakin lyhyestä selityksestä voi päätellä. Jos sen sijaan on saatu osoite jostakin sellaisesta lähteestä, jonka voi perustellusta olettaa olevan luotettava, eikä osoite toimi vaan viesti palautuu merkinnällä "vastaanottaja tuntematon", "no such user" tms., niin silloin postmaster on oikea osoite. (Lähetä saamasi virheilmoitusviesti kokonaisuudessaan, kaikkien otsakkeiden kera, kyseisen alueen postmaster-osoitteeseen. Mutta tarkista ensin huolellisesti, että olit kirjoittanut osoitteen jokaisen merkin oikein ja merkit vielä oikeaan järjestykseen.)

Palveluiden meiliosoitteet

Jonkin organisaation virallisia osoitteita, esimerkiksi asiakaspalvelua tai tilauksia varten, voi etsiä sen Web-sivuilta. Tosin niissäkin voi olla virheitä. Tavallisempaa on, että osoitteet yksinkertaisesti puuttuvat; sivuilla on ehkä palautelomake, mutta ei tietoa siitä, mihin osoitteeseen voi lähettää viestinsä, jos haluaa lähettää sen meilitse eikä lomakkeen kautta! Tai voi olla, että ison organisaation sivuilla mainitaan vain yksi tai muutama osoite, jolloin herää epäilys, mitenkähän nopeasti sellaiseen osoitteeseen lähetetty viesti päätyy sellaiselle ihmiselle, joka viestin sisältämästä asiasta jotain tietää tai edes ymmärtää kysymyksen.

Oikein hoidetussa organisaatioissa on käytössä joukko palveluiden osoitteita, jotka vastaavat Internetin yleisiä käytäntöjä ja suosituksia. Ks. dokumenttia Palveluiden meiliosoitteet.