Kirjoita asiaa. Arkisen asiakirjoittamisen opas.

Esipuhe

Tämän oppaan tarkoitus

Tämä opas auttaa kirjoittamaan luettavia, ymmärrettäviä asiatekstejä.

Ryhdyin kirjoittamaan tätä, koska olin huomannut asiatekstien yleisen laadun surkeaksi. Lisäksi olin huomannut, että yleisesti kirjoittamista pidetään vaikeana ja vastenmielisenä. Sen takia monet, joilla olisi tärkeää asiaa, ryhtyvät kirjoittamiseen vain harvoin ja tuskallisesti. Kirjoittaminen toki onkin usein vaikeaa, mutta syynä on paljolti se, että siitä on tehty vaikeaa: yritetään tietoisesti tai tiedostamattomasti noudattaa esimerkiksi tieteen tai hallinnon tekstien yleistä käytäntöä. Pohjan kirjoittamisen vaikeuttamiselle luo tietenkin kouluopetus, jossa ei suinkaan harjaannuta kirjoittamaan todellisia viestejä todellisille lukijoille vaan osoittamaan omaa osaamista opettajalle.

Keille opas on tarkoitettu

Kaikki joutuvat kirjoittamaan asiatekstejä joko työkseen tai muutoin. Siksi uskon tämän oppaan olevan hyödyksi kaikille, mutta varsinkin niille, jotka tähän asti ovat kokeneet kirjoittamisen ikäväksi ja hankalaksi tehtäväksi.

Ammatikseen tai muusta syystä paljon kirjoittaville monet tämän oppaan asiat saattavat olla hyvinkin tuttuja. Uskon heidänkin silti hyötyvän tämän lukemisesta. Kannattaa myös muistaa, että monet hyvän kirjoittamisen opit ovat sellaisia, että ne on helppo myöntää oikeiksi mutta niitä on vaikea muistaa ja noudattaa. Kertaus ei siis ehkä ole pahaksi.

Olen pyrkinyt esittämään asiani niin, että esitietoja ei tarvittaisi. Suomen kieliopin perus­käsit­teis­tä kuten ”subjekti” ja ”verbi” olisi lukijan kuitenkin hyvä olla jyvällä. Niitä voi tarvittaessa kerrata esimerkiksi aineistosta sivusto Suomen kielen rakenne – Pedagogisen kieli­opin perus­tei­ta.

Tiivistelmä oppaan sisällöstä

Kirjoittaminen, kuten kaikki työ, on ihmisten palvelemista. Kirjoittamisen suuria ja pieniä ongelmia tulee tarkastella siltä kannalta, miten kirjoitus palvelisi mahdollisimman hyvin. Tämä koskee myös sitä, kuinka paljon aikaa ja vaivaa kirjoitukseen kannattaa uhrata. Kirjoituksella ei ole mitään itseisarvoa, joka olisi riippumaton palvelutavoitteesta.

Jotta kirjoitus voisi palvella, sen tulee saada lukijoita, ja tämä on mahdollista vain, jos kirjoitus innostaa lukemaan eli motivoi. Tähän ei riitä erillinen motivoiva osuus alussa, vaan lukijan motivaatiota on koko ajan pidettävä yllä.

Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta. Siksi on paljon tärkeämpää ajatella viestin kulkua kirjoittajalta lukijalle kuin esitystekniikan tai kieliasun yksityiskohtia.

Kirjoittamista vaikeuttavat ennen muuta täydellisyyden tavoittelu kuten liiallinen virheiden pelkääminen sekä sääntöjen ja mallien noudattaminen. Kirjoittamisen ensimmäinen sääntö onkin: riko sääntöjä. Toisaalta on tärkeää oppia oivaltamaan, millaiset säännöt ja normit ovat tarpeellisia ja viestintää helpottavia. On myös tärkeää ymmärtää, millaiset virheet ovat todella vahingollisia lukijoille. Esimerkkejä vahingollisuudesta ovat vakavien asiavirheiden ohella monitulkintaisuudet eli se, että lause voidaan ymmärtää useilla vastakkaisilla tavoilla.

Kirjoituksessa pitää esittää vain olennainen ja olennaisin ensin. Tämä ei koske vain kokonais­jäsennystä, vaan myös luvun, kappaleen, virkkeen ja jopa lauseen sisällä pitää sanoa tärkeimmät asiat ensin.

Asioiden selkeä esittäminen on ennen muuta yksinkertaisuutta. Virkkeiden tasolla tämä merkitsee, että virke koostuu muutamista lauseista, joissa lähtökohtana on lauseen perusmuoto: subjekti, predikaatti objekti. Selkeä kieli on tyyliltään ja rytmiltään lähellä puhekieltä.

Asiat tulee esittää seitsenjäsennyksen mukaisesti: kullakin rakennetasolla on enintään seitsemisen asiaa, joskus hiukan enemmän, mutta yleensä vähemmän. Rakennetasoja ovat mm. koko kirjoituksen jako lukuihin, näiden jako alalukuihin ja kappaleen jako virkkeisiin.

Seuraavia asioita käyttöä kannattaa yleensä välttää: substantiivien käyttö verbien asemesta, lauseenvastikkeet, potentiaali, ns. passiivimuodot, sivistyssanat, oman alan slangi, lyhenteet, kielikuvat ja vertaukset, ajatusviivat, sulut, alaviitteet, monien kirjasinlajien käyttö, monimutkaiset kaaviot, kuvien käyttö koristeina.

Mitä on asiateksti?

Asiatekstejä on hyvin monenlaisia, koska asioita on niin monenlaisia ja on monia syitä ja tapoja esittää asia. Asiateksti voi olla esimerkiksi lyhyt uutinen tai tiedonanto, hakemus tai muu lyhyt asiakirja, tekninen raportti, mietintö, selvitys, lausunto, mielipidekirjoitus, essee, käyttöohje tai kokonainen kirja. Teksti voi olla kirjoittajan täysin yksin tekemää tai eri lähteistä yhdistettyä ja muokattua tai käännös. Erilaiset kirjoitustehtävät vaativat hyvinkin erilaisia lähestymistapoja ja menetelmiä. Pyrin keskittymään asiakirjoittamisen eri muodoille yhteisiin seikkoihin, mutta tarkastelen varsinkin oppaan lopussa myös eräiden kirjoituslajien erityiskysymyksiä.

Asiatekstillä tarkoitan lähinnä tietoja antavaa tekstiä, mutta sellaisen tekstin ja mielipiteisiin tai asenteisiin vaikuttavan tekstin välinen raja on epämääräinen. Asiateksteissä on hyvin usein mukana arvostuksia, ja toisaalta aatteellisiakin kannanottoja voidaan perustella asiatyylisesti.

Aiheena on siis asiateksti, ei kaunokirjallisuus. Asiatekstilläkin voi olla taiteellisia ansioita, mutta sen päätarkoitus on viestiä asia. Jos lukijat ymmärtävät asian mahdollisimman helposti ja oikein, teksti on tehnyt tehtävänsä. Jos joku silti arvostelee kirjoitusta, arvostelusta ei tarvitse välittää. Tietysti jos arvostelija on opettajasi tai esimiehesi, joudut ehkä hiukan välittämään, mutta kirjoituksesi arvo ei siitä laske.

Tämä ei ole kielenopas

Oletan, että kirjoitat suomeksi. Oppaan periaatteet ovat yleispäteviä, mutta osittain niiden soveltaminen riippuu käytettävästä kielestä. Jos kirjoitat muulla kuin äidinkielelläsi, täytyy kieliasuun kiinnittää paljon huomiota. Muista kuitenkin, että silloinkin tärkeintä on ymmärrettävyys, ei kielivirheiden välttäminen.

Kirjoittamisen oppaita on kyllä paljonkin, mutta useimmat niistä käsittelevät pieniä kielen­käytön yksityiskohtia kuten pilkutusta ja oikeinkirjoitusta, ja lopuista useimmat ovat luul­lak­se­ni turhan korkealentoisia kirjoittamisen teoreettisia analyyseja. Yritän esittää jotain siltä väliltä. En tavoittele kattavuutta, koska on parempi tarjota epätäydellistä nyt kuin täydellistä äärettömän kaukaisessa tulevaisuudessa.

Olen kirjoittanut myös laajan kielenoppaan, joka on luettavissa verkosta: Nykyajan kielenopas.

Oppaan rakenteesta

Olen koonnut asiani oppikirjamaiseen muotoon siten, että kukin luku sopii yhdellä kertaa luettavaksi. Luulen kuitenkin, että useat asiat avautuvat lukijalle vasta toisella tai kolmannella lukemisella. Tätä lausumaani ei pidä tulkita lukijan väheksymiseksi; pikemminkin epäilen, että osaan itse noudattaa omia selkeän kirjoittamisen ohjeitani vielä varsin puutteellisesti.

Esitän paljon lyhyehköjä esimerkkejä siitä, miten asiatekstejä voi parantaa. Suurimman osan esimerkeistä olen poiminut suoraan muiden teksteistä, joitakin olen hiukan muunnellut ja muutamia sepittänyt itse saadakseni jonkin asian havainnollistettua lyhyellä esimerkillä. Voit testata, olenko saanut sanomani sinulle perille, ja samalla harjoitella kieliasun parantamista siten, että luet kustakin esimerkistäni ensin vain alkuperäisen, huonon muotoilun, yrität itse parannella sitä ja sitten vertaat sitä minun ehdotukseeni. Sinun tuloksesi voi olla erilainen kuin minun – hyvin mahdollisesti parempi.

Suosittelen, että ennen kuin rupeat lukemaan tätä opasta, kaivat esiin jonkin oman lyhyeh­kön, noin kolmisivuisen asiatekstisi myöhempää tutkimistasi ja harjoitteluasi varten. Lyhyem­mät eivät ehkä ole riittäviä tekstin rakenteen tutkimiseen, pitempiä taas et ehkä jaksa tutkia tarpeeksi monipuolisesti. Voit myös erikseen kirjoittaa sopivanmittaisen tekstin jotakin järkevää tarkoitusta varten. Kirjoita se nyt, koska silloin nykyiset kirjoitustottumuksesi tulevat esiin, ja voit oppia paljonkin tutkimalla myöhemmin tekstiäsi tämän oppaan ohjeiden valossa.

Tämän oppaan versiot

Tämän teoksen ajantasaisin versio on verkossa seuraavasti:

Jälkimmäinen versio on yleensä hankalampi käyttää, mutta sopii esimerkiksi tilanteeseen, jossa halutaan löytää koko oppaasta jonkin termin tai ilmauksen esiintymät.

Tämän teoksen tekijänä annan luvan valmistaa teoksesta kappaleita ja saattaa se yleisön saataviin. Tekijänoikeuslain mukaisesti on tällöin tekijä ilmoitettava sillä tavoin kuin hyvä tapa vaatii.

Otan mielelläni vastaan korjausehdotuksia ja muuta palautetta. Tähän mennessä tulleesta palautteesta on ilmennyt, että oppaan alkuperäisessä, vuoden 1996 versiossa oli toimittu vastoin sen oppeja.

Opasta on aika ajoin tarkisteltu ja korjailtu eri syistä. Siinä on kuitenkin suurelta osin säilytetty alkuperäisiä esimerkkejä, vaikka niiden sisältö ja kieliasukin tuntuu jo van­hen­tu­neel­ta.

Miksi kirjoitan

Miksi kirjoitustaitoa kannattaa kehittää?

Nyky-yhteiskunnassa keskeinen taito

Kirjoitus on ihmiskunnan tärkeimpiä keksintöjä, eikä sen yleistä merkitystä tarvitse erityisesti perustella. Olennaista on ymmärtää, että kirjoitustaito on meistä jokaiselle keskeinen taito. Lukemattomat asiat maailmassamme hoidetaan nimenomaan kirjallisesti. Kirjoituksella on puheeseen verrattuna sekä etuja että haittoja, mutta yksi tärkeä ja kiistaton etu on se, että puhutut sanat ovat vain värinää ilmassa ja katoavat nopeasti, kun taas kirjoitetut sanat pysyvät.

Esimerkiksi suullinen sopimus on kyllä lähes kaikissa tilanteissa oikeudellisesti aivan yhtä pätevä kuin kirjallinen. Kuitenkin sen todistaminen, että sopimus on tehty ja että sen sisältö oli juuri se, mitä väitetään, voi olla paljon vaikeampaa suullisen kuin kirjallisen sopimuksen tapauksessa. Jos suullisella sopimuksella ei ollut todistajia tai tilanne oli jotenkin epämääräinen, sopimuksen olemassaoloa ei ehkä voida todistaa. Sen sijaan kirjallisten asiakirjojen osalta on oikeuskäytännössä voimassa ns. oikeaperäisyysolettama: lähtökohtana on, että asiakirjaa pidetään oikeana, ja sillä, joka muuta väittää, on velvollisuus todistaa väitteensä. Se, että tällainen periaate on nähty välttämättömäksi, kuvastaa sitä, miten tärkeitä kirjalliset asiakirjat ovat nykymaailmassa.

Kirjoitettu on täsmällisempää ja usein tehokkaampaa

Kirjoitetut tekstit ovat yleensä täsmällisempiä kuin puheet. Kun asiat on pantu paperille, ihmisillä on yleensä paljon selvempi käsitys siitä, mistä tarkkaan ottaen on kyse, esimerkiksi mikä on sopimuksen tarkka sisältö.

Kirjoitetulla viestinnällä on monia rajoituksia, mutta hyvin usein se on tehokkaampaa kuin suullinen. Jos joku kysyy sinulta vaikeita asioita, joudut yleensä miettimään sekä asioita että niiden muotoiluja pitkäänkin. Lopuksi ehkä sanot olennaisen parilla lauseella, mutta kuulijan aikaa on saattanut kulua paljonkin hänen odotellessaan, että päädyt pohdinnoissasi johonkin. Vielä paljon tärkeämpää on, että jos samoja asioita kysytään sinulta useasti, voit kylläkin vastata nopeammin mutta sinun aikaasi kuluu vastailuun. Olisi paljon tehokkaampaa, jos kirjoittaisit asiasta ja monistaisit tekstin tarvitsijoiden saatavaksi.

Kirjoitustaito tuo valtaa ja arvostusta

Jos osaat kirjoittaa niin, että viestisi menee perille, saat myös todennäköisesti enemmän aikaan. Lisäksi kirjoittamisen osaamista arvostetaan - ehkäpä joskus enemmän kuin olisi aihettakaan. Tokkopa on mitenkään harvinaista, että esimerkiksi opinnäytetyön kirjallinen asu vaikuttaa työn arvosteluun enemmän kuin sisältö. Ei myöskään ole harvinaista, että asioista jaaritellaan työryhmissä ja kokouksissa saamatta mitään selkeää aikaiseksi - kunnes joku ottaa tehdäkseen keskustelun pohjalta kirjallisen ehdotuksen. Silloin hän käytännössä saa itselleen valmistelijan valtaa usein paljonkin: hän voi ajaa tärkeinä pitämiään asioita ottamalla ne mukaan ehdotukseen, joka saatetaan hyväksyä suunnilleen sellaisenaan, vain joitakin kohtia muuttaen.

Kehittyneissä maissa emme enää elä sellaista aikaa, jolloin kirjoitustaito sanan teknisessä mielessä oli hyvin harvinainen ja sen hallitsevilla siten korkea asema ja suuri valta. Sen sijaan kirjoitustaito sanan syvemmässä merkityksessä, siis kyky viestiä ajatuksensa kirjoituksen kautta, on melko harvinainen ja senkin takia arvokas.

Välttämättömyydestä iloon

Yksi onnellisen elämän salaisuuksista on se, että tekee välttämättömyyksistä iloisia asioita, jopa nautintoja. Koska kirjoittaminen on välttämätöntä, kannattaa siis pyrkiä siihen, että osaa kirjoittaa niin, että se tuntuu haastavalta ja mukavalta hommalta.

Ihminen tekee parhaiten sellaisia töitä, joista pitää. Kirjoittamisesta saattaa saada palkkaa, kirjoittaminen voi olla velvollisuus tai kirjoittamisella voidaan pyrkiä saavuttamaan joitakin hyvin käytännöllisiä päämääriä. Mutta jos kirjoittamisen motivaatio on vain tällaisten ulkoisten seikkojen varassa, se tuntuu raskaalta ja tylsältä eikä tulos ole kovin hyvä. On parempi, jos rakastaa kirjoittamista ja myös sitä kieltä, jolla kirjoittaa.

Kirjoittamisen rakastaminen ja kirjoittamisen osaaminen ovat asioita, jotka vahvistavat toisiaan: jos rakastat, haluat oppia lisää, ja jos osaat, on helpompi rakastaa. Tähän kierteeseen kannattaa hankkiutua. Valitettavasti monet ovat vastakkaisessa kierteessä: kirjoittaminen koetaan ikäväksi velvollisuudeksi, joten hyvän kirjoitustaidon oppiminen ei kiinnosta, ja kun taito on huono, ikävä velvollisuus muuttuu vielä ikävämmäksi.

Maailmassa on toki paljon sellaista kirjoittamisen velvollisuutta, jolla ei ole mitään todellista tarkoitusta. Varsinkin hallinnollisissa tehtävissä toimivat tietävät tämän hyvin. Jokin suunnitelma, raportti tai lausunto vain pitää kirjoittaa, jotta jokin muotomääräys tai säädös täyttyisi, vaikka on selvää, että sitä tekstiä ei kukaan lue. Silloin kirjoittamisella ei ole viestimisen tarkoitusta, ja kirjoitusta arvioidaan sen mukaan, että se valmistuu ajoissa, täyttää jotkin muotovaatimukset ja näyttää ulkonaisesti hyvältä. Toivon, että et joudu kovin usein sellaisiin hommiin. Mutta jos joudut, niin todellisesta kirjoittamisen taidosta voi olla silloinkin hyötyä. Ensinnäkin sinulla on kirjoittamisen rutiinia, ja rutiinihommistahan on kyse. Toiseksikin voit soveltaa useita tässä oppaassa esitettyjä ohjeita käänteisesti. Kun oppaassa esimerkiksi annetaan ohjeita siitä, miten tekstiä voi tehdä lyhyemmäksi, nasevammaksi ja ymmärrettävämmäksi, voit tehdä täsmälleen päinvastoin kuin ohjeet sanovat.

Kirjoittaminen on palvelemista

Miten asennoidut, miten lähdet liikkeelle?

Asenteet ovat mielestäni tärkein kirjoittamisen laatuun ja sen kehittymiseen vaikuttava asia. Kirjoittaminen on henkistä työtä, jossa ihmisen suhtautuminen väkisinkin vaikuttaa tulokseen.

Toisaalta ihmiset kovin usein lopettavat jonkin ongelman tarkastelun toteamalla, että ”se on asenteista kiinni”. Asenneriippuvuuden toteamisen pitäisi olla ongelmien ratkomisen lähtökohta, ei mikään loppukaneetti, jolla ongelma ohitetaan. On syytä kysyä, mitkä käytännön seikat vahvistavat tai muuttavat asenteita. Aina silloin tällöin kannattaa myös mietiskellä hetki. Jos esimerkiksi työn vaatima kirjoittaminen tuntuu pakkopullalta, on syytä kysyä, miksi sitä työtä oikeastaan tehdään. Siitä voi avautua oivallus: kirjoittaminen voi olla aivan olennainen osa itse työtä, ei mikään pakollinen oheiskuvio tai huitaisten tehtävä loppuhomma.

Miksi asennoidut, niin kuin asennoidut?

Asenteiden takana ovat arvot, ja arvojen muuttaminen on vielä vaikeampaa kuin asenteiden. Jos esimerkiksi tietokoneohjelmien tekijä pitää ohjelmien dokumenttien kirjoittamista inhottavana pakkona, josta lintsataan aina kun se on mahdollista, niin syynä voi olla se, että hänen arvomaailmassaan ohjelmien tekeminen on tärkeää, ei niiden käyttö. Hänellä siis on taiteilijan eikä käsityöläisen asenne. Eihän taiteilijakaan yleensä halua kirjoittaa selostuksia omista teoksistaan vaan tehdä niitä teoksia.

Työkseen ihmisiä opastava ja neuvova voi pitää tärkeänä ja arvokkaana sen, että saa olla välittömästi tekemisissä ihmisten kanssa, ja siksi antaa jokaiselle asiakkaalle erikseen saman neuvon sen sijaan, että kirjoittaisi asian paperille. Toiminta voi silloin olla tehotonta, koska sekä asiakkaalta että neuvojalta kuluu enemmän aikaa, ja lisäksi suullinen neuvo on helppo unohtaa tai ymmärtää alun perinkin väärin. Mutta mitäpä näille asioille voisi tehdä, jos työntekijän arvomaailmassa korostuu taiteellisuus tai ihmisten kohtaaminen eikä se, että ihmiset saavat tuotteita ja palveluita siten kuin he tarvitsevat?

Raha ratkaisee?

Raaka tosiasia onkin, että arvoja usein muuttaa vasta raha. Jos ihmiselle ei maksetakaan taiteellisesta luovuudesta eikä inhimillisistä kontakteista vaan sellaisesta, josta asiakkaat ovat valmiit maksamaan, hänen on pakko muuttaa arvomaailmaansa. Hän voi joko ruveta arvostamaan asioita eri tavoin tehdäkseen työnsä siten, kuin edellytetään, taikka olla tekemättä työtä, mikä yleensä merkitsee tulotason alenemista. Rahatulot taas ovat asia, jota lähes kaikki ihmiset arvostavat suuresti, vaikka ehkä puhuvatkin muuta, koska useimpiin ihmisten tärkeinä pitämiin asioihin tarvitaan rahaa.

Mukavampi tie: palvelemisen ilo

Arvojen muuttaminen pakon edessä ei ole miellyttävää. Koska arvoja kuitenkin täytyy muuttaa, kannattaa tehdä se toista, miellyttävämpää tietä. Tämä tie on oivallus siitä, että kaikki työ on ihmisten palvelemista. Vain teoreettiselta kannalta voidaan lisätä, että poikkeuksena on tilanne, jossa ihminen ihan itse tuottaa kaiken elämässään tarvitsemansa. Nyky-yhteiskunnassahan hankimme lähes kaiken tarvitsemamme vaihdannan kautta, siis tuottamalla hyödykkeitä, joita muut tarvitsevat, ja saamalla vastineeksi heidän tuottamiaan hyödykkeitä. Tilannetta hämärtää se, että vaihdanta tapahtuu käytännössä rahatalouden kautta eikä siten, että minä vaihtaisin vaikkapa minun tuottamaani viljaa sinun tuottamiisi vihanneksiin. Mutta vaikka rahatalous jossakin mielessä kätkee vaihdannan todellisuuden, se on toisaalta osoitus vaihdannan hallitsevasta asemasta.

Työstä maksetaan viime kädessä sen takia, että se tuottaa jotakin, jota muut ihmiset pitävät arvokkaana. Myös tavaroiden tuottaminen on palvelemista, koska eihän tavaroita tehdä niiden itsensä takia vaan siksi, että muut ihmiset haluavat niitä. Tähän palvelemisen näkökulmaan kannattaa sovittaa myös kirjoittaminen. Kirjoitukset ovat tärkeitä sikäli kuin ne jossakin mielessä palvelevat muita ihmisiä. Erikoistapauksena täytynee mainita, että myös vain ihmistä itseään palveleva kirjoittaminen voi olla hyödyksi, jos se auttaa häntä muistamaan asioita, ymmärtämään niitä paremmin tai jotenkin käsittelemään henkisiä ongelmiaan.

Kirjoittaminen palvelemisena antaa myös eväitä sen arvioimiselle, mitä, miten ja millä panostuksella kannattaa kirjoittaa. Jos kirjoituksen tarkoitus on palvella yhtä ihmistä yhdessä asiassa, niin ratkaisevaa on tietysti se, miten tärkeää tämän ihmisen palveleminen tässä asiassa on. Jos kirjoitetaan hyvin monille lukijoille, joille kullekin kirjoitus tuottaa pienen palveluksen, kokonaistuotos voi olla varsin suuri. Jätän tässä tarkoituksella käsittelemättä sen, ovatko ihmiset käytännössä valmiit maksamaan palveluksista. Maksaminenhan on hyvin usein varsin epäsuoraa. Kun kirjoitat vaikkapa työnantajasi tuotteiden teknisiä esitteitä, niin esitteiden laadukkuus on yksi niistä monista asioista, joiden perusteella ihmiset päättävät, mistä ostavat. Tuskinpa koskaan on mahdollista osoittaa, että jokin liikevaihdon kasvu johtuu siitä, että kirjoitit laadukkaan esitteen uudesta hilavitkuttimesta. Käytännössä siis tekstejäsi usein arvioi työnantajasi, joka enemmän tai vähemmän oikeaan osuvasti arvioi, mitä ne vaikuttavat yrityksen toimintaan kokonaisuutena. Siksi on viisaampaa suuntautua työssään ihmisten palvelemiseen yleensä kuin yrittää yksityiskohtaisesti arvioida, millaisella palvelemisella on rahallista arvoa.

Irti kirjoitusten itseisarvosta

Palvelemisnäkemys toivottavasti auttaa myös ymmärtämään, että kirjoituksella ei ole itseisarvoa, joka olisi riippumaton siitä, miten hyvin se palvelee. Kirjoitusta ei kannata hioa eikä kehitellä yhtään enempää kuin hiominen tai kehittäminen lisää sen palvelevuutta. Tekstien kieliasun viimeistely, ulkoasun parantelu ja tekstin muokkaaminen joidenkin normien mukaiseksi saattavat edistää palvelua – tai saattavat olla edistämättä, jolloin sellaiset toiminnat ovat hyödyttömiä. Toki ihmiselle pitää sallia myös hyödyttömien asioiden harrastaminen. Elämän ehdottomia perusvälttämättömyyksiä lukuun ottamatta pätee, että hyödyllisiä, välineellisiä asioita tehdään yksinomaan hyödyttömien asioiden saavuttamiseksi. Välineellinen asia voi tuottaa jotakin, joka on itse puolestaan väline, mutta välineiden ja arvojen verkossa täytyy jossakin olla niitä asioita, jotka ovat perimmäisiä tavoitteita – jotakin joka tuottaa mielihyvää ja iloa – eivätkä enää välineitä mitään varten. Niinpä jos luonteeseesi kuuluu huolehtia omien tekstiesi laadukkuudesta yli senkin, mitä hyötynäkökohdat vaativat, niin nauti toki kohtuudella – niin minäkin teen. Pitää vain muistaa, että esimerkiksi työnantaja ei maksa hyödyttömien vaan hyödyllisten asioiden tekemisestä.

Kirjoittaminen palvelemisena merkitsee myös sitä, että ei pidä nähdä tehtäväkseen ”kirjoittaa tästä asiasta juttu” vaan saada perille viesti. Se, mitä paperilla on, ei ole itsessään tärkeää. Tärkeää on se, mitä toisen ihmisen mieleen syntyy. Vain ihmisen mielessä voi olla tietoa ja ymmärrystä. Vaikka paperilla olevaa tekstiä tai kuvia usein sanotaankin tiedoksi, ne ovat vain tietojen esityksiä, ja ratkaisevaa on, edistävätkö ne se sitä, että muiden ihmisten tiedot ja ymmärrys lisääntyvät.

Harkitse, paljonko panostat kirjoittamiseen

Monet ihmiset eivät pysty erottelemaan erilaisia kirjoitustehtäviä; he eivät esimerkiksi pysty nopeasti tuottamaan muutamia riviä tai yhtä paperiarkkia tilapäiseen tai kiireelliseen tar­pee­seen. Suureksi osaksi tämä johtuu täydellisyyden tavoittelusta. On toki tehtäviä, joissa pitää pyrkiä hyvin hiottuun tulokseen. Suurin osa tehtävistä on toisenlaisia. Siksi kannattaa jo ennen kirjoittamaan ryhtymistä kysyä itseltään: miten paljon minun on syytä panostaa aikaani ja vaivaani, ehkä muidenkin aikaa, tähän juttuun?

Panostuksen on tietysti oltava järkevässä suhteessa hyötyyn, joka kirjoituksesta uskotaan olevan. Tähän vaikuttavat muun muassa seuraavat seikat:

Jos tämäntapaisten seikkojen arviointi johtaa siihen, että kannattaa panostaa mahdol­li­sim­man vähän, niin tärkeintä on saada asiat oikein. Mutta jos sopivaksi arvioitu panostus on pieni, kannattaa harkita, onko tehtävä niin vähäpätöinen, että on parempi jättää se tekemättä. Jos tällöin kirjoittamiseen kuitenkin on jokin ulkonainen pakko kuten esimiehen määräys, hoida se mahdollisimman pikaisesti. Vastenmieliset tehtävät eivät yleensä muutu ajan myötä miellyttävämmiksi, päinvastoin, ja mieltä kalvava tietoisuus ikävästä hommasta haittaa kykyäsi keskittyä järkevämpiin asioihin.

Vähäpätöisissä kirjoitustehtävissä aloitetaan jäsennyksen suunnittelun asemesta suora kirjoittaminen, välittämättä siitä, että asiat eivät tule hienoon järjestykseen. Oikoluvun ja kieli­asun tarkistaminen jätetään sikseen. Kun juttu on yhdeltä istumalta kirjoitettu, se lukais­taan läpi, mutta vain sillä silmällä, että siinä ei ole asiavirheitä ja että mitään kovin olennaista ei puutu. Sitten juttu pannaan jakeluun sopivalla tavalla ja unohdetaan. Ei siis jäädä märeh­ti­mään, että olisi pitänyt tarkistaa jokin pilkkusääntö, vaan unohdetaan asia ja ruvetaan seuraavaan hommaan.

Tärkeissä kirjoitustehtävissä toimitaan järjestelmällisemmin. Tehdään karkea jäsennys, kirjoitetaan luetelmanomaisia muistiinpanoja siitä, mitä kaikkea on syytä käsitellä, pohditaan oikeaa esitysjärjestystä, kerätään aineistoa ja niin edelleen. Sitten kun juttu alkaa tuntua valmiilta, sitä ei suinkaan panna ihan heti jakeluun, vaan jos aikataulu suinkin antaa myöten, nukutaan yön yli ja katsotaan juttua uudestaan uusin silmin. Korjattavaa löytyy lähes var­mas­ti. Jos juttu on tärkeä, kannattaa ehdottomasti yrittää saada joku sopiva henkilö lukemaan se läpi. Vielä parempi on, jos löydät useita koelukijoita, jotka arvioivat tekstiäsi eri kannoilta, esimerkiksi yksi asiasisällön oikeellisuuden, yksi ymmärrettävyyden ja yksi kielen­käytön normien­mukaisuuden kannalta.

Kun pikku hommiin ei uhrata liikaa aikaa, voidaan paremmin tehdä isot asiat kunnolla ja ajoissa. Yksi töiden järjestelyn kysymys, johon jokaisen täytyy löytää omaan persoo­nal­li­suu­teen­sa sopiva ratkaisu, on se, tehdäänkö pienet asiat saman tien pois tieltä vai pinotaanko ne odottamaan sellaisia aikoja, että isoja töitä ei ole tekeillä. Oma ratkaisuni on yleensä ensin mainittu, muun muassa siitä syystä, että minulla on huono muisti.

Keille kirjoitat?

Kun hahmotat, miksi kirjoitat ja miten tärkeä kirjoituksesi on, on syytä myös harkita, keille kirjoitat. Tämä ei ole kirjoittamisen tavoitteista erillinen asia, sillä tavoitteenahan yleisesti ottaen on palvella ihmisiä, ja silloin on tärkeää kysyä, keitä ihmisiä.

Kirjoittajilla on yleensä taipumus ajatella lukijakunta yhtenäisemmäksi kuin se on. Kun esimerkiksi kirjoitin ATK-asioista Teknillisen korkeakoulun tietokoneiden käytöstä, niin lukijakuntani tietysti koostui niiden käyttäjistä. Mutta tällainen lukijakunnan luonnehtiminen tai nimeäminen voi johtaa pahasti harhaan. Lukijakuntaani voi kuulua hyvin monenlaisia ihmisiä, esimerkiksi opiskelijoita, opettajia, tutkijoita ja hallintohenkilöstöä. Nämä ryh­mät­kään eivät suinkaan ole yhtenäisiä kiinnostuksiltaan ja esitiedoiltaan. Ensimmäisen vuoden arkkitehtiopiskelijan valmiudet sulattaa ATK-alan tietoa voivat olla hyvin erilaiset kuin tietojenkäsittelyopista väitöskirjaa tekevän jatko-opiskelijan.

Kirjoituksen alussa, ehkä jo otsikossa, on syytä tuoda esiin, keille se on tarkoitettu ja mitä esitietoja heillä oletetaan olevan. Parasta tietysti on, jos voit kuvata täsmällisesti, mitä lukijan täytyy tietää ja osata, jotta jutusta olisi hänelle hyötyä. Kurssivaatimuksissa esitetään usein, että esitietoina vaaditaan niiden-ja-niiden muiden kurssien aiempi suorittaminen tai vas­taa­vat tiedot. Niin tarkkojen esitietovaatimusten esittäminen on kuitenkin vaarallista, koska ilmaisu ”vastaavat tiedot” voidaan tulkita hyvin monella tavoin. Kokemus osoittaa, että ihmiset saattavat arvioida omia tietojaan ihan väärin, joskus pahasti yläkanttiin, mutta useammin aliarvioiden.

Mitä tärkeämmästä kirjoituksesta on kyse, sitä perustellumpaa on yrittää eläytyä lukijoiden tilanteeseen: mitä he osaavat, mitä he tarvitsevat, mitä ymmärtämisen tai oppimisen esteitä on ja mistä he ovat kiinnostuneita?

Motivoi lukemiseen

Kirjoitat sitä varten, että kirjoituksesi luettaisiin ja mielellään myös ymmärrettäisiin. Tietysti taustalla on jokin syvällisempikin tarkoitus, mutta jos et saa ihmisiä lukemaan juttuasi, ei sitä syvempääkään tarkoitusta voi saavuttaa.

Miten erottua tietotulvasta: kerro lukijalle tärkeä asia

Maailmassa on valtava määrä tekstejä, ja uusia syntyy koko ajan kiihtyvään tahtiin. Sinun itsesi, kuten jokaisen meistä, ulottuvilla on lukemattomia kirjoja, lehtiä ja muita kirjoituksia. Kaikkea ei ehdi lukea. Miksi kukaan lukisi juuri sinun juttusi?

Sinun omasta mielestäsi kirjoitus varmaankin on tärkeä – et kai muuten kirjoittaisikaan sitä. Mutta mahdolliset lukijasi eivät yleensä tiedä tekstiäsi tärkeäksi ainakaan ennen kuin he ovat lukeneet sitä, eikä ole mitään takeita siitä, että he edes alkaisivat lukea sitä. Tietysti on mahdollista, että olet oman alasi tunnettu ja tunnustettu guru, jonka jokaiseen sanaan suhtaudutaan kuin kultahippusiin. Useimmat meistä eivät ole guruja, ja jotta pääsisit guruksi, sinun on saatava ihmisiä lukemaan juttujasi.

Lukijan motivointi eli innostaminen lukemaan ei saa olla joidenkin ovelien temppujen tekemistä. Olennaista on, että mietit sekä kirjoittamaan ryhtyessäsi että kirjoittamisen aikana, miksi kirjoituksesi on tärkeä lukijoille. Motivointi on sitä, että tuodaan sujuvasti ja luontevasti esille tärkeyden syitä.

Otsikko on olennainen

Motivoinnissa aivan keskeisessä asemassa on koko tekstin otsikon muotoilu, toissijaisesti myös alaotsikoiden ja alussa ehkä olevan johdattelun (ingressin) kirjoittaminen houkut­te­le­vik­si. Useimmat ihmiset vilkaisevat vain otsikot ja jättävät lopun lukematta, jos otsikko ei kiinnosta. Ne, jotka otsikko on houkutellut lukemaan, lukevat vain niin pitkälle, kuin juttu heitä kiinnostaa. Useimmissa tapauksissa et pysty mitenkään pakottamaan ihmisiä kahlaamaan tekstiäsi läpi. On aivan yhdentekevää, mitä hienoja helmiä juttusi lopussa on, jos yksikään lukija ei jaksa sinne asti.

Otsikko ei saa olla liian pitkä. Otsikko ei saa olla yritys jutun tiivistelmäksi, eikä siinä pidä yrittää ehdottoman täsmällisesti rajata, mitä juttu käsittelee. Väitöskirja tai tie­teel­li­nen raportti saattaa olla poikkeus, koska sille on voitu asettaa määrättyjä vaatimuksia.

Toisaalta otsikko ei saa olla liian ylimalkainen. Otsikon ei pidä sanoa ympäripyöreästi, mitä juttu käsittelee, vaan sen tulee tuoda esiin, mikä on jutun todellinen anti lukijalle.

Otsikkoa ei useinkaan kannata muotoilla heti aluksi. Jos aloitat kirjoittamisen otsikon miettimisestä, voi helposti käydä niin, että et pidemmälle pääsekään. Otsikon laadinta on vaikeaa, ja usein siihen kannattaa ryhtyä vasta, kun teksti on muutoin valmis. Siihen asti voit antaa jutun kulkea jollakin tylsällä työnimellä. Mutta muista varata otsikon miettimiseen runsaasti aikaa, sillä jos ajanpuutteen takia työnimi jääkin lopulliseksi, tämä virhe yksinään voi pilata koko tekstin viestintäarvon.

Puhu lukijalle

Kirjoittamisessa yleensäkin pitää ajatella lukijaa, mutta aivan erityisesti otsikoiden kir­joit­ta­mi­ses­sa. Otsikko on puhuttelu, jossa lähestyt lukijaa ja tarjoat hänelle jotakin – kirjoitustasi. Kuvittele mielessäsi haluamasi tyypillinen lukija, asetu hänen asemaansa ja kysy: miksi minä lukisin jutun? Tai rennommin näin: miks mä lukisin tämmöstä roskaa? Sinun täytyy tuoda esiin, mitä kirjoituksesi voi antaa lukijalle, oli se sitten apua hänen omaan työhönsä tai harrastukseensa, yleissivistystä sinun alaltasi tai mielenvirkistystä.

Karkota ”väärät” lukijat

Lukijoiden houkuttelemisen ohella myös lukijoiden karkottaminen on tärkeää. Kun kir­joit­ta­mi­seen suhtaudutaan palvelemisena, on tärkeää palvella myös niitä ihmisiä, joiden ei ole syytä lukea kirjoitustasi. Jos he heti näkevät, että tämä juttusi ei ole heille, he voivat oppia pitämään sinua kirjoittajana, joka tekee selväksi, keille kirjoittaa. Ja siksi he vilkaisevat myös muita juttujasi nähdäkseen, olisivatko ne heille sopivia.

Otsikko voi palvella tätä päämäärää. Otsikon pitää ensisijaisesti antaa riittävästi tietoja sitä varten, että mahdollinen lukija tekee järkevän päätöksen siitä, ryhtyykö hän lukemaan juttua. Jos näin on ja jos jonkun lukijan päätös on kielteinen, olet tehnyt hänelle parhaan mah­dol­li­sen palveluksen, jonka jutullasi voit tehdä: säästänyt hänen aikaansa muuhun.

Jos otsikko on vaikkapa ”TCP/IP:n etuja”, niin sellainen lukija, joka ei ole koskaan kuul­lut­kaan TCP/IP:stä, varmaankin ymmärtää, että juttu ei ole häntä varten. Jos tarkoititkin juttusi myös sellaisille lukijoille, otsikon olisi pitänyt olla ihan toisenlainen: sen olisi pitänyt tuoda esille jotakin keskeistä niistä eduista. Otsikon ja itse tekstin tulee toki vastata toisiaan: yleistajuiselle tekstille yleistajuinen otsikko, asiantuntijoille tarkoitetulle tekstille erikoisalan termejä käyttävä otsikko.

Erillinen motivaatio-osa?

Usein on aiheellista kirjoittaa jutun alkuun erillinen lyhyt motivoiva osuus. Se voi olla asemaltaan ingressi, esipuhe tai yksinkertaisesti tekstin ensimmäinen kappale. Jos teet motivoivasta osuudesta esipuheen, muista, että juuri kukaan ei lue esipuhetta, jos sen otsikkona on ”Esipuhe”. Käytä mieluummin vaikka hiukan naiivia otsikkoa, joka on muotoa ”Miksi XXX on tärkeä”. Motivoivassa osuudessa voit käsitellä sekä aiheesi tärkeyttä että juttusi tärkeyttä eli sitä, miksi juuri sinun jutussasi olevat asiat ovat tärkeitä. Näiden asioiden painotus vaihtelee tilanteen mukaan. Ihmiset tuskin ovat kiinnostuneita lukemaan perus­te­lu­ja syövän torjunnan tärkeydelle, koska se on itsestään selvä asia; sen sijaan voidaan tarvita perusteluja sille, miksi juuri sinun jutussasi käsiteltävät syövän torjunnan keinot voivat olla tärkeitä.

Motivaatiota ei pidä jättää vain erillisen motivoivan osuuden varaan varsinkaan, jos juttu on pitkä. Koko kirjoituksen rakenteen ja erityisesti otsikoiden tulee palvella motivointia.

Älä anna kirjoittamistekniikkasi näkyä

Usein kirjoittajat otsikoivat juttunsa sen pohjalta, miten ovat itse suunnitelleet jutun raken­teen ryhtyessään kirjoittamaan sitä. Seuraavassa on esimerkki tällaisesta otsikoinnista:

Tutkijakoulu on aloittanut toimintansa

Jäsennykseksi tämä on luultavasti varsin hyvä. Otsikko on kuitenkin aivan eri asia kuin jäsen­nyk­sen kohta. Jäsennyksen kirjoitat itsellesi, otsikko pitää kirjoittaa lukijalle. Jäsennyksen koh­tien käyttö otsikoina merkitsee tyypillisesti sitä, että juttu voisi käsitellä miltei mitä hyvänsä ja sisältää miltei mitä tahansa. Tietysti jos lukijalla on valmiiksi kuva siitä, mikä tutkijakoulu on ja miksi se on tärkeä, hän ehkä on motivoitunut lukemaan jutun. Tosin hän ehkä siinä tapauksessa ajattelee jo tietävänsä tutkijakoulusta kaiken tietämisen arvoisen ja siirtyy seuraavaan juttuun.

Herätä, havainnollista

Otsikointiin pitää nostaa kaikkein keskeisimmät asiat ja nimenomaan sellaiset, jotka kiin­nit­tä­vät lukijan huomion. Otsikoinnin pitää olla havainnollinen, konkreettinen. Siinä pitää mieluummin olla verbejä, adjektiiveja ja lukusanoja kuin substantiiveja. Oppilaiden valintaa koskevan kohdan otsikon voisi aloittaa sanoilla ”Oppilaat valitaan” ja sitten miettiä jatkoksi hyvin lyhyen kuvauksen siitä, mikä valintatavassa on olennaisinta. Otsikoiden pitää kertoa, kuka teki tai tekee ja mitä, ei nimetä ja luokitella asioita. Esimerkiksi otsikko ”Mukana viisi yksikköä”, joka ei sinänsä ole kovinkaan repäisevä, olisi sentään konkreettisempi kuin ”Osallistuvat yksiköt”.

Muodollinen, jäsennyksenomainen otsikointi saattaa joskus olla välttämätön esimerkiksi silloin, kun asiakirja on kerta kaikkiaan pakko kirjoittaa säädetyn kaavan mukaan. Älä pidä sellaista kirjoittamisen yleisenä tyylinä vaan kahleina, joihin ehkä joskus täytyy sopeutua. Sinun ehkä täytyy kirjoittaa toimintasuunnitelmaan kohta ”Hankinnat”, vaikka siinä olisi vain yksi merkittävä hankinta, jonka haluaisit tuoda esiin. Muutoinhan joku voisi valittaa, että käsittelet otsikon ”Ostamme supertietokoneen” alla myös monistuspaperien hankintaa. Tutkimusraporttiin ehkä vaaditaan kohta, jonka otsikkona on ”Tutkimuksen tavoite”, vaikka mielesi palaisi halusta räväyttää otsikkoon, mikä se tavoite oikein oli.

Jäsennyksenomaista otsikointia perustellaan joskus sillä, että asiasisältöhän löytyy itse tekstistä. Löytyvät, löytyvät, jos joku viitsii etsiä. Mitä iloa on siitä, että asia on tekstissä, jos sitä tekstiä ei lue kukaan?

Pidä kiinni lukijastasi

Ei riitä, että saat houkuteltua lukijan aloittamaan lukemisen. Sinun on myös pidettävä yllä motivaatiota. Kun alat käsitellä uutta asiakokonaisuutta, kyseessä on ikään kuin teos teoksen sisällä. Sinun on perusteltava lukijalle, miksi hänen on syytä lukea kyseinen osateos.

Motivointia ei tietenkään pidä tehdä lapsellisella tavalla. Motivoivaa virkettä tai kap­pa­let­ta ei yleensä ole syytä aloittaa tyyliin ”Tämä aihepiiri on sinulle tärkeä, koska – –”. Motivoinnissakin kannattaa yleensä mennä suoraan asiaan: selosta lyhyesti, miten aloitettava uusi aihe liittyy kirjoituksesi kokonaisuuteen ja lukijalle tärkeisiin asioihin. Älä siis aloita uuden asian käsittelyä ruohonjuuritasolta ja tekniikasta, vastaten kysymykseen ”miten”, vaan vastaamalla kysymyksiin ”miksi” ja ”mitä”. Vältä kuitenkin itsestäänselvyyksiä ja liian käsitteellisiä ja yleisiä tarkasteluja. Jos kirjoitat hyperventilaatiosta, älä aloita tarkastelemalla lääketieteen merkitystä ihmiskunnalle vaan selosta aivan lyhyesti, mitä hyperventilaatio on ja miten yleistä se on.

Esimerkkinä huonosta uuden asian aloittamisesta, joka ei lainkaan motivoi lukijaa, on seuraava:

Kermit on Columbian yliopistossa (New York, NY, USA) kehitetty protokolla. Siihen liittyviä ohjelmia saa vapaasti levittää (mutta ei myydä). Siksi Kermit on erittäin laajalti käytössä ympäri maailmaa.

Tässä aloituskappaleessa ei lainkaan sanota, mitä Kermit on käyttäjän kannalta – mitä sillä tehdään. Kirjoittaja on myös tehnyt ATK-asiantuntijan tavallisen virheen: koska hän tietää, että tarkkaan ottaen Kermit-protokolla on aivan eri tason asia kuin sitä noudattavat ohjelmat, hän tuntee sisäistä pakkoa tehdä tämän eron myös yleistajuiseksi tarkoitetussa käytän­nöl­li­ses­sä ohjeessa. Hän myös aloittaa hänelle tutuista ja tärkeistä asioista kuten Kermitin alkuperästä, joka on kuitenkin lukijalle aivan epäolennainen ja kuuluisi tekstiin aivan loppupuolelle tai alaviitteeseen, jos sinnekään. Kappale on kielellisesti ja tyylillisesti aivan kohtuullinen – lyhyitä, rakenteeltaan kevyitä virkkeitä. Niinpä tällaisen kappaleen korjaaminen ei olekaan mitään kielenhuoltoa vaan vaatii itse aihepiirin tuntemista. Kappaletta ei kannata varsinaisesti korjata, vaan se on heitettävä roskikseen, ja tilalle on kirjoitettava jotain seuraavanlaista:

Kermit on ohjelma, jolla voidaan ottaa pääteyhteys tietokoneesta toiseen ja siirtää tiedostoja koneiden välillä. Kermit on maksuton, ja se on hyvin laajalti käytössä.

Tämän tarkoitus on motivoida sellaista lukijaa, jolla on tarvetta pääteyhteyksiin ja tiedoston­siir­toon. Ei ole syytä ruveta lepertelemään siitä, miten tärkeitä asioita ne ovat, koska teksti on kirjassa, jonka lukijan oletetaan ainakin tässä vaiheessa ymmärtävän, mistä on kyse. Ei myöskään kannata aloittaa lavertelevaan tyyliin ”Usein tulee tarvetta ottaa pääteyhteys – –”.

Motivointi on siis aina suhteutettava lukijoiden tilanteeseen, heidän tarpeisiinsa ja tietoihinsa. Ei pidä esittää lukijalle sellaisia asioita, joiden merkitystä hänellä ei ole edellytyksiä oivaltaa, mutta ei myöskään motivoida häntä sellaiseen, johon hän jo on motivoitunut. Molemmat virheet aiheuttavat turhautumista ja ärtymystä.

Miten kirjoitan

Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta

Ennen kuin tarkastelen kirjoittamisen vaikeutta ja helppoutta kirjoittajan kannalta, on syytä käsitellä sitä, mistä asiakirjoittamisessa kokonaisuutena ottaen on kyse: viestintää.

Smurffaa mitä smurffaat, tulos on kuitenkin smurffaava

Ensimmäinen niin kutsutuista Wiion laeista sanoo, että viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta. Tämä on tietysti varsin masentava toteamus, mutta se on elämän todellisuutta, ja sen ymmärtäminen ja muistaminen on rakentavampaa kuin yritykset viestiä väkisin.

Viestintä ei ole ensisijaisesti tekninen asia, vaan se on mitä suurimmassa määrin inhi­mil­li­nen asia. Viestin lähettäjällä on mielessään tietoa, ja tavoitteena on, että jossakin mielessä vastaava tieto muodostuisi myös viestin vastaanottajan mieleen. Tähän sisältyy ainakin se, että lähettäjän on muunnettava mielessään olevat ajatukset aineelliseen muotoon, esimerkiksi kirjoitukseksi, puheeksi tai kuvaksi. Vastaanottajan puolestaan täytyy tehdä käänteinen muunnos. Tähän tapahtumaketjuun sisältyy väistämättä se, että tietoa katoaa tai tieto vääristyy. Vaikka lähettäjä ja vastaanottaja puhuisivat samaa kieltä, sanat silti tarkoittavat heille ainakin hiukan eri asioita, ja he tulkitsevat lauseita ja kuvia eri tavoin. Niinpä vastaanottajan mieleen muodostuva käsitys tuskin koskaan voi olla sama kuin lähettäjän mielessä ollut. Parhaimmillaankin se on vain tarpeeksi samanlainen.

Onko viestintä lainkaan mahdollista?

Viestinnän perusasetelma on siis vaikea, ja pessimisti voisi sanoa, että se on mahdoton. Vaikeudet moninkertaistuvat, jos viestin lähettäjä ja vastaanottaja ovat kulttuuritaustaltaan, asenteiltaan ja tiedoiltaan hyvin erilaiset. Jos käytetty kieli ei ole kummankaan äidinkieli, mikä on hyvin tavallinen tilanne kansainvälisessä viestinnässä, viestinnän ketjussa on yksi lenkki lisää. Usein ketjussa on mukana erillinen kääntäminen ja sen tekijä, kääntäjä, joka toimii eräänlaisena välittäjänä, jonka tietojen ja taitojen rajoitukset, ennakkokäsitykset ja kulttuuri­tausta väistämättä vääristävät viestiä jossain määrin.

On lukemattomia eri asioita, jotka voivat mennä pieleen viestinnässä. Vaikka kirjoittajan ajatukset olisivat kristallinkirkkaat, mitä ne yleensä eivät ole, hän enemmän tai vähemmän epäonnistuu niiden esittämisessä. Ennen kuin teksti saavuttaa vastaanottajan, sen sisältö voi vääristyä esimerkiksi latojan tekemien virheiden takia tai toimittajan tekemien lyhennysten ja ”korjausten” takia.

Kuitenkin ketjun heikoimman lenkin yleensä muo­dos­taa se tapahtuma, jossa lukija muodostaa mieleensä kuvaa asioista. Sanat tarkoittavat hänelle eri asioita kuin kirjoittajalle. Pahimmillaan ne tarkoittavat aivan eri asioita, mutta vaikka sanojen perusmerkitys olisi sama, niiden tarkat merkitykset vaihtelevat, samoin ne mielleyhtymät, joita sanoihin liittyy. Kun joku esimerkiksi kirjoittaa sanan ”demokratia” ja joku toinen lukee sen, niin on erittäin harvinainen sattuma, että sana tarkoittaa edes osapuilleen samaa kummallekin. Teknisiä sanoja voisi luulla yksiselitteisemmiksi. Mutta ajatellaanpa vaikka sanaa ”suodatin”. Tekniikan alan ihminen yleensä ajattelee sitä sen pohjalta, millaisia suodattimia hänen omalla erikois­alal­laan käytetään. Teoreettisesti asioihin suhtautuva ihminen voi yrittää ajatella suodatinta hyvin yleisenä, abstraktisena käsitteenä – laitteena tai muuna välineenä, joka päästää lävitseen vain osan siihen tulevasta aineesta, energiasta tai informaatiosta. Mutta useimmille ehkä mieleen tulee yksinkertaisesti kahvinsuodatin.

Tiedottaja: tiedon välittäjä vai sotkija?

Usein kirjoittaja ei ole kirjoituksen aihepiirin erikoisasiantuntija vaan esimerkiksi tiedottaja, joka muotoilee viestin asiantuntijoilta saamiensa tietojen perusteella. Tällöin ketjussa on mukana yksi lenkki lisää, ja asiantuntijan sanat yleensä ymmärretään enemmän tai vähem­män väärin. On valitettavan tavallista, että asiantuntija ei näe metsää puilta eikä osaa itse tiivistää asioita ja tuoda esiin olennaisinta. Tällöin tiedottaja joutuu tekemään paljonkin vali­koin­tia, ja hän saattaa esimerkiksi korostaa voimakkaasti sellaisia seikkoja, jotka ovat mität­tö­miä yksityiskohtia.

Myönteinen lähestymistapa: lisää onnellisia sattumia

Vaikka viestintä onnistuukin vain sattumalta, siis monien suotuisien sattumusten yhteis­vaiku­tuk­ses­ta, tämän asian ymmärtäminen voi edistää viestintää. Kun ymmär­räm­me, mikä kaikki voi mennä pieleen ja yleensä meneekin pieleen, osaamme ehkä toimia tavalla, joka lisää suotuisien sattumien todennäköisyyttä. Emme esimerkiksi voi mitenkään taata, että lukija tulkitsee käyttämämme sanat oikein, mutta voimme ehkä tehdä sen todennäköisemmäksi valitsemalla sanamme niin, että ne on vaikeampi tulkita väärin.

Viestinnän näkeminen prosessina, tapahtumakulkuna, jossa viesti joskus sattumalta siirtyy lähettäjän mielestä vastaanottajan mieleen, voi myös edistää suhteellisuudentajua. Koska niin moni asia voi mennä pieleen, ei kannata käyttää suhteettomasti vaivaa prosessin jonkin osan edistämiseen, esimerkiksi sananvalintojen loputtomaan hiomiseen. Ketju ei kuitenkaan voi olla vahvempi kuin sen heikoin lenkki. Viestinnän tehoa lisää eniten se, että parannetaan ketjun heikointa osaa. Tämä on henkisesti vaikeaa, koska se usein merkitsee sitä, että sinun on keskityttävä tekemään mahdollisimman hyvin se, minkä osaat huonoimmin.

Monilla ihmisillä on sellainen harhakäsitys, että kunhan vain esitetään viesti tarpeeksi usein, painokkaasti ja laajasti, viesti menee perille. Niinpä esiintyykin paljon sellaista vies­tin­tää, tai oikeammin sanottuna viestimisen yrittämistä, jossa tietoa tuputetaan ihmisille. Wiio sanoo: ”Mitä enemmän viestitään, sitä nopeammin väärinkäsitykset lisääntyvät.”

Tiedon tulvassa lyhyyden vaatimus on järkevä

Nykyajan ihmiset elävät viestien tulvassa, ja heillä – siis meillä – on kyky sulkea tajuntansa epäolennaisiksi kokemiltaan viesteiltä. Tekstien laajuus on itsessään viestien perillemenoa haittaavaa, ei sitä edistävä seikka. Oikea sääntö tekstin pituudelle on seuraava: niin pitkä kuin olennaisen asiasisällön kannalta on välttämätöntä, mutta niin lyhyt kuin mahdollista.

Kirjoittamisen vaikeudesta ja helppoudesta

Kirjoittamisen vaikeuksia on monia, mutta suuri osa niistä johtuu vain huonoista tot­tu­muk­sis­ta ja asenteista. Jos onnistumme raivaamaan nämä pois, voi kirjoittaminen muuttua paljon miellyttävämmäksi. Aina kuitenkin jää jäljelle ymmärtämisen ja ajattelemisen vaikeus: ennen kuin kannattaa kirjoittaa jostakin asiasta, on ensin saavutettava tietoa ja ymmärrystä siitä sekä lisäksi ajateltava, miten sen parhaiten esittäisi lukijoille.

Eräs vanha ohje sanoo: pidä kiinni asiasta, niin sanat seuraavat perässä. Aina kirjoittaminen ei ole ihan niin helppoa, mutta ohje on silti hyvä. Jos itse hukkaat esityksesi juonen, niin ei lukijakaan pysy kärryillä.

Säännöt: avuksi vai haitaksi?

Edellä olen jo viitannut siihen, että yksi hyvin tärkeä kirjoittamista vaikeuttava asia on se, että kirjoittajalla on mielessään kaavamaisia sääntöjä. Usein säännöt ovat tiedostamattomia ja perustuvat mielikuviin siitä, miten muut ovat samantapaisia juttuja kirjoittaneet. Tieteellistä raporttia tai komiteanmietintöä kirjoittava on lukenut monia raportteja tai mietintöjä ja noudattaa yleensä samantapaista tyyliä. Vallitsevat tyylit voivat kuitenkin olla aivan vääriä ja epätarkoituksenmukaisia. Ei ole pitkääkään aikaa siitä, kun lainoppineet vakaasti uskoivat, että tuomioistuimen päätös pitää ehdottomasti kirjoittaa yhdeksi virkkeeksi, vaikka siitä tulisi monta sivua pitkä ja ainakin maallikolle täysin käsittämätön.

Ajatteletko parhaiten kirjoittamalla?

Kirjoittamisessa on myös sellaisia vaikeuksia, jotka eivät johdu vääristä opeista vaan asioiden ja niiden ajattelemisen vaikeudesta. Harva meistä osaa kirjoittaa selkeämmin kuin ajattelee. Toisaalta kirjoittaminen voi olla tehokas ajattelun väline: kun panee asiat paperille sellaisina, kuin ne nyt ymmärtää, voi paremmin nähdä, missä on epäselvyyttä ja sekavuutta. Moni­mut­kai­sia asioita voi usein miettiä paremmin, kun ne on kirjoitettu mahdollisimman selkeästi, koska silloin muisti saa apua kirjoituksesta.

Muuan nyrkkisääntö sanoo, että ihminen voi pitää hetkellisesti mielessään enintään noin seitsemän asiaa. Tämä tarkoittaa, että ilman kirjoituksen apua voimme samanaikaisesti tarkastella vain seitsemää näkökulmaa, piirrettä tai osa-aluetta. Tämä on usein aivan liian vähän, ja ne seitsemän, jotka pidämme mielessämme, eivät välttämättä ole ne tärkeimmät. Kun asiat on listattu paperille, niistä voi paremmin pyrkiä poimimaan olennaisimmat.

Kirjoittaminen on taito, joka paranee harjaannuksen myötä, usein aika hitaasti. Ei siis pidä masentua siitä, että kirjoittaminen tuntuu aluksi vaikealta, jopa ylivoimaiselta. Kirjoittaminen on kuitenkin vain kielen käyttöä, ja ihmisellä on synnynnäinen, ”sisäänrakennettu” kyky oppia kielen käyttö. Ei kukaan meistä osaa heti synnyttyään kävellä, ja kuitenkin lähes kaikki oppivat kävelemään. Kirjoittaminen on vähän samanlainen asia; se vain vaatii pitemmän opettelun.

Lyhyt on vaikeampi kuin pitkä

On melko yleisesti tunnettua, että on paljon vaikeampaa ja hitaampaa kirjoittaa lyhyt ohje kuin pitkä. Syynä on ennen muuta se, että lyhyttä ohjetta kirjoitettaessa pitää ajatella enemmän – sekä asiaa että lukijaa. Siinä täytyy päättää, mikä on todella tärkeää ja miten se sanotaan lyhyesti mutta ymmärrettävästi. Pitkän jutun kirjoittaja voi panna mukaan kaiken mitä asiasta tietää ja vähän muutakin.

Pitkää juttua voi toki lyhentää, mutta tulos on lähes aina huonompi kuin jos olisi alun perin suunniteltu ja tehty lyhyt juttu. Vielä hassummin käy, jos juttu annetaan toisen ihmisen lyhennettäväksi. Tosin tulos voi olla kohtuullinen, jos lyhentäjä tuntee erittäin hyvin jutun aihetta ja osaa kirjoittaa, mutta silloinhan hänen kai olisi alun perinkin pitänyt olla jutun kirjoittaja. Jälkikäteen tehtävän lyhentämisen vaikeuksia on monia, mutta mainittakoon tässä se, joka on henkisesti ehkä rasittavin: jos on käyttänyt aikaa ja nähnyt vaivaa kirjoittaakseen jotakin, on vaikeaa pyyhkiä se pois, vaikka se olisi miten tarpeeton. Voipa käydä niinkin, että omaa tekstiään lyhentäessään tekee valinnan mukaan ottamisen tai pois jättämisen välillä sen mukaan, miten hyvin on mielestään asian ilmaissut, eikä asian tärkeyden mukaan.

Kirjoittamisen harjoittelu kannattaakin ehkä aloittaa pitkistä jutuista. Pitkä juttu on yleen­sä mielekäs vain silloin, kun se on tarkoitettu aihepiiristä erityisesti kiinnostuneille ja sitä jo ainakin jossain määrin tunteville ihmisille. Silloin viestinnän perustilanne on mah­dol­li­sim­man edullinen: kirjoittaja ja lukija ovat – kirjoituksen aihepiirin kannalta – samoissa sfääreissä, vertaisia, ehkäpä hengenheimolaisiakin, ja kaltaisilleen on paljon helpompi kirjoittaa kuin joukolle mitä erilaisimpia ihmisiä.

Sääntö 1: riko sääntöjä

Yleisesti sääntöjen tarkoitus on parantaa elämän laatua esimerkiksi tekemällä asioita mukavammiksi tai luotettavammiksi taikka lisäämällä työn tuottavuutta. Jos säännöt eivät palvele tarkoitustaan, niitä on rikottava. Kannattaa kuitenkin olla varovainen sääntöjä rikkoessaan: sääntö voi olla hyväksi, vaikka minä en sitä nyt näekään. Lisäksi sääntöjen rikkomisesta voi saada rangaistuksen.

Heilahtaako häkki?

Kirjoittamisen säännöt ovat harvoin sellaisia lakeja, joiden rikkomisesta joutuu vankilaan. Koulussa kirjoittamissääntöjen rikkomisesta voi saada rangaistuksen huonon numeron muodossa. Elämässä tilanne on toinen. Jos kirjoituksellasi saat viestin välitetyksi lukijoille, ei yleensä kuulu kellekään muulle arvostella tekstiäsi. Arvostelua voi tulla, mutta siitä ei tarvitse välittää. Poikkeuksia toki on, mutta ne ovat harvinaisia. Kirjoittajan kannattaa siis yrittää päästä eroon siitä omaan mieleen sisäistetystä äidinkielenopettajasta, joka jakelee virhe­pisteitä.

Jos ymmärrät säännön, voit rikkoa sitä

Sääntöjen harkittu ja huolellinen rikkominen voi olla hyvä tehokeino kaunokirjallisuudessa, mutta myös asiakirjoittamisessa, jossa tosin teho ei tarkoita taiteellista vaikutelmaa vaan viestin perillemenon tehostamista. Esimerkiksi se sääntö, että kovin lyhyitä virkkeitä pitäisi välttää, on useimmiten ihan hyvä. Sama koskee sääntöä, jonka mukaan sanojen pitäisi muodostaa kunnollisia kieliopillisia lauseita. Joskus kumminkin kannattaa rikkoa näitä sääntöjä. Harkitusti.

Hyvä nyrkkisääntö on, että jos ymmärrät, miksi sääntö on annettu, voit myös arvioida, pätevätkö sen perustelut omassa kirjoittamistilanteessasi. Jos et ymmärrä, on viisainta olettaa, että tilanne kuuluu siihen enemmistöön, jossa sääntö on noudattamisen arvoinen, perusteltu.

Sääntöjä ovat myös erilaiset opit kirjallisten esitysten rakenteesta. Oppeihin kannattaa suhtautua vakavasti, mutta ei liian vakavasti. Monet vielä muistavat sellaisen aine­kirjoitus­sään­nön, että aineessa pitää olla aloitus ja lopetus, ja ihmiset saattavat hikoilla ankarasti vääntäessään väkisin aloitusta ja lopetusta juttuun, joka ei sellaisia tarvitse. Asiatekstin voi hyvin usein aloittaa menemällä suoraan asiaan ilman mitään johdatteluja ja selittelyjä, jotka saattavat vain ärsyttää lukijaa. Jutun voi myös lopettaa ilman loppulausetta: juttu loppuu, kun asiat loppuvat.

Asiassa asiallinen – mutta kohtuuvella, kohtuuvella

Asiatekstin kirjoittamisen tehtävä ei ole viihdyttää kirjoittajaa eikä oikeastaan lukijaakaan vaan välittää viesti kirjoittajalta lukijalle. Siksi asiatekstin pitää olla asiallista, ei siis tunne­pitois­ta, ei kirjoittajan persoonaa korostavaa, ei kovin tuttavallista eikä humoristista. Tämä on hyvä sääntö, mutta joskus sitä pitää rikkoa.

Viestin saattaa saada paremmin perille rikkomalla harkitusti tyylisääntöjä. Jos kuivakkaan asiallisen tekstin virrasta yhtäkkiä hyppää lukijan silmille lause ”Äläkä urvelo unohda kirjoitussuojata levykettä”, viesti jäänee paremmin mieleen. Eri asia on, millaisissa yhteyk­sissä tällaisia tehokeinoja kannattaa käyttää. Huumoriakin voi joskus viljellä, kunhan siinä on tyyliä ja kunhan tyhmällekin lukijalle on ilmeistä, mikä on asiaa ja mikä vitsi. Erityisesti kannattaa muistaa, että ironia hyvin harvoin sopii asiatyyliin ja että ne, jotka ironiaa harrastavat, ovat yleensä niitä, jotka eivät tätä vaikeaa taiteen lajia hallitse.

Tunne tunteesi

Kirjoittamisessa, kuten kaikessa ihmisen toiminnassa, on kyllä aina tunteita mukana. Tunteita ei pidä tukahduttaa, mutta kaikkia tunteita ei tarvitse joka tilanteessa näyttää. Jos asiaa kirjoittaessasi annat tunteidesi näkyä, lukija voi häiriintyä, koska hänen tunteensa ovat toiset ja koska hän on kiinnostunut asiastasi, ei tunteistasi. Jos vaikkapa esittelet kolmea vaihto­ehtois­ta laitetta tai ohjelmaa, kerro niiden ominaisuuksista sen sijaan, että kertoisit tunnepitoisesti, mistä vaihtoehdosta itse pidät. Lukijalla voi olla erilaiset tarpeet ja arviointi­perusteet kuin sinulla. Erityisesti jos sinulla on kielteisiä tunteita asiaa tai lukijakuntaa kohtaan, älä kirjoita, ellei ole aivan pakko. Seuraavana päivänä tunteesi saattavat olla kirjoittamiselle suotuisammat.

Saat tehdä virheitä

Elämässä yleensäkin on tärkeää hyväksyä se, että ihminen tekee virheitä. Liiallinen virheiden pelko ajaa toimimattomuuteen, pahimmillaan sellaiseen, jota sanotaan vanhanaikaiseksi virkamiehen perusasenteeksi: kun ei tee mitään, ei tee virkavirhettäkään.

On paljon ihmisiä, jotka ovat omalla alallaan erittäin päteviä mutta joille oman alan asioistakin kirjoittaminen on tavattoman vaikeaa. Yksi syy tähän on täydellisyyden tavoittelu, perfektionismi. Ei osata nopeasti kirjoittaa pientä juttua, koska ihminen ei halua päästää käsistään mitään, mikä ei ole valmista, täydellistä ja ehdottoman virheetöntä. Jos oman alan osaaminen on huippuluokkaa, halutaan, että kirjoituksetkin ovat – vaikka se, mitä muut ihmiset tarvitsisivat, olisivat hiomattomia kirjoituksia nyt eikä loppuun asti hiottuja juttuja ensi vuonna.

Täydellisyyden tavoittelun yksi syy on arvostelun pelko, ja usein pelätään nimenomaan oman alan asiantuntijoiden arvostelua. Jos haluan käydä oman alani gurusta, niin yritän yli kaiken välttää sitä, että teksteissäni olisi pienikään virhe, josta kollegat huomauttavat - ehkä jopa nauravat sille ja minulle.

Virheiden pelkoa ruokkii aiemmin tehtyjen virheiden muistelu. Tähän ongelmaan voi auttaa se, että sallii itsensä iloita onnistumisistaan ja myönteisestä palautteesta. Kiitokset kannattaa ottaa vastaan kiitoksina sen sijaan, että vähättelisi tyyliin ”sehän oli vain sellainen kiireessä tehty juttu”. Jos kiireessä tehty juttu ajoi asiansa, niin sehän on mainiota. Kielteiseen palautteeseen ja itse havaittuihin virheisiin ja puutteisiin kannattaa ehkä suhtautua siten, että kirjoittaa niiden ydinkohdat ja niistä oppimansa asiat muistiin. Syynä ei ole vain se, että niitä voi käyttää rakentavasti myöhemmin, vaan myös se, että muistiin kirjoitettu on poissa muistia rasittamasta - ja ehkä mieltä kaivelemastakin.

Kritiikkiin suhtautumisessa kannattaa myös muistaa, että monet ihmiset esittävät kiel­tei­sem­mäl­tä kuuluvia kommentteja kuin on tarkoitus. Hyvistä puolista ei viitsitä mainita, vaan huomio kiinnittyy huonoihin. Omaa suhtautumista muiden juttuihin kannattaa toki kehittää siten, että tuo esiin myös hyviksi kokemiaan puolia; usein kritiikki menee paremmin perille, kun aloittaa myönteisellä palautteella. Mutta voimme yleensä muuttaa vain itseämme, emme muita, ja on hyväksi sallia myös muille virheiden tekeminen kuten kielteisten asioiden korostaminen.

Täydellisyyden tavoittelun perimmäiset syyt voivat olla hyvin syvällä ihmisen mielessä ja menneisyydessä. Taustalla voi olla esimerkiksi se, että on lapsena joutunut kokemaan liiallista ja kylmää arvostelua, väheksyntää, naureskelua ja kohtuuttomia vaatimuksia – eikä sitten isonakaan uskalla tehdä mitään, mikä ei ole täydellistä. Siksi ei pidä liiaksi pelätä liiallista pelkoakaan. Jos et heti onnistu selviämään vääränlaisesta virheiden pelosta, salli itsellesi virheitä tässäkin asiassa.

Vältä kuitenkin vahingollisia virheitä

On toki sellaisiakin virheitä, joiden tekemistä on syytä pelätä. Osittain tämä johtuu kir­joi­tus­ten luonteesta. Opinnäytteeksi tarkoitetussa kirjoitelmassa ei saisi olla ainakaan pahoja asiavirheitä. Kouluaineessa ei saisi olla selviä kielivirheitä, koska aineen kirjoittamisen tarkoitus on osoittaa kielitaitoa siinä kielessä, jolla kirjoitetaan.

Kuitenkin yleisesti ottaen on syytä pelätä nimenomaan sellaisia virheitä, jotka voivat aiheuttaa todellista vahinkoa. Tämä on aivan eri asia kuin kielellisten tai tyylillisten virheiden taikka kritiikin pelko. Jos pesukoneen käyttöohjeen suomentaja on kirjoittanut ”tällainen menettely ei voi vahingoittaa vaatteita” vaikka alkutekstissä varoitetaan, että se voi, hän voi aiheuttaa hyvin kouriintuntuvaa vahinkoa: vaatteiden pilalle menemistä. (Valitettavasti tämä virhe ei ole kuviteltu, vaan olen havainnut sen erään tunnetun valmistajan koneen käyttö­ohjeessa.) Tämän rinnalla on epäolennaista, onko tekstissä kielivirheitä. Oikeastaan voisi sanoa, että jos tekstissä on virheellisiä tietoja, on parempi, että sen kieliasu on huono, koska huono kieliasu voi synnyttää sellaisen epäluulon, että asiassakin voi olla virheitä!

Virheiden vahingollisuus riippuu asian ja kirjoituksen luonteesta sekä tietysti virheen laadusta. Asiatiedoissa olevat pienet virheet tai epätarkkuudet eivät välttämättä aiheuta vahinkoja. Olennaista on, onko kyseessä sellainen tieto tai ohje, johon ihmiset saattavat perustaa oman toimintansa. Asiatekstin virheethän aiheuttavat vahinkoja vain ihmisten toiminnan kautta, eivät vain sillä, että ne virheet ovat paperilla olevassa tekstissä.

Järkevä virheiden pelko kohdistuukin niihin kirjoituksen kohtiin, joissa annetaan ohjeita taikka olennaisia taustatietoja ohjeille taikka sellaisia tietoja, joihin ihmiset muutoin saattavat perustaa omat tekonsa. Selvää on, että esimerkiksi hakuteoksissa olevat virheet ovat vaka­vam­pia kuin yleistajuisissa kirjoitelmissa olevat. Hakuteoksiahan käytetään nimenomaan asioiden tarkistamiseen. Yleistajuiset kirjoitelmat taas saattavat olla luonteeltaan yhdenlaista viihdettä, vaikka ne osaltaan luovatkin ihmisten maailmankuvaa.

Asiatekstiin voi tulla vahingollisia virheitä monista eri syistä. Yksi tavallinen syy on laiskuus: kirjoittaja ei viitsi tarkistaa tietoja luotettavista lähteistä. Kirjoitusvirheetkin ovat mahdollisia, koska kirjoittaja on usein sokea omalle tekstilleen, varsinkin jos hän sitä tarkistaessaan ajattelee enemmän oikeakielisyyttä, tyyliseikkoja ja näyttävyyttä kuin asian oikeellisuutta. Näiltä osin virheiden välttäminen riippuu enemmän asennoitumisesta ja huolellisuudesta kuin jonkin oppaan ohjeiden tuntemisesta.

Jos tekstissä on paljon asiavirheitä ja jos tekstin ulkoasu on kieleltään, taitoltaan tai muutoin hiomatonta, saattaa viestin perillemeno häiriytyä enemmän, kuin virheistä suora­nai­ses­ti aiheutuu. Viestin perillemenossa on nimittäin tärkeää myös se, luottaako lukija kir­joit­ta­jan asian­tuntemukseen. Ne virheet, joita lukija havaitsee joko lukiessaan tai myöhemmin, nakertavat luottamusta. Voi käydä niin, että lukija kyllä ymmärtää hyvin, mitä tarkoitat, mutta ei usko sitä, ja silloin viesti tietenkään ei mene perille.

Miten kirjoitan sujuvasti

Tao, kun rauta on kuumaa

Yleensä kirjoitustyöhön kannattaa käydä käsiksi silloin, kun tarve siihen on havaittu. Jos olet tullut matkalta ja sinun täytyy tehdä matkalasku ja matkakertomus, tee ne heti, kun muisti­kuvat ja vaikutelmat ovat vielä tuoreita. Muutaman päivän kuluttua et ehkä itsekään saa selvää lyhyistä muistiinpanoistasi.

Aluksi käsitys tarpeesta on yleensä jäsentymätön ja epävarma. Ei kannatakaan ruveta käyttämään aikaa tekstin tuottamiseen vaan vain ajatusten nopeaan muistiin­merkitsemiseen. Kun siihen ryhdytään heti, kun tarve on ilmennyt tai epäilys siitä herännyt, voi myöhemmin tarkastella, miksi hommaan ryhdyttiin. Varsinaisen kirjoitustyön aikana tämä kysymys nimittäin helposti hämärtyy. Lisäksi voi olla mielenkiintoista seurata, miten ajatukset kirjoituksen tarpeesta ja tavoitteista muuttuvat.

Aina ei tietenkään voi ruveta kirjoittamaan heti, kun kirjoittamistarve on syntynyt, koska on muita, vielä kiireellisempiä asioita hoidettavana. Yritä kuitenkin heti varata omasta aikataulustasi tilaa asian ajattelemiselle ja kirjoittamiselle. Älä pyörittele asiaa liian kauaa vain mielessäsi. Vaikka asia tuntuisi vielä sekavalta, ajattelusi on kuitenkin tuonut esille jotakin tärkeää. Kun kirjoitat sen näkyviin, on helpompi myöhemmin jatkaa.

Laajat, selvityksiä ja ajattelua vaativat kirjoitustehtävät vaativat osittain erilaista asen­noi­tu­mis­ta kuin suppeammat. Mitä yksinkertaisemmasta kirjoittamistehtävästä on kyse, sitä parempi on yrittää saada se yhdellä istumalla valmiiksi. Silloin mieli ei rasitu monien asioiden samanaikaisesta murehtimisesta. Mutta laajoissa tehtävissä on kyse ennen kaikkea innoituksesta, inspiraatiosta. Innoitus ei suinkaan ole vain suuren taiteen tekemiseen kuuluva asia. Jos tehtävä vaatii luovaa ajattelua, sitä on turhaa, jopa vahingollista, yrittää tehdä silloin, kun se ei innosta. Toisaalta jos tehtävä on sekä laaja että tärkeä, kannattaa käyttää innostuksen hetket tarkoin, vaikkapa jättäen kiireellisiäkin muita asioita hoitamatta sillä erää. Innostuksen ylläpitämiselle on tärkeää, että lopettaa kirjoittamisen, kun innostus loppuu.

Kun sinulla on laaja kirjoitustehtävä, pidä aina mukana muistiinpanovälineitä. Pieni lehtiö ja kynä eivät paljoa paina. Lukemastasi, kuulemastasi tai näkemästä saattaa tulla mieleesi tehtävän kannalta tärkeitä ajatuksia, jotka on hyvä kirjoittaa muistiin. Pienet mutta tärkeät asiat unohtuvat helposti. Lisäksi pienten asioiden mielessä pitäminen rasittaa muistia.

Olennainen ensin

Mene suoraan asiaan, älä lavertele. Asiaan meneminen ei kuitenkaan yleensä tarkoita yksityis­kohdista aloittamista.

Kirjoituksen kaikilla tasoilla tulee esittää olennainen ensin: koko tekstin alussa sen tärkein sanoma, kunkin luvun alussa sen olennaisimmat asiat, kunkin kappaleen alussa ydinvirke, kunkin virkkeen sisällä ensin pääasia ja sitten sivuasia ja lauseen sisällä ensin painokkaimmat sanat. Tämä on tärkeä yleissääntö, josta joskus täytyy poiketa.

Voi olla vaikeaa asennoitua niin, että sanoo olennaisimman ensin. Useinhan olen­nai­sin näkemys, tulos tai mielipide kiteytyy kirjoittajan mielessä vasta hänen luomistyönsä lopuksi. Eihän esimerkiksi tutkija voi etukäteen sanoa, mikä on hänen tutkimuksensa olennaisin tulos; jos tulos tiedetään ennalta, kyseessä ei ole tutkimus. Asioita pohdiskeleva tai suunnitteleva ihminen löytää olennaiset seikat vasta lopussa, ehkä vuosienkin työn jälkeen. Voi tuntua tylsältä ja omaa työtä halventavalta aloittaa kirjoitus kertomalla yksinkertaisesti, mihin on päädytty. Kirjoittaja ehkä pelkää, että jos mielipidekirjoitus tai tieteellinen julkaisu aloitetaan olennaisella, niin lukija ajattelee, että kyseessä on perustelematon tai hutiloiden tehty päätelmä. Joku voi jopa pitää tutkimusraporttia jännityskertomuksena, ja silloinhan vasta viimeisellä sivulla paljastetaan loppuratkaisu.

Asiatekstillä on kuitenkin aivan eri tehtävä kuin dekkarilla. Jos kerrot olennaisimman vasta viimeisellä, sadannella sivulla, on hyvin mahdollista, että kukaan lukija ei pääse sinne asti. Lukija saattaa toki vilkaista kirjoituksesi lopusta, mihin olet päätynyt, jos hän on tottunut tutkijoiden tavalliseen tyyliin. Useimmiten yrityksillä ”säilyttää jännitys” päästään vain siihen, että lukijoiden mielenkiinto herpaantuu paljon ennen, kuin kirjoittaja pääsee varsinaiseen asiaan.

Useimmat lukijat eivät lue kirjoitustasi kokonaan. Nekin, jotka lukevat, tuskin jälkeen­päin muistavat kaikkea, vaan heidänkin mieleensä muodostunut kuva perustuu ennen muuta siihen, mitä esität otsikoissa, ingressissä ja kirjoituksesi alussa. Oletetaan vaikkapa, että kirjoitat jutun lehteen, jolla on 1 0000 lukijaa. Jos teet hyvät otsikot ja motivoivan alun, saat heistä ehkä 1 000 aloittamaan juttusi lukemisen. Heistä kenties 100 silmäilee juttusi läpi, ja 10 lukee sen periaatteessa kokonaan, ja 1 lukee sen todella huolella. Mikä lukijaryhmä on tärkein? Se yksikö, joka luki kaiken huolellisesti, vai ne kymmenen, jotka pääsivät loppuun asti mutta ilman syvällistä mielenkiintoa, vai ne sata, jotka lukivat puolella silmällä, vai ne tuhat, jotka lukivat otsikot ja ehkä jotain sieltä täältä, vaiko ehkä ne kymmenentuhatta, jotka vilkaisivat pääotsikon?

Kaikilla lukijaryhmillä on oma merkityksensä, ja ryhmien tärkeys riippuu asiasi luon­tees­ta. Jos kirjoitit suppealta erikoisalalta, niin ehkäpä ehdottomasti suurin merkitys on sillä, mitä se toinen saman alan asiantuntija sai jutustasi – joskin silloin voi kysyä, mikset vain lähettänyt juttuasi hänelle kirjeessä. Jos taas varsinainen tarkoituksesi oli vain tuoda jotain asiaa yleisön tietoisuuteen, niin ehkäpä juttusi pääotsikko ja kuvitus oli todella tärkeää ja tekstin muu sisältö epäolennaista, kunhan se vain on pituudeltaan vaikuttava. Siinä tapauk­ses­sa toivottavasti otit asian huomioon kirjoittaessasi panostamalla vähintään puolet siihen kuluneesta asiasta pääotsikon ja kuvituksen suunnitteluun! Useimmiten toki tilanne on jossakin kuvaamieni äärimmäisyyksien välillä.

Olennaisuuttakin pitää tarkastella lukijan kannalta, ei sen kannalta, mikä on sinulle tär­kein­tä tai mikä on teoreettisesti tai teknisesti kiinnostavinta. Kirjoituksen aiheeseen on voinut liittyä paljonkin työtä ja ongelmia, joita ei ole tarpeen kertoa lukijoille. Heillähän on omat työnsä ja omat ongelmansa.

Jos esimerkiksi tiedotat tietokoneohjelman uuden version käyttöönotosta, asiaan voi liittyä paljon sellaista, joka on sinulle tärkeää mutta lukijalle epäolennaista. Jos uusi versio on toteutettu eri ohjelmointikielellä kuin vanha, niin se ohjelmasta teknisesti huolehtivalle varsin tärkeätä. Mutta jos tiedote käyttöönotosta on otsikoitu ”Ohjelmasta XYZ uusi C:llä koodattu versio” ja jos teksti alkaa selostamalla, että vanha versio oli tehty Lispillä, niin kirjoitusta ei ole aloitettu XYZ:n käyttäjälle olennaisimmilla asioilla. Hän ei ehkä edes tiedä, mitä ”C” ja ”Lisp” ovat. Olennaista lukijalle voi kyllä olla, että uusi versio on nopeampi kuin vanha. Silloin tämä asia kuuluu alkuun; sen selittäminen, mistä nopeutuminen johtuu, kuuluu tiedotteen loppuun, jos sinnekään.

Kirjoita lyhyesti

Kun olennaisin on kerrottu, ei ehkä muuta kertomisen arvoista olekaan.

Tietoa on yleensä liikaa

Yksi aikamme kummallisia harhakäsityksiä on se, että ”tietoa ei koskaan voi olla liikaa”. Todellisuudessahan tilanne on pikemminkin se, että siellä, missä tietoa ylipäänsä on, sitä on yleensä liikaa. Ja tiedoksihan me sanomme kaikenlaisia asioita, loputtomista yksityiskohtien luetteloista alkaen, jopa sellaista, joka on vain dataa. Olemme hukanneet sen ajatuksen, että tieto on tietämistä – ymmärtämistä ja osaamista. Paperilla oleva ”tieto” on vain väline sitä varten, että ihmisen mieleen syntyisi tietoa. – Sanan tieto on päätelty olevan sanan tie johdos. Tietäminen on siis alun perin ollut jotain hyvin käytännöllistä: tien tuntemista.

Jotkut harvat meistä pystyvät nopeasti löytämään olennaisen tiedon epäolennaisen seasta. He osaavat katsella sisällysluetteloja, käyttää hyväkseen hakemistoja ja silmäillä pitkiäkin tekstejä läpi arvioiden, mitä niissä on, ilman, että he varsinaisesti lukevat tekstiä kokonaan. Sellaiset taidot ovat arvokkaita, ja niitä kannattaa kehittää. Itse asiassa sellaisten taitojen kehittäminen on yksi niin sanotun korkeamman opetuksen keskeisiä tavoitteita. Niin ainakin sanotaan. Kummallista kyllä vaikuttaa siltä, että niitä taitoja hyvin harvoin missään opetetaan. Tosin niiden opettamisena tuntuvat jotkut pitävän sitä, että opetuksessa käytettävä aineisto on sellaista, että sen hyväksikäyttö vaatisi erinomaista taitoa etsiä olennainen epäolennaisen seasta.

Kirjoittaja ei kuitenkaan saa ruveta oppimestariksi siinä mielessä, että hän kirjoittaisi sekavasti ja laveasti, syyttäen lukijoita, jos nämä eivät saa tekstistä selvää. Onko oikein vaatia lukijoilta kykyä etsiä olennainen epäolennaisen seasta, jos itsellä ei ole kykyä tehdä sitä kirjoittaessaan?

Lyhyys kannattaa

Lyhyesti kirjoittaminen on vaikeaa ja työlästä. Sillä on kuitenkin ilmeinen käytännöllinen merkitys. Sadan sivun lukemiseen menee noin kaksi kertaa niin paljon aikaa kuin viiden­kymme­nen sivun lukemiseen. Ajanhukan kokonaismäärää arvioitaessa täytyy tietysti ottaa huomioon lukijoiden määrä. Jos kirjoitat vain yhdelle lukijalle, sinun ei yleensä kannata aktiivisesti panostaa lyhyyteen, koska sinulta kuluisi enemmän aikaa lyhentämiseen kuin lukijalta säästyisi lukemisaikaa. Tilanne voi olla toinen, jos kirjoitat tärkeälle henkilölle, jonka aika on paljon kalliimpaa kuin sinun aikasi. Jos taas kirjoitat tuhansille lukijoille, niin heidän aikansa säästäminen on varmasti tärkeää.

Kyse ei tietenkään ole yksinkertaisesti vain sinun ajankäyttösi ja lukijoiden ajankäytön vertaamisesta. Juttusi pituus voi ratkaista, luetaanko sitä ylipäänsä tai jääkö siitä mitään mieleen. Jos tarjoat juttuasi julkaistavaksi, pituus on hyvin olennainen asia, kun julkaisemista harkitaan.

Kirjoita vain olennainen

Lyhyyden tavoittelun tärkein keino on se, että kirjoitetaan vain olennaisia asioita. Vasta toisella sijalla on se, että esitetään lyhyesti ne asiat, jotka on päätetty esittää. Asioiden valinnassa pitää tietysti ottaa lähtökohdaksi se, mikä on lukijalle tärkeää. Valitettavasti vaikuttaa usein siltä, että kirjoittajat ovat kirjoittaneen lämpimikseen, ajatellen sitä, mikä on heille itselleen tärkeää.

Lyhyyttä, ei lyhenteitä

Lyhentämisen keinoista huonoimpia on lyhenteiden käyttö. Joskus siihen joudutaan turvautumaan, mutta yleensä kannattaa välttää lyhenteitä.

Sanallisen ilmaisun lyhentämisen niksit voivat nasevoittaa ilmaisua, mutta tekstin kokonaispituutta ne eivät ratkaisevasti lyhennä.

Kirjoituksen rakentaminen

Suunnittele jäsennys

Kirjoittamisessa tarvitaan aina jonkinlainen jäsennys. Usein se on vain kirjoittajan mielessään nopeasti hahmottelema asioiden käsittelyn järjestys. Vaativissa kirjoitustöissä jäsennyksen miettimiseen voidaan käyttää paljonkin aikaa. Jäsennystä ehkä kehitellään pitkäänkin, ennen kuin ryhdytään varsinaiseen kirjoittamiseen. Jäsennys nimittäin vaikuttaa tekstiin kaut­taal­taan, ja jos jäsennystä joudutaan huomattavasti muuttamaan, se voi vaatia koko tekstin uudelleenkirjoittamista.

Etsi oma tyylisi tässäkin asiassa. Jotkut meistä pystyvät hyvin nopeasti tekemään mie­les­sään jäsennyksen ja aloittamaan kirjoittamisen saman tien. Jotkut taas eivät ehkä tee oikeas­taan mitään jäsennystä vaan alkavat vain kirjoittaa, tuntien, että kirjoitetut sanat vievät ajatusta eteenpäin. Jotkut toiset saattavat samansuuruisessa kirjoitustyössä pähkäillä jäsennystä pitkäänkin, ehkäpä työstäen sitä viikon jokaisena päivänä hiukan eteenpäin. Työhön kuluva kokonaisaika saattaa silti olla sama, koska se, joka ryhtyy nopeasti kirjoittamaan, ehkä joutuu pitkäänkin järjestelemään juttua uudelleen ja hiomaan sitä. Etsi sinulle sopivin työtyyli sen mukaan, miten saat parhaiten aikaiseksi. Älä vertaile itseäsi muihin, vaikka voitkin toki kokeilla muiden tyylejä nähdäksesi, sopivatko ne sinulle.

Kirjoituksen kokonaisjäsennys on kiinteästi sidoksissa asiasisältöön ja asian luonteeseen, enkä osaa antaa siitä paljoakaan yleisiä ohjeita. Jos kirjoitat paljon luonteeltaan saman­tapai­sia juttuja, niin kannattaa miettiä niille jokin yhteinen perusrunko. Minä kirjoittelin aikoinani tietokoneohjelmien suppeita käyttöohjeita, ja kehittelin seuraavanlaisen rungon niille:

Tällaisesta rungosta on paljon apua. Sen kehittelyyn kulunut aika tulee moninkertaisesti takaisin, kun voi nopeammin ryhtyä itse työhön ja kun on vähemmän pelkoa siitä, että jotakin todella olennaista unohtuu. (Lukijalle voi olla aika häiritsevää, jos tietokoneohjelmasta ei ole muistettu kertoa, miten se käynnistetään. Tällaisten asioiden unohtaminen ei suinkaan ole harvinaista ATK-alalla.) Käytännössä toki ohjelmat ovat erilaisia, ja runkoa täytyy usein muokata. Runkohan ei ole itsetarkoitus vaan väline. Kannattaa kuitenkin huomata, että lukijalle voi olla avuksi, jos keskenään samantapaisia aiheita koskevissa ohjeissa esitetään asiat suunnilleen samassa järjestyksessä.

Kokonaisjäsennykseen kannattaa usein liittää omia muistiinpanoja siitä, mitä asioita kussakin kohdassa käsitellään. Niitä voi sitten täydentää kirjoittamisen aikana. Kun jotakin kohtaa kirjoittaessaan huomaa, että jossakin toisessa kohdassa pitää muistaa kuvata tietty asia, niin on yleensä parasta nopeasti merkitä asia omiin muistiinpanoihin ja jatkaa sen kohdan kirjoittamista, jossa on menossa.

Kappale käsittelee yhden asian

Itse tekstin kirjoittaminen kannattaa suunnitella ensin kappaleiden tasolla. Kappale ei saisi olla kovin pitkä, ei myöskään yleensä kovin lyhyt, virkkeen tai kahden mittainen. Kappaleen pitäisi käsitellä yksi asia, ei enempää eikä vähempää; aiheesta ja sisällöstä sitten riippuu, mitä ”yksi asia” merkitsee. Useimmiten hyvä kappaleen rakenne on sellainen, jossa ensimmäinen virke on niin sanottu ydinvirke.

Ydinvirke sanoo kappaleen olennaisimman sisällön, ja jatko sitten täydentää, selittää ja perustelee sitä tarkemmin. Ydinvirkkeeseen ei kannata ahtaa liikaa asiaa. Vaikka tuntuisikin siltä, että pääasiaan pitää liittää monia ehtoja, varauksia ja täsmennyksiä, jätä ne ydin­virk­kees­sä sellaisten pikkusanojen kuin ”yleensä” varaan. Muissa virkkeissä sitten selität tarkemmin, mistä on kyse. Olen pyrkinyt kirjoittamaan tämän oppaan kappaleet ydinvirkkeiden varaan, enkä siksi esitä erillisiä esimerkkejä aiheesta.

Ydinvirkekappale on useimpiin tilanteisiin sopivin, mutta joskus jokin muu kappaleen rakenne voi olla perusteltu. Jos kappaleessa selostetaan jokin tapahtumakulku, niin kappale voidaan jäsentää ajallisesti eteneväksi. Sama koskee sellaisia toimintaohjeita, joissa on olennaista, että jotkin asiat tehdään määräjärjestyksessä. Luulisi olevan itsestään selvää, että silloin menettelyt kuvataan aikajärjestyksessä, mutta valitettavasti tästä poiketaan usein. Ajallisesti etenevän kappaleen ensimmäiseksi virkkeeksi on syytä kirjoittaa lyhyt kuvaus siitä, mitä on tulossa. Sama koskee luettelevaa kappaletta, jossa esitetään suurehko joukko erillisiä asioita.

Pohdiskelevassa kirjoituksessa voidaan kappale joskus aloittaa kysymyksellä, johon tekstissä sitten pyritään vastaamaan. Tällöin kappaleen viimeinen virke voi olla ydinvirke, joka kokoaa pohdinnan olennaisimman tuloksen. Suositeltavampaa on kuitenkin sijoittaa ydinvirke alkuun, koska sellainen rakenne antaa selvemmän kuvan kappaleen keskeisestä sisällöstä. Jos tämä tuntuu sinusta jännityksen pilaamiselta, mieti, oletko kirjoittamassa asiatekstiä vai dekkaria.

Ehdottomia sääntöjä kappaleen pituudesta ei voi antaa, mutta mentäessä yli kymmenen rivin kannattaa jo miettiä, onko ahtamassa yhteen kappaleeseen liikaa asiaa. Lukija yleensä olettaa – ja siihen hänellä on oikeus – että kappaleen alussa on olennaisin asia. Jos se tuntuu joko itsestään selvältä tai kiinnostamattomalta, lukija usein hyppää seuraavaan kappaleeseen. Jos siis yrität sanoa tärkeitä asioita pitkän kappaleen keski- tai loppupuolella, on hyvin toden­näköis­tä, että sanomasi ei mene perille. Jos taas lukijan on pakko yrittää saada jutustasi selvä, hänelle on todella rasittavaa itse etsiä olennaiset asiat vähemmän olennaisen seasta. Jotkut ehkä ovat sitä mieltä, että sellainen on kasvattavaa; heiltä kysyn, onko heidän tehtävänsä todella lukijan kasvattaminen tässä mielessä, ja miksi on, ja miten hyvin he viihtyvät kasvattajan kutsumustyössään.

Virke: asian esityksen jakso

Kappaletta seuraavaksi alempi tekstin rakennetaso on virke. Virke kuljettaa asiaa eteenpäin yhden askelen, joskus lyhyen, joskus pitkän. Joskus virke on vain sivuhuomautus, mutta sellaista pitäisi välttää.

Hyvin usein sekoitetaan toisiinsa sanat ”virke” ja ”lause”, yleensä siten, että käytetään sanaa ”lause” tarkoittamaan myös virkettä. Kirjoitetussa kielessä virke loppuu pisteeseen, kysymysmerkkiin tai huutomerkkiin. Virke koostuu yhdestä tai useammasta lauseesta, ja lauseiden välissä on usein pilkku.

Virkkeiden oikea pituus

Virkkeiden huonolla rakentamisella voidaan pahasti pilata muutoin hyvä juttu. Tavallisin virhe on käyttää liian pitkiä virkkeitä, joihin kasataan liikaa asiaa. Ongelmaa vielä pahentaa, jos virkkeessä käsitellään kovin erityyppisiä asioita seuraavaan tapaan:

Valtioneuvoston päätöksen (17.6.1993) velvoittamana tehty strategiatyö osuu niin maailmantalouden kehityksen kuin suomalaisen yhteiskunnan murroskohtaan.

Edellä olevassa esimerkissähän on samaan lauseeseen ahdettu sekä muodollinen yksityis­kohta erään työn käynnistämisestä että maailmoja syleilevä arvio työn asia­yhteyk­sis­tä. Vaikutelma saattaa jostakusta olla varsin koominen, mutta sellainen lukijan huvit­ta­mi­nen ei kai ole tarkoitus.

Päinvastainen virhe on käyttää vain lyhyitä, yksilauseisia virkkeitä, jolloin lauseiden asiallinen liittyminen toisiinsa voi jäädä kovin hämäräksi. Sana ”teksti” on peräisin latinan sanasta ”textus” ’kudos, kudelma’, ja hyvän tekstin kirjoittaminen onkin eräänlaista kutomista. Sanat kudotaan lauseiksi, lauseet virkkeiksi, joissa lauseita yhdistävät erilaiset sidesanat. Huonosti kudotussa tekstissä lauseiden väliset asiayhteydet eivät ilmene itse tekstistä, vaan käytetään joko yksilauseisia virkkeitä tai sitten pelkkää pilkkua lauseiden välillä. Lauseiden väliset yhteydet pitäisi ilmaista ymmärtämistä auttavilla sidesanoilla kuten ”koska”, ”kun” tai ”vaikka”. Jos virkkeen lauseilla ei ole keskinäistä syysuhdetta tai muuta riippuvuutta, side­sanak­si sopii ”ja”; tosin tällöin voi kysyä, eikö olisi parempi kirjoittaa kaksi eri virkettä, jos kerran on kyse kahdesta erillisestä asiasta.

Lause: joku teki jotain

Lauseen perusmuoto on: subjekti, predikaatti, objekti, esimerkiksi ”kissa pyydysti hiiren”. Subjekti sanoo, kuka tai mikä tekee tai teki. Predikaatti sanoo, mitä subjekti tekee tai teki. Objekti kertoo tekemisen kohteen tai tuloksen.

Kaikki lauseet eivät toki ole tekemislauseita. Ensinnäkin lause voi kertoa myös vain tekemisen mahdollisuudesta taikka tekemättömyydestä; en nyt kerro tästä lisäesimerkkejä. Ja usein lause kertoo olemisesta: ilma on kaunis. Mutta tekemislause kannattaa pitää mielessä lauseen perustyyppinä. Tämä auttaa välttämään tekemisen turhaa korvaamista olemisella. On havainnollisempaa kertoa, että kirjoja myydään nyt halvalla, kuin sanoa, että kirjojen hinnat ovat nyt alhaiset.

Lauseen perusrakenteeseen voi sitten lisäillä erilaisia määritteitä, mutta yksi tavallisimpia lauseiden kutomisen virheitä on ahtaa liikaa yksityiskohtia lauseeseen. Pääasia sanotaan päälauseessa, sivuasia sivulauseessa. Jos päälause uhkaa paisua liiaksi, kannattaa sivuasioita siis siirtää sivulauseisiin tai erillisiin virkkeisiin.

Kerrotaan tarinaa sanomalehden toimittajaharjoittelijasta, joka sai käskyn kirjoittaa yksinkertaisia lauseita: subjekti, objekti, predikaatti; adjektiivien käyttöön tarvittaisiin lupa päätoimittajalta. Parhaissa lehdissä toimittajat kirjoittavat hiukan siihen tyyliin. Eloisuus ja havainnollisuus ovat tärkeitä, mutta ne eivät synny lavertelevista ja usein yliampuvista adjektiiveista vaan siitä, että kerrotaan, mitä tapahtuu tai mitä joku tekee. Asiatekstissä hyvä adjektiivi on yleensä sellainen, että se kiistatta kuvaa, millainen jokin tai joku on, eikä vain heijasta kirjoittajan asennetta. ”Keltainen” tai ”luminen” on yleensä kiistaton, ”kaunis” tai ”mahtava” ei; välimaastoon sitten kuuluu vaikkapa ”vanha” tai ”korkea”.

Lauseen perusmuoto ei toki ole ainoa sallittu lauseen muoto. On lauseita, joissa ei ole objektia. On myös lauseita, joissa ei ole subjektia. Predikaatin puuttuminen sen sijaan aiheuttaa sen, että kyseessä on kieliopillisesti vaillinainen lause, jollaista ei yleensä pitäisi käyttää. Joskus ehkä kumminkin.

Tekijä piilossa?

Subjektin puuttuminen merkitsee yleensä sitä, että lause on niin sanotussa passiivimuodossa, oikeammin sanoen neljännen persoonan muodossa, esimerkiksi ”väitetään” tai ”on sovittu”. Sellainen muoto johtuu usein siitä, että tekijää ei osata tai ei haluta sanoa, mutta syynä voi olla myös hallinnon yleisen kielenkäytön matkiminen. Tekijän ilmaisematta jättäminen voi olla pelkkää pelkuruutta: ei uskalleta kirjoittaa ”olen päättänyt” tai ”hallitus on päättänyt” vaan kirjoitetaan ”on päätetty”. Vältä sellaista mahdollisimman pitkälle; käytä sitä yleensä vain silloin, kun tekijä todella on tuntematon tai voi olla kuka hyvänsä.

Kohde tuntematon?

Objektin puuttuminen voi johtua yksinkertaisesti siitä, että kyse on tekemisestä, jolla ei ole kohdetta. Kieliopillisesti sanottuna tilanne voi olla, että verbi ei ole transitiivinen eli ei voikaan saada objektia, esimerkiksi ”räjähtää”, ”soida” tai ”piipahtaa”. Mutta objekti voidaan myös yksinkertaisesti jättää pois, jos sen ilmaiseminen ei tunnu mahdolliselta tai tar­peel­li­sel­ta. Kannattaa kuitenkin muistaa, että transitiiviverbin objektin pois jättäminen voi helposti tehdä lauseesta vaillinaisen tuntuisen. Lukija ehkä jää miettimään, mikä on tekemisen kohde. Objektin ilmaiseminen tosin pidentää lausetta, mutta saattaa nopeuttaa lukemista, koska silloin lukija ei jää pohtimaan turhia.

Esimerkiksi lauseella ”kirjoittelen paljon” voidaan haluta sanoa jotakin, jonka kannalta on epäolennaista, mitä kirjoittelen. Mutta lauseesta tulee täydellisemmän tuntuinen ja luon­te­vam­pi, jos siihen lisätään objekti (esim. ”kirjeitä”, ”kirjoja”, ”lehtijuttuja” tai vaikkapa vain ”kaikenlaista”).

Teetkö jotain vai suoritatko tekemistoiminnon toteuttamista?

Tavallisempi virhe kuin objektin aiheeton pois jättäminen on kuitenkin se, että ilmaistaan tekemisen varsinainen sisältö objektilla ja käytetään predikaattina jotakin mitään­sano­ma­ton­ta verbiä kuten ”suorittaa”. Sellainen käytäntö on yksi oire ilmiöstä, jota kutsutaan substantiivi­taudiksi ja joka on valitettavasti erittäin yleinen. Kirjoitetaan ”luistimien teroittamista suoritetaan” eikä ”teroitan luistimia”. Hyvä nyrkkisääntö on, että verbeillä ”suorittaa”, ”tehdä”, ”toteuttaa” muodostetut rakenteet pitää korvata ilmeikkäämmillä. Jos monimutkaista asiaa käsittelevässä virkkeessä on kieliopillisena predikaattina vain ”on” tai ”ovat”, niin varsinainen asia on piilotettu -minen-loppuisiin verbinmuotoihin tai sitten substantiiveihin. Muista, että verbi kuvaa toimintaa tai tapahtumista, substantiivi (tai -minen-loppuinen muoto) taas muodollisesta merkityksestään riippumatta koetaan jonkinlaista oliota esittäväksi.

Seuraavassa esimerkissä substantiivitauti on päässyt pahanlaatuiseksi:

Internetiä voidaan hyödyntää hallinnon palvelutarjontaa esiteltäessä tiedotuskanavana, mikä tuo mukanaan tietoaineiston oikeellisuus-, päivitys- sekä myös ainakin rajoitetun vastaamisvelvoitteen palvelun tuottajalle.

Pahinta tässä on, että substantiivin ”velvoite” eteen on kasattu monia määritteitä, jotka kaikki ovat käsitteellisiä substantiivi-ilmaisuja asioille, jotka voisi sanoa toimintaa kuvaavasti verbeillä. Asia voitaisiin pukea havainnolliseen muotoon näin:

Internetissä voidaan tiedottaa hallinnon tarjoamista palveluista. Tällöin palvelun tuottajan tulee huolehtia siitä, että tiedot ovat oikeita, ja hänen tulee pitää ne ajan tasalla. Tuottajalla on myös ainakin rajoitettu velvollisuus vastata tietoja koskeviin kysymyksiin.

Tämäkään esitystapa ei ole kovin selkeä, mutta lisäparannukset edellyttäisivät, että itse asiaa täsmennettäisiin. Alkuperäisessä muotoilussa jää aivan epäselväksi, mitä kummaa ”vastaa­mis­velvoi­te” tarkoittaa. Onko se velvollisuutta vastata tiedoista vai vastata tietoja koskeviin kysymyksiin vaiko ehkä yleensä velvollisuus vastata esitettyihin kysymyksiin? Substantiivitaudin suurimpia haittoja onkin vaikealukuisuuden ohella se, että ilmaisut jäävät helposti erittäin tulkinnanvaraisiksi ja epämääräisiksi. Usein tulee mieleen, että sellaisia niiden halutaankin olevan.

Substantiivitautia on joskus vaikea tunnistaa, koska olemme saattaneet tottua käsit­teel­lis­ten substantiivien käyttämiseen. Kaiken maailman -toiminnat, -prosessit ja -tapahtumat ehkä koetaan välttämättömiksi ja ainoiksi oikeiksi termeiksi.

Ajatuksellinen virhe vai ajatusvirhe?

Adjektiivitauti puolestaan on sitä, että ilmaistaan käsitteellisellä adjektiivilla asia, jolle olisi paljon nasevampikin ilmaisu. Tyypillisesti tämä koskee -llinen-loppuisia adjektiiveja, jotka on johdettu substantiiveista. Yksinkertaiset adjektiivit ovat kuvailevia ja usein havainnollisia, mutta käsitteellisistä substantiiveista johdettujen sanojen käyttö ei elävöitä kieltä, vaikka ne ovat kieliopillisesti ”laatusanoja” eli adjektiiveja. Hyvin usein kieltä parantaa, jos -llinen-loppuinen adjektiivi korvataan joko genetiivissä olevalla substantiivilla tai yhdys­sana­raken­teel­la. Esimerkiksi ”rakenteellinen muutos” on nasevammin ”rakenteen muutos”, ja ”taloudellinen kehitys” on korvattavissa lyhemmällä ilmaisulla ”talouden kehitys” tai ”talouskehitys”.

Seuraava lyhyt esimerkki voi monesta tuntua normaalilta kieleltä, mutta se kärsii sekä substantiivi- että adjektiivitaudista:

tietokoneavusteisen tiedonhankinnan mahdollisuudet
Tässä kai on kyse asiasta, jolle selvempi ilmaisu olisi
mahdollisuudet hankkia tietoa tietokoneen avulla

Kirjoita siten kuin puhuisit rauhallisesti

Yleisemminkin kannattaa pyrkiä puhekielenomaisuuteen tyylissä. Monia meistä on varoitettu puhekielisyyksistä, mutta paljon paljon tavallisempi ongelma on liiallinen kirjakielisyys, paperikielisyys. Käytä vereviä verbejä ja kuvaavia adjektiiveja, vältä käsitteellisiä subs­tan­tii­ve­ja. Puhekielen sananmuotoja kuten ”pitäis” ja ”punanen” ei ole syytä käyttää asiatekstissä, mutta kirjoituksen tyylin on hyvä olla melko lähellä rauhallisesti soljuvaa puhekieltä. Tähän tähtäävät monet edellä ja jäljempänä esittämäni ohjeet. Esimerkiksi hyvin pitkiä virkkeitä ei juuri kukaan pysty rakentamaan puhuessaan eikä kuulija pysty niitä seuraamaan. Ei kirjoituksessakaan ole syytä rakennella monipolvisia, hyvin monesta lauseesta koostuvia mammuttivirkkeitä. Jos asia on niin mutkikas, että sen kaikkien puolien esittäminen vaatisi kymmenen rivin mittaisen virkkeen, asia pitää jakaa osiin. Silloin asia esitetään omassa kappaleessaan, joka on jaettu virkkeisiin.

Kirjoitetun kielen puhekielenomaisuudella tarkoitan sitä, että se muistuttaa huoliteltua asiapuhetta tuntemattomille puhuttaessa. Puhekieltähän on hyvin monenlaista. Kun puhun kaverilleni kahden kesken, puhun eri tavalla kuin keskustellessani puhelimitse viranomaisen kanssa.

Kotimaisten kielten keskuksen julkaisema opas Käännetäänkö tekstisi, tulkataanko puheen­vuoro­si? kuvaa kirjoituksen rakentamista erityisesti käännettävyyden kannalta. Se on kuitenkin yleisemminkin hyödyllinen, sillä samat yksinkertaisuuden ja helppotajuisuuden periaatteet auttavat myös lukijaa, joka yrittää saada tekstistä selvää.

Jäsentämisen salaisuus: seitsemän

Pikamuistiin mahtuu seitsemisen asiaa

Seitsemän on pyhä tai maaginen luku monissa uskonnoissa. Tätä perua on esimerkiksi viikon pituus: muinoin Kaksoisvirran maassa pidettiin joka seitsemättä päivää pyhänä. Mutta onko nykyaikaisen ihmisen enää syytä välittää seitsemän pyhyydestä?

Ihmisen mieleen, lähi- eli pikamuistiin, mahtuu kerrallaan noin seitsemän asiaa, esi­mer­kik­si seitsemän muistettavaa numeromerkkiä. Tämä ehkä johtuu ihmisen muistin ominaisuuksista, ehkä jostain muustakin. Kuvittelepa vaikka, että pöydällä on omenia ja sinulta kysytään, montako niitä on. Jos niitä on kolme, näet asian vain vilkaisemalla, samoin luultavasti, jos niitä on viisi, kuusi tai seitsemän. Mutta jos niitä on kahdeksan tai enemmän (eivätkä ne ole missään säännöllisessä muodostelmassa), sinun täytyy luultavasti laskea: yksi, kaksi, kolme – –. Tietenkin se raja, jonka jälkeen välitön hahmottaminen täytyy korvata laskemisella, on yksilöllinen ja riippuu tilanteestakin, mutta seitsemän paikkeilla se on.

Ajatuksen esitti George A. Millerin artikkeli The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on our Capacity for Processing Information vuonna 1956. Sitä on eri tavoin kritisoitu, ja epäilemättä raja riippuu jossain määrin muistettavien asioiden luonteesta.

Kyse on ehkä yleisemmästäkin ilmiöstä kuin ihmisen muistista ja havainnoinnista. Jotkin eläimet voidaan opettaa tunnistamaan lukumääriä esimerkiksi siten, että ne oppivat hakemaan ruokaa laatikosta, jonka päällä on vaikkapa viisi kuvioita. Kuvioiden luonnetta ja asettelua vaihtelemalla on voitu päätellä, että kyse on todellakin lukumäärän tunnistamisesta. Tunnistuskyky loppuu seitsemän tienoilla, mikä on ymmärrettävää, koska eläimet eivät varmaankaan osaa laskea.

Seitsemän ryhmäkokona

Seitsemää pidetään myös aiheellisesti suurimpana määränä suoria alaisia, joka esimiehellä on syytä olla. Jos alaisia on enemmän, olisi organisaatioon syytä rakentaa väliporras. Tämän taustalla voidaan tietysti nähdä se puhtaasti käytännöllinen seikka, että yksi ihminen tuskin pystyy tehokkaasti ohjaamaan yli seitsemän ihmisen työtä tarpeeksi yksityiskohtaisesti. Mutta asiassa on sekin puoli, että alaiset ovat esimiehelle voimavaroja, joita hän käyttää, ja siksi hänen täytyy voida selkeästi hahmottaa, keitä hänellä on käytössään. Ja välitön hah­mo­tus­kyky­hän loppuu seitsemän tietämissä, oli esimies muutoin miten pätevä tahansa.

Samoin tehokkaasti toimivan työryhmän enimmäiskoko on seitsemän tienoilla. Isommasta porukasta yleensä erottautuu ydinjoukko, joka tekee varsinaisen työn, muut enimmäkseen vain kommentoivat.

Seitsemän osien määränä

Edellä sanottu voidaan ottaa huomioon siten, että jäsennettäessä asioita kullakin tasolla on enintään seitsemisen kohtaa. Esimerkiksi kirjan lukuja tulisi olla noin seitsemän. Jos on tarvetta enempään, tulisi asioita ryhmitellä monitasoisesti: seitsemän lukua, joista kussakin on seitsemän alakohtaa, joista kussakin on seitsemän vielä alemman tason kohtaa.

Seitsenjäsennystä ei tietenkään pidä ottaa ehdottomana sääntönä, mutta se on hyvä nyrkki­sääntö jäsennyksen kaikilla tasoilla. Jopa kappaleen tasolla sitä kannattaa soveltaa: jos kappaleessa on enemmän kuin seitsemän virkettä, se on yleensä liian pitkä.

Kun jäsennyksessä on enintään seitsemän kohtaa, ihminen pystyy kerralla hahmottamaan kokonaisuuden sekä silmillään että mielessään. Asioiden hakeminen tekstistä sisällys­luet­te­lon mukaan on myös helpompaa: kun voi nopeasti lukaisten hahmottaa pääjäsennyksen, on helpompi miettiä, missä jäsennyksen kohdassa todennäköisesti on se asia, jota etsitään. Sitten voi – taas nopeasti hahmottaen - hakea alemman tason jäsennyksestä alakohdan tai todeta, että ilmeisesti mentiinkin harhaan ja täytyy palata ylemmälle tasolle.

Sivumennen sanoen seitsenjäsennys sopii laajasti myös periaatteeksi, jolla tietokoneohjelmien valikkopohjaiset käyttöliittymät kannattaa rakentaa. On rasittavaa katsella valikkoa, jossa on kymmeniä vaihtoehtoja, ja ihmetellä, mihin niistä valikon tekijä on piilottanut minua kiinnostavan asian.

Jäsennystasojen määrä ja asian annostelu

Seitsenjäsennyksen käytännöllisessä toteutuksessa on otettava huomioon oikean annostelun periaate: teksti on jaettava lukijan kannalta kohtuullisen kokoisiksi annoksiksi. On hyvin rasittavaa lukea asiatekstiä, jossa on monia sivuja peräkkäin ilman väliotsikoita. Kolme sivua on yleensä enimmäismäärä, joka tekstissä saisi olla ”yhtä pötköä”.

Tältä pohjalta on myös tarkasteltava jäsennystasojen määrää. Yksinkertaisella lasku­toimi­tuk­sel­la todetaan, että yhden jäsennystason eli vain yhdentasoisten otsikoiden käyttö riittää enintään noin 20 sivun juttuun. Kahdella tasolla voidaan juuri ja juuri päästä noin 150 sivuun asti. Kolmen tason käyttö voi siis olla perusteltua. Jos sinusta tuntuu siltä, että on todellista tarvetta neljän tai useamman jäsennystason käyttöön, niin sinulla luultavasti olisi asiaa moniosaiseen kirjaan; ja silloin kirjan jako niteisiin on ylin jäsennystaso.

Monitulkintaisuuden välttäminen

Monitulkintaisuus on vaarallistakin

Edellä kerroin, että saat tehdä virheitä, mutta varoitin myös tekemästä vahingollisia virheitä. Yhtä sellaisten virheiden lajia, joka voi aiheuttaa todellista vahinkoa, on syytä käsitellä erik­seen, koska sen välttämisessä kirjoittamis­oppaista voi olla apua: monitulkintaisuus.

Kielihän on vain hyvin harvoin täysin täsmällistä ja yksitulkintaista. Sanoilla on monia merkityksiä, ja lauserakenteetkin voi usein ymmärtää usealla tavalla. Useimmiten asiayhteys ja terve järki ohjaavat lukijan oikeaan suuntaan. Ongelmia syntyy, kun ne eivät riitä.

Asiansa hyvin tuntevan kirjoittajan voi olla varsin vaikea huomata moni­tulkin­tai­suut­ta. Hän kirjoittaa lauseen, jonka merkitys on hänelle itselleen kristallin­kirkas, vaikka sillä on useita mahdollisia tulkintoja. Hän itsehän lukee sen tietysti sillä ainoalla oikealla tavalla, joka on hänen mielessään. Hänellä on asiasta sellaista tietoa ja ymmärrystä, jota ei ole itse tekstissä ja joka on ehkä itsestään selvää hänelle – mutta ei lukijalle. Ja silloin saattaa vaikuttaa Wiion 2. laki:

Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa.

Yksi sana, monta mieltä

Monitulkintaisuus voi johtua yksinkertaisesti sanojen monimerkityksisyydestä. Yleiskielen sanat saattavat olla käytössä eri erikoisaloilla aivan muissa merkityksissä kuin yleiskielessä - ja muilla erikoisaloilla.

Sinulle ehkä on itsestään selvää, milloin vaikkapa ”verkko” tarkoittaa tietokoneiden verkkoa ja milloin kalastusvälinettä tai jotain muuta, mutta ei aina lukijoillesi. Kun käyt läpi tekstisi olennaisimpia kohtia, mieti jokaisen sanan kohdalla, mitä se merkitsee kadunmiehelle. Jos merkitys on toinen kuin haluat, kannattaa harkita, olisiko syytä käyttää esimerkiksi vieras­peräistä sanaa. On nimittäin lukijalle paljon parempi, että hän ymmärtää ettei ymmärrä tekstiä, kuin että hän luulee ymmärtävänsä mutta ymmärtää ihan väärin.

Yksi lause, monta jäsennystä

Monitulkintaisuus voi johtua myös kielen rakenteen monimielisyydestä. Esimerkiksi gene­tii­vil­lä on varsin monia merkityksiä, ja vaikkapa ilmaisussa ”miesten ampuminen” voivat miehet olla joko ampujia tai ammuttavia. Toinen esimerkki on tilanne, jossa kokonaisen lauseen voi jäsentää kahdella aivan erilaisella tavalla:

Suomessa ei ole uusia eläinsuojia koskevia säännöksiä lukuunottamatta erityisiä maatalouden vesiensuojelua tarkoittavia säännöksiä.

Tässä tarkoitetaan, että Suomessa ei ole erityisiä maatalouden vesiensuojelua tarkoittavia säännöksiä, paitsi eläinsuojia koskevia säännöksiä. Sen voi kuitenkin hyvin helposti lukea ensin niinpäin, että Suomessa ei ole uusia eläinsuojia koskevia säännöksiä, paitsi erityisiä maatalouden vesiensuojelua tarkoittavia säännöksiä. Sanajärjestys on omiaan johdattamaan jälkimmäiseen tulkintaan, ja vain koko lauseen merkityksen huolellinen pohdiskelu johtaa siihen, että tulkinnan täytyy olla väärä. Yksi tämän esimerkin opetus on, että kirjakielinen sana ”lukuunottamatta” johtaa helpommin monitulkintaisuuteen kuin lyhyt sana ”paitsi”, joka luonnostaan selkeämmin liittyy siihen, mihin sen on tarkoitus liittyä.

Hyvin usein on epäselvää, mitä sanaa jokin määrite kuten ”myös” määrittää, koska lauseen voi jäsentää useilla vaihtoehtoisilla tavoilla. Edellisessä esimerkissä on epäselvää sekin, mihin sana ”uusia” liittyy: tarkoitetaanko säädöksiä, jotka koskevat uusia eläinsuojia, vai uusia sää­dök­siä, jotka koskevat eläinsuojia? Joskus lukija osaa ilman muuta päätellä, mikä jäsennys on oikea. Usein hän kuitenkin joko jää hämmentyneeksi tai pitää lausetta selvänä, mutta tulkit­see­kin sen eri tavoin, kuin kirjoittaja on tarkoittanut. Esimerkiksi seuraavassa virkkeessä on epäselvää, mitä sanaa sana ”hyvin” määrittää:

Tämä voidaan havaita hyvin esitetystä näytelmästä – –.

Jos tarkoitus on, että ”hyvin” määrittää sanaa ”havaita”, niin näiden sanojen järjestyksen vaihtaminen tekee virkkeestä yksiselitteisen. Jos taas sen tarkoitus on määrittää sanaa ”esitetystä”, täytyy koko virkkeen rakenne muuttaa.

Joskus sillä, mitä sanaa jokin sana määrittää, ei ole ratkaisevaa vaikutusta virkkeen merkitykseen. Epämääräisyys voi kuitenkin häiritä lukijaa esimerkiksi seuraavassa:

Kannattaa seurata jatkuvasti muuttuvaa tilannetta – –.
Tarkoitetaanko tässä, että kannattaa seurata jatkuvasti vai että tilanteen muuttuminen on jatkuvaa? Jos ensimmäistä, niin kannattaisi vaihtaa sanojen ”seurata” ja ”jatkuvasti” järjestys. Jos taas jälkimmäistä, voisi ilmaisun ”jatkuvasti muuttuvaa tilannetta” korvata ilmaisulla ”tilannetta, joka muuttuu jatkuvasti”.

Mutkikkuus lisää monitulkintaisuuden vaaraa

Yleensä virkkeestä tulee sitä helpommin monitulkintainen, mitä mutkikkaampi se on. Varsinkin lausekkeenvastikkeet luovat monimielisyyttä, koska adverbi voi liittyä erilaisiin verbinmuotoihin kuten edellä olevassa esimerkissä verbinmuotoon ”havaita” tai verbin­muotoon ”esitetystä”.

Miten tämän voisi lukea väärin?

Kirjoittajan kannattaa ehkä kehittää itsessään yhdenlaista pirullisuutta: taitoa lukea tekstejä kuin piru Raamattua. Jos nimittäin teksti voidaan lukea väärin, niin joku kumminkin ihan oikeasti lukee sen väärin. Aluksi voi harjoitella tulkitsemalla muiden tekstejä niin väärin ja hassusti kuin osaa. Seuraavaksi voi siirtyä omiin teksteihinsä.

Tulkitseminen ehkä onnistuu, mutta hidastaa lukemista

Monitulkintaisuutta lievempi ongelma on tulkinnan vaikeus: lukija ensin lukee virkkeen alun sen yhdellä tavalla tulkiten ja sitten huomaa, että tulkintaa pitääkin muuttaa. Toisin sanoen kyse on tilanteesta, jossa tekstin alku on monitulkintainen mutta jatkosta voidaan päätellä, mikä tulkinta on oikea. Jos virke alkaa sanoilla

Muista erityisen tärkeistä seikoista johtuu, että – –
niin monitulkintaisuuden vaaraa ei ole, mutta luettuaan aluksi sanan ”Muista” lukija ehkä ajattelee sen muistaa-sanan käskymuodoksi. Luettuaan eteenpäin hän huomaa tulkinnan vääräksi ja joutuu palaamaan taaksepäin. Tämä hidastaa lukemista ja ehkä ärsyttääkin. Parempi olisi siis kirjoittaa tällä tavoin
Johtuu muista erityisen tärkeistä seikoista, että – –

Esimerkkitapauksemme ei ole kovinkaan vakava, mutta pahimmissa tapauksissa lukija voi joutua palaamaan pitkällekin taaksepäin huomattuaan, että on tulkinnut alussa jonkin sanan väärin. Kirjoittaja ei suinkaan aina huomaa tällaisia tilanteita, koska hänellähän on mie­les­sään vain yksi mahdollinen tulkinta – se oikea.

Lauseenvastikkeet

Lauseenvastikkeella tarkoitetaan sentapaisia rakenteita kuin ”syksyn tullessa”, ”tehtyäni työni loppuun” ja ”saadakseni rahaa”. Nehän korvaavat sellaisia sivulauseita kuin ”kun syksy tuli (t. tulee)”, ”kun olin (t. olen) tehnyt työni loppuun” ja ”jotta saisin (t. olisin saanut) rahaa”. Näistä vastaavuuksista muuten jo huomaa, että sivulause on usein yksiselitteisempi kuin lauseen­vasti­ke. Toki se, millaiseen aikaan lauseenvastikkeen verbi viittaa, on useimmiten asiayhteyden perusteella selvää.

Lauseenvastike – hyvän kirjoittajan merkki?

Lauseenvastikkeiden käyttö kuuluisi oikeastaan edellä tarkasteltuun yhteyteen, siis virk­kei­den rakentamiseen ja puhekielenomaisuuteen. Aihe kuitenkin ansaitsee oman kohtansa muun muassa siksi, että kielenoppaat yleensä keskittyvät vain lauseenvastikkeiden kieli­opillisesti oikeaan käyttöön. Harvoin varoitetaan niiden liiallisesta käytöstä. Päinvastoin saatetaan erityisesti kehottaa käyttämään lauseenvastikkeita, korostaen, miten ne ovat suomen kielelle ominaisia nasevia ilmaisukeinoja. Klassillinen esimerkki nasevuudesta on lauseenvastike ”näin käytyä”, jonka kääntäminen muille kielille kieltämättä johtaa monisanaisuuteen. Mutta miten sujuvaa suomea se oikeasti on? Miltä se kuulostaisi puheessa?

Kompastelua lauseenvastikkeissa

Lauseenvastikkeita käytetään usein väärin. Tavallisimpia väärinkäytöksiä lienee sentyyppisen lauseenvastikkeen kuin ”syksyn tullessa” käyttäminen ehtoa, syytä tai perustetta ilmai­se­maan, vaikka kyseessä on aikaa ilmaiseva rakenne. Saatetaan esimerkiksi kirjoittaa ”tämän toteutuessa”, vaikka tarkoitetaan ”jos tämä toteutuu” eikä ”kun tämä toteutuu”. Suomen kielessä ei ole mitään lauseenvastiketta, jota voisi käyttää jos-lauseen vastineena.

Myös lauseenvastikkeessa käytettävä verbinmuoto muodostetaan usein väärin. Saatetaan käyttää esimerkiksi sellaista muotoa kuin ”kirjoittaessa”, joka ei kuulu suomen kieleen.

En aio enempää tarkastella lauseenvastikkeiden virheellisyyksiä. Virheiden tärkein syy on sama kuin se, miksi lauseenvastikkeita ei yleensä pidä käyttää: ne eivät kuulu luontevaan puhuttuun kieleen, ja siksi niitä ei osata käyttää ilman erillistä opettelua. Jos käytät lauseen­vastik­kei­ta, lue kielenoppaista, miten niitä käytetään oikein.

Älä käytä lauseenvastikkeita

Minun ohjeeni on: älä käytä lauseenvastikkeita ollenkaan. Syynä ei ole vain se, että niiden käytössä tehdään usein virheitä. Tärkeämpi syy on, että luontevassa puheessa niitä ei juurikaan käytetä ja että ne tekevät tekstin raskaaksi. Lauseenvastikkeen korvaaminen sivulauseella tekee virkkeistä paljon sujuvampia. Vertaapa vaikka seuraavia virkkeitä:

Tietojenkäsittelyn uusia kehittämiskohteita tarkasteltaessa tavoitteeksi on otettu toimintojen ja palvelujen hajauttaminen ja samalla niiden saavutettavuuden ja yhteiskäyttöisyyden olennainen lisääminen.
Kun on tarkasteltu tietojenkäsittelyn uusia kehittämiskohteita, on otettu tavoitteeksi toimintojen ja palvelujen hajauttaminen ja samalla niiden saavutettavuuden ja yhteiskäyttöisyyden olennainen lisääminen.

Esimerkkivirkettä pitäisi vielä monin tavoin kehittää, jotta se olisi luettava. Koko lauseen­vasti­ke tai sitä vastaava kun-lause on asiallisesti tarpeeton. Puhe hajauttamisesta ja lisäämisestä ovat nekin eräänlaisia lauseenvastikkeita, ja luettavuutta auttaisi niiden korvaaminen rakenteella, jossa verbit ovat lähempänä sanaa ”tavoitteeksi”, johon niiden on tarkoitus liittyä:

Kun on tarkasteltu tietojenkäsittelyn uusia kehittämiskohteita, on otettu tavoitteeksi hajauttaa toimintoja ja palveluja ja samalla lisätä olennaisesti niiden saavutettavuutta ja yhteiskäyttöisyyttä.

Virkerakenne on sellainen, että jää lukijan tulkinnan varaan, mitä sana ”samalla” oikein tarkoittaa - pelkkää samanaikaisuuttako vain vai jonkinlaista asiallista riippuvuussuhdetta? Kun kumminkin jää lukijan arvattavaksi, mikä on asioiden yhteys, kannattaa jättää tekstistä pois sellaiset sanat kuin ”samalla”, jotka vain näennäisesti sitovat asioita yhteen. Jos asiat haluaa esittää suoraan ja selvästi, niin muotoilu voisi olla vaikkapa seuraava:

Hajautamme tietojenkäsittelyn toimintoja ja palveluja. Teemme ne paljon helpommin saavutettaviksi ja yhteiskäyttöisemmiksi.

Vieläkin voisi kyllä kysyä, onko pakko käyttää lauseenvastiketta ”saavutettava”, koska sehän tarkoittaa, että joku (kuka?) voi saavuttaa jotakin. Myös ”yhteiskäyttöinen” on käsitteellistä kieltä - todellinen asiahan, että jotkut (ketkä?) voivat käyttää esim. samaa laitetta sen sijaan, että jokainen hankkisi oman. En kuitenkin enää esitä parannettua versiota asiasta, koska se jo vaatisi ajatustenlukua: pitäisi tietää, mitä alkuperäinen kirjoittaja varsinaisesti tarkoitti.

Ehkä kuitenkin joskus, sopivan tilaisuuden tullessa

En tarkoita ehdottomaksi ohjettani olla käyttämättä lauseenvastikkeita. Esitin vain sen ensin ehdottomana, jotta se jäisi paremmin mieleen. Edellä mainitsemani lauseenvastikkeet ”syksyn tullessa”, ”tehtyäni työni loppuun” ja ”saadakseni rahaa” ovat esimerkkejä kevyehköistä rakenteista, joita voi hyvin käyttää. Niissähän verbiin liittyy vain yksi tai muutama määrite, ja sellaisia lauseenvastikkeita saatetaan käyttää puhekielessäkin. Ne voivat tehdä tekstin sujuvammaksi, koska vastaava sivulause saattaa tuntua töksähtävän lyhyeltä. Käytä siis kaikin mokomin lyhyitä lauseenvastikkeita, jos ne tuntuvat hyviltä ja sellaisilta, joita voisit käyttää luontevassa puheessakin.

Mistä pöhöttyneet lauseenvastikkeet tulevat?

Käytännössä joudut usein tekstiä kehitellessäsi muuttamaan lauseenvastikkeita sivulauseiksi. Kirjoitat ehkä ensin virkkeen, jossa on kohtuullisen lyhyt, luonteva lauseenvastike kuten ”pyrkiessämme lisäämään tuotantoamme”. Sitten tunnet tarvetta täydentää sitä määritteillä, jotka kertovat esimerkiksi, minkä tuottamisesta on kyse, mikä on aikajänne ja mikä on lisäämisen syy. Saatat laajentaa lauseenvastiketta niin, että virkkeesi alkaa seuraavasti:

Pyrkiessämme lisäämään hilavitkuttimien tuotantoamme kuluvana vuonna niiden kasvavan kysynnän takia kiinnitämme erityistä huomiota – –

Tässä vaiheessa pitäisi hälytyskellojen soida: tuo on jo aivan liian raskas lauseenvastike. Ongelmaa pahentaa se, että virkkeen alussa olevaa lauseenvastiketta ei nykyisten kielioppisääntöjen mukaan saa erottaa päälauseesta pilkulla, joten virkkeen rakenteen hahmottaminen on lukijalle vaikeaa. Sivulauseen käyttö parantaa tilannetta:

Kun pyrimme lisäämään hilavitkuttimien tuotantoamme kuluvana vuonna niiden kasvavan kysynnän takia, kiinnitämme erityistä huomiota – –

Erillinen ongelma on, että virkkeeseen tällöin ahdetaan liikaa asiaa. Lisäksi se kärsii substantiivitaudista. Ainakin kannattaisi nasevoittaa tekstiä tähän tapaan:

Kun tänä vuonna pyrimme tuottamaan enemmän hilavitkuttimia niiden kysynnän kasvun takia, kiinnitämme erityistä huomiota – –

Tai sitten voisi pilkkoa rakennetta kevyemmäksi:

Tänä vuonna pyrimme tuottamaan enemmän hilavitkuttimia, koska niiden kysyntä kasvaa. Tällöin kiinnitämme erityistä huomiota – –

Raskaat lauseenvastikkeet, raskaat objektiongelmat

Jos et noudata ohjettani raskaiden lauseenvastikkeiden välttämisestä, joudut jossain vaiheessa miettimään objektin tai predikatiivin sijamuotoja. Onko esimerkiksi seuraava oikein?

Vaimoni kertoi opettajansa väittäneen Tove Janssonin olevan ruotsalaisen.
Vai pitäisikö kirjoittaa ”...olevan ruotsalainen” eikä ”ruotsalaisen”? Tämä on sellainen kysymys, jossa suomea äidinkielenään puhuvankaan kielikorva ei ole riittävä. Mielestäni tällöin lauseenvastike on kiistatta liian mutkikas. Jos virke kevennetään edes muotoon
Vaimoni kertoi opettajansa väittäneen, että Tove Jansson on ruotsalainen.
niin sijamuoto-ongelmaa ei ole. Tietysti voi kirjoittaa myös esim. ”Vaimoni kertoi opettajansa väittäneen Tove Janssonia ruotsalaiseksi.” Silloin virkerakenne on aika raskas, mutta kir­joit­ta­ja ei sentään joudu miettimään äidinkielensä sijamuotoja kirja kädessä.

Ei substantiivitautia lauseenvastikkeiden tilalle

Lauseenvastikkeiden tapaan käytetään usein seuraavanlaisia substantiivi-ilmaisuja:

Pyrkimyksissämme lisätä hilavitkuttimien tuotantoamme kuluvana vuonna niiden kasvavan kysynnän takia kiinnitämme erityistä huomiota – –

Sellaiset rakenteet ovat vielä pahempia kuin raskaat lauseenvastikkeet. Lauseenvastikkeessa sentään on verbinmuoto, joskin predikaattiverbiä (esim. ”pyrimme”) astetta käsitteellisempi nominaalimuoto (”pyrkiessämme”). Verbin korvaaminen substantiivilla (”pyr­ki­myk­sis­säm­me”) vie ilmaisun vielä kauemmas todellisesta maailmasta, jossa ihmiset tekevät asioita sen sijaan, että suoritettaisiin tekemisen tapahtumista.

Lauseenvastikkeina voidaan pitää myös sellaisia rakenteita, joissa on verbin partisiippi kuten ”lukeva”, ”lukenut”, ”luettu” tai ”lukemamme” ja mahdollisesti siihen liittyviä määritteitä. Nehän vastaavat sivulauseita esimerkiksi siten, että ilmaisu ”lukemamme kirja” vastaa ilmaisua ”kirja, jonka olemme lukeneet” tai ilmaisua ”kirja, jota luemme”. Näissäkin lauseen­vastikkeissa on siis se ongelma, että ei ole aina selvää, viittaako verbi menneeseen aikaan, nykyisyyteen vai ehkä tulevaisuuteen.

Partisiippirakenne on sujuvaa kieltä – oikein käytettynä

Partisiippirakenteisiin kannattaa suhtautua vapaamielisemmin kuin muihin lauseen­vastik­kei­siin. Partisiipithan ovat varsin tavallisia myös luontevassa puhekielessä, ja usein ne tekevät ilmaisusta nasevamman. Ei ole mitään syytä välttää sellaisia rakenteita kuin ”käytetty auto”, vaikka siinäkin on itse asiassa lauseenvastike; sehän vastaa rakennetta ”auto, jota joku on käyttänyt”.

Mutta partisiippirakenteisiinkin pätee, että mitä enemmän määritteitä partisiipille alkaa kertyä, sitä enemmän on syytä harkita sivulauseisiin siirtymistä. Partisiippeihin liittyvä erityispiirre on, että niitä käytettäessä saattaa virkkeen alkuun tulla sivuseikkoja, parti­siip­pei­hin liittyviä aika- ja muita määritteitä. Käyttämällä sivulausetta saadaan sivuasioita siirrettyä sivummalle.

Vertaa esimerkiksi seuraavia virkkeitä:

Tiedonsiirrossa tietokoneiden välillä voidaan käyttää myös hyväksi alunperin muuhun tarkoitukseen tehtyä koko maan kattavaa puhelinverkkoa.
Tiedonsiirrossa tietokoneiden välillä voidaan käyttää myös hyväksi koko maan kattavaa puhelinverkkoa, joka on alun perin tehty muuhun tarkoitukseen.

Virke on korjauksen jälkeenkin rakenteeltaan huono. Ilmaisu ”koko maan kattava puhelin­verkko” on kyllä ihan käypä, vaikka siinä onkin lauseenvastike. Mutta toisen, partisiipin ”tehty” ympärille rakennetun lauseenvastikkeen korvaaminen sivulauseella tuo selkeämmin esille ilmaisun epämääräisyyden. Olennaistahan on, että puhelinverkkoa voidaan käyttää, vaikka se on tehty muuhun tarkoitukseen. Lukijan kai voidaan olettaa tietävän, että puhelin­verkko kattaa koko maan. Toisaalta ”puhelinverkko” on asiayhteyteen liian käsit­teel­li­nen sana; olisi selvempi puhua puhelinlinjoista. Ilmaisun ”käyttää hyväksi” osia ei pitäisi erottaa toisistaan, koska se muodostaa kiinteän sanonnan. Lisäksi sanan ”myös” sijainti voi aiheuttaa koomisen mielleyhtymän: voidaan käyttää ”myös hyväksi”, varmaankin siis myös pahaksi? Selvintä toki on jättää tarpeeton sana ”hyväksi” tästä kokonaan pois. Näin ollen virkkeen voisi korjata seuraavaksi:

Tiedonsiirrossa tietokoneiden välillä voidaan käyttää myös puhelinlinjoja, vaikka ne on alun perin tehty muuhun tarkoitukseen.

Lauseenvastikkeiden korvaaminen johtaa siis usein siihen, että koko virke on syytä muotoilla uudestaan. Lauseenvastikkeiden avullahan tyypillisesti kasataan yhteen virkkeeseen liikaa asiaa ilman, että asioiden suhteita toisiinsa edes ilmaistaan selkeästi.

Melko tavallista on, että ei ole mahdollista keventää virkettä korvaamalla suoraan lauseen­vastike sivulauseella. Oletetaan, että virke alkaa seuraavasti:

Valtioneuvoston vuonna 1922 asettaman turhuuskomitean keskusvirastoille lähettämässä kyselyssä selvitettiin – –

Tällöin lauseenvastikkeiden mekaaninen korvaaminen tuottaisi seuraavan tekstin:

Kyselyssä, jonka turhuuskomitea, jonka valtioneuvosto oli asettanut vuonna 1922, oli lähettänyt keskusvirastoille, selvitettiin – –

Tämähän ei ole tyylikästä eikä helposti ymmärrettävää. Vaikka vain toinen lauseen­vastik­keis­ta korvattaisiin sivulauseella, virkkeen rakenteesta tulisi erittäin kömpelö. Tällaisissa tapauksissa täytyy siis valita pienempi paha eli sietää raskaita lauseenvastikkeita – mutta vain, jos ei ole mitenkään mahdollista muuttaa tekstin koko rakennetta järkevämmäksi. Lauseenvastikkeiden huono korvattavuus on nimittäin hyvin usein vain oire siitä, että virkkeeseen on ahdettu aivan liikaa asiaa. Jos siis mikään laki, asetus tai määräys ei estä, voisi yllä olevan kuvitteellisen virkkeen alun purkaa näin:

Valtioneuvosto asetti vuonna 1922 turhuuskomitean. Komitea lähetti keskusvirastoille kyselyn. Siinä selvitettiin – –

Monet kirjoittajat pitävät tällaista lyhyistä virkkeistä koostuvaa tekstiä töksähtelevänä. Ymmärrettävyys kai kumminkin on tärkeämpää kuin tyylikkyys. Jos tyylisyistä haluaa kirjoittaa pitempiä virkkeitä, kannattaa lähteä liikkeellä edellä esitetyistä lyhyistä virkkeistä ja punoa niitä luontevasti yhteen sen sijaan, että pyrkisi suoraan tuottamaan pitkiä virkkeitä. Liittämällä lyhyitä virkkeitä yhteen päästäisiin esimerkiksi seuraavaan:

Valtioneuvosto asetti vuonna 1922 turhuuskomitean, joka lähetti keskusvirastoille kyselyn, jossa selvitettiin – –

Vaikka tällainen joka-lauseiden käyttö ei rikokaan virkkeiden rakennetta vaan vain sitoo lauseita yhteen, kannattaa miettiä, missä vaiheessa lukija alkaa haukkoa henkeään.

Lieneekö potentiaalikaan tarpeellinen?

Lauseenvastikkeiden lisäksi on olemassa monia muitakin suomen kielelle ominaisia ra­ken­tei­ta, joita opetuksessa ja ohjeissa usein erityisesti suositellaan. Toki onkin hyvä tuntea äidin­kielen­sä tarjoamia mahdollisuuksia monipuolisesti. Niiden käytössä pitää kuitenkin muistaa kaksi perussääntöä: älä käytä itsetarkoituksellisesti, äläkä käytä, jos et osaa.

Verbien potentiaalimuodot, siis sellaiset kuin ”lienee” ja ”kirjoittanen”, ovat murteissa ja nykyisessä puhekielessä melko harvinaisia. Vanhastaan niitä on käytetty etenkin epäilyä ilmaisevissa kysymyksissä kuten ”Lieneekö se tarpeen?” Vasta myöhemmin potentiaali tulkittiin jonkinlaiseksi yleiseksi todennäköisyyttä ilmoittavaksi muodoksi. Niinpä kirja­kieles­sä saatetaan kirjoittaa esimerkiksi ”saapunee”, vaikka luontevasti puhuessaan miltei jokainen sanoisi ”saapuu kai” tai ”saapuu luultavasti” tai jotain vastaavaa.

Terho Itkonen on kuvannut potentiaalin kirjallisen käytön syntyä seuraavasti:

Potentiaalin mekaaninen käyttö ruotsin torde + infinitiivi -rakenteen vastineena on näet vasta nykysuomen kautena kirjakieleen kelpuutettua käännöslainaa. Vielä E. N. Setälä lauseoppinsa ensi painoksessa 1880 huomautti, että potentiaalia »ei ylimalkaan saa käyttää päälauseissa, vaan ainoastaan sivulauseissa sekä epäilevissä kysymyslauseissa», ja perusteli huomautustaan potentiaalin aidolla kansankielisellä käytöllä: Etköhän jo itsekin huomanne, että olet väärässä; Kun sen tehnet, saat huomenna palkan mieltäsi myöten.
– Nykysuomen kahdet kasvot. Julkaistu Suomalainen Suomi -lehdessä v. 1966 ja samana vuonna SKS:n Tietolipas-sarjan numerossa 48 (Nykysuomen tutkimusta ja huoltoa).

Yleisenä todennäköisyyden muotona potentiaali on sikäli huono keino, että sen merkitys on erittäin väljä. Käyttämällä sen asemesta sellaisia adverbeja kuin ”kai”, ”ehkä”, ”luullakseni”, ”mahdollisesti” tai ”todennäköisesti” voit ilmaista vivahteikkaammin, mitä oikein tarkoitat. Sellaisessa ilmaisussa kuin ”lienee kai” sanotaan epävarmuus kahteen kertaan, mikä ei minusta ole suurikaan synti, mutta kielenoppaat suhtautuvat siihen kielteisesti.

Syynä potentiaalin käyttöön voi olla lyhyys: epävarmuus voidaan ilmaista pelkällä tai­vu­tus­muo­dol­la. Mutta esimerkiksi ilmaisu ”on kai” vaatii yhtä monta merkkiä kuin ”lienee”. Kenties jotkut välttävät sanan ”kai” käyttöä, koska pitävät sitä arkisena, ja muut epävarmuutta ilmaisevat adverbit ovat pitempiä. Mutta onko epävarmuutta syytäkään ilmaista kovin lyhyesti ja huomaamattomasti? Onko järkevää, että kirjoittaja ilmaisee epäilyksensä vain käyttämällä muotoa ”tullee” eikä ”tulee”? Kansanomaisen kielen epäileväisissä kysymyksissä, joihin edellä viitattiin, potentiaalissa oleva verbi on yleensä heti virkkeen alussa ja siten painokkaana, jolloin kuulija helpommin huomaa potentiaalin käytön.

Raija Konttinen kertoo kirjassaan Nykysuomen käyttöopas:

Varsinkin liike-elämässä potentiaalia pyritään käyttämään jonkin laisena kohte­liai­suus­muo­tona lieventämässä pyyntöä tai kehotusta. Mutta potentiaalin sävy ’mahdollinen, otaksuttava’ ei ilmaise kohteliaisuutta, pikemminkin välin­pitä­mät­tö­myyt­tä, yli­mal­kai­suut­ta.

Konttisen käsitykseen on helppo yhtyä. Ilmaisu ”Lähettänette vastauksenne – –” tuskin on kohteliaampi kuin ”Pyydämme Teitä lähettämään vastauksenne – –”. Lisäksi potentiaalin käyttö on epäselvempää: potentiaalin yleisimmän nykymerkityksen mukaan se ilmaisisi toiminnan todennäköiseksi, otaksuttavaksi, luultavaksi, ja tämähän on aivan eri asia kuin pyytää jotakin.

Koska potentiaali on puheessa harvinainen sija, sitä ei suomea äidinkielenään puhu­va­kaan osaa muodostaa virheettömästi ilman erillistä opettelua. Virheet sen käytössä ovatkin aika tavallisia. Tyypillisiä virheitä ovat sellaiset kuin ”tullenee” (p.o. ”tullee”) ja varsinkin ns. passiivimuotojen virheet, esim. ”kirjoitettanee” (p.o. ”kirjoitettaneen”) Lisäksi sellainen potentiaalimuoto, jonka tuottaminen vaatii kirjoittajalta tietoista ponnistusta ja ehkä kirjoista tarkastamistakin, tuskin on lukijalle kovin luonteva ja helposti avautuva.

Potentiaalimuodoista tavallisin lienee ”lienee”. Nykyisin monet tuntuvat pitävän sitä ad­ver­bi­na ja kirjoittavat esimerkiksi ”lienee on”. Kun tavallisinkin potentiaali­muotokin siis on on­gel­mal­li­nen, niin olisikohan syytä olla kokonaan käyttämättä potentiaalia asiateksteissä?

Potentiaaliakin harvinaisempia verbinmuotoja ovat refleksiivisen taivutuksen muodot kuten ”loihe” ja ”heittihe”, jotka saattavat olla jotenkuten tuttuja Kalevalan kielestä. Niitäkin ovat jotkut suosineet asiateksteissäkin. Ehdoton kantani on, että refleksiivisen taivutuksen muotoja ei saa käyttää asiateksteissä. Sama koskee sellaisia runokielessä muinoin käytettyjä imperatiivisia verbinmuotoja kuin ”ollos” ja ”tullos”.

Myös eräät substantiivien taivutusmuodot ovat varsin harvinaisia sujuvassa puhe­kieles­sä. Abessiivimuotojen kuten ”kirjatta” asemesta käytetään sellaisia rakenteita kuin ”ilman kirjaa”. Instruktiivimuotojen kuten ”komennoin” asemesta käytetään sellaisia ilmaisumuotoja kuin ”komennoilla” tai ”komentojen avulla”. Tämä ei kuitenkaan koske vakiintuneita sanontoja kuten ”muitta mutkitta” tai ”käsin”, jotka lähenevät luonteeltaan adverbeja, eikä verbin­muoto­ja kuten ”kirjoittamatta”. Kirjoituksessakaan ei yleensä kannata käyttää puhe­kielel­le aivan outoja muotoja.

Kielikuvat ja vertaukset

Kielikuvat ja vertaukset elävöittävät kieltä, sanotaan. Valitettavasti ne todellisuudessa paljon useammin hämärtävät kieltä ja ärsyttävät lukijaa. Tämä väitteeni vaatii hiukan teoreettista taustaa.

Onko vertaus oikeasti havainnollinen?

Yleisesti vertauksen ideana on kuvata uutta asiaa vertaamalla sitä vanhaan ja tuttuun taikka havainnollistaa käsitteellistä asiaa vertaamalla sitä konkreettiseen. Jos sanon jotakin kevyeksi kuin höyhen, tarkoitukseni on havainnollistaa keveyttä vertaamalla sitä kaikkien tuntemaan asiaan, höyhenen keveyteen. Tällainen kielikuva ei tietenkään ole tarkoitettu täsmälliseksi. En väitä, että se, jonka keveyttä yritän kuvata, painaisi yhtä monta milligrammaa kuin keski­mää­räi­nen höyhen. Kyse voi myös olla kuvaannollisesta keveydestä, esimerkiksi jonkin väit­teen keveydestä, jota ei voi ilmaista milligrammoina.

Vertauksen koko idea katoaa, jos se, mihin verrataan, ei olekaan kuulijalle tai lukijalle tuttu ja havainnollinen. Ilmaisu ”väkeä kuin helluntaiepistolassa” ei ole lainkaan havainnollistava sellaiselle, joka ei ole koskaan lukenut tai kuullut helluntaiepistolaa eikä ehkä edes tiedä, mikä se on. Monet alun perin havainnolliset vertaukset ovatkin muuttuneet kangistuneiksi puheenparsiksi. Keskuudessamme ei enää elä ihmisiä, jotka olisivat kokeneet suuret nälkä­vuodet. Siksi ilmaisu ”pitkä kuin nälkävuosi” on vain hyvin heikosti havainnollistava. Vältä sellaisia näennäisiä havainnollistuksia.

Kivettyneet vertaukset

Kielen elämään kyllä kuuluu vertausten kangistuminen, kivettyminen. Kieli on täynnä ilmaisuja, jotka ovat olleet alun perin vertauksia mutta joita ei sellaisiksi enää koeta. Hyvin harvoin ajattelemme, mikä vertaus on ilmaisun ”järven selkä” taustalla. Kyse on yksin­kertai­ses­ti siitä, että sana ”selkä” on yleiskielessä saanut myös tällaisen merkityksen. Asia ei juuri­kaan tuota ongelmia suomea äidinkielenään puhuville. Kokematon kirjoittaja tosin usein tekee sen tyylivirheen, että kirjoittaa aivan tavallisen ”kuvailmaisun” lainausmerkkeihin.

Havainnollistatko vain itsellesi?

Ongelmallisia sen sijaan ovat sellaiset vertaukset, jotka eivät ole vakiintuneet kieliyhteisön yhteiseen sanavarastoon ja joilla kuvitellaan olevan havainnollistava merkitys. Usein tilanne on sellainen, että vertaus kyllä on havainnollistava joillekuille, esimerkiksi saman paikka­kunnan ihmisille, samalla ammattialalla toimiville tai saman harrastuksen harrastajille – mutta täysin käsittämätön muille. Voi myös käydä niin, että lukija tulkitsee kielikuvan oman kokemusmaailmansa ja tietojensa pohjalta ihan toisin kuin on kirjoittajan tarkoitus.

Kun tietotekniikan ammattilainen puhuu ”tietokoneen kaatumisesta”, hän käyttää kieli­kuvaa eikä suinkaan tarkoita sitä, että kone todella aineellisesti kaatuisi kumolleen. Kun bridgenpelaaja puhuu varastamisesta, muut bridgenpelaajat ymmärtävät hänen tarkoittavan tikin ottamista valtilla, mutta peliä tuntematon voi luulla, että kyse on rikoksesta. Ydin­fysiik­kaa hiukan tuntevalle voi ilmaisu ”kriittinen massa” olla käyttökelpoinen ilmaisu fysiikan ulkopuolisistakin asioista puhuttaessa, mutta muille se ei ole ollenkaan havainnollistava. Matematiikasta, tarkemmin sanoen differentiaaliyhtälöiden teoriasta, lainattua sanaa ”reunaehto” käytettiin varsin paljon ja erittäin epämääräisesti, kun keskusteltiin Suomen liittymisestä EU:hun. Vain sangen harvat tiesivät sanan alku­mer­ki­tyk­sen, ja tuskin kukaan tiesi, missä merkityksessä itse kukin kirjoittaja tai puhuja sitä kulloinkin käytti. Politiikan kielessä epämääräisyys ja rannaton tulkinnanvaraisuus kai usein onkin tavoiteltu asia.

Vertaus voi olla lukijalle käsittämätön myös siksi, että se on liian tuore. Kirjoittaja voi tuoreiden kielikuvien tavoittelussaan sortua siihen, että hän vertaa asioita ajankohtaisiin ilmiöihin, jotka eivät ole lukijoille tuttuja. Mieleen voi juolahtaa esimerkiksi korvata edellä mainittu ilmaisu ”pitkä kuin nälkävuosi” ilmaisulla ”pitkä kuin Pelastusarmeijan leipäjono”, jos kirjoittaja on sattunut näkemään sellaisen jonon ja se on ollut pitkä. Lukija ehkä ei ole nähnyt. Lisäksi mitä enemmän yrität olla ajan hermolla kirjoituksessasi, sitä nopeammin tekstisi muuttuu vanhanaikaiseksi: ehkä jo huomenna kansa puhuu ihan muusta kuin tänään, eikä tämän päivän kohu-uutisia enää muisteta.

Emme yleensä ajattele puhuvamme vertauksin vaikka puhummekin. Siksi on vaikeaa muistaa, että se, mikä on minulle havainnollista, ei ole sitä kaikille muille. Tämä asia on kuitenkin kirjoitettaessa varsin tärkeä. Pyri sen takia valitsemaan havainnollistavat ja elävöittävät ilmaisut niin, että ne ovat lukijoiden ymmärrettävissä. Mitä useammille ja erilaisemmille lukijoille kirjoitat, sitä harvempia havainnollistuskeinoja sinulla on käytettävissäsi. Keskity kehittämään sellaisia keinoja, jotka perustuvat kaikkien ihmisten yhteisiin kokemuksiin, ihmiselämän yleisiin puitteisiin, tai ainakin sellaisiin asioihin ja ilmiöihin, jotka ovat tuttuja kaikille meidän kulttuuripiirissämme. Jos vertaat esittämiäsi asioita vaikkapa saunaan, puhelimeen, autoon tai televisioon, sinulla on mahdollisuus löytää todellisia havainnollistuksia. Mutta ole varovainen: kaikki eivät katso samoja televisio-ohjelmia, joten jonkin asian vertaaminen sinun suosikkiohjelmasi teemaan tai hahmoihin voi mennä pahasti metsään. Luonnonilmiöihin vertaaminenkin on usein huono havain­nol­lis­ta­mis­kei­no, koska valitettavasti ne eivät ole monille ihmisille mitenkään konkreettisia ja tuttuja asioita.

Entä jos kuvakieli otetaan kirjaimellisesti?

Erityisen vaarallista on käyttää sellaista vertausta, jota ei vertaukseksi tunnista, siis ilmaisua, joka voidaan helposti ymmärtää kirjaimellisesti. Jos lauseessa puhutaan verkoista ja kalas­ta­mi­ses­ta mutta tarkoitetaankin niin sanottuja tietoliikenneverkkoja ja tiedon etsimistä, on väärinkäsitysten mahdollisuus enemmän kuin lähellä.

Väärinkäsityksiä voi yrittää estää käyttämällä lainausmerkkejä kuvaannollisten ilmaisujen ympärillä. Useimmiten se on huonoa tyyliä. Jos kirjoitat kaikki kuvaannolliset sanat lainaus­merkkeihin, annat vaikutelman kokemattomasta kirjoittajasta, joka ei ymmärrä, että kielen­käyttö on ”pullollaan” kuvaannollisuutta. Jos siis käytät lainausmerkkejä kyseiseen tarkoitukseen, käytä niitä vain todella erikoisten, poikkeavien kuvasanontojen mer­kit­se­mi­seen. Muista myös, että se on hätäkeino. Paras lähestymistapa on pyrkiä käyttämään vain sellaisia vertauksia ja kielikuvia, jotka lukija luonnostaan ymmärtää oikein.

Tuore kielikuva – vai jo muodista poissa?

Itsestään selvää on, että hyvä kirjoittaja ei käytä sellaisia puhkikuluneita kielikuvia kuin ”ajan hammas”. Hiukan vaikeampaa on välttää muodikkaita kielikuvia. Kun olet lukenut jonkin mielestäsi osuvan ja tuoreen kielikuvan, mielesi tekee kovasti käyttää sitä itsekin. Hillitse itsesi. On erittäin mahdollista, että se on muotisanonta ainakin joissakin piireissä. Jos lukijasi kohtaa sen sadannen kerran, hän ärsyyntyy yhtä paljon kuin sinä ärsyynnyt ajan hampaasta.

Ajatusviivat, sulut, alaviitteet ja kirjallisuusviitteet

Ajatusviivat ovat useimmiten merkki ajatuksen katkeilemisesta. Suluissa tai alaviitteissä olevat huomautukset taas antavat aiheen kysyä, eikö kirjoittaja ole osannut päättää, ottaako jokin asia mukaan tekstiin vai ei. (Minulla on usein kiusaus kirjoittaa huomautuksia sulkuihin – mutta yritän parantaa tapani.)

Tieteellisissä teksteissä alaviitteitä käytetään hyvin yleisesti. Toinen vaihtoehto, jolla on etunsa ja haittansa alaviitteisiin verrattuna, on sijoittaa kunkin luvun tai koko tekstin loppuun täydentäviä huomautuksia, joihin viitataan numeroilla itse tekstissä. Pahimmillaan tieteellinen kirjoitus voi olla sellainen, että varsinaista tekstiä on kullakin sivulla vain muutama rivi, ja loppuosan sivusta täyttävät laajat alaviitteet. Sellaista tyyliä saatetaan jopa pitää tieteellisen kirjoittamisen olemukseen kuuluvana. Vältä sekä alaviitteitä että erillisiä huomautusosia, ellei niiden käyttö todella kuulu tutkimukselle asetettuihin virallisiin vaatimuksiin.

Edellä sanottu tarkoittaa alaviitteiden käyttöä täydentävien huomautusten ja perustelujen esittämiseen. Kirjallisuusviitteet ovat eri asia. Niiden esittämiseen on monia käytäntöjä, ja kirjoittajalle ehkä annetaan ylhäältä määräys siitä, mitä käytäntöä pitää noudattaa. Tärkeintä on noudattaa koko kirjoituksessa yhtenäistä ja selkeää käytäntöä.

Kirjallisuusviitteiden esittämistä tieteellisissä kirjoituksissa perustellaan usein sillä, että lukija voi niiden avulla tarkistaa asioita. Tämä perustelu on kuitenkin lähinnä kuvitteellinen, koska hyvin harva lukija käyttää kirjallisuusviitteitä tarkistaakseen, mitä todella sanotaan siinä teoksessa, johon kirjoittaja viittaa. Onhan viitteessä mainitun teoksen hankkiminen luettavaksi yleensä niin työlästä ja aikaa vievää, että täytyy olla todella motivoitunut ryh­tyäk­seen siihen. Lisäksi kirjallisuusviitteet varsin usein viittaavat vain johonkin teokseen yleensä, eivät sen nimenomaisiin kohtiin. Harva lukija jaksaa kahlata läpi tuhatsivuisen kirjan näh­däk­seen, tukeeko se todellakin jonkin lyhyen artikkelin kirjoittajan väitteitä.

Kirjallisuusviitteiden esittäminen onkin paljolti rinnastettavissa uskonnollisiin rituaaleihin. Tarkoitus on osoittaa, että kirjoittaja on lukenut paljon aiheensa kannalta olennaista kir­jal­li­suut­ta, ja täyttää yksi tieteeksi kutsutun inhimillisen toiminnan muotovaatimuksista.

Jos kirjoituksesi tarkoitus on palvella muita ihmisiä eikä vain omaa pätevöitymistäsi, tuo selkeästi esiin ne kaikkein olennaisimmat kirjat ja lehtiartikkelit, joita olet käyttänyt työssäsi tai jotka täydentävät sitä. Jos joudut lisäksi tekemään kymmensivuisen kirjallisuusluettelon, tämä voi tuntua turhalta, mutta todellisuudessahan se kirjallisuusluettelo on turha, ei suin­kaan suppea listasi. Ota siihen listaan mukaan vain ne jutut, joita todella haluat suositella niille lukijoillesi, jotka ovat aiheesta erityisen kiinnostuneita. Lista kannattaa usein kirjoittaa tärkeysjärjestykseen taikka siihen järjestykseen, jossa jutut kannattaa lukea; järjestyksen merkitys on tällöin tietysti esitettävä lukijalle.

Korostukset ja kirjasinlajit

Sulkujen ja alaviitteiden käytöllä pyritään muun muassa tärkeän ja vähemmän tärkeän erottamiseen toisistaan. Tätä kuvastaa se, että usein alaviitteet kirjoitetaan pienemmällä kirjasinlajilla kuin varsinainen teksti. Joskus kirjasinlaji on niin pieni, että silmiä särkee.

Alaviitteiden käytön asemesta saatetaan menetellä niin, että osa tekstin kappaleista vain kirjoitetaan pienemmällä kirjasinlajilla. Tämä on ystävällisempää niitä lukijoita kohtaan, jotka haluavat lukea kaiken, mitä kirjoittajalla on esitettävänä. Toisaalta se tekee pääasioihin keskittymisen hankalammaksi.

Toinen tapa erottaa tärkeä ja vähemmän tärkeä toisistaan on se, että kirjoitetaan vä­hem­män tärkeät asiat tavallisella kirjasinlajilla ja tärkeämmät lihavalla, kursivoituna, alle­viivat­tu­na tms. Kaikkein tärkeimpien asioiden korostamiseksi näin voikin joskus tehdä, mutta monien eri kirjasinlajien käyttely tekee tekstin levottoman näköiseksi ja ikäväksi lukea. Lisäksi liha­voi­tu­jen asioiden on syytä olla todellakin tärkeitä. Esimerkiksi melko yleinen tyyli lihavoida henkilöiden nimet on varsin kummallinen, koska harvoinhan nimet tai henkilöt ovat pääasia. Ihmisten nimien kirjoittaminen isoilla alkukirjaimilla on saanut alkunsa kunnioi­tuk­sen osoittamisesta; sen on syytä riittää, lihavointia tai muuta poikkeavaa kirjasinlajia ei tarvita.

Lehtialalla on kuitenkin yleinen käytäntö, että henkilön­nimi lihavoidaan, kun se esiintyy jutussa ensi kerran. Tarkoituksena lienee osittain helpottaa nimien löytämistä silloin, kun nimi esiintyy jutussa myöhemmin ja lukija haluaa palata taakse­päin katsomaan, kuka tämä henkilö olikaan.

Paras keino on se, että ensinnäkin jätetään tarpeeton pois ja toiseksi rakennetaan kappaleet siten, että alussa on ydinvirke. Muutoinkin kannattaa yleensä kappaleen sisällä edetä tärkeämmästä asiasta vähemmän tärkeään. Jos lukija huomaa, että kappaleessa mennään hänen kannaltaan epäolennaisiin asioihin, hän voi hypätä seuraavaan kappa­lee­seen. Kirjoittajan kannattaa muistaa, että lukijat joka tapauksessa tekevät niin, joten teksti kannattaa rakentaa sen mukaisesti.

Lihavointien hillitty käyttö voi olla laajoissa kirjoituksissa perusteltua sen takia, että lukijan oletetaan käyttävän niitä hakuteoksina. Silloin on ensimmäisen lukemisen jälkeen helpompi löytää eri aiheita käsittelevät kohdat, kun ne hiukan hyppäävät silmille. Mutta muista, että asioiden löytämisen keskeiset välineet ovat kuitenkin sisällysluettelo ja ha­ke­mis­to. Lisäksi väliotsikko on usein parempi ratkaisu kuin lihavointi kappaleen sisällä.

Eri kirjasinlajeja voidaan käyttää muuhunkin kuin korostamiseen. Esimerkiksi lainaukset saatetaan kirjoittaa kursiivilla, samoin tieteelliset nimet ja muut sitaattilainat, ja esimerkit tietokoneille annettavista komennoista ja tietokoneiden tulosteista kirjoitetaan usein erityisellä kirjasinlajilla, konekirjoitustekstin tapaisella. Tällainen menettely voi merkittävästi selkeyttää tekstiä mutta myös tehdä siitä varsin epämiellyttävän näköistä. Muutoinkin kannattaa huomata, että vaikka eri kirjasinlajien käyttö elävöittää tekstiä, kannattaa paljon enemmän pelätä sitä, että teksti on luotaantyöntävän kirjavaa kuin sitä, että se on tylsän konekirjoitustekstin näköistä.

Yleisiä ohjeita eri kirjasinlajien käytöstä on vaikea antaa. Aina kannattaa toki muistaa vanha sääntö: kohtuus kaikessa. Lähtökohdan tulisi olla se, että teksti kirjoitetaan yhdellä kirjasinlajilla ja muita käytetään vain todellisen tarpeen mukaan, ei itsetarkoituksellisesti. Toisaalta käytännön tulisi olla samanlainen koko tekstissä. Itse olen päätynyt tietokone­aihei­sis­sa teksteissäni siihen, että kirjoitan komentojen ja ohjelmien nimet tavallisella kirjasinlajilla tekstin seassa mutta erilliset laajemmat esimerkit konekirjoitus­tekstiä vastaavalla lajilla erilleen itse tekstistä.

Kuuntele toimittajaa

Toimittajat taitavat olla yksi eniten arvostelluista ammattiryhmistä. Heitä moititaan syystä ja syyttä. Tavallisimpia moitteita on asiantuntemattomuus. Arvostelussa unohdetaan se, että toimittajan tehtävänä ei olekaan olla kaikkien alojen asiantuntija vaan oman työnsä, kir­joit­ta­mi­sen tai muun viestinnän osaaja.

Toimittaja voi tietysti olla väärässä, kuten ihmiset yleensäkin, mutta useimmiten toimittaja on oikeassa vaatiessaan tekstin tiivistämistä, tärkeiden asioiden esille nostamista ja enem­män konkreettisuutta. Tekstin kirjoittanut oman alansa asiantuntija saattaa itkeä verikyyneliä, kun hänen jutustaan pyyhitään kappaleita pois tai kun se vaaditaan kir­joi­tet­ta­vak­si kokonaan uudestaan. Vihamielisyys kohdistuu helposti toimittajaan, vaikka toimittaja vain yrittää olla niiden ihmisten asianajaja, joita varten koko juttu pitäisi kirjoittaa.

Jos siis juttusi joutuu toimittajan käsiin, ole siitä kiitollinen ja kuuntele toimittajaa. Pyri ymmärtämään, miksi hän ehdottaa, ehkä jopa vaatii, lyhennyksiä ja muutoksia.

Kirjoittamisen kymmenen käskyä

Vähä katekismus: käskyt ja lyhyet selitykset

Esitän seuraavassa kymmenen hyvää kirjoittamisen käskyä. Esitän ne ensin lyhyenä luet­te­lo­na, sitten katekismusmaisesti uudestaan lyhyesti selitettyinä. Sen jälkeen on kustakin oma lukunsa, jossa käskyä tarkemmin selitetään, perustellaan ja havainnollistetaan esimerkein. Monien käskyjen aihepiiriä on jossain määrin käsitelty edellä.

  1. Yksinkertaisuus on parasta.
  2. Käytä substantiiveja mahdollisimman vähän.
  3. Käytä kuvioita harkiten.
  4. Pidä jalat maassa.
  5. Ajattele lukijaa ja asiaa, älä itseäsi.
  6. Jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin.
  7. Lyhennä puoleen.
  8. Pääasia päälauseessa, sivuasia sivulauseessa.
  9. Kirjoita niin kuin asia on, ei niin kuin muut kirjoittavat.
  10. Älä piilota tekijää.

Mitä se on?

1 Yksinkertaisuus on parasta

Sano asiat suoraan sen sijaan, että yrittäisit sanoa niitä hienosti. Älä esimerkiksi aloita virkettä tyyliin ”Kun tarkastellaan – –”. Kappaleiden rakentaminen siten, että ensimmäinen virke on ydinvirke, tekee yksinkertaisemmaksi kirjoittaa yksinkertaisesti.

2 Käytä substantiiveja mahdollisimman vähän

Tämä koskee erityisesti käsitteellisiä substantiiveja. Vertaa vaikkapa seuraavia virkkeitä: ”Toteutamme uuden tietokoneen asennusprosessin” ja ”Asennamme uuden tietokoneen”. Tietenkin substantiiveja tarvitaan, mutta kysy itseltäsi, milloin ne todella viittaavat esineisiin tai asioihin.

3 Käytä kuvioita harkiten

Usein sanotaan, että kirjoituksissa pitäisi olla enemmän kuvia, kuvioita ja kaavioita. Minun neuvoni on kuitenkin: kuvita ihmeessä, jos löydät tai voit tehdä asiaa kuvittavan kuvan, mutta älä muutoin. Yksi hyvä kuvio sanoo enemmän kuin tuhat sanaa, mutta yksi huono kuvio sekoittaa enemmän kuin tuhat sanaa. Hyvä kuvio ei vain jotenkuten liity asiaan – ja paljon on kuvitusta, joka ei ollenkaan liity – vaan se todella havainnollistaa asioita ja sisältää sellaista tietoa, joka on paremmin esitettävissä kuvin kuin sanoin.

4 Pidä jalat maassa

Vältä korkealentoisia yleistyksiä. Yleistävää, käsitteellistä esitystä on useimpien ihmisten hyvin vaikea seurata. Lisäksi yleistäminen on hyvin usein perusteetonta. Jos kuitenkin esität yleisiä väitteitä, perustele ne ja havainnollista ne esimerkein.

5 Ajattele lukijaa ja asiaa, älä itseäsi

Kirjoittajan suurimpia ongelmia on, että hän on uppoutunut omaan työhönsä ja ajatteluunsa. Usein ihminen luulee ajattelevansa itse asiaa mutta ajatteleekin vain omaa suhdettaan siihen. On eri asia kirjoittaa muistiinpanoja itseään varten kuin kirjoittaa muille ihmisille.

6 Jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin

Älä kirjoita itsestäänselvyyksiä, vaikka osaisitkin sanoa ne niin tieteellisellä kielellä, että ne kuulostavat hienoilta. Älä esimerkiksi esitä itsestään selviä varaumia kuten ”käytettävissä olevien voimavarojen puitteissa” tai ”tätä arviota voidaan joutua tarkistamaan tulevien tutkimuksien tulosten perusteella”. Vältä toistoa, sillä turha toisto vie tehon yhdeltä tärkeältä tehokeinolta: harkitulta toistolta.

7 Lyhennä puoleen

Kun olet kirjoittanut tekstin, käy se läpi ja jätä pois kaikki, mikä ei sano mitään. Toista tämä, kunnes teksti on kutistunut alle puoleen alkuperäisestä. Tarpeettomia ilmaisuja voivat olla yksittäiset sanat tai sananosat mutta hyvin usein myös lauseet, virkkeet ja kokonaiset kappaleetkin.

8 Pääasia päälauseessa, sivuasia sivulauseessa

Tätä periaatetta vastaan rikkoo esimerkiksi tavallinen tapa käyttää sellaisia johdattelulauseita kuin ”Verrattaessa tuloksia voidaan havaita, että – –”. Pääasiahan on havainto, joka siis kuu­luu päälauseeseen eikä että-lauseeseen. Ota myös huomioon, että päälause ei saa olla kovin pitkä. Pilko se tarvittaessa niin, että esität sivuasiat sivulauseissa: ajankohdan ilmaisut kun-lauseissa, tarkentavat huomautukset joka-lauseissa ja ehdot jos-lauseissa.

9 Kirjoita niin kuin asia on, ei niin kuin muut kirjoittavat

Tämän ohjeen noudattaminen voi olla vaikeaa ja vaarallistakin, koska kirjoitustasi ei ehkä hyväksytä, jos se ei noudata vakiintunutta tyyliä. Mutta jos tärkeintä on viestin perillemeno, riski kannattaa ottaa.

Älä kirjoita esim. ”tätä käsitystä kohtaan voidaan esittää kritiikkiä siltä kannalta, että – –”, kun itse asiassa haluaisit kirjoittaa ”tämä käsitys on väärä, koska – –”.

10 Älä piilota tekijää

Tähän viittasin jo edellä varoittaessani niin sanotuista passiivimuodoista. Varoitus koskee myös kirjoittamista ”tahoista” tai ”piireistä” taikka tekijän piilottamista tai piiloutumista organisaatioiden taakse. Käytä sentapaista ilmaisua kuin ”pidetään” tai ”vaaditaan” vain, jos et todellakaan tiedä taikka et osaa tai uskalla kertoa, kuka tai mikä pitää tai vaatii. Äläkä piilota itseäsi, jos asia vaatii itsesi mainitsemista.

Yksinkertaisuus on parasta

Tekstistä tulee yksinkertaista, kun pitää lähtökohtana sujuvaa puhekieltä. Kuten edellä on esitetty, tämä merkitsee lyhyiden, yksinkertaisten lauseiden käyttöä. Kirjoituksessa, paljon suuremmassa määrin kuin puhekielessä, lauseita on kuitenkin liitettävä toisiinsa sidesanoilla kuten ”ja”, ”kun taas” ja ”koska”. Puhekielessähän lauseiden väliset yhteydet usein tulevat ilmi äänenpainojen, ilmeiden, eleiden ja puhetilanteen kautta. Kirjoitetun kielen täytyy olla ym­mär­ret­tä­vis­sä ilman niitä.

Yksinkertaisuus tarkoittaa myös turhien johdattelujen ja jaarittelujen välttämistä. Tie­ten­kään emme käytä myöskään puhekielen täytesanoja kuten ”niinku” ja ”tota noin”, joiden tärkein tehtävä on tuottaa jotain puheentapaista sillä aikaa, kun puhuja ajattelee. Puhujanhan täytyy ikään kuin pitää kanava varattuna itselleen. Kirjoittajan tilanne on aivan toinen. Täytesanat vain häiritsevät. Mutta silti monet kirjoittavat paljon täytesanoja, eivät niinku-sanoja vaan niiden kirjallisempia vastineita, jotka häiritsevät enemmän, kuten ”yleisesti ottaen voidaan sanoa, että”.

Puhekielessä voitaisiin asioita esittää seuraavaan tapaan:

Noit joutsenii on Suomes kolmee lajii. Kaikkihan tietää et ne on semmosia isoja valkosia lintuja. Ne on sukuu niinku sorsille ja hanhille. Niin niit tavallisia lajeja on laulujoutsen ja kyhmyjoutsen. Ne erottaa kai selvimmin siit et laulujoutsenella on keltanen nokka mut kyhmyjoutsenella voimakkaan oranssi ja siinä nokassa on vielä musta kyhmy. Kauem­paa ne voi oppii erottaan sillai et tota noin kyhmäri voi uidessaan pitää siipiään sillai tyypillises asennos levällään. Se kans usein pitää kaulaansa kaarellaan, tiätsä ku sano­taan joutsenenkaula niin se on just semmonen, laulujoutsenen kaula on sua­rem­mas. Sit on viäl pikkujoutsen, se on harvinainen ja sitä on tosi vaikee erottaa laulu­jout­se­nes­ta.

Tällaista tekstiä ei tietenkään pidä kirjoittaa; sellainen kieli on tarkoitettu kuunneltavaksi, ei luettavaksi. Mutta tuollainen tekstin tyyli ja rytmi on hyvä lähtökohta. Luonnollinen puheesi saattaa olla varsin erilaista kuin yllä oleva, mutta sinäkin varmaan käytät yksinkertaisia lauseita etkä kiemurtelevia, moniosaisia, asiaa täyteen ahdettuja virkkeitä. Kirjoita sen mukaisesti, mutta noudattaen kirjakielen muotoja ja sääntöjä sekä lisäten kirjoitetun tekstin luonteen vaatimia sidesanoja. Älä siis kehittele hienoa, taiteen sääntöjen mukaista aloitusta tyyliin ”Tarkasteltaessa linturyhmää nimeltä joutsenet – –” vaan kirjoita tähän tapaan:

Joutsenia on Suomessa kolme lajia: laulujoutsen, kyhmyjoutsen ja pikkujoutsen. Kuten kaikki varmaan tietävät, ne ovat isoja valkoisia lintuja. Joutsenet ovat sukua sorsille ja hanhille. Lajeista tavallisimmat ovat laulujoutsen ja kyhmyjoutsen, jotka erottaa toisistaan selvimmin nokan väristä: laulujoutsenella on keltainen nokka, kyhmy­jout­se­nel­la taas oranssi nokka, jossa on musta kyhmy. Kauempaa nämä lajit saattaa erottaa siitä, että kyhmyjoutsen voi uidessaan pitää siipiään sille tyypillisessä asennossa levällään. Se myös usein pitää kaulaansa kaarellaan, ja sellaista kaulaa tarkoitetaan puhuttaessa joutsenenkaulasta; laulujoutsen pitää kaulaansa suoremmassa. Jout­se­niim­me kuuluu myös pikkujoutsen. Se on harvinainen, ja sitä on vaikea erottaa laulu­jout­se­nes­ta.

Yleensä kannattaa pyrkiä edellä olevan kaltaiseen tekstin rakenteeseen, jossa teksti on jäsennetty kappaleiksi. Itseäsi varten voit kyllä ensin jäsentää asiat luetelmaviivoilla eli ranskalaisilla viivoilla seuraavaan tapaan:

Tällaista jäsennystä ei kuitenkaan pidä tarjota tekstinä muille. Valitettavasti monet tekevät niin. Jos asia ei ole kovin tärkeä ja jos on kiire, niin voi olla pakko tyytyä ”ranskiksiin”. Silloin kuitenkin viestit tehokkaasti siitä, että et pidä asia tärkeänä – etkä kai lukijaakaan. Luetelmat vaikuttavat sähketyyliltä. Ne saattavat tuntua selkeiltä ja ytimekkäiltä, mutta lukeminen on yleensä hyvin raskasta, ellei lukija ennestään tunne asiaa hyvin.

Luetelmat saattavat kuitenkin joskus, säästeliäästi käytettyinä, selkeyttää kirjallista esi­tys­tä. Tämä koskee etenkin sellaisia tilanteita, joissa on paljon toisiinsa rinnastettavia koh­tia, tai jossa esitetään numeroitu toimenpideluettelo. Luetelmat voivat sopia myös tii­vis­tel­miin, esimerkiksi kun oppikirjan jakson lopussa esitetään kertaus jakson pääsisällöstä.

Käytä substantiiveja mahdollisimman vähän

Substantiivit eli nimisanat kuten ”auto”, ”hevonen” ja ”vapaus” ovat tietysti kirjoittamisessa välttämättömiä. Kehotan kuitenkin käyttämään substantiiveja mahdollisimman vähän. Tämä muotoilu on tietysti kärjistetty. Jos puhut autoista, tarvitset tietysti substantiivia ”auto”, eikä sitä tarvitse välttää. Itse asiassa substantiiveja vältetään usein liikaakin: sanojen toistamisen pelossa käytetään pronomineja kuten ”se” silloinkin, kun on epäselvää, mihin mikin pro­no­mi­ni viittaa. Epäselvyys on huomattavasti pahempi asia kuin toisto, sillä epäselvyys vaikuttaa viestin perillemenoon kun taas liiallinen toisto on vain tyylivirhe.

Sana viittaamassa todelliseen esineeseen

Sanalla ”auto” on suhteellisen selvä ja kaikille ymmärrettävä merkitys. Se voi tarkoittaa joko jotakin nimenomaista autoa, jota voi sormella osoittaa ja jolla voi ajaa, tai se voi tarkoittaa autoa yleensä. Kyseessä on siis konkreettinen sana, sillä jälkimmäisessä, käsitteellisemmässäkin merkityksessään se tarkoittaa konkreettisten autojen joukkoa tai sitä, mikä on konkreettisille autoille yhteistä tai tyypillistä. – On valitettavaa, että sanalle ”konk­reet­ti­nen” ei ole suomen kieleen paremmin sopivaa vastinetta, sillä sana ”kouriin­tuntu­va” on liiankin kouriintuntuva. Konkreettisuushan ei välttämättä tarkoita sananmukaista käsin­kos­ke­tel­ta­vuut­ta. Sen sijaan sen vastakohdalle ”abstraktinen” on kohtuullisen hyvä vastine ”käsitteellinen”.

Sellaiset substantiivit, jotka tarkoittavat jotakin, jota voi osoittaa sormella, kosketella, katsella tai muuten havainnoida, parantavat tekstin havainnollisuutta. Tämä tietysti edellyttää, että käytetään oikean käsitetason sanoja. Sana ”auto” on konkreettisempi kuin ”moottori­ajo­neuvo”. Vielä konkreettisempaa on käyttää erisnimiä: sana ”koira” on kyllä konkreettinen, mutta ”Musti” on vielä konkreettisempi, jos lukija tietää, että kyseessä on tietyn koirayksilön nimi. Asiakirjoittamisessa vain usein on tarve selostaa asioita yleisesti eikä nimenomaisiin ja nimettyihin yksilöihin viitaten.

Irti maanpinnasta?

Tarvitsemme toki sellaisiakin substantiiveja, joilla ei ole konkreettista tarkoitetta, siis esinettä tai olentoa, jota voisi katsella. Sellaisia ovat esimerkiksi ”tietokoneohjelma”, ”yhdistys” ja ”maatalouspolitiikka”. Kun käytät niitä, muista, että olet siirtynyt pois kouriintuntuvien asioi­den maailmasta ja että mitä ylemmäs mennään, sitä useampi lukija tippuu matkasta.

Vielä kauemmas aistittavien asioiden maailmasta siirrymme, kun rupeamme käyttämään varsinaisia abstraktisia eli käsitteellisiä substantiiveja kuten ”vapaus”, ”tasa-arvo”, ”veljeys”, ”totuus” ja ”taide”. Eivät ne ole kokonaan kiellettyjä, mutta kannattaa tarkoin harkita, milloin ja miten niitä käyttää asiatekstissä. Kyse ei ole vain niiden käsitteellisyydestä, vaan myös siitä, että niillä usein on vahva tunneväritys ja erittäin monia tulkintoja.

Maailmasta tuskin löytyy kahta ihmistä, joille ”vapaus” tarkoittaisi täsmälleen samaa siinä mielessä, kuin esimerkiksi ”voikukka” tarkoittaa eri ihmisille samaa asiaa. Lapsi voi pitää voikukkaa jonakin, josta voi tehdä seppeleitä, maanviljelijä varmaankin pitää sitä kiusallisena rikkaruohona, kun taas kasvienystävälle se on erittäin kiinnostava esimerkki kasvien muuntelusta. Kaikille sanan ”voikukka” objektiivinen merkitys, siis arvostuksista ja itse kunkin käytännöllisistä päämääristä riippumaton merkitys, on sama. Sen sijaan ”vapaus” on sana, jolla ei taida ollenkaan olla objektiivista merkitystä, tai itse kukin käyttää sitä omassa merkityksessään, mikä on käytännössä sama asia.

Valitse sopiva käsitteellisyyden taso

Käsitteellisten substantiivien välttäminen on tärkeää, ja toisaalta se voi olla hyvin vaikeaa. Usein on eduksi, jos korvaa käsitteellisen substantiivin konkreettisemmalla sanalla, joka tarkemmin ilmaisee, mitä oikein on kirjoittajan mielessä. Kun joku kirjoittaa ”taide”, hän saattaa hyvinkin tosiasiassa ajatella ja tarkoittaa nimenomaan kuvataidetta, ehkäpä erityisesti tauluja. Jos taas perustelet jotakin asiaa vetoamalla oikeusvaltion periaatteisiin, mielessäsi ehkä on konkreettisempi asia, esimerkiksi se ajatus, että taannehtivia lakeja ei tule säätää tai että syytetyllä on oikeus puolustautua tuomioistuimessa.

Lukijakin omalla tavallaan kytkee käsitesanat kouriintuntuvampiin. Hänelle ehkä ”taide” on veistoksia ja ”oikeusvaltio” sellainen, jossa voi joutua oikeuteen. Itse asiassa ei ole mitenkään olennaista, ajatteleeko lukija jossain mielessä oikein. Sekä ”taulu” että ”veistos” kuuluvat yleiskäsitteen ”taide” alaan. Mutta jos kirjoittaja itse asiassa tarkoitti taiteella nimenomaan tauluja ja lukija ymmärsi hänen tarkoittavan veistoksia, viestintä on epä­onnis­tu­nut. Viestin sisällöstä tietysti riippuu, miten paljon tällaiset seikat merkitsevät.

Mutta olennaista on, että kirjoittajan ei pidä käyttää liian käsitteellisiä sanoja. Oikea käsit­teel­li­syy­den taso on maanläheisin taso, jolla itse asia on ilmaistavissa oikein. Olennaista siis on, miten korkealle abstraktiotasolle sinun täytyy yrittää nousta, tai pikemminkin yrittää joh­dat­taa lukijasi.

Käsitekielen perkausta

Usein tekstin käsitteellisyys on vain näennäistä ja johtuu pyrkimyksestä liian hienoon kielen­käyttöön. Kun joku kertoo harjoittavansa ammattimaista tietokoneiden huolto­toimin­taa, ei itse viesti ole liian käsitteellinen, sen ilmaisu vain. Kieleltään parempi ilmaisu ”huollan tietokoneita työkseni” on samalla käsitteellisyystasolla; sen sijaan ”huollan Mac-tietokoneita työkseni” olisi myös sisällöltään konkreettisempi, täsmällisempi.

Käsitteellinen substantiivi saattaa olla korvattavissa adjektiivilla tai kokonaisella lauseella tai muulla ainakin hiukan konkreettisemmalla ilmaisulla. ”Toiminnan yleinen suun­ni­tel­mal­li­suus” kai tarkoittaa, että ensin mietitään ja sitten vasta tehdään. ”Kokonais­valtainen tar­kas­te­lu” on asioiden katselemista eri puolilta; tosin periaatteessa sana ”kokonaisvaltainen” tarkoittaa jotakin, jossa kokonaisuus on hallitsevassa asemassa osiinsa nähden, mutta käytännössä lähes aina ”kokonais­valtainen” on tyhjä mahtailusana.

Onko käsitteellisyyden alla mitään asiaa?

Varsin usein käsitteellisiä substantiiveja ei tarvitse korvata millään, vaan ne voi jättää pois. Samalla voi ehkä jättää pois kokonaisia lauseita, joilla ei ole todellista sisältöä. Jos näin toimien huomaa pyyhkivänsä tekstiä pois kappalekaupalla, ei ole syytä huolestua muusta kuin siitä, että on tullut alun perin kirjoittaneeksi potaskaa. Mitä oikeastaan menetetään, jos tekstistä jätetään pois seuraavanlaisia virkkeitä?

Strategian lähtökohtana ja haasteena on myötävaikuttaminen Suomen uudistumiseen selviytymis- ja menestymiskykyisenä yhteiskuntana.

No, ehkä siinä jokin asiakin on ollut kirjoittajan mielessä. Kenties se, että strategialla pyritään siihen, että Suomi pärjäisi paremmin. Tarvinneeko tuota sanoa? Esimerkissä on kyse valtion työryhmän mietinnöstä, ja Suomen valtion kaikessa toiminnassa itsestään selvä velvollisuus on tähdätä Suomen parempaan pärjäämiseen.

Käytä kuvioita harkiten

Kirjoitukseen liitetyn kuvan, kuvion tai kaavion tarkoituksena tulisi olla se, että se ilmaisee ja viestii jotakin, jonka esittämiseen teksti ei sovi tai sopii huonommin. Asian ei tarvitse olla monimutkainen; kuvallisen esityksen tavoitteena voi olla vain sanoa havainnollisemmin sellainen asia, jonka kyllä voisi esittää lauseillakin.

Tekniset kaaviot

Teknisissä esityksissä on usein erittäin luonnollista käyttää kaavioita. Niillä voidaan havain­nol­lis­taa mutkikkaiden järjestelmien rakennetta ja toimintaa. Kaavion käyttö ei kuitenkaan vapauta esityksen laatijaa velvollisuudesta erottaa olennainen vähemmän olennaisesta ja esittää asiat selkeästi. Toisin sanoen kaavion on oltava tarpeeksi yksinkertainen. Jos jokin monimutkainen järjestelmä esitetään kaaviona ilman tiivistämistä ja yksityiskohtien pois jättämistä, tuloksena on kammottava sekasotku. Pahimmissa tapauksissa tämän kyllä huomaa tekijä itsekin: jos yrittäisit vaikkapa esittää suuryrityksen kaikki tietokoneet ja niiden väliset tietoliikenneyhteydet yhdellä kaaviolla, jossa on pieni laatikko jokaista konetta kohti, tar­vit­si­sit vähintään aarin kokoisen paperin. Valitettavasti tämä tosiasia usein johtaa siihen, ettei yritetäkään laatia mitään kaaviota.

Myös kaavioiden tekemisessä kannattaa muistaa seitsenjäsennyksen periaate. Jos kaavioon tulisi enemmän kuin seitsemän asiaa, se on luultavasti liian mutkikas. Silloin pitää ensin hahmottaa asiat niin, että ylimmällä jäsennystasolla on seitsemän asiaa, ja laatia muista asioista tarvittaessa erilliset, pääkaaviota tarkentavat kaaviot. Joskus voidaan tarkentavia kaavioita sijoittaa pääkaavion osiksi, mutta tämä edellyttää, että ne voidaan selkeästi osoittaa toissijaisiksi yksityiskohdiksi esimerkiksi värien käytöllä. Silloinkin on hyvin mahdollista, että lukija toteaa kaavion niin monimutkaiseksi, ettei viitsi yrittääkään sen ymmärtämistä.

Kuva vangitsee – liiankin tehokkaasti?

Kuva on tehokas katseenvangitsija. Tämä ei kuitenkaan merkitse, että aina pitäisi kuvittaa. Jos vangitset lukijan katseen mutta hänen katseensa huomaakin, että kuva on mitäänsanomaton, olet jossakin mielessä huijannut häntä ja vaikeuttanut viestisi perillemenoa. Lukija saattaa hyvinkin päätellä, että kun kerran kuva on tylsä, teksti on varmaan vielä tylsempää.

Katseen vangitseminen voi myös vakavasti häiritä esityksen ymmärtämistä. Jos yhdellä aukeamalla on paljon kuvia, katse harhailee niiden välillä. Tullessaan aukeamalle lukija luultavasti ensin katsoo kuvia, jolloin tekstin jatkuvuus katkeaa. Vanhan ajan oppikirjoissa oli tuskin lainkaan kuvia, enintään muutama mustavalkoinen piirros, kun taas nykyaikaiset oppikirjat ilottelevat kuvilla niin, että paksussakin kirjassa on tekstiä vain vähän. On kyseen­alais­ta, opitaanko nykyisistä oppikirjoista paremmin kuin vanhoista. Kirjojen selaileminen voi toki olla hauskaa, mutta oppiminen on muutakin kuin huvittelua. Jos suuria, värikkäitä kuvia on paljon, niin lukijalle menee ensiksi perille se piiloviesti, että teksti ei ole kovin tärkeää.

Leijuuko kuva irrallaan

Vaikka kuvien käyttö olisi kohtuullistakin, se voi häiritä asian perillemenoa, ellei kuvia ole liitetty esityksen kokonaisuuteen. Kuvaan tulee aina liittää kuvateksti, joka kertoo lyhyesti, mitä kuva esittää. Kuvateksti ei saa olla ylimalkainen, esim. ”Napoleon, Ranskan keisari”, vaan sen tulee ilmaista kuvan asiayhteys, esim. ”Napoleon Austerlitzin taistelussa”. Toisaalta kuvateksti ei saa olla laaja selostus, sillä esityksen rakenne pirstoutuu, jos laajoja teksti­osuuk­sia on siroteltu moneen paikkaan – sekä itse tekstiin että kuvien yhteyteen.

Sen lisäksi, että kuvaan liittyy kuvateksti, tulee tekstissä olla viittaus kuvaan, ellei tekstin ja kuvan yhteys ole ilmeinen. Jos esimerkiksi tekstissä on selostettu yksityiskohtaisesti jokin mutkikas biologian ilmiö ja sitä seuraa kaavakuva asiasta, tulee tekstin loppuun liittää esim. virke ”Tätä ilmiötä havainnollistaa kuva 5”. Jos kuva havainnollistaa asiaa vain joltakin kannalta tai vain sen olennaisimpia piirteitä, on tärkeätä tuoda tämä esiin sopivilla sanoilla, esim. ”yksinkertaistetusti” tai ”eräiltä osin”,

Tärkeä käytännön seikka on, että kuvituksen tulee myös sijoittelultaan liittyä tekstiin: kuvan tulee olla samalla sivulla kuin tekstiosuus, joka käsittelee samaa asiaa ja viittaa kuvaan. Kuvan tulee myös sijaita sivulla kyseisen tekstiosuuden lähellä, olipa se sitten vieressä, yllä tai keskellä. Tekstiosuuden sisälle sijoitettu kuva saattaa häiritä lukemista, koska lukija ei hel­pos­ti oivalla, että kuva liittyy sekä sitä edeltävään että sitä seuraavaan tekstiin.

Kuva viihdykkeenä?

Valitettavan usein kuvallista esitystä käytetään pelkkään koristeluun. Tekstiä täynnä oleva sivu näyttää tylsältä, joten lätkäistäänpä kuva kevennykseksi. Jos kyse on kirjasta tai muutoin pitkästä kirjoituksesta, jonka pariin lukija ehkä palaa myöhemmin, niin kuvat saattavat kyllä auttaa oikean kohdan etsimistä. Ihmisen mieleenhän on saattanut jäädä, että hänelle tär­keäl­lä sivulla oli kissan kuva, vaikka juttu ei käsitellyt kissoja. Tämä peruste on kuitenkin aika kepeä.

Tekstiä voi toki kuvittaa vaikkapa sarjakuvilla tai pilapiirroksilla. Mutta niiden aiheen tulee liittyä tekstisi aiheeseen. Älä käytä irrallisia kuvia vain lukijan yleiseksi huvittamiseksi. Eihän asiatekstiin ole syytä kirjoittaa asiaan liittymättömiä vitsejäkään. Mutta jos asiaasi sisältyy esimerkiksi jokin varoitus, voit toki yrittää hankkia tai piirtää sen havainnollistamiseksi pilakuvan, josta näkyy, mitä seuraa jos varoitusta ei noudateta. Tällöin pilakuvan on syytä olla todella hyvä.

Kuvia käytettäessä on syytä muistaa, että kuvaan on yleensä sen tekijällä tekijänoikeus. Et siis voi ilman muuta kopioida jotakin kuvaa omaan juttuusi, vaan saatat tarvita tekijän luvan, tai yleisemmin sanottuna tekijänoikeuden omistajan luvan. On tulkinnanvaraista, missä määrin kuvien käytössä voidaan nojata siteerausoikeuteen tarvitsematta tekijän lupaa; joka tapauksessa kuvan tulee tällöin olla kiinteästi oman teoksen sisältöön liittyvä, esimerkiksi tekstissä esitettyä väitettä havainnollistava.

Suosittelen myös tutustumista erilliseen kirjoitukseeni Kuvien käytöstä viestinnässä yleensä ja Webissä erityisesti.

Pidä jalat maassa

Jalkojen pitäminen maassa tarkoittaa maanläheisyyttä, kouriintuntuvuutta, konkreettisuutta. Se ei tarkoita yksityiskohtiin hukkumista.

Yleisiä, abstraktisia virkkeitä tarvitaan, mutta ymmärrettävässä tekstissä ne joko sisältävät yleistyksen aiemmin esitetyistä konkreettisemmista asioista tai niitä ainakin seuraa havain­nol­lis­ta­va esimerkki. Muista kuitenkin, että esimerkki on eri asia kuin perustelu; yleispäteväksi tarkoitettu väite vaatii yleispätevän perustelun.

Ole myös varovainen esittäessäsi yleisiä väitteitä: älä väitä, että japanilaiset eivät juo lainkaan maitoa, jos totuus kuitenkin on vain se, että useimmat heistä juovat maitoa harvoin tai ei ollenkaan. Asioiden sanominen suoraan on yksi asia, väärät yleistykset ovat toinen.

Asian laatu asettaa omat vaatimuksensa sille, miten yleisellä tasolla siitä voi ja kannattaa kirjoittaa, mutta lähes aina etenkin tieteestä kirjoittavat liikkuvat tarpeettoman korkealla käsitteellisyyden tasolla. Älä kirjoita yleistäen, että olet tutkinut metallien ominaisuuksia, jos olet tutkinut vain yhtä metallia ja siitäkin vain muutamaa ominaisuutta.

Vertaa seuraavia ilmaisuja, jotka saattavat tarkoittaa yhtä ja samaa olentoa:

Nämä nimitykset edustavat käsitteellisyyden eli abstraktisuuden eri tasoja. Hyvä kirjoittaja liikkuu joustavasti käsitetasojen välillä ja valitsee kuhunkin tilanteeseen sopivan tason. Jos puhun Kurresta, saatan puhua liian konkreettisella tasolla, koska kuulija ei ehkä tunne Kurrea. Jos taas puhun eläimestä, kuulija ei voi tietää, mikä eläin minulla on mielessäni. Oikea käsitteellisyyden taso riippuu sekä asiasta että kuulijasta tai lukijasta. Usein on syytä tuoda esiin useita käsitetasoja siten, että konkreettisempi taso havainnollistaa ja täsmentää: ”Ruokin usein eläimiä pihallani. Erityisesti annan pähkinöitä eräälle oravalle, jolle olen antanut nimen Kurre.”

Aiheesta enemmän kertoo hauskasti kirjoitettu S. I. Hayakawan Ajattelun ja toiminnan kieli (Otava 1966, ISBN 951-1-02547-3; alkuteos: Language in Thought and Action).

Ajattele asiaa ja lukijaa, älä itseäsi

Vain harvat meistä ovat niin itsekeskeisiä, että ajattelevat kirjoittaessaan itseään. Paljon tavallisempi virhe on keskittyä siihen, mikä on kirjoittajan oma suhde asiaan, eikä siihen, mitä asia merkitsee lukijalle. Piilevää oman itsensä ajattelemista on myös pitää omia esitietoja ja käsityksiä itsestään selvinä lähtökohtina. Sama koskee sitä, että kirjoitetaan kuin vanhoista tutuista kerrottaessa sellaisista ilmiöistä, jotka lukijoille ehkä ovat uppo-outoja.

Seuraavassa on oman alani esimerkki, jonka olen kehitellyt todellisista tiedotteista muokkaamalla niitä hiukan, mutta valitettavasti vain hieman:

Asensin viime yönä melkoisen tuskan jälkeen – NCSA:n sorsia piti zäpätä aika tavalla ja käännösoptioina käyttää -dhsVC - XYZ:n version 0.9 hoopoihin.

Kuvitteellisella kirjoittajalla selvästikin on ollut kova tarve korostaa omaa iskuri­työläi­syyt­tään. Hänellä ei ole ollut tarvetta selostaa, mikä XYZ on, eikä muotoilla viestiä lukijoita varten. Ehkäpä oletetaan, että viesti kiinnostaa vain niitä, jotka jo käyttävät XYZ-ohjelmaa, mutta ei kai paljon maksaisi mainita, minkätyyppisestä ohjelmasta on kyse. Kirjoittaja käyttää itselleen ja työkavereilleen tuttuja ja luonnollisia slangisanoja ja lempinimiä (”sorsat”, ”zäpätä”, ”hoopot”) ja mainitsee lukijalle aivan epäolennaisia teknisiä yksityiskohtia omista teke­mi­sis­tään. Ilmaisun näennäisesti itsekeskeisin yksityiskohta, persoonamuodon ”asensin” käyttö, on todellisuudessa kaikkein vähiten itsekeskeinen: siinähän kirjoittaja ottaa vastuun ja antaa rivien välissä ymmärtää, että juuri hänelle voi valittaa, jos ohjelman uusi versio ei toimi. Lukijoita ajatellen kirjoitettu viesti saattaisi olla esimerkiksi seuraava:

Tietoliikenneohjelmasta XYZ on nyt käytössä versio 0.9 atk-keskuksen HP-tietokoneissa. Asensin sen 5. toukokuuta. Se poikkeaa aiemmasta versiosta 0.8 vain siten, että uudessa versiossa on muutamia lisäominaisuuksia. Niistä kerrotaan dokumentissa – –

Yleisemmin ajan ilmaisuja ei ole syytä esittää suhteellisina tyyliin ”eilen” tai ”kaksi vuotta sitten”, ellei ole varmaa, että tekstiäsi luetaan vain silloin, kun näillä ilmaisuilla on sama merkitys kuin kirjoitushetkellä. Ajan ilmaiseminen päiväyksellä tai vuosiluvulla ei vaadi suurta ponnistusta muutoin kuin asennoitumisen kannalta: pitää ajatella lukijaa ja lukemistilannetta, ei omaa toimintaansa ja kirjoittamishetkeä.

Jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin

Voi tuntua itsestään selvältä, että jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin. Lausehan kuljettaa mukanaan asiaa, viestiä. Onko esittämäni ohje siis itsensä kanssa ristiriitainen, turha lause? Kenties. Sinä lukijana ratkaiset sen, sillä tärkeäähän on se, onko minun lauseeni mukana kuljettamassa viestiä minulta sinulle. Tilanne joka tapauksessa on se, että turhia lauseita kirjoitetaan tavattoman paljon.

Turhuutta monenlaista

Turhia ovat ne lauseet, jotka kertovat lukijalle jotain sellaista, jonka hän jo tietää. Turhia ovat myös ne lauseet, jotka kertovat lukijalle jotain sellaista, jota hänen ei tarvitse tietää. Jäl­kim­mäi­nen turhuus on suhteellista asiaan nähden: lause voi sanoa jotain, joka kyllä itsessään saattaisi olla lukijalle hyödyksi mutta joka ei liity käsiteltävään asiaan. Silloin itsessään hyö­dyl­li­nen lause voi muuttua vahingolliseksi, koska se häiritsee sitä, mitä lukija on te­ke­mäs­sä.

Turhuudet hämmentävät ja rasittavat

Sisällyksettömien lauseiden suurin haitta on lukijan hämmentäminen, ei se, että ne vievät turhaan tilaa. Lukija, joka yrittää ymmärtää tekstin, jumittuu ihmettelemään, miksi kirjoittaja sanoo jotakin aivan itsestään selvää, epäolennaista tai ympäripyöreätä. Lukija saattaa yrittää etsiä sisällyksettömästä lauseesta sisältöä ja kokea omaksi viakseen, kun sitä ei löydy. Sekin on paha, että tähän tuhrautuu lukijoiden aikaa, mutta vielä pahempi on, että lukijan ajatus katkeaa. Hän joutuu ehkä palaamaan taaksepäin muistaakseen, missä asiassa tekstissä oikein ollaankaan menossa.

Lisäksi lukija turhautuu ja rasittuu. Häntä ärsyttää, kun hänelle kerrotaan itsestään­selvyyk­siä. Hän rupeaa ohittamaan turhia kohtia, jos ylipäänsä jatkaa lukemista. Ja siinä sitten helposti menee silmien ohi sellaistakin, jossa oli tärkeä asia löpinän seassa.

Vaikeaselkoinen turhuus on pahempi kuin ilmeinen

Ilmeisen sisällyksetön lause ei useinkaan ole kovin haitallinen, harmillinen vain. Jos tekstissä on lause

Veden kiehumispiste on 100 celsiusastetta.
niin lukija ehkä ärsyyntyy tai saattaa ihmetellä, mitä tekstissä oikein ajetaan takaa. Fyysikko ehkä yrittää arvata, että lauseella halutaan sanoa kiertoteitse, että tarkasteltavassa tapauk­ses­sa ilmanpaine on normaali. Lukija saattaa myös arvella, että kenties tekstissä on tarkoitus puhua Celsius-asteikon ominaisuuksista vastakohtana esimerkiksi fahrenheit­asteille. Vahinko ei yleensä ole kovin suuri: todennäköisesti lukija vain pitää kirjoittajaa hiukan hölmönä.

Käytännössä harvat kirjoittajat esittävätkään ilmeisiä itsestäänselvyyksiä. Kukapa haluaisi näyttää hölmömmältä kuin onkaan? Oletetaanpa, että kirjoittajalla on mielessään jokin yksin­ker­tai­nen asia kuten seuraava:

Hyvällä valaistuksella on suuri merkitys työoloille.

Hän ehkä kuorruttaa sen sisällyksettömyyden tai ilmeisyyden mutkikkaiden sanakäänteiden ja hienojen termien alle ja kirjoittaakin näin:

Lukemattomat tieteelliset tutkimukset samoin kuin käytännön työelämässä kertyneet kokemukset ovat osoittaneet erittäin perustelluksi sen käsityksen, että työskentelyyn tarkoitetuissa tiloissa vallitsevan valaistuksen määrä ja laatu ovat, muita työntekijöiden viihtyvyyteen ja työn tuloksellisuuteen vaikuttavia monia tekijöitä lainkaan vähek­sy­mät­tä, erittäin merkittäviä ja ansaitsevat vakavaa huomiota.

Useimmat ihmiset eivät viitsi lukea moista tekstiä tai eivät ymmärrä sitä. Asiaa ei ollenkaan paranna, vaikka liittäisit virkkeeseen vielä kasan kirjallisuusviitteitä ja mainitsisit tutkijoiden nimiä.

Miten sanoa itsestäänselvyys fiksusti?

Pitääkö sitten erityisesti välttää itsestäänselvyyksien mainitsemista? Ei, sillä niihin viit­taa­mi­nen voi olla tarpeellista oman asian perustelua sellaisella, jonka lukija ilman muuta hyväksyy.

Rakenna virkkeesi niin, että ne selvästi ilmaisevat, miksi muistutat lukijaa itsestään­sel­vyy­des­tä. Jos vaadit työhuoneisiin voimakkaampaa valaistusta, voit tietysti kirjoittaa: ”Koska hyvällä valaistuksella on suuri merkitys työoloille, niin – –”. Käytännössä tärkeämpää on toki se, pystytkö täsmällisesti perustelemaan, miksi nykyinen valaistus on riittämätön, esimerkiksi vetoamalla asiaa koskeviin normeihin.

Ei turhaa asiantoistoa

Älä kirjoita turhia päätelmiä:

Kyselyyn vastanneita oli kaikkiaan 80. Heistä miehiä oli 60 ja naisia 20. Naisten prosentuaalinen osuus oli 25 %.

Esimerkissä on esitetty prosenttiosuus ikään kuin uutena asiana, vaikka se vain ilmaisee juuri esitettyjen lukujen suhteen. Tähän auttaisi se, että viimeiseen lauseeseen lisättäisiin sana ”siis”. Toisaalta osuuden sanominen on turhaa, ellei haluta verrata osuutta johonkin. Riittäisi kirjoittaa:

Kyselyyn vastasi 60 miestä ja 20 naista.

Varauksellisuus hämärtää

Varsinkin suunnitelmia tehdessään ja lupauksia antaessaan ihmiset usein kirjoittavat varauk­sel­li­ses­ti. Jos kyseessä on suun­ni­tel­ma, on selvää, että kaikki siinä oleva on suun­ni­tel­tua, ei varmaa, ja että suunnitelmaa pyritään toteuttamaan käytettävissä olevien voima­varo­jen ja mahdollisuuksien puitteissa edellyttäen, että tilanteen muuttuminen ei anna aihet­ta muuttaa suunnitelmia. Näitä varauksia ei siis ole syytä kirjoittaa jokaiseen virk­keeseen.

Jos jokin asia on erityisen epävarma, niin epävarmuuden voi toki ilmaista. Silloinkin on syytä yleisten lausumien asemesta esittää, miksi asia on epävarma tai mistä sen toteut­ta­mi­nen riippuu.

Lyhennä puoleen

Ohjeeni puoleen lyhentämisestä voi tuntua aivan kohtuuttomalta. Todellisuudessa kuitenkin käytännön syistä kuten palstatilan rajallisuudesta johtuvat lyhentämistarpeet ovat vielä paljon suurempia. Lisäksi useimpia tekstejä voi lyhentää paljon enemmänkin kuin puoleen ilman, että sisältö mitenkään kärsii, päinvastoin paranee. Puoleen lyhentämisestä voi kui­ten­kin aloittaa. Hyvä nyrkkisääntö on, että ainakin aloittelevan kirjoittajan tekstissä on ainakin puolet ”ilmaa” eli tarpeettomia asioita tai liian pitkästi sanottuja asioita.

Älä aloita lyhentämistä kieliasun yksityiskohdista kuten sanojen korvaamisesta lyhemmillä vaihtoehdoilla. Jäljempänä annan kyllä hiukan ohjeita sellaisestakin. Tärkeintä on kuitenkin sellainen lyhentäminen, jossa jätetään pois kokonaisia asioita ja esimerkiksi kokonaisia kap­pa­lei­ta, jopa lukuja. Lyhentämiseen tietysti kuuluu myös mitäänsanomattomien lauseiden pois­ta­minen.

Kun tarkastelet tekstiäsi kappaleiden tasolla, huomaat usein, että jotkin kappaleet ovat aivan liian pitkiä. Joskus kappaleen jakaminen osiin voi olla aiheellista, mutta ensisijaisesti kannattaa miettiä, voisiko ison osan kappaletta jättää kokonaan pois. Jos olet kohtuullisen hyvä kirjoittaja, sanot tärkeimmät asia kappaleen alussa, jolloin on luonnollista lyhentää lopusta.

Lyhentäminen on yleensä raakaa työtä, jossa kirjoittaja joutuu luopumaan oman henkisen luomistyönsä tuloksista. Siksi siinä tärkeintä on asenne, ei tekniikka. Luopumisen tuskaa voi lievittää sillä, että tallettaa tekstiensä pitkiä versioita itselleen. Niillähän saattaa sitten olla muuta käyttöä myöhemmin muissa yhteyksissä, jos lyhentäminen on merkinnyt yksityis­koh­tien poistamista eikä tyhjästä sanahelinästä luopumista. Ja verkko­sivua kirjoitettaessa voi tietenkin panna pitemmän version tai täydentävän tekstin linkin taakse.

Jos kirjoituksesi on pyydetty lehteen tai aiot tarjota sitä lehteen, kannattaa ottaa huomioon, että lehden toimitus voi joutua lyhentämään sitä. Tavallisesti toimittajat toimivat kiireessä. He saattavat yksinkertaisesti leikata jutustasi hännän pois eli jättää lopusta pois sen verran, kuin on tarpeen. Ota tämä huomioon eli kirjoita juttusi niin, että se ei kovin pahasti kärsi sellaisesta raa’asta lyhentämisestä. Tämänkin takia kannattaa kirjoittaa tärkeimmät asiat ensin.

Joskus teksti pitää kirjoittaa määrämittaiseksi ehkä hyvinkin tarkoin, esimerkiksi 2 300–2 500 merkin mittaiseksi välilyönnit merkeiksi laskien. Sellaista tekstiä ei yleensä synny niin, että ruvetaan lyhentämään esimerkiksi 20 000 merkin mittaista tekstiä. Pitkästä tekstistä on osattava poimia olennaisimmat asiat, ja yleensä ne vielä pitää kirjoittaa uudestaan. Määrä­mittaan kirjoittaminen on etenkin aluksi hyvin vaikeaa, mutta se on myös opettavaista.

Vaativimmalta voi tuntua ajatusten hylkääminen. Tiivistäminen ei voi olla vain kielellistä, vaan myös asioita on karsittava. Silloin kannattaa ajatella sitä, mikä vielä pääsee mukaan, enemmän kuin sitä, mikä vielä pudotetaan pois. Tätä voi havainnollistaa seuraavilla vaihto­ehtoisilla kysymyksillä. Niistä ensimmäinen sopii esimerkiksi todistajanlausunnon esit­tä­mi­seen, toinen taas useimpiin kirjoitustilanteisiin ja etenkin määrämittaisen artikkeli kirjoittamiseen:

Vain välttämättömän mukaan ottaminen ei merkitse, että asia olisi esitettävä äärimmäisen tiivistetysti. Kyse on siitä, mikä on lukijalle välttämätöntä. Kevyt ja rauhallinen tekstijakso tiiviin asian joukossa ja jopa tietosisällöltään melko tyhjä kevennys kuten kasku voi olla välttämätön, jotta lukija jaksaa lukea ja sulattaa kokonaisuuden.

Pääasia päälauseessa, sivuasia sivulauseessa

Päälause yleensä ensin

Virkkeen normaali rakenne on sellainen, että alussa on päälause ja sitten ehkä tarkentava sivulause tai useita sivulauseita. Esimerkkejä:

Asun Olarissa, joka sijaitsee Espoossa.
Soitan sinulle, kun olen lähdössä kotiin.
En ehtinyt kirjoittaa toimintasuunnitelmaa, koska oli muita töitä.

Pääasia siis sanotaan päälauseessa, ja sivulause sisältää jotakin päälauseen osaa tarkentavan, rajoittavan tai selittävän asian. Esimerkkivirkkeissä pääasiat ovat tieto siitä, missä asun, lupaus soittaa ja tiedonanto, etten ole ehtinyt kirjoittaa. Sivulauseissa selitetään, missä Olari sijaitsee, milloin soitan ja miksi en ehtinyt. Sanomalla pääasian heti aluksi menemme suoraan asiaan, eikä lukija tai kuulija joudu siihen niin kovin tavalliseen tilanteeseen: ihmettelemään, mitä tuo oikein on sanomassa kierrellen ja kaarrellen.

Sivulauseella aloittaminen muuttaa painotuksia

Toki on mahdollista kirjoittaa sivulause ennen päälausetta. Esimerkkimme ensimmäisessä tapauksessa niin ei voi tehdä, koska relatiivilausetta (joka-sanalla alkavaa lausetta) ei voi panna päälauseen eteen, mutta sen voi ehkä korvata lauseenvastikkeella. Olennaista on, että käyttämällä normaalista virkerakenteesta poikkeavaa ilmaisua vastaamme tavallaan eri kysymykseen kuin normaalilla rakenteella tai ainakin ilmaisun sävy tai painotus voi muuttua. Seuraavat virkkeet eivät niinkään vastaa kysymyksiin ”missä asut”, ”soitatko minulle” ja ”oletko kirjoittanut toimintasuunnitelman” kuin kysymyksiin ”missä on se Olari, jossa asut”, ”koska soitat” ja ”mikset ole”:

Asun Espoossa sijaitsevassa Olarissa.
Kun olen lähdössä kotiin, soitan sinulle.
Koska oli muita töitä, en ehtinyt kirjoittaa toimintasuunnitelmaa.

Ensimmäisessä tapauksessa olisi ehkä luontevampaa sanoa esimerkiksi ”Asun Espoossa, tarkemmin sanoen Olarissa” tai ”Asun Espoon Olarissa”. Lauseenvastikkeethan eivät useinkaan ole luontevaa kieltä.

Onko sivulauseella aloittaminen selittelyä?

Varsinkin selittävät sivulauseet sijoitetaan usein virkkeen alkuun, koska ei uskalleta aloittaa itse asialla. Ei haluta sanoa, etten ole tehnyt jotain, jonka olin saanut tehtäväksi, vaan aloitetaan selityksellä – selittelyllä. Jos esimieheni on kokoamassa toimintasuunnitelmaa, niin hänelle kuitenkin lienee olennaisinta, ketkä ovat tehneet osuutensa. Aloittamalla selittelyllä ilmaisen, että en ole ottanut tätä huomioon, ja lisäksi asetun puolustusasemiin. Sen voi helposti tulkita suorastaan kehotukseksi ruveta setvimään asiaa, vaatimaan lisää selityksiä ja asettamaan kyseenalaiseksi, mitä ne muut työt muka olivat. Ranskaksi sanotaan "Qui s’excuse, s’accuse" – joka pyytelee anteeksi, syyttää itseään.

Turhat sivulauseet pois

Usein virke aloitetaan sellaisella sivulauseella tai lauseenvastikkeella, jonka esittämä ei vain ole sivuasia vaan kokonaan tarpeeton. Esimerkiksi seuraavaa virkettä ei kannata korjailla vaihtamalla lauseenvastike sivulauseeseen vaan sanomalla vain itse asia:

Kun tarkastellaan tuloksia, voidaan havaita, että A on selvästi suurempi B:hen verrattuna.

Itse asiahan on yksinkertaisesti se, että A on (selvästi) suurempi kuin B.

Kirjoita niin kuin asia on, ei niin kuin muut kirjoittavat

Monilla elämänaloilla on vakiintuneita tapoja ilmaista asioita. Ne voivat olla niin vakiintuneita, että niitä voi kutsua normeiksi, vaikka niitä ei olisi koskaan nimenomaisesti kirjattu mi­hin­kään sääntöihin. Julkilausumattomat säännöt voivat olla vaikeampia rikkoa kuin kirjoitetut, koska kirjoitettu sääntö ja sen mahdolliset kirjalliset perustelut ovat arvosteltavissa ja ehkä osoitettavissa huonoiksi. Jonkin ihmisyhteisön, esimerkiksi tiedeyhteisön, tavat ja tyylit koetaan usein itsestään selviksi ja niiden arvostelu yhteisön ja ihmisten arvostelemiseksi. Yhteiset tavathan ovat yksi yhteisöä koossapitävä voima.

Tietenkään tapoja ei pidä rikkoa vain rikkomisen vuoksi. Usein ilmaisemisen tavat ovat aikojen kuluessa kehittyneitä ja hyviksi havaittuja. Ne voivat myös olla yksinkertaisesti vakiintuneita valintoja monista vaihtoehdoista, joista muut olisivat voineet yhtä hyvin kelvata tavaksi. Maailmassa on paljon sellaisia asioita, joissa ihmisyhteisön kannattaa valita melko mielivaltaisesti jokin ja pitäytyä siinä. On vaikea sanoa, olisiko vasemmanpuoleinen liikenne järkevämpi ratkaisu kuin oikeanpuoleinen. Olennaista on kumminkin, että ei pidä lähteä ajamaan vasemmalla maassa, jossa on valittu oikeanpuoleinen liikenne. Pituuden mit­taa­mi­seen on aikoinaan mielivaltaisesti valittu yksiköksi metri. Kun niin kerran on tehty, kannattaa pituudet ilmaista metrin tai siitä johdettujen yksiköiden avulla.

Myös kirjallisessa ilmaisussa on tapoja ja tyylejä, joiden alkuperä on sinänsä melko mielivaltainen mutta joita kannattaa yleensä noudattaa. Jos esimerkiksi olet tekemässä hakemusta, anomusta tai valitusta viranomaiselle, kannattaa ehkä ottaa mallia jostakin asioimis­kirjoituksen oppaasta. Asiasi voisi ilmaista monella eri tavalla, mutta vakiintuneen kaavan noudattaminen helpottaa viestisi perille menoa, koska vastaanottaja on tottunut lukemaan kaavan mukaisia asiakirjoja. Lisäksi vaikka mallin löytäminen voi vaatia hiukan aikaa ja vaivaa, voi hyvin olla, että loppujen lopuksi säästät työtä – sinunhan ei itse tarvitse miettiä kirjoituksesi rakenteita ja sanakäänteitä.

Kuitenkin varsin usein vakiintuneet tavat, tyylit ja sanakäänteet ovat rasite, josta on syytä päästä eroon. Tämä koskee erityisesti niitä tilanteita, joissa kirjoitat sellaiselle lukijakunnalle, joka ei ole tottunut jonkin erikoisalan tyyleihin. Kun tuomioistuimet ennen kirjoittivat monen sivun mittaisia virkkeitä päätöksiinsä, niin ehkä lainoppineet saivat niistä selvän ja jopa pitivät sellaista tyyliä ainoana oikeana. Yhteinen kansa tietysti ihmetteli silmät pyöreinä. Onneksi lakimiesten ja virkakoneiston kielenkäyttö on jo pitkään ollut menossa parempaan, ymmärrettävämpään suuntaan; kuljettavana on kuitenkin pitkä tie. Lakejahan ei esimerkiksi muuteta vain sen tähden, että ne ovat kielelliseltä ilmaisultaan kiemuraisia. Joskus ihmettelen, miksi ei. Myös uudessa lainsäädännössä on vielä paljon jäänteitä juristien vanhasta tyylistä:

Kokouksessaan, joka pidetään 47. päivänä ennen vaaleja, Helsingin kaupungin vaali­piirin keskuslautakunta arpoo noudattaen soveltuvin osin, mitä siitä kansan­edus­ta­jain vaaleista annetussa laissa säädetään, valtakunnallisesti ehdokkaat asettavien puo­luei­den ja yhteislistojen keskinäisen järjestyksen ehdokaslistojen yhdistelmässä.

Tässähän on kunnon lakityyliin ahdettu virkkeeseen melkoinen määrä asioita ja vielä ilmaistu ne raskaasti. Jos asia olisi sanottu suoraan, siis esittäen yksinkertaisesti, mitä pitää tehdä, niin olisi kirjoitettu vaikkapa näin:

Helsingin vaalipiirin keskuslautakunta pitää 47. päivänä ennen vaaleja kokouksen, jossa se arpoo, mihin järjestykseen puolueet ja yhteislistat pannaan ehdokaslistojen yhdis­tel­mäs­sä. Arpomisen se tekee samalla tavoin kuin kansanedustajien vaaleja varten.

Juristi varmaankin järkyttyisi, jos täsmennys ”valtakunnallisesti ehdokkaat asettavien” näin jätettäisiin pois. Mitään todellista väärinkäsitystä tuskin syntyisi, sillä tokkopa kukaan ajattelee, että ehdokaslistojen yhdistelmään otettaisiin muita puolueita kuin niitä, jotka ovat ehdokkaita asettaneet. Lisäksi lakikielen täsmällisyys on hyvin usein pelkkää kuvitelmaa. Esimerkiksi tässä tapauksessa ei ole ainakaan itse tekstin perusteella mitenkään selvää, liittyykö kyseinen täsmennys vain sanaan ”puolueiden” vai myös sanaan ”yhteislistojen”.

Laajojen virkkeiden käyttöä voidaan perustella sillä, että kun kaikki asiaan liittyvät ehdot ja erikoistapaukset esitetään samassa virkkeessä kuin pääasia, niin ilmaisu on yksi­selit­tei­sem­pää. Lisäksi silloin tekstiä lainattaessa ei synny vääristynyttä kuvaa – jos vain lainaaja ottaa mukaan koko virkkeen. Nämä perustelut ovat kuitenkin kestämättömiä. Ilmaisun yksiselitteisyydestä ei ole hyötyä, jos lukija ei ymmärrä tekstiä, eikä kirjoittaja voi käytännössä kuitenkaan suojautua virheellistä lainaamista vastaan. Mikään ei takaa, että ihmiset siteeraisivat vain kokonaisia virkkeitä ja siteeraisivat oikein.

On helppoa naureskella erikoisalojen kummalliselle kielenkäytölle – paitsi oman alansa. Myönnä pois, että oman alasi slangille olet sokea. Voit kuitenkin vähitellen oppia tun­nis­ta­maan kielenkäytöstäsi piirteitä, jotka ovat tarttuneet siitä yleisestä tyylistä, jolla asioita alallasi esitetään. Tämä on sitä tärkeämpää, mitä laajemmalle yleisölle yrität kirjoittaa.

Älä piilota tekijää

Yleensä asioilla on tekijänsä ja tapahtumilla syynsä. Selosta siksi asiat lauseilla, joissa on subjekti, predikaatti ja tarvittaessa objekti. Tämä on henkisesti vaativaa, jos lause olisi esimerkiksi ”Minä tein virheen”. On houkuttelevaa kirjoittaa vain ”Tässä on tapahtunut erehdys”.

Maailmassa tapahtuu myös asioita, joille ei voi osoittaa tekijää. Jos tuulee, niin ei oikein ole mielekästä kysyä, kuka tai mikä tuulee taikka kenen syytä se on. Tekijä voi myös olla tun­te­ma­ton ja epämääräinen esimerkiksi siten, että tekijänä voi olla kuka hyvänsä. Eri kielissä on erilaisia keinoja esittää asioita ilman, että tekijää mainitaan. Suomen kielessä keinoja ovat muun muassa seuraavat:

Näistä keinoista ensimmäinen ja osittain toinen liittyvät tilanteisiin, joissa tekijää ei todel­la­kaan ole. Muissa taas on kyse siitä, että tekijä kyllä on, mutta tekijää ei tiedetä tai ei haluta sanoa. Lukija ei välttämättä aina tiedä, millaisesta tapauksesta on kyse.

Lukijaa auttaa, jos ilmaiset tekijän aina kun mahdollista. Tekijän tietäminen ei ehkä ole kovin olennaista, mutta tekijälliset lauseet ovat konkreettisempia ja havainnollisempia kuin tekijättömät. Politiikassa käytetään yleisesti sellaisia epämääräisen persoonan muotoja kuin ”on sovittu” ja ”lapsilisiä leikataan”. Olisi huomattavasti selkeämpää sanoa ”hallituspuolueet ovat sopineet” ja ”eduskunta alentaa lapsilisiä”. Politiikassa epäselvyys on usein tavoitteena – onko sinullakin?

Tieto tekijästä voi kuitenkin olla epäolennainen siinä määrin, että on parempi jättää tekijä ilmaisematta. Syynä voi olla erityisesti se, että tekijän ilmaiseminen vaatisi turhan paljon sanoja. On parempi sanoa ”laissa on säädetty” kuin sanoa, kuka on säätänyt, sillä Suo­mes­sa­han lain­säädäntö­valtaa käyttävät eduskunta ja tasavallan presidentti yhdessä, eikä näiden valtioelinten mainitseminen yleensä ole aiheellista lakien sisällöstä puhuttaessa.

Se, milloin on aiheellista ja milloin aiheetonta mainita tekijä, pitää tietysti pyrkiä rat­kai­se­maan sen mukaan, mikä on lukijalle tarpeellista tai häntä kiinnostavaa tietoa. Poliittisista päätöksistä puhuttaessa on yleensä kiinnostavaa, kuka ihminen tai mikä päätöksentekoelin on ne tehnyt. Jos taas on kyse esimerkiksi tieteessä yleisesti hyväksytystä teoriasta, ei teorian keksijän ja kehittelijöiden mainitsemisella useinkaan ole merkitystä muutoin kuin tieteen historian kannalta.

Tekijänä voit olla myös sinä itse, eikä sinun ole syytä piilottaa tekijää silloinkaan. On väärää vaatimattomuutta karttaa minä-sanaa silloin, kun on syytä kertoa, mitä itse on tehnyt tai tekemässä. Aivan nurinkurista on piiloutua sanan ”allekirjoittanut” tai sanojen ”tämän kirjoittaja” taakse. Sama koskee sanan ”henkilökohtaisesti” käyttöä omia kokemuksia tai mielipiteitä esitettäessä. Sellaiset pitkät ilmaisut korostavat omaa persoonaa paljon enemmän kuin lyhyt sana ”minä”. Lisäksi suomen kielessä voi usein ilmaista itsensä vielä lyhyemmin: verbin persoonamuodolla kuten ”teen” tai omistusliitteellä ”-ni”. Kirjoitetussa asiakielessä se on jopa suositeltavaa, vaikka puhekielessä ei juuri sanotakaan ”teen” vaan ”mä teen” eikä ”kirjani” vaan ”mun kirja”.

Kirjoittamisen tekniikkaa

Noudata normeja

Maailmassa on paljon normeja, standardeja ja sopimuksia, myös asioiden esittämisestä kirjoituksessa. Normit voivat olla virallisia, jopa lailla säädettyjä, tai epävirallisia suosituksia taikka vain vakiintuneita käytäntöjä. Noudata normeja, jos sinulla ei ole hyvää syytä poiketa niistä.

Normien noudattaminen lisää luotettavuuden vaikutelmaa. Jos lukija näkee, että olet ollut huolimaton yksityiskohdissa, hänen on vaikea uskoa, että suuret linjat ja asiasisältökään ovat kunnossa. Ehkäpä ihmisten ei pitäisi olla tässä mielessä ennakkoluuloisia, mutta me vain olemme. Monien on vaikeaa suhtautua asiallisesti tekstiin, joka rikkoo karkeasti esimerkiksi yhdyssanoja koskevia sääntöjä tyyliin ”tarjous jauhe liha” tai ”Unix tietokone”.

Esimerkkejä kirjoittamista koskevista normeista ovat seuraavat:

Lukijaa voi häiritä sekin, että esitystapasi poikkeaa norminmukaisesta, vaikka normi sinänsä olisi melko mielivaltainen. Ei ole mitään erityisen syvällistä perustetta sille normille, miten eliölajien tieteelliset nimet kirjoitetaan: suvun nimi isolla alkukirjaimella, lajin nimi pienellä, vaikka se olisi erisnimestä johdettu, ja molemmat mieluiten kursiivilla. Mutta kun normi on olemassa, niin poikkeamalla siitä osoitat, että et tunne tieteellisten nimien esitysasun normia, vaikka käytät tieteellisiä nimiä. Jos kirjoitat oikean asun Homo sapiens asemesta homo sapiens tai Homo Sapiens, niin osa niistä lukijoista, jotka ovat tottuneet tieteellisten nimien käytäntöön, saattaa päätellä, että olet asiantuntematon, ja suhtautuu ehkä koko tekstiisi sen mukaisesti.

Suomen kielen käyttöä koskevista normeista on erilaajuisia yleisesityksiä kielenoppaissa. Suhteellisen kattava esitys on Nykyajan kielenopas. Koska normistoa täydennetään jatkuvasti ja sen yksityiskohtia saatetaan muuttaa, voi olla tarpeellista seurata Kotimaisten kielten keskuksen julkaisemaa aineistoa.

Kaikille asioille ei ole normeja. On myös mahdollista, että on olemassa useita keskenään kilpailevia normeja. Silloin tärkeintä on esitykseksi sisäinen yhtenäisyys eli se, että käytät tekstissäsi kauttaaltaan samoja merkintätapoja ja sääntöjä.

Pilkkujen tärkeydestä

Pilkkujen käyttö voi olla hyvin tärkeää virkkeiden ymmärrettävyydelle. Toisaalta jotkin pilkun käytön kysymykset ovat lähes yhdentekeviä. Jos haluat kirjoittaa tarkasti normien mukaan, tarkista toki, tuleeko ilmaisuun ”sen jälkeen kun” pilkku koko ilmaisun eteen vai kun-sanan eteen. Luettavuuden kannalta asialla tuskin on mitään merkitystä.

Pilkut ovat tärkeitä, koska ne jaksottavat tekstiä ja tekevät varsinkin pitkät virkkeet paljon helpommin luettaviksi. Monella kirjoittajalla tuntuu olevan taipumus käyttää pilkkuja suunnilleen oikea määrä mutta väärissä kohdissa. Silloin pilkut jaksottavat virkkeen – mutta väärin, jolloin ne eivät helpota lukemista vaan vaikeuttavat sitä.

Seuraavassa on yksinkertaisia pilkkusääntöjä. Muitakin sääntöjä on, mutta näillä pärjäät pitkälle. Ensimmäinen lienee tärkein, koska se auttaa lukijaa jäsentämään pitkät virkkeet.

Harjoitellaanpa hiukan. Seuraavassa on pilkuttamaton virke:

Siitä onko kyseessä teos vai ei voidaan pyytää tekijänoikeusneuvoston lausunto mutta viime kädessä asian ratkaisee tuomioistuin siinä tapauksessa että tekijänoikeuden rikkomisesta nostetaan oikeusjuttu.

Kun virke pilkutetaan erottamalla sivulauseet päälauseistaan pilkuilla, saadaan huomattavasti luettavampi tulos:

Siitä, onko kyseessä teos vai ei, voidaan pyytää tekijänoikeusneuvoston lausunto, mutta viime kädessä asian ratkaisee tuomioistuin siinä tapauksessa, että tekijänoikeuden rikkomisesta nostetaan oikeusjuttu.

Hakemiston tekeminen

Mitä laajempi ja yksityiskohtaisempi kirjoitus on kyseessä, sitä suositeltavampaa on liittää siihen hakemisto eli indeksi. Hakemisto on aakkosellisesti järjestetty luettelo tekstissä esiintyvistä keskeisistä termeistä sekä viittauksista tekstin niihin kohtiin, joissa termi esiintyy. Käytännössä viittaukset ovat yleensä sivunumeroita.

Hakemisto on erittäin hyödyllinen silloin, kun kirjoitustasi käytetään hakuteoksena: joku haluaa nopeasti katsoa, mitä jutussa sanotaan jostakin nimenomaisesta aiheesta. Sellainenkin ihminen, joka on joskus lukenut juttusi läpi, voi myöhemmin tarvita siitä jotakin erityistä tietoa. Ainakin minä käytän hakemistoja myös harkitessani kirjan ostamista: etsin hake­mis­tos­ta jonkin minulle hyvin tutun asian ja katson, mitä kirjassa sanotaan siitä; tämän perusteella muodostan kuvan kirjan luotettavuudesta ja asiapitoisuudesta yleensä.

Hakemiston tekeminen on kuitenkin työlästä. Siihen ei kannata ryhtyä, jos hakemisto ei ole tarpeeksi tärkeä. Pahinta ajantuhlausta on ruveta työlääseen puuhaan ja jättää se kesken. No, oikeastaan vielä pahempaa on tehdä hakemisto loppuun asti ja liittää se kirjoitukseen mutta tehdä työ pahasti hutiloiden. Jos hakemistossa on paljon virheitä kuten vääriä sivunumeroita, lukija voi havaita sen käyttökelvottomaksi. Silloin olet tuhlannut sekä omaa aikaasi että lukijoidesi aikaa. Kannattaa myös ottaa huomioon, että jutun sivunumeroinnin muuttuessa on hakemistoakin korjattava. Tekstinkäsittelyohjelma saattaa tarjota välineitä, joiden ansiosta muutostyötä ei tarvitse tehdä käsin.

Hakemiston tekemistä harkittaessa kannattaa ottaa huomioon, että useimmat ihmiset eivät osaa käyttää hakemistoja. Yleensä vain sellaiset ihmiset, jotka lukevat varsin paljon laajoja asiatekstejä, ovat oppineet hyödyntämään hakemistoja – eivätkä hekään kaikki. Tämä on tietysti valitettava asiaintila.

Vaikka käyttämässäsi tekstinkäsittelyohjelmassa saattaa olla melko hyviäkin välineitä hakemiston tekemiseen, hakemisto vaatii aina sinun luovaa panostasi. Sinun pitää päättää, mikä tekstissä on niin tärkeää, että se kannattaa ottaa hakemistoon. Sinun pitää myös osata jättää hakemistosta pois sellaiset termit, jotka esiintyvät tekstissä kauttaaltaan. Jos kirja käsittelee Fortran-ohjelmointikieltä, ei ole mielekästä ottaa sanaa ”Fortran” hakemistoon, paitsi ehkä siinä mielessä, että hakemistossa on viittaus sille sivulle, jossa kerrotaan kyseisen nimen alkuperästä.

Kirjoittamisen välineistä

Tekstit kannattaa kirjoittaa mikrotietokonetta ja jotakin tekstinkäsittelyohjelmaa käyttäen, jos suinkin mahdollista. Ohjelman valinta on toissijainen kysymys. Jos osaa käyttää hyvin jotain ohjelmaa, kannattaa yleensä pysyttäytyä siinä.

Tärkein syy tekstinkäsittelyohjelman käyttöön on, että tekstien korjailu on ratkaisevasti helpompaa kuin kirjoituskonetta käytettäessä. Voit muuttaa tekstiä ja siirrellä tekstiä paikasta toiseen. Tekstinkäsittelyohjelmasi luultavasti tarjoaa tuhat muutakin hienoa mahdollisuutta, mutta sen ei pidä antaa hämmentää. On hyvin mahdollista, että ohjelman käsikirja on aivan surkea: kymmeniä tai satoja sivuja, joilla esitellään toimintoja, joita et tule koskaan tar­vit­se­maan. Tekstin­käsittely­ohjelman peruskäytön oppii kuitenkin melko nopeasti, jos vain voi pyytää jotakuta kokeneempaa auttamaan alkuun pääsemisessä.

Sana ”tekstinkäsittelyohjelma” on oikeastaan aivan harhaanjohtava, koska useimmat sellaiset ohjelmat käsittelevät tekstiä pelkkänä merkkien tai rivien jonona, ei kielellisenä ilmaisuna. Ohjelmissa alkaa kuitenkin olla joitakin varsinaisen tekstinkäsittelyohjelman piirteitä kuten oikoluku eli sanojen oikeinkirjoituksen tarkistus, jopa kieliopin ja tyylin tar­kis­tuk­sen välineitä. Valitettavasti nämä piirteet ovat vielä melko kehittymättömiä, ja usein ne tukevat vain englanninkielisen tekstin käsittelyä. Ohjelmallinen oikoluku voi toimia kohtuullisen hyvin, jos teksti on yleiskieltä ja sisältää vähän nimiä. Sen sijaan erikoisalan sanaston käyttö voi aiheuttaa sen, että joudut joka toisesta sanasta kertomaan ohjelmalle, että kyllä se on oikein kirjoitettu, vaikka sitä ei löydy ohjelman sanastosta. Tähän liittyy usein piirre, jota voi pitää erittäin huvittavana tai erittäin ärsyttävänä: ohjelma tarjoaa käyt­tä­mäl­le­si sanalle useita kummallisia korjausehdotuksia.

Suosittelen kuitenkin, että tutustut käyttämäsi tekstinkäsittelyohjelman tarjoamiin oikolukumahdollisuuksiin. Voi olla, että ne ovat sinulle suuri apu tekstin viimeistelyssä. Tutustu asiaan ja harjoittele kaikessa rauhassa, käyttäen jotain pientä tekstiä, jotta sitten tosi paikan tullen tiedät, onko ohjelman oikoluvusta apua.

Tietokoneohjelmalla suoritettu oikoluku ei tietenkään korvaa ihmisen suorittamaa tekstin tarkistusta. Oikolukuohjelmat eivät havaitse kaikkia kirjoitusvirheitäkään, ja ennen kaikkea ne eivät tarkista tekstin sisältöä. Mutta oikolukuohjelman käyttö ennen ihmisen tekemää tar­kis­tus­ta voi olla hyvin perusteltua.

Sivistyssanat

Sivistyssanat ovat myös tunneasia

Sivistyssanoihin suhtaudutaan usein hyvin tunneperäisesti. Jotkut vastustavat niitä kielellisen puhdasoppisuuden takia: ei saa käyttää vierasperäisiä sanoja. Tällöin ei yleensä oteta huomioon, että hyvin suuri osa suomen sanoista on vierasperäisiä, joskin vanhimmat lainasanat (kuten ”äiti” ja ”sata”) ovat täysin mukautuneet suomeen.

Jotkut taas erityisesti suosivat sivistyssanoja siksi, että ne tuovat kansainvälistä ilmapiiriä. Ja kun jonkin erikoisalan ihmiset puhuvat keskenään, niin oman alan termien käyttely luo tunnelmaa. Osittain tästä johtuu, että alan sanoja käytetään tällöin myös väljentyneessä merkityksessä ikään kuin yleiskielen sanoina.

Vältä yleensä sivistyssanoja

Minä suosittelen yleiseksi linjaksi sivistyssanojen välttämistä, ei niiden vierasperäisyyden takia vaan siksi, että ne eivät ole yleisesti tunnettuja. Sana ”televisio” on aivan yhtä vieras­peräinen kuin sana ”agorafobia”, mutta vain jälkimmäistä kehotan välttämään. Leikillisesti voisi jopa sanoa, että ”televisio” on vierasperäisempi, koska se on koottu kahden vieraan kielen sanoista, kun taas ”agorafobia” on pelkkää kreikkaa.

Jos joudut käyttämään sivistyssanoja, on syytä tarkistaa, löytyvätkö ne sivistyssanakirjasta. Ei haittaa, vaikka se olisi vanhahko, esim. Nykysuomen sivistyssanakirja, sillä olennaista on, voidaanko kohtuudella olettaa, että sana on useimmille lukijoille tuttu tai että he ainakin voivat löytää sen omasta sivistyssanakirjastaan. Osittain tämäntapaisiakin tarkoituksia varten olen koonnut Webiin Pienehkön sivistyssanakirjan.

Selitä ainakin erikoisimmat sanat

Jos sivistyssana ei ole melko yleisesti tunnettu ja suppeahkoistakin sanakirjoista löytyvä ja jos kuitenkin sivistyssanan käyttö on välttämätöntä, on syytä ehdottomasti liittää joko tekstiin tai kirjoituksesi lopussa olevaan erilliseen sanastoon selitys, joka kertoo sanan merkityksen. Sama koskee tilanteita, joissa merkitys poikkeaa sivistyssanakirjan antamasta.

Selitysten laajuudessa on syytä ottaa huomioon lukijakunta. Mitä suppeammalle piirille teksti on tarkoitettu, sitä suppeammat selitykset riittävät. Mutta hyvä kirjoittaja tarjoaa myös jonkinlaisen mahdollisuuden ”päästä sisälle” tekstiin suppealtakin tietopohjalta. Vaikka teksti on tutkimusraportti, joka on kirjoitettu saman erikoisalan tutkijoille, se saattaa kuitenkin kiinnostaa alan opiskelijaa tai harrastajaa tai toisen alan tutkijaa jonkin yhtymäkohdan takia. Esimerkiksi Web-sivulla onkin hyvä antaa ainakin jonkinlainen viittaus (linkki) selityksiin, esimerkiksi sivustoon, jolla alan erikoissanastoa esitellään. Sellaisen löytämisessä voi olla apua koosteestani Termisanastoja Webissä.

Sanat lukijoiden mukaan

Oikea periaate on käyttää sellaisia sanoja, jotka lukijat ymmärtävät helposti ja oikein. Tällöin on tärkeää, millaisia lukijasi ovat ja mitä sanoja he tuntevat, ei se, mistä sanat ovat saaneet alkunsa. Omaperäinen sana saattaa jopa olla vieraampi kuin vierasperäinen.

Jos kirjoitat jotakin erikoisalaa hyvin hallitseville ihmisille sen alan asioista, niin he var­maan­kin tuntevat parhaiten alan vakiintuneen termistön, olipa se omaperäistä tai vierasperäistä. Jos taas kirjoitat erikoisalan asioista suurelle yleisölle, joudut ehkä paljonkin selittämään sanoja tai käyttämään pitkiä, kuvailevia ilmaisuja nasevien termien asemesta. Jos kirjoitat juristeille, niin sana ”immateriaalioikeudet” on sopiva, mutta jos kirjoitat samasta aiheesta suurelle yleisölle, on parempi käyttää kuvailevampaa ja epätäsmällisempää ilmaisua, esim. ”tekijänoikeus, patenttioikeus ja muut vastaavat ns. aineettomat oikeudet”. Jos tarvitset käsitettä monessa kohdassa, voi olla tarpeen määritellä ensin sana ”immateriaalioikeudet” ja sitten käyttää sitä. Sellainen ratkaisu voi olla kuitenkin lukijoille varsin raskas, etenkin jos määriteltyjä termejä on paljon, koska määritelmät eivät kovinkaan hyvin pysy muistissa.

Erikoistapauksena kannattaa mainita, että kirjoitettaessa maahanmuuttajille tai muille, joiden äidinkieli ei ole suomi, on usein hyvä suosia sivistyssanoja. Monien kielten puhujat ymmärtävät sanan ”projekti” selittämättäkin, koska he tuntevat sen vastineen jossain muussa kielessä, kun taas sanan ”hanke” ymmärtämiseen ei ole vastaavaa tukea.

Usein terminluonteiset sivistyssanat ovat välttämättömiä, koska niille ei ole järkeviä vaihtoehtoja. Jos haluat kirjoittaa propaanista, konvoluutioista tai eksistentialismista, sinun on pakko käyttää näitä sanoja. Jos nimittäin yrität itse sepittää niille omaperäisiä vastineita, sinua ei ymmärrä kukaan, eivät kyseisen alan asiantuntijat eikä suuri yleisö.

Toisaalta hyvin usein sivistyssanalle on suomalaisempi vastine, joka on kadunmiehelle paljon tutumpi ja jonka asiantuntijatkin hyvin ymmärtävät. Ei ole mitään perustetta käyttää sellaisia sivistyssanoja kuin ”iktyologia” tai ”attribuutti”, koska voi käyttää sanoja ”kalatiede” ja ”määrite”. Suomalaisempi vastine voi olla joko yleisesti käytetty ja tunnettu termi taikka sellainen yhdyssana tai sanaliitto kuin ”kalatiede”, jonka merkitys on ilmeinen.

Sivistyssanojen käyttö valikoi lukijoita

Sivistyssanoilla voidaan tietysti keikaroida. Niitä voidaan käyttää, tietoisesti tai tie­dos­ta­mat­to­mas­ti, jonkinlaisen sisäpiiritunnelman luomiseen. Sanassa ”boutique” on lumoavaa charmia joillekuille, ja lintuharrastajapiireissä tuskin pärjää, jos ei osaa kutsua kuikkaa Gaviaksi. Aina, kun käytät vähän tunnettua sanaa, lähetät lukijalle piiloviestin: jos et tunne tätä sanaa, tämä juttu ei ole tarkoitettu sinulle. Esimerkiksi latinankielisten lentävien lauseiden viljely on tehokas keino karkottaa latinaa osaamattomat. (Muinaiset roomalaiset käyttivät vastaavaan tarkoitukseen kreikkaa.) Vielä tehokkaampaa on ottaa juttuun mukaan kirjallisuussitaatteja alkukielellä, jota suhteellisen harvat osaavat, esimerkiksi nyky-Suomessa ranskaksi tai saksaksi. Joskus tällainen menettely voi olla ihan perusteltuakin, joskin on selvempää kertoa jutun esipuheessa tai alussa suoraan, keille se on tarkoitettu.

Vierasperäinen vai omaperäinen – millä perusteilla valitaan?

Joskus on vaikeaa valita sivistyssanan ja omaperäisen sanan välillä. Sivistyssana voi olla asiantuntijapiireissä tutumpi kuin omaperäinen sana, joka voi olla hiljattain sepitetty vaikkakin virallisesti suositeltu. Omaperäinen vastine voi olla vanhakin mutta harvinainen; esimerkiksi ”inessiivi” on kai tunnetumpi termi kuin ”sisäolento”. Sivistyssana voi myös olla merkitykseltään täsmällisempi tai lyhemmyyttään kätevä. Valinnassa kannattaa ottaa huomioon muun muassa se, miten hyvin lainasana sopii rakenteeltaan suomeen, esimerkiksi sisältääkö se vieraita kirjaimia kuten b, f ja g taikka hankalia konsonanttiyhdistelmiä kuten str. Tärkeää on myös, kirjoitetaanko lainasana suomen vai vieraan kielen kirjoitus­järjes­tel­män mukaisesti eli vastaavatko kirjoitusasu ja äänneasu toisiaan.

Kenties sinulle on luonnollista kirjoittaa niin, että käytät paljon sivistyssanoja. Jos se helpottaa kirjoittamisen vaikeinta, luovaa vaihetta, niin käytä siitä vaan – mutta muista sitten luovimman vaiheen jälkeen käydä tekstisi läpi ja korvata lukijoille tuntemattomat sanat heidän tuntemillaan. Jos kirjoitus on tärkeä, sen ymmärrettävyyteen voi hyvinkin kannattaa panostaa sen verran, että lukaisee sen läpi alleviivaten kaikki sivistyssanat ja sitten tarkistaa sivistyssanakirjasta tai muusta erikoissanakirjasta, löytyykö niille hyvät, ymmärrettävät suomenkieliset vastineet. Tätä työtä ei kuitenkaan pidä tehdä mekaanisesti, sillä osa vastineista on vain summittaisia selityksiä tai ehkä jopa sepitteitä, jotka ovat vähemmän tunnettuja kuin itse sivistyssana. ATK-termin ”swapping” suomennosta ”heittovaihto” tuskin käytetään missään muualla kuin ATK-sanakirjassa. Vastineen pitää ainakin olla sinun mielestäsi ymmärrettävä, muutoin se tuskin on ymmärrettävä lukijallekaan. Mutta älä välitä siitä, että suomalaisessa vastineessa ei ehkä tunnu olevan samaa historian siipien havinaa, kulturellisuutta ja glamouria kuin sivistyssanassa.

Monet sivistyssanat ovat sellaisia, että ne ovat joissakin yhteyksissä ja merkityksissä korvattavissa suomalaisemmilla mutta joissakin eivät. Suomalaisemmat vastineet voivat myös riippua asiayhteydestä. Esimerkiksi ”autonominen alue” on ”itse­hallinto­alue” tai ”itse­hal­lin­nol­li­nen alue”, mutta ”autonominen hermosto” on vakiintunut termi. Sana ”positiivinen” on useimmiten korvattavissa sanalla ”myönteinen”, mutta ei matematiikassa, jossa täytyy joko käyttää kyseistä sivistyssanaa tai ilmaisua ”suurempi kuin nolla”, joka tosin ei aina ole mahdollinen. Ole siis tarkkana, koska sivistyssanakirjasi hyvin mahdollisesti tuntee vain joitakin merkityksiä, ei välttämättä sitä merkitystä, josta jutussasi on kyse.

Kirjoita normien mukaan – yleensä

Sivistyssanojen asu on horjuva, vaikka sitä koskevat normit ovat melko vakiintuneita. Ongelmana on lähinnä se, että normienmukainen kirjoitusasu poikkeaa varsin usein ääntämyksestä. Varsin tavallista alkaa olla, että kirjoitetaan esim. ”agressio” eikä ”aggressio”. Itse soisin normien muuttuvan ääntämyksenmukaisiksi. Mutta mitä virallisempi on kirjoituksen luonne, sitä tärkeämpää on noudattaa normeja, vaikka sitä varten pitäisikin kahlata läpi kielenoppaita ja sivistyssanakirjoja.

Varsinkin jos käyttää paljon sivistyssanoja mutta kirjoittaa ne väärin, tulee tehneeksi vaikutuksen – mutta toisenlaisen kuin oli tarkoitus.

Lyhentämisen niksejä

Seuraavassa on muutamia tavallisia sanoja ja sanontoja ja niille lyhyempi vaihtoehto:

aikaisemmin aiemmin
ainoastaan vain
esittää kysymys kysyä
haitallinen vaikutus haitta
jokin aika sitten hiljattain
kaksi kertaa kahdesti
kyseessä oleva kyseinen
lukuun ottamatta paitsi
luonnollisestikin tietenkin
lähitulevaisuudessa piakkoin
mikäli jos
myös -kin
on luonteeltaan on
siihen asti, että kunnes
siinä tapauksessa, että jos
siinä tarkoituksessa, että jotta
siitä huolimatta, että vaikka
suurimmaksi osaksi pääosin
tarkoituksenmukainen hyvä
tulevaisuudessa vastedes
tällä tavalla näin, täten
viipymättä heti
yksinomaan vain

Edellä olevaa taulukkoa voi joskus käyttää käänteisesti, jos tarvitset lyhyen sanan tilalle pitemmän. Pitkä sanahan on painokkaampi kuin lyhyt, joten haluat ehkä joskus erityisesti korostaa tarkoitusperää käyttämällä lyhyen sanan ”jotta” asemesta ilmaisua ”siinä tar­koi­tuk­ses­sa, että”. Tämä tehokeino kuitenkin hyvin helposti kärsii inflaation. Pitkillä ilmaisuilla on tehoa vain, jos yleensä käytät lyhyitä.

Muista, että lyhentämisen niksit ovat vain niksejä. Kunnollinen lyhentäminen on ennen muuta asioiden karsimista ja kielellisen kokonaisrakenteen yksinkertaistamista.

Toistoa, toistoa

Toistoa on kahdenlaista: asioiden toistamista ja samojen tai samanlaisten sanojen toistumista. Nämä ovat varsin erilaisia ilmiöitä.

Asioiden toistaminen voi olla häiritsevää, tekstiä turhaan pidentävää ja lukemista hidastavaa, mutta joskus se voi olla hyvä tehokeino. Jos asia on todella tärkeä, se ehkä kannattaa sanoa kahdesti, kolmestikin. Kun sanot asian useilla eri sanakäänteillä, se voi mennä paremmin perille, koska yksi ymmärtää yhdellä tavalla muotoillun viestin, toinen toisella tavalla esitetyn. Rajoita kuitenkin toisto todella tärkeisiin asioihin.

Sanojen toistuminen on tyylikysymys, eikä siitä kannata liiaksi huolestua. Toisin kuin asioiden toisto, sanojen toisto on harvoin tietoista ja harkittua. Joskus vain käy niin, että tulee käyttäneeksi peräkkäisissä virkkeissä tai jopa yhden virkkeen sisällä samaa sanaa häiritsevän monta kertaa.

Sanojen toiston häiritsevyys riippuu sanan luonteesta. Ketään tuskin häiritsee sanojen ”se, ”on”, ”ei” ja ”tai” toistuminen. Nehän ovat lyhyitä ja merkitykseltään kieliopillisia, eivät sisällöllisiä kuten substantiivit ja verbit. Mitä pitemmästä sanasta on kyse, sitä häiritsevämpää toisto on. Häiritsevyyttä lisää myös se, että sanan esiintymät ovat toisiaan kovin lähellä. Sen sijaan on turha pelätä esimerkiksi sitä, että sama sana toistuu peräkkäisissä kappaleissa.

Jos sama sana toistuu tekstissäsi häiritsevän monta kertaa, voit korjata tilannetta monilla eri tavoilla. Yksinkertaisin on pronominien kuten ”se” ja ”joka” käyttö, joskin se voi vaatia virkkeiden rakenteen muuttamista. Huolehdi kuitenkin siitä, että on selvää, mihin mikäkin pronomini viittaa. Epäselvyys ja tulkinnanvaraisuus on paljon pahempi asia kuin sanojen toistuminen. Toinen korjauskeino on korvata sanoja synonyymeillä eli samaa merkitsevillä sanoilla. Sanakirjoista on apua, jos et muuten keksi sopivia synonyymejä. Huolehdi kuitenkin siitä, että sanoma ei hämärry tai muutu sen takia, että käyttämäsi sana ei olekaan lukijalle tuttu. Älä siis käytä liian harvinaisia synonyymejä. On myös syytä muistaa, että harvoin mikään sana on toisen sanan täydellinen synonyymi – yleensä sanoilla on ainakin lievä vivahde-ero. Kolmas korjauskeino on käyttää yleisnimiä erisnimien asemesta tai muutoin sopivia kuvailevia yleisluonteisia sanoja, jotka asiayhteydessään ovat tarpeeksi selviä. Tarkastellaan esimerkkinä seuraavaa kappaletta:

Vipunen on jo pitkään ollut korkeakoulun käytetyin tietokone. Vipusessa käy kuu­kau­des­sa 6000–7000 eri käyttäjää. Vaikka Vipusta onkin koko ajan uusittu, niin tarvetta tehostukseen on edelleen. Vipunen päivitetään vuonna 1995.

Tässä esiintyy useita kertoja erään tietokoneen erisnimi ”Vipunen”. Sopiva korjauskeino on ensinnäkin käyttää toisessa virkkeessä sanan ”se” sopivaa muotoa: ”siinä”. Sitä seuraavissa virkkeissä erisnimi ”Vipunen” voidaan korvata sanan ”kone” sopivalla muodolla, koska lukijalle varmaankin on aivan selvää, mitä konetta tarkoitetaan. Toinen vaihtoehto olisi käyttää niissäkin sanaa ”se”, mutta tällaiset pronominit ovat sitä hankalampia tulkita nopeasti oikein, mitä kauempana ne ovat siitä sanasta, johon ne viittaavat.

Lyhenteet

Kuten edellä mainittiin, lyhenteet ovat huono keino tavoiteltaessa oikeaa päämäärää, lyhyyttä. Tähän on useita syitä, joista tärkein on se, että kaikki lukijat eivät tunne käyttämiäsi lyhen­tei­tä. Se, että tekstissä on muutama kirjain tai sana vähemmän, ei ole ollenkaan niin tärkeää kuin se, että lukija ymmärtää sanoman nopeasti. Jos lukija joutuu miettimään, mitä lyhenteesi tarkoittavat, ja ehkä jopa tarkistamaan asian hakuteoksista, häneltä tuhrautuu aikaa ja lukeminen katkeaa. Jos lukijallasi ei edes ole sopivaa hakuteosta käytettävissään, hän todennäköisesti päättää ohittaa hankalan osan tekstistä – kenties jopa jättää lukemisen sikseen.

Riitta Eronen on arvostellut lyhenteiden runsasta käyttöä kirjoituksessaan IT-kentiltä seuraavasti:

Lyhenteiden runsas käyttö häiritsee viestintää, sillä lyhenteet ovat suppeudessaan usein käsittämättömiä tai monitulkintaisia. Ne ovat myös katoavia ja muuttuvia ja sellaisina paitsi tavallisen kielenkäyttäjän myös kääntäjän tai historioitsijan harmi; lyhenteitä ei nimittäin juuri ole sanakirjoissa.

Jotkin lyhenteet ovat varsin yleisesti tunnettuja, esimerkiksi ”esim.”, ”ATK” ja ”puh.”. Sellaiset lyhenteet kuin ”em.”, ”ko.”, ”ao.” ja ”ym.” ovat myös melko yleisesti tunnettuja, mutta kehotan välttämään niitä. Niitä ei lueta yhtä sujuvasti kuin tavallisimpia lyhenteitä, ja lisäksi ne ovat paperisen makuisia. Ne on helppo korvata sanoilla: ”mainittu”, ”kyseinen”, ”asianomainen” ja ”ynnä muut”. Muutamia melko tavallisiakin lyhenteitä käytetään joskus useassa eri mer­ki­tyk­ses­sä. Esimerkiksi lyhenne ”ym.” tarkoittaa normaalisti ”ynnä muut”, mutta jotkut käyttävät sitä merkityksessä ”yllä mainittu”.

Tunnettujenkin lyhenteiden käytössä on se ongelma, että lyhenteeseen pitää usein lisätä sijapääte, ja tätä koskevat normit ovat melko mutkikkaita. Näin ainakin voisi päätellä siitä, miten usein normeja rikotaan. Perussäännöthän ovat yksinkertaiset:

Taivutuksen merkitseminen edellä esitettyjä sääntöjä noudattaen ei kuitenkaan ole ihan helppoa. Se nimittäin edellyttää suomen kielen osaamisen lisäksi myös kieliopin tuntemusta. Kun kirjoitamme suomea, osaamme taivuttaa sanan ”kappale” ihan sujuvasti ja ajattelematta. Silloin ei tarvitse tuumailla, mikä on sanan vartaloa ja mikä päätettä - taivutusmuodot tulevat sinulta kuin itsestään, jos suomi on äidinkielesi. Mutta kun pitää merkitä taivutuspääte lyhen­tee­seen, täytyy osata tunnistaa, mikä on vartalo. Täytyy ehkä oikein pysähtyä miettimään: koska sanomme ”kappaleen”, ”kappaleet” ja ”kappaleessa”, niin vartalo on varmaankin ”kappalee-”, vaikka sanan perusmuodossa onkin poikkeuksellisesti vain yksi e-kirjain. Siispä lyhennetään ”kpl:t”.

Usein lyhenne voidaan lukea sekä kirjaimittain että avattuna, sanoittain. Monet välttävät kirjaimittain lukemisen mukaista päätteiden merkitsemistä, koska lukutapa tuntuu arkiselta, epäviralliselta. Niinpä esiintyykin sellaisia lyhenneasuja kuin ”SNTL:oon”, mikä on muo­dol­li­ses­ti oikein, jos todellakin on tarkoitus, että luetaan ”Sosialististen Neuvosto­tasa­valto­jen Liittoon” eikä ”ässänteeällään”, jolloin lyhennetty asu olisi ”SNTL:ään”. Käytännössä tilanne on varmaankin se, että kyseiset kirjoittajat soveltavat kirjoittaessaan yhtä normia ja puhuessaan toista.

Nämä hankalat ja ärsyttävätkin kielioppiongelmat voi välttää, kun ei käytä lyhenteitä. Hyvin harvoin lyhenteiden käyttäminen on todella välttämätöntä. Jos lyhenteiden auki kirjoittaminen tuntuu pidentävän tekstiä kohtuuttomasti, voit yrittää muotoilla virkkeitä uudelleen niin, että lyhenteillä esitettyihin asioihin viitataan harvemmin.

Välttämättömiä lyhenteet ovat käytännössä vain viitattaessa sellaisiin teknisiin termeihin, joille ei ole muuta vakiintunutta ilmaisua kuin lyhenne, esim. ”ATM”. Tällöin lyhenne on luonteeltaan lähinnä erisnimi. Jos teksti vilisee sellaisia lyhenteitä, kannattaa harkita, voisiko asioita muotoilla paremmin esimerkiksi siten, että asioihin viitataan pronomineilla. Koska tekniset lyhenteet ovat yleensä isokirjaimisia, ne tekevät tekstistä levottoman näköisen, ja lisäksi ne lyhenteet voivat isokirjaimisuuttaan näyttää tärkeämmiltä kuin ovatkaan.

Teknisten termien lyhenteet on syytä selittää. Tärkeää ei ole niinkään selostaa, mistä sanoista lyhenne on peräisin (esim. ”ASCII = American Standard Code for Information Interchange”) vaan mitä se suurin piirtein tarkoittaa (esim. ”eräs yleisesti käytetty merkki­koodi”). Kerro tarvittaessa myös se, mistä saa tarkemman kuvauksen asiasta (esim. ”jonka määrittelee standardi ISO 646”). Haitaksi tuskin on sekään, että mainitaan tarvittaessa lyhenteen lukutapa, jos se ei ole helposti arvattavissa (esim. ”luetaan yleensä ’askii’”). Lyhenteiden selitykset voi kirjoittaa esimerkiksi erilliseen liitteeseen, jonka olemassaolo mainitaan jutun alussa.

Lyhenteiden selittämättä jättämistä perustellaan usein sillä, että lukijat kuitenkin tuntevat ne ennestään. Tämä kai tarkoittaa, että kirjoittaja pelkää lukijoiden suuttuvan, kun heitä aliarvioidaan selittämällä itsestään selviä juttuja. Käyneeköhän todella niin? Ei kai kukaan lukija pahoin pahastuisi, jos tekstin lopussa olisi liitteenä lyhenneluettelo. Suurin syy selitysten puutteeseen on kai laiskuus, toiseksi suurin se, että kirjoittaja ei itsekään tiedä tarpeeksi tarkasti, mitä lyhenne tarkoittaa, tai ei osaa esittää sitä lyhyesti.

Ohjeita eri kirjoitustilanteisiin

Kirjeen kirjoittaminen

Kirjeen kirjoittamista hyvin monet pitävät vaikeana. Henkilökohtaisten kirjeiden kir­joit­ta­mi­nen voikin olla varsin ongelmallista. Mutta aiheenamme on lähinnä asia­kirjoit­ta­mi­nen, jossa ei niinkään ole kyse sukulaisten, ystävien ja tuttavien välisestä yhteydenpidosta ja ihmissuhteiden hoitamisesta kuin asiaviestien välittämisestä. Kun tehtävänä on kirjoittaa kirje, jolla pyritään hoitamaan jokin asia, seuraavista neuvoista voi olla apua.

Kirjoita itse kirjeeseen, kenelle se on osoitettu. Jos lähetät kirjeen jollekin laitokselle tai yritykselle, kirjoita sekä kuoreen että itse kirjeeseen ensimmäiseksi laitoksen tai yrityksen nimi ja vasta seuraavaksi asiaa hoitavan ihmisen nimi, jos sen tiedät. Näin huolehdit parhaasi mukaan siitä, että asia voidaan siirtää toisen ihmisen hoidettavaksi, jos asianomainen on lomalla, eronnut tms. Jos taas lähetät yksityiskirjeen työosoitteeseen tai jos kirje muutoin on osoitettu nimenomaiselle henkilölle, kirjoitat tietysti hänen nimensä ensimmäiseksi.

Jotkut ovat sitä mieltä, että kirjeen alussa tulee olla myös kohtelias puhuttelu. Jotkut taas ajattelevat, että on hyvä aloittaa pirteällä, persoonallisella tavalla kuten ”Heippa”. Jotkut myös miettivät päänsä puhki yrittäessään sepittää mahdollisimman sopivaa puhuttelua. Jos kyseessä on esimerkiksi työpaikkahakemus, asia voikin olla pienen miettimisen arvoinen. Minun mielestäni parasta kohteliaisuutta on selkeä asiallisuus, jossa on otettu huomioon lukija. Työhönottaja, joka lukee ehkä satoja hakemuksia, arvostanee enemmän lyhyyttä kuin moni­sanaista kunnioittavuutta tai teko­pirteää moikkaamista.

Usein myös ajatellaan, että kirjeen alussa pitää esitellä itsensä, jos kirjeen saaja ei ennes­tään tunne kirjoittajaa. Joskus niin on hyvä tehdä, mutta kirjehän allekirjoitetaan, ja alle­kir­joi­tuk­sen yhteyteen voi liittää asiayhteyden kannalta tarpeellisen maininnan ase­mastaan.

Ilmaise selvästi ja heti alussa, mitä haluat. On hyvin rasittavaa käsitellä kirjettä tai kirjelmää, josta ei suoraan ilmene, mitä kirjoittaja haluaa. Jos vain haluat saattaa vastaan­otta­jan tietoon jotakin, sano se. Älä pelkää käyttää yksikön ensimmäistä persoonaa, jos esiinnyt omissa nimissäsi, sillä sinähän olet kirjoittamassa ja sinulla on asiaa. Älä pelkää vaatia tai kieltää, jos sinulla on laillinen peruste vaatimukseesi tai kieltoosi.

Kun kehotin kirjoittamaan, mitä haluat, tarkoitin lähinnä sitä, mitä haluat vastaanottajan tekevän. Ei tietenkään ole järkevää kuvata kaikkea mahdollista ja mahdotonta, mitä haluat. Kirjeen kirjoittamisen syyhän on se, että oletat vastaanottajan ehkä tekevän jotain sellaista, mitä haluat. Ei siis ole mielekästä esimerkiksi valittaa sellaisista asioista, joiden korjaaminen ei ole ollenkaan vastaanottajan vallassa.

Joskus kannattaa kuitenkin varsinaisen pyynnön ohessa tuoda esiin, miksi sen esittää. Voihan olla, että vastaanottaja keksii paremman tavan vastata siihen, mitä oikeastaan haluat. Erityisesti tämä koskee teknisiä asioita, joissa ei pidä liiaksi ajatella vastaanottajan puolesta. Älä kysy, mikä mahtaa olla nopein lentoyhteys paikasta A paikkaan B, jos sinua itse asiassa kiinnostaa ylipäänsä nopein yhteys. Joissakin tapauksissahan esimerkiksi juna voi olla nopeampi kuin lentokone, kun tarkastellaan koko matka-aikaa. Jos tiedustelet, onko firmalla XYZ-merkkisiä hilavitkuttimia varastossaan ja vastaus tähän nimenomaiseen kysymykseen on kielteinen, niin fiksu vastaaja kyllä saattaa kertoa, että niitä on tulossa seuraavana päivänä tai että heillä on täysin vastaavia muunmerkkisiä tuotteita. Älä kumminkaan luota vastaajan fiksuuteen, vaan esitä asiasi alun perin oikein. Jos ongelmasi on itse asiassa se, että eetteri­pyörre­generaattorisi on rikki ja tarvitset siihen varaosaksi hilavitkuttimen mahdollisimman nopeasti, niin tämähän on se varsinainen asiasi, joka sinun pitää kertoa. Saattaapa käydä niinkin, että myyjä kertoo, että varaosa maksaa enemmän kuin uusi generaattori.

Hyviä suoraan asiaan meneviä aloituksia ovat esimerkiksi seuraavanlaiset:

Jotkin edellä kuvatun kaltaiset aloitukset saattavat yksinään riittää koko kirjeeksi. Jos asia on ilmaistavissa yhdellä virkkeellä, tee niin.

Selitä vain tarpeellinen. Jos omaksut tavan mennä kaartelematta itse asiaan, huomaat, että useinkaan selityksiä ei tarvita. Tietysti sille, mitä halutaan, on syytä yleensä esittää perustelut. Niiden luonne riippuu tilanteesta. Jos haluat jotakin, johon sinulla on laillinen oikeus, riittää viitata sopivalla tavalla tähän oikeuteen, tarvittaessa perustellen, miksi sinulla se oikeus on. Sen sijaan sinun ei tarvitse perustella, miksi käytät sitä oikeutta; on omassa harkinnassasi, kerrotko sen. Mutta jos pyydät jotain, johon vastaanottajalla on valta suostua tai olla suostumatta, on tietysti syytä tuoda esiin järkiperusteita – tai joskus tunneperusteitakin – joiden takia vastaanottajan kannattaisi suostua.

Loppusanoja ei yleensä tarvita. Mutta jos sinulla on todella mielessäsi jotain erityistä, joka ei enää suoraan liity varsinaiseen asiaasi, voit harkinnan mukaan lisätä jonkin loppu­huo­mau­tuk­sen, hyvän kesän toivotuksen tai jonkin yleisen kiitoksen.

Allekirjoita kirje ja liitä siihen tarpeelliset osoite- ja muut yhteystietosi.

Edellä on käsitelty lähinnä sellaista kirjettä, jonka kirjoitat yksityishenkilönä. Jos kirjoitat jonkin laitoksen tai yrityksen nimissä, tuo se selvästi esille. Silloin on yleensä syytä välttää omaan persoonaasi viittaamista eli et kirjoita esimerkiksi ”tilaan” vaan ”Oy Pulju Ab tilaa”. Muutoin perussäännöt ovat samat. Kirjeen ulkoasua ja rakennetta varten on yleensä tällöin olemassa valmiit sisäiset ohjeet, lomakkeet tai mallit, ja jos ei ole, ota mallia aiemmista kirjeistä.

Tiedotteen tekeminen

Tiedotteita kirjoitetaan monista syistä. Usein tiedotteilla vain halutaan myönteistä julkisuutta jollekin asialle, yritykselle tai laitokselle. Silloin tietysti kerrotaan myönteisistä asioista kuten uusista saavutuksista, tuotteista ja palveluista. Sellainen tiedottaminen on lähellä mainontaa eikä siksi kuulu kovin kiinteästi sellaiseen kirjoittamiseen, jota käsittelen. Tämä muuten ei johdu mainonnan väheksymisestä tai paheksumisesta vaan siitä, että en osaa antaa ohjeita mainonnasta.

Julkisuutta tavoittelevasta tiedottamisesta annan kuitenkin sen neuvon, että siinä tulee asioita tarkastella ulkoapäin eikä sisältäpäin. Tämä merkitsee esimerkiksi sitä, että ei lyödä rumpua uuden super­tieto­koneen hankinnasta vaan sen tarjoamista uusista mah­dol­li­suuk­sis­ta. Koneen hankintahan kuuluu panosten ja hyötyjen arvioinnissa panosten, siis kulujen puolelle. Hyvä tiedote ei siis ala esimerkiksi sillä, monenko kymmenen miljoonan markan hintainen ja minkä merkkinen kone on hankittu vaan esimerkiksi näin:

Suomalaistutkijoiden mahdollisuudet tieteelliseen laskentaan kohenevat merkittävästi ja sääennustusten tarkkuus paranee uuden supertietokoneen avulla.

Periaatteellisesti siis tällainen aloitus on hyvä, joskin kielellisesti sitä voisi parantaa muun muassa korvaamalla käsitteellisiä substantiiveja verbeillä seuraavaan tapaan:

Suomalaiset tutkijat voivat entistä tehokkaammin tehdä tutkimuksessa tarvittavaa laskentaa uudella supertietokoneella. Sen avulla voidaan myös ennustaa säätä entistä tarkemmin.

Seuraavassa tarkastelen sellaisia tiedotteita, joiden tehtävä ei ole ainakaan pääasiassa julkisuuden tavoittelu vaan asioiden käytännöllinen tiedottaminen. Esimerkiksi muutokset jonkin yrityksen tai laitoksen palvelujen valikoimissa ja järjestelyissä ovat asioita, jotka on kerrottava asiakkaille. Hyvä tiedottaminen on toki omalla tavallaan hyvää mainosta. Vielä suuremmassa määrin pätee, että huono tiedottaminen on huonoa mainosta. Jos putiikin aukioloaikoja supistetaan ilman, että siitä tiedotetaan asiakkaille, heistä voi tulla entisiä asiakkaita. Itse aukioloaikojen supistaminenkin voi vähentää asiakkaita, mutta tiedotuksen puute on suoranainen loukkaus asiakkaita kohtaan.

Ryhdyttäessä kuvatunlaiseen käytännölliseen tiedottamiseen on ensiksi kysyttävä, mitä tiedotetaan ja keille. Vasta seuraavaksi tulee kysymys, miten tiedotetaan, siis esimerkiksi se, mitä välineitä käytetään ja miten tiedote muotoillaan. Sitten kun tiedetään, mitä varsinaisesti kerrotaan ja keiden on syytä se tietää, pyritään tietenkin löytämään keinot ja muodot, joilla tieto mahdollisimman hyvin saavuttaa kohderyhmänsä – ja vain sen. Jos esimerkiksi on havaittu, että jossain tuotteessa on vika, joka on saatava käyttäjien tietoon, niin oikein kohdennettu tiedotus on sellainen, joka tavoittaa tuotteen käyttäjät. Käytännössä ei useinkaan ole mahdollista kohdentaa tiedotusta tarkasti vaan joudutaan turvautumaan esimerkiksi sanomalehti-ilmoituksiin. Silloin tietenkin on tärkeää muotoilla tiedotuksen otsikko tyyliin ”Tärkeä tiedotus XYZ:n käyttäjille”, jotta käyttäjät osaisivat lukea tiedotuksen ja muut jättää sen lukematta.

Tiedotteiden lukija ei suinkaan aina osaa ilman muuta erottaa hänelle tärkeitä käy­tän­nöl­li­siä tiedotteita julkisuutta tavoittelevista tiedotteista. Siksi sinun täytyy muotoilla tiedotteesi otsikko ja alku niin, että tiedotteen luonne ja merkitys tulee selväksi. Esimerkiksi seuraavassa tiedotteessa otsikko on huono, vaikka tiedote muutoin on omassa käyttö- ja asiayhteydessään selkeä:

Reitittimen asennus 12.9.

Tietoliikenne ulkomaailmaan ja eräisiin verkon osiin (Maarintalo, päärakennus, koneosasto kokonaan) katkeaa maanantaina, 12.9. klo 20 n. puoleksi tunniksi. Syynä on oman reitittimen vaihtaminen lainalaitteen tilalle.

Pelkän otsikon perusteella lukija voi luulla, että kyseessä on julkisuutta tavoit­te­le­va tiedottaminen, jolla ei ole välitöntä merkitystä lukijalle. Ja useimmitenhan ihmiset lukevat vain otsikot. Otsikon yksi perustehtävähän on antaa lukijalle tieto, jonka perusteella hän voi ratkaista, kannattaako hänen lukea itse juttu. Useimmille lukijoille on sinänsä ihan yks hailee, asentaako jokin atk-keskus jonkin reitittimen ja milloin se sen tekee. Sen sijaan se, mikä atk-keskuksen työn kannalta on varsinaisen asian yksi sivuvaikutus, tietoliikenteen katkeaminen, on käyttäjien kannalta se varsinainen tärkeä asia. Sopiva otsikko olisi siis ollut esimerkiksi ”Tietoliikennekatko 12.9. noin klo 20.00–20.30”.

Edellä olevassa esimerkissä on kyse sellaisen asian kertomisesta, jolla voi olla kielteinen vaikutus ihmisten elämään: se voi rajoittaa ja haitata heidän elämäänsä. Tiedottaminen ei tietenkään voi poistaa kielteisiä vaikutuksia, mutta se voi usein suurestikin vähentää niitä tai niiden merkitystä. Kun ihmiset tietävät ennalta katkoista, he voivat suunnitella oman elämänsä niin, että katkoista on mahdollisimman vähän haittaa. Toissijaisesti, mutta vain toissijaisesti, tiedottaminen voi pienentää haittoja tekemällä ne ymmärrettävämmäksi ja siis siedettävämmiksi.

Kielteisistä asioista tiedotettaessakin on ensimmäisenä kerrottava itse asia, ei sen syitä ja perusteluja. Tästä voi joskus hyvin harvoin poiketa, jos kielteiset vaikutukset ovat erittäin suuria ja herättävät oletettavasti pahaa ärtymystä. Silloin tilannetta voi yrittää pehmentää johdattelemalla lukijaa ikäviin uutisiin, mieluiten tietysti perustellen vaikkapa palvelujen tilapäistä heikentymistä sillä, että ne johtuvat muutoksista, jotka myöhemmin parantavat palvelua. Mutta pehmeä johdattelu ei saa olla kovinkaan pitkä, koska muutoin se antaa selittelevän vaikutelman. Lisäksi pitkä johdattelu voi aiheuttaa sen, että lukija pitää koko juttua yleisenä höpinänä, joka ei koske häntä, ja silloinhan varsinainen asiaviesti jää kokonaan lukematta.

Kääntäminen

Kääntämisestä on monia oppeja ja käsityksiä, eivätkä kaikki kääntämisen asiantuntijat tai sellaisina itseään pitävät suinkaan ole samaa mieltä seuraavista ajatuksista. Korostan, että käsittelen tässäkin nimenomaan asiatekstiä, en kaunokirjallisuutta.

Asiatekstin kääntämisen tarkoitus on ilmaista alkutekstissä olevat asiat mahdollisimman tarkoin ja sujuvasti sillä kielellä, jolle käännetään. Kääntämisessäkin on lukijakuntakin otettava huomioon. Yksinkertainen esimerkki tästä on sanojen valinta: on käytettävä sellaisia sanoja, joita lukijat ymmärtävät, vaikka se edellyttäisi pitempiä ilmaisuja kuin alkutekstissä ja alkutekstistä poikkeavia virkerakenteita.

Sanatarkka kääntäminen ei yleisesti ottaen ole mahdollista: jos sitä yritetään, tulos ei ole mitään kieltä. Useimmille kääntämistä vakavasti harjoittaneille tämä on itsestäänselvyys, mutta suuren yleisön keskuudessa elää sitkeänä toisenlainen käsitys. Todettakoon tässä vain se, että sana sanalta kääntämisen tekee mahdottomaksi jo kielten erilainen rakenne, esi­mer­kik­si se, että suomessa ilmaistaan sijapäätteillä monia sellaisia asioita, jotka englannissa ilmaistaan erillisillä sanoilla, prepositioilla.

Toisaalta käännöksen tulisi yleensä tuoda tarkoin esille alkutekstin asiasisältö yksityis­kohti­neen ja vivahteineen. Tässä mielessä kääntämisen pitää olla ”sanatarkkaa”; kääntäjä ei saa toimia ikään kuin alkutekstissä olisi toinen sana kuin siinä on, vaikka hänestä tuntuisi, että siinä pitäisi olla. Käännetty teksti kulkee alkuperäisen kirjoittajan nimissä, eikä kääntäjä saa väittää hänen esittäneen muuta kuin alkuteksti esittää. Kääntäjän ei myöskään pitäisi jättää asioita pois sen takia, että ne hänestä tuntuvat tarpeettomilta sanoa.

Viestintä epäonnistuu aina, ja tämä koskee aivan erityisesti viestintää, joka tapahtuu käännöksen kautta. Tätä ei enää pidä pahentaa muuttamalla tekstin sisältöä esim. ns. tyylillisistä syistä tai siksi, että kääntäjä kyllä tietää asiat paremmin kuin alkutekstin kirjoittaja.

Varsinaisen kääntämisen ohella on kuitenkin sellaisia kirjoitustehtäviä, joissa pitää jonkin tekstin pohjalta, sitä vapaasti muunnellen, tuottaa samasta aiheesta esitys toisella kielellä. Tällainen tehtävä voi olla yksinkertaisesti referaatin laatiminen. Kyse voi myös olla esi­mer­kik­si laitteen suomenkielisen käyttöohjeen tekemisestä käyttäen hyväksi muunkielisiä ohjeita. Silloin voi olla tarpeellista, jopa välttämätöntä, muuttaa itse esityksen sisältöä esimerkiksi korvaamalla muiden maiden tilanteen mukaiset ohjeet Suomen oloihin sopivilla, lisäämällä Suomen lainsäädännön vaatimia ohjeita tai poistamalla varoituksia, jotka ovat Suomessa tarpeettomia. Tällöin kyseessä ei siis ole varsinainen käännös, ja suosittelenkin, että tulosta ei kutsuttaisi käännökseksi vaan esim. suomenkieliseksi, Suomen oloihin sovelletuksi ohjeeksi, joka muodostaa osan tuotteen lokalisointia. Tilanteesta riippuu, millaisia vapauksia voi ottaa sellaisia tehdessään. Kirjoittamisen palvelutarkoituksen kannalta parasta olisi, jos kirjoittaja silloin voi täysin vapaasti itse laatia ohjeen. Siinä tapauksessa kannattaa lukea ensin alkuteksti huolella (miettimättä kääntämistä vielä ollenkaan), miettiä tai kysellä vaikeat kohdat selviksi ja sitten ruveta suunnittelemaan esityksen rakennetta ja esitystapaa samalla tapaa kuin ryhtyisi tekemään täysin itsenäistä esitystä. Jossakin vaiheessa on tietysti tarkistettava, että kaikki alkutekstissä kerrotut tarpeelliset asiat ovat todella mukana omassa versiossa.

Jos alkutekstistä on olemassa käännöksiä muille kielille tai vanhoja käännöksiä sille kie­lel­le, johon käännetään, on erittäin suositeltavaa käyttää niitä hyväkseen. Tällöin kään­nök­sen ensimmäinen versio tehdään mieluiten alkutekstin pohjalta, ja se sitten tarkistetaan vertaamalla sitä muihin käännöksiin. Usein kääntäjä silloin huomaa tulkinneensa asioita toisella tavalla kuin muut kääntäjät, ja asia voi vaatia tarkempaa selvittelyä.

Seuraavassa on eräitä käytännön ohjeita kääntäjille:

Erityisen tarkkana on syytä olla suomentaessaan erikoisalojen tekstejä, joissa esiintyy kansainvälisiä sivistyssanoja. Tavallisten sanakirjojen antamat merkitykset eivät suinkaan aina ole oikeita kaikissa yhteyksissä. Hyvä kääntäjä tietysti kysyy epäselvistä kohdista kyseisen erikoisalan tuntijoilta. Jos siihen ei jostain syystä ole mahdollisuutta, niin yleensä on parasta käyttää sivistyssanojen suomalaistettuja asuja. Sanakirjoista löytyviä suomalaisempia vastineita kannattaa käyttää vain, jos todella tietää, että ne ovat juuri kyseisessä yhteydessä oikeita ja ymmärrettäviä. Jos näin ei tehdä, voi syntyä todella hulluja käännösvirheitä. Matematiikan termiä ”positive definite matrix” ei todellakaan saa suomentaa sanoilla ”myönteinen määräinen kirjasinmuotti” vaan ”positiivisesti definiitti(nen) matriisi”, vaikka kukin noista sivistyssanoista on monissa muissa yhteyksissä hyvin korvattavissa suomalaisemmalla vastineellaan.

Tarkkuutta vaatii myös sen huomaaminen, milloin kyseessä on erisnimi, milloin taas yleisnimi. Erisnimiähän yleensä käytetään käännöksessä alkuperäisessä asussaan, kun taas yleisnimet käännetään. Jos tekstissä lukee vaikkapa ”MicroCellular Urethane”, niin on tarkoin selvitettävä, onko kyseessä tavaramerkki (tuotemerkki) vai pitäisikö se suomentaa esim. sanoin ”pienisoluinen uretaani”.

Osa erisnimistä on sellaisia, että niistä käytetään suomessa vakiintuneita, kieleemme mukautuneita asuja. Jos suomentaja kirjoittaa ”Ranskan kuningas Louis XIV”, niin lukija voi alkaa ihmetellä, miksi historiaa varsin huonosti tunteva ihminen on ottanut historiaa käsittelevän tekstin kääntääkseen. Vielä hassumpaa on käyttää suomennoksessa sellaisia nimiä kuin ”Munich” tai ”Venedig”, siis erisnimien muotoja, jotka eivät ole alkuperäisiä vaan toiseen kieleen mukautuneita – mutta eivät suomen kieleen vaan esim. englantiin tai ruotsiin.

Opinnäytetyön kirjoittaminen

Opinnäytetyön, esimerkiksi harjoitustyöselosteen tai diplomityön, kirjoittaminen on monella tavoin muista kirjoitustehtävistä poikkeava. Opinnäytetyöllä on harvoin todellista viestintä­tarkoi­tus­ta, vaan se kirjoitetaan oppineisuuden osoittamiseksi. Tosin tämä voidaan tulkita erikois­tapaukseksi viestinnästä: oppilaan pitää viestiä opettajalle, että hän osaa asian.

Ensimmäinen neuvoni aiheesta on, että opinnäytetyön kirjoittamisessa pitää olla vakavalla mielellä, mutta ei liian vakavalla. Kysehän on yhdestä pakollisesta kuviosta opinnoissa, ja siitä voi oppiakin yhtä ja toista. Toisaalta asiasta ei pidä tehdä elämäntehtävää, ja on hyvä muistaa, että kyse on eräänlaisesta leikistä. Opinnäytetyön pitää olla asiallisen ja vakavamielisen näköinen ja viimeistelty, ikään kuin sen lukisi suurikin määrä ihmisiä, mutta todellisuudessa sen luultavasti lukee vain työn tarkastaja, jos hänkään. Tiivistelmän saattaa lukea useampikin, mutta lähinnä yleisestä mielenkiinnosta, siis tietääkseen, mitä kyseisellä alalla nykyisin puuhataan.

Koska kirjoitat noin yhdelle ihmiselle, on lähellä ajatus kirjoittaa nimenomaan hänelle ja häntä varten. Pelin sääntöihin ei kuitenkaan kuulu se, että tekee niin kovin näkyvästi. On luonnollista esimerkiksi ottaa kirjallisuusluetteloon mukaan työn tarkastajalle rakkaita julkaisuja, esimerkiksi hänen omiaan, ja on selvää, että sinun ei pidä käyttää sellaisia sanoja, joita tarkastaja ei ymmärrä. Mutta ei kuulu asiaan kirjoittaa avoimesti juuri hänelle; opinnäytetyön pitää siis leikkiä objektiivista.

Opinnäytetyön kirjoittaminen ei ole poikkeus siitä, että kaikki kirjoittaminen on pal­ve­le­mis­ta. Kirjoitat sen ennen kaikkea palvellaksesi itseäsi, itsesi takia, hoitaaksesi yhden asian opinnoissasi, viime kädessä saavuttaaksesi jonkin oppiarvon.

On toki mahdollista, että opinnäytetyöstä on todellista hyötyä muillekin. Jokin yritys ehkä maksaa sinulle työstä, ja silloin sinun on otettava huomioon myös yrityksen tarpeet. Silloin lukijakuntaasi kuuluvat työn tarkastajan ohella ne yrityksen työntekijät, jotka tarvitsevat saavuttamiasi tuloksia työssään.

On mahdollista sekin, että jotkut sinulle ennalta tuntemattomat ihmiset lukevat työsi ja hyötyvät siitä, ja ehkäpä saat sitä kautta mainetta. Nykyisin opinnäytetyön julkaiseminen on yhä helpompaa. Yhä yleisemmin ihmiset voivat julkaista töitään Internetissä, World Wide Webin kautta. Jos kyseiset välineet ovat sinulle tuttuja, aikaa menee parhaimmillaan vain muutamia minuutteja. Vaikka aikaa menisi tuntejakin, se on aika pieni hinta siitä, että lukijoiden määrä voi moninkertaistua. Jos työllä on ulkopuolinen rahoittaja tai jos siihen muutoin liittyy liiketaloudellisia etuja, sinun tietysti pitää selvittää, hyväksyykö tilaaja työn julkistamisen ja onko työ muutoinkin kaikilta osiltaan julkistettavissa.

Joka tapauksessa opinnäytetyö kirjoitetaan ensi sijassa sen alaa hyvin tunteville ihmisille, olivatpa nämä alan opettajia, professoreita, opiskelijoita tai harrastajia. Kirjoitustyylin on syytä olla tämän mukainen, mutta silti on parempi olettaa liian vähän kuin liian paljon lukijoiden esitiedoista. Alan yleisten perusteiden selkeä esittely voi olla tarpeen, ja sitä saatetaan jopa vaatia. Lukijan johdatteleminen aiheen merkitykseen, käsitteistöön ja teorioihin on tuskin koskaan haitaksi, kunhan sellaiset johdattelut esitetään niin, että otsikot ja työn kokonaisrakenne luovat lukijalle oikeita odotuksia. Tämä merkitsee muun muassa sitä, että yleisesityksiä ei pidä sirotella muun esityksen sekaan. Aihepiiriä hyvin tuntevalle lukijalle on turhauttavaa huomata lukevansa jotakin, jonka voisi otsikon perusteella olevan alan uutta tietoa mutta joka onkin alan asiantuntijalle aivan tuttua.

Opinnäytetyössä on tärkeää noudattaa normeja. Tämä on yleensä suoranainen vaatimus. On myös mahdollista, että työn tarkastaja ei ymmärrä siitä paljoakaan tai ei ehdi paneutua siihen. Silloin hän oletettavasti kirjoittaa lausuntonsa ulkonaisten seikkojen mukaan, etenkin sen perusteella, miten hyvin on noudatettu yleisiä normeja. Hanki siis runsaasti tietoa siitä, millaisia muodollisia sääntöjä on olemassa. Esimerkiksi kirjallisuusviitteiden esittämisestä on olemassa useita keskenään kilpailevia menetelmiä. Selviä, mikä on sinun alallasi vallitseva tai työn tarkastajan suosittelema, ja noudata sitä. Menetelmillä on kullakin omat etunsa ja haittansa, eikä kannata ruveta pohtimaan sitä melko hedelmätöntä kysymystä, mikä niistä on paras. Sama koskee sellaisia seikkoja kuin mittayksiköiden käyttö, suureiden esittäminen, symbolien ja merkintätapojen käyttö ja erikoistermit.

Opinnäytetyön rakenteelle on hyvin usein asetettu tiukkoja vaatimuksia. Ne voivat olla kahlitsevia ja muutenkin typeriä, mutta noudata niitä. Hyvä kirjoittaja osaa esittää asiansa selkeästi, vaikka joutuisikin mukautumaan ylhäältä annettuihin rakennetta koskeviin rajoituksiin.

Hyviä käytännöllisiä ohjeita antaa Jukka-Pekka Santasen kirjoittama Opinnäytetöiden kirjoittaminen, lyhyt oppimäärä (tieto­tekniikan opiskelijoille).

Arvostelun kirjoittaminen

Sana ”arvostelu” voi tarkoittaa yleensä arviota jostakin kirjoituksesta, taideteoksesta, näytelmästä tms., tai se voi tarkoittaa nimenomaan kielteistä arviota. Sama koskee sivistyssanaa ”kritiikki”, joskin sen vielä helpommin tulkitaan tarkoittavan nimenomaan kielteisyyttä.

Suosittelenkin, että käytät kirjoittamistasi arvosteluista sanaa ”arvio” tai ”arviointi”. Mutta kyse ei ole vain siitä, millä nimellä kutsut arvosteluasi, vaan mitä esität ja miten.

Arvostelu voi olla yksityinen, vain tekijöille tarkoitettu, tai se voi olla julkinen. Useimmiten kai arvostelu on suunnattu sekä tekijöille että yleisölle, mutta painotukset voivat vaihdella. Arvosteltavan teoksen kohderyhmänä voivat olla myös muut tekijät kuin juuri sen teoksen tekijät. Esimerkiksi historiallisen romaanin arvostelu voi olla erityisen hyödyllinen niille, jotka ovat itse kirjoittamassa historiallista romaania tai harkitsevat kirjoittamista.

Julkisen arvostelun päätarkoitus kai on yleensä kertoa teoksesta niille ihmisille, jotka ovat siitä jossain määrin kiinnostuneita. He lukevat arvosteluja voidakseen paremmin päättää, mitä kirjoja ostavat, missä taidenäyttelyissä tai näytelmissä käyvät jne. Tämän takia arvostelu kannattaa aloittaa yleisvaikutelmalla tai tiivistelmällä. Esitä heti kirjoituksesi alussa se, mihin arvostelutyössäsi olet aivan lopuksi päätynyt, esimerkiksi onko kirja lukemisen arvoinen joillekuille. Jos arvostelusi olennainen loppupäätelmä on, että arvosteltava lintukirja kannattaa jokaisen lintuharrastajan ostaa, sano se ensimmäiseksi. Muista kuitenkin, että silloin annat varsin vahvan suosituksen. Vältä arvioidesi inflaatiota: jos suosittelet jokaista arvostelemaasi kirjaa kaikkien ihmisten kirjahyllyyn, käy hyvin nopeasti niin, ettei kukaan viitsi lukea arvostelujasi.

Kun teet julkista arviota, sinulle saattaa kertyä paljonkin sellaista aineistoa, joka ei mahdu julkiseen arvosteluun. Esimerkiksi kaikkia pienten asia- ja painovirheiden huomaamisia ei ehkä kannata julistaa sanomalehdessä. Älä heitä sellaista aineistoa pois, vaan muotoile se nopeasti jotenkuten ymmärrettävään muotoon ja lähetä yksityisesti tekijälle. Lähes kaikki tekijät pitävät arvosteluista. En ole vielä koskaan kuullut kenenkään valittavan siitä, että hän saa liikaa palautetta teoksistaan; palautteen puute taas on niin yleinen ongelma, että siitä ei edes jakseta valittaa. Äärimmäisen kielteinenkin palaute, jollaista toki et kirjoita, on sentään tekijälle osoitus siitä, että joku on tutustunut hänen teokseensa ja jopa vaivautunut kirjoittamaan siitä kritiikin.

Aina kannattaa ottaa huomioon se, miten tekijät suhtautuvat arvosteluun. Tekijät lukevat arvosteluja paljon tarkemmin, jos ne alkavat myönteisillä seikoilla ja muutenkin näyttävät myönteisemmiltä kuin ovat. Sillä tavoin arvostelussa esitetty kritiikki ei välttämättä jää urputukseksi vaan osa siitä ehkä jopa menee perille oikeaan kohteeseen. Suaralle pohojalaaselle luanteelleni tämän taktiikan oppiminen on kyllä ollut vaikeaa ja kestänyt muutamia vuosikymmeniä. Se on kuitenkin osoittautunut erittäin tehokkaaksi.

Myönteisesti alkavan ja muutenkin myönteisen sävyisen arvostelun kirjoittaminen on usein vaikeaa, koska puutteet ja viat ovat päällimmäisinä mielessä. Varsin tavallistahan on, että arvostelun kirjoittamisen sytyke on virheiden huomaaminen. Senpä takia ei kannatakaan kirjoittaa arvostelua ihan heti. Kirjoita toki itsellesi muistiin, mitä mokia huomasit. Sitten voit vaikkapa nukkua yön yli ja tarkastella uusin virkein silmin arvosteltavaa teosta tai muisti­kuviasi siitä. On hyvin harvinaista, että et löydä mitään myönteistä. Pikemminkin käy niin, että kielteinen ensivaikutelma on korvautunut tasapainoisemmalla kuvalla, jonka yleissävy on myönteinen.

Pelkkä omien tuntemusten esittäminen ei ole arvostelua. Sinulla on oikeus omiin tunteisiisi ja myös oikeus tuoda niitä esiin, mutta on syytä harkita, milloin ja miksi oikein esität niitä. Muillakin ihmisillä on oikeus omiin tunteisiisi. Jos sinulla ei ole arvostelussasi muuta esitettävää kuin omat tunteesi, jotka poikkeavat tekijöiden tunteista, miksi oikeastaan kirjoitat arvostelua?

Hyvä arvostelu perustelee, miksi jokin on hyvää tai huonoa. Hyvässä arvostelussa on vähän adjektiiveja ja tunnepitoisia substantiiveja. Hyvässä arvostelussa ei sanota ”ohjelmaan oli haalittu mukaan mediapelle Esa Saarinen” vaan esimerkiksi ”ohjelmassa esiintynyt Esa Saarinen, jonka titteliksi esitettiin ’filosofi’, kertoili itsestäänselvyyksiä”.

Vaikka hyvä arvostelija etsii myönteisiä puolia, hän sanoo myös kielteiset asiat suoraan ja vesittämättä. Älä kirjoita, että asiatiedoissa oli havaittavissa joitakin virheitä, jos olet rehellisesti sitä mieltä, että olennaiset asiatiedot olivat vääriä.

Tärkeää on myös muistaa, että arvostelet teosta etkä tekijää. Vaikka teos olisi alapuolella kaiken arvostelun – jolloin kai olisi ala-arvoista kirjoittaa siitä arvostelu – niin tekijä on silti ihminen. Hän voi myös kehittyä paremmaksi tekijäksi, ja vaikka ei voisikaan, hänellä on silti ihmisarvo. On hyvin mahdollista, että tekijä loukkaantuu verisesti siitä, että hänen teostaan arvostellaan suoraan ja rehellisesti. Sinun asiasi ei ole huolestua siitä; jos joku tuo jotain julkisuuteen, olkoon valmis julkiseen arvosteluun. Mutta sinun asiasi on huolehtia siitä, että et kohdista arvosteluasi tekijän persoonaan.

Tekijän kehittyminen paremmaksi tekijäksi on asia, joka tapahtuu hänen elämässään, ei sinun, ja hänen toimintansa ansiosta, ei sinun. Sinun mahdollinen panoksesi on kertoa tekijälle huomioitasi ja huomautuksiasi, joita hän voi halutessaan käyttää. Tällöinkin on tärkeää, että kerrot myös myönteiset asiat, joista tekijä voi iloita kanssasi ja joita hän voi oppia pitämään ja kehittämään omina vahvoina alueinaan.

Tiivistelmän tekeminen

Edellä on jo mainittu, että lyhyen jutun kirjoittaminen on yleensä vaikeampaa kuin pitkän. Jos kirjoitat aiheesta, jonka tunnet, eikä sinulla ole mitään ulkoista pituusrajoitusta, voit kirjoittaa kaiken, minkä tiedät, erottelematta tärkeätä vähemmän tärkeästä. Jos taas sinun pitää kir­joit­taa yhden sivun juttu laajasta aiheesta, tilanne voi olla hyvin vaikea. Ja jos sinua pyydetään kirjoittamaan siitä viiden rivin teksti, tehtävä voi hyvin tuntua täysin ylivoimaiselta.

Älä masennu. Lyhyiden juttujen kirjoittaminen on vaikeaa muillekin. Siinä voi kui­ten­kin harjaantua, ja yksi luonnollinen tapa aloittaa on tehdä tiivistelmiä omista laajoista kirjoituksista. On paljon helpompaa kirjoittaa lyhyt juttu, kun edessä on raaka-aineenaan laajempi juttu, kuin kylmiltään. Laajassa jutussa on oletettavasti kaikki, mitä lyhyessä jutussa on syytä esittää, ja paljon muuta.

Tiivistelmien tekemisellä on myös erittäin käytännöllinen merkitys. Ne houkuttelevat lukemaan itse kirjoituksen, ja ne antavat edes jonkinlaisen kuvan niille, jotka eivät jaksa tai ehdi lukea hienoa hengentuotettasi kokonaan – ja heitä on paljon.

Ota siis tavaksesi aina kirjoittaa tiivistelmä pitkistä tai pitkähköistä jutuistasi. Tiivistelmän tulisi mahtua yhdelle sivulle, mieluummin pienempään tilaan. Ensimmäiset tiivistelmäsi saattavat hyvin olla tosi surkeita, mutta erittäin todennäköisesti surkeinkin tiivistelmä on parempi kuin ei mitään tiivistelmää.

Tehdessäsi tiivistelmää käy juttusi nopeasti läpi hyvin karkealla tasolla, pääkohdittain. Merkitse tai kirjoita itsellesi muistiinpanot siitä, mitä asioita on syytä ottaa mukaan. Käy näin tekemäsi lista sitten uudestaan läpi karsien asioita, sillä kaikki ei varmaankaan mahdu mukaan.

Kirjoita seuraavaksi luonnos tiivistelmäksi, mutta älä poimi virkkeitä saati kappaleita varsinaisesta tekstistäsi. Tiivistelmän luonne vaatii ilmaisun tiivistämistä myös virkkeiden sisällä, ja yleensä on parempi kirjoittaa tiivistelmän virkkeet kokonaan uudestaan kuin tehdä ne muokkaamalla varsinaista tekstiä. Lisäksi sellainen tiivistelmä, joka sisältää varsinaisen tekstin virkkeitä sellaisinaan, on monista lukijoista häiritsevä. Lukija saattaa esimerkiksi alitajuisesti tunnistaa virkkeen myöhemmin lukiessaan itse tekstiä, ja jos hän ei muista, mistä on sen aiemmin lukenut, hän voi ärsyyntyä. Jos taas hän tunnistaa virkkeet samoiksi kuin tiivistelmässä, niin vaikutelma luultavasti on se, että kirjoittaja ei ole viitsinyt luoda tii­vis­tel­mää, vaan on sutaissut jotain kasaan.

Tiivistelmää kannattaa hioa ehkä pitkäänkin. Jos juttusi ylipäänsä on sen arvoinen, että siihen kannattaa panostaa paljon, niin tiivistelmä on keskeisessä asemassa. Jos kirjoitelmasi on vähänkään tärkeä, jätä tiivistelmä hautumaan ja lue se uudestaan vaikkapa seuraavana päivänä tai ehkä viikonkin tauon jälkeen. Muutoin sinun on vaikeaa lukea tiivistelmä sel­lai­se­na, jona lukija sen kohtaa: uutena asiana, jota ei lueta itse tekstin jälkeen vaan ennen sitä. Jos tiivistelmässäsi on monitulkintaisuuksia tai epämääräisyyksiä, niin lukija ei voi sinun tavallasi mielessään valita oikeaa tulkintaa ja täydentää asioita itse tekstin perusteella.

Tiivistelmän oikea paikka on kirjoituksen alussa, ei lopussa. Olennaisin ensin.

Ohjeen kirjoittaminen

Ohje voi olla esimerkiksi jonkin laitteen tai ohjelman käyttöohje, menettelytapaohje jonkin asian hoitamiseksi taikka määräys jonkin asian tekemisestä. Ohje voi olla luonteeltaan pelkkä suositus tai ehdotus, mutta se voi myös olla sitova. Seuraavassa käsittelen yleisesti ohjeita, mutta mielessäni on tyypillisenä esimerkkinä lähinnä tuotteen käyttöohje.

Ohjeiden kirjoittamisen suurin ongelma on se, että ihmiset eivät lue ohjeita. Seuraavaksi tärkein ongelma on, että jos jokin voidaan ymmärtää väärin, se ymmärretään väärin. Nämä ovat kirjoittajasta riippumattomia asioita, jotka hänen on otettava huomioon ja joiden suhteen hänen on tehtävä parhaansa.

Lisäksi suurin osa ohjeista tässä maailmassa on niin huonoja, ettei tiedä, pitäisikö itkeä vai nauraa. Suuretkaan firmat, jotka sijoittavat paljon rahaa tuotteidensa suunnitteluun, val­mis­tuk­seen ja markkinointiin, eivät useinkaan panosta käyttöohjeisiin. Satojen eurojen hintaisen laitteen mukana voi tulla sellainen ohje, jossa asiat on selitetty kymmenellä eri kielellä, osittain keskenään ristiriitaisesti, eikä yksikään kieli ole suomi. Jos suomenkielinen ohje on mukana, se saattaa olla niin käännetty, että tekijä ilmeisestikään ei ole tuntenut asiaa eikä osannut suomea. Vaikka ohje olisi suomea eikä sisältäisi suoranaisia asiavirheitä, se voi olla käytännössä lähes käyttökelvoton. Mitä pitäisi ajatella sellaisesta puhelimen käyttöohjeesta, jossa vasta sivulla 25 kerrotaan, huomaamattomasti mitä erilaisimpien asioiden seassa, miten puhelimella soitetaan?

Valitettavasti hyvin harvat ymmärtävät, että käyttöohje ei ole erillinen pikku läpyskä, jonka joku harjoittelija väsää puhdetöinään, vaan olennainen osa tuotetta tai palvelua. Tuotehan ei ole pelkkä tavara, vaan tuotteeseen kuuluvat myös markkinointi, esittelyt, myynti, neuvonta, huolto, korjaus ja valitusten asiallinen käsittely. Toivottavasti me kuluttajina opimme vaa­ti­maan parempia käyttöohjeita ja annamme myyjien huomata, että jos ohjeet ovat huonoja, se tuntuu firman tuloksessa.

Kuten kaikissa kirjoituksissa, ohjeissakin tulee tuoda selkeästi esiin heti alussa, mitä ohje koskee ja keille se on tarkoitettu. Käyttöohjeen tehtävä ei ole olla mainos, joten siinä ei pidä enää esitellä, miten hienosta tuotteesta on kyse. Varsinkin ylisanojen käyttö johtaa hyvin helposti siihen päätelmään, että eipä ohjeessa taida asiaa olla. Aivan eri asia on, että hyvin tehty käyttöohje voi palvella samaa tarkoitusta kuin mainos: tuotteen menekin lisäämistä. Mutta tämän se voi tehdä vain olemalla hyvä ohjeena, asiallinen ja selkeä kuvaus tuotteen käyttämisestä.

Se periaate, että olennainen sanotaan ensin, on erityisen tärkeä ohjeissa. Koska ihmiset eivät kuitenkaan lue ohjetta, on tärkeää, että sanot ensimmäisellä sivulla kaikkein olen­nai­sim­mat asiat. Jos aiheesta tarvitaan satasivuinen käsikirja, niin se on syytä jäsentää siten, että kaikille käyttäjille ehdottoman välttämättömät asiat sanotaan alussa selkeästi.

Koska paksu käsikirja pelottaa pelkällä paksuudellaan, voi olla hyvä idea laatia erikseen toisaalta vähimmäistiedot sisältävä perusohje, toisaalta laaja käsikirja. Jos olet ostanut tosi upean videonauhurin vanhan tilalle, niin luultavasti palat halusta päästä käyttämään sitä, varsinkin, kun aivan kohta alkaa ohjelma, joka sinun on pakko nauhoittaa. Silloin et rupea lukemaan satasivuista käsikirjaa, etenkään kun olet ennenkin käyttänyt videoita. Jos uuden laitteesi käytössä onkin jokin erityinen piirre, joka pitäisi ehdottomasti ottaa huomioon ennen käytön aloittamista, voi seurata jotain, josta et pidä. Koko nauhoitus voi mennä pilalle, koska et ymmärtänyt painaa määrättyä nappia.

Se, mitä kuvitteellisessa esimerkkitapauksessa olisi tarvittu, on yksi paperiarkki, jossa kerrotaan keskeiset asiat. Siinä voisi lukea vaikkapa, että tämän videonauhurin käyttö on muuten samanlaista kuin muiden nauhurien, mutta ennen nauhoituksen aloittamista on painettava etupaneelissa olevaa vihreää nappia. Lisäksi siinä tietysti olisi lyhyt selostus nauhurin asentamisesta käyttökuntoon ja kaikkein yksinkertaisimmista toiminnoista. Se sisältäisi myös kehotuksen lukea käsikirjan määrätyt osat, jos ei ole ennen käyttänyt videonauhuria, sekä maininnan erikoistoiminnoista, joista kerrotaan käsikirjassa.

On mahdollista, että laite on niin mutkikas, että perusohjetta ei voi kirjoittaa yksisivuiseksi. Silloin käyttöohjeen kirjoittajan kannattaa – sen lisäksi, että hän antaa asiasta palautetta laitteen suunnittelijoille – omassa työssään sitä suuremmalla syyllä pyrkiä esittämään perusasiat niin lyhyesti ja selvästi kuin mahdollista.

Esimerkkini voi tuntua kärjistetyltä, mutta tosiasia on, että ihmiset eivät lue laajoja ohjeita. Emme me käytä tunteja ajastamme jokaisen uuden vempaimen käytön opiskeluun.

Se ilmiö, että ihmiset eivät lue käyttöohjeita, johtuu suureksi osaksi siitä, että käyttöohjeet ovat huonoja, erityisesti liian laajoja ja sekavia. Toisaalta kun ohjeen kirjoittaja tietää, että ohjetta ei kuitenkaan lueta, hän ei viitsi paneutua asiaan vaan tekee huonon ohjeen. Tätä kierrettä ei ole helppo katkaista, mutta tee voitavasi tilanteen parantamiseksi.

Käyttöohjeiden yksi olennainen tarkoitus on varoittaa virheistä. Onhan ikävää, jos kallis laite rikkoutuu väärän käytön takia. Varoittamista ei kuitenkaan pidä liioitella, koska silloin varoitukset menettävät tehonsa. Valitettavasti tuotevastuu ja amerikkalainen käytäntö ovat saaneet monet valmistajat liittämään tuotteidensa käyttöohjeisiin mitä kummallisimpia varoituksia tyyliin ”mikroaaltouunissa ei saa kuivata kissaa”.

Varoittelu on rajoitusten esille tuomista ja siksi luonteeltaan kielteistä. Ylenmääräinen varoittelu aiheuttaa yleensä joko sen, että käyttäjä ei uskalla tehdä mitään, tai sen, että hän ei jaksa lukea tarpeellisiakaan varoituksia. Jos luet tekstiä, jossa varoitellaan tekemästä asioita, joita et unissasikaan tekisi, et ehkä ota vakavasti niitä muutamia varoituksia, jotka olisivat sinulle aiheellisia.

Selosta ensin lyhyesti laitteen, ohjelman tai vastaavan normaalikäyttö ja sellaiset rajoitukset, jotka on tarpeen kertoa järkevästi ajattelevalle ihmiselle. (Ajattelematon ihminen luultavasti ei lue ohjetta lainkaan.) Älä siis aloita esim. kertomalla, mitä kaikkea tiskikoneella ei saa tehdä, vaan kerro, että tiskikone on tarkoitettu vain astioiden pesuun. Voit korostaa, että takuu tai valmistajan muu vastuu ei ole voimassa, jos konetta käytetään muuhun. Kerro sitten, millaisia astioita koneessa ei pidä pestä. Lyhyet perustelut rajoituksille voivat olla tarpeen muun muassa siksi, että ihminen muistaa paremmin sellaiset säännöt, joiden perustelut hän tuntee.

Hyvin usein tuotteisiin liittyy asioita, jotka on otettava huomioon vain kerran, tuotetta ensi kertaa käyttöön otettaessa. On tietysti tärkeää tuoda esiin, mitkä asiat ovat sellaisia ja mitkä on otettava huomioon jatkuvasti tai säännöllisin väliajoin. On luonnollista kirjoittaa käyttöönottovaiheen asiat heti käyttöohjeen alkuun, mutta toisaalta käyttöohjeen jatkuvan käytön kannalta olisi parempi, jos yleiset ohjeet löytyisivät alusta. Yksi ratkaisu on kirjoittaa erillinen käyttöönotto-ohje. Jos teet niin, muista ehdottomasti kirjoittaa varsinaiseen ohjeeseen näkyvä kehotus lukea käyttöönotto-ohje ennen käytön aloittamista. Suosittelen sitä, että käyttöönotto-ohje on osa käyttöohjetta. Yksi syy on se, että käyttöönotto-ohjeen tiedot voivat olla tarpeen myöhemminkin, esimerkiksi kun laite siirretään toiseen paikkaan taikka myydään tai lahjoitetaan. Silloin on paljon selvempää ja varmempaa, että laitteen mukana kulkee vain yksi ohje.

Ohjeita pitäisi olla vain yksi. On hyvin hankalaa, jos pakkauksen avatessaan löytää siitä suppean käyttöohjeen, laajemman käyttöohjeen, käyttöönotto-ohjeen ja lisäksi erillisiä lippusia ja lappusia, joissa on korjauksia ja lisäyksiä ohjeisiin. Saattaa tuntua halvemmalta monistaa yksi korjauslehtinen kuin uudistaa koko käyttöohje, mutta silloin ottaa monia riskejä. Korjauslehtinen voi jäädä pois pakkausvaiheessa, käyttäjä ei ehkä huomaa sitä tai hukkaa sen ja joka tapauksessa käyttäjä saa sekavan ensivaikutelman. Tässä tapauksessa halvalla tehty näyttää halvalta ja alentaa tuotteen arvostusta. Lisäksi ohjeen monistaminen tai painattaminen on sentään lähes aina varsin pieni osa tuotantokustannuksista.

Ohjeiden esittämisessä on järjestys tärkeä asia muutenkin kuin sikäli, että käyttöönotto-ohjeet ovat alussa. Jäsennä ohjeet siten, että järjestys on sama kuin käyttäjän toimintojen ajallinen järjestys. Tämä kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta tätä sääntöä rikotaan kovin usein. Tiskikoneen käyttöohjeessa saatetaan kertoilla koneen tyhjentämisestä, pesuaineen laittamisesta, vedentulon avaamisesta tai sulkemisesta, astioiden sijoittelusta, veden­pehmen­nyk­ses­tä yms. melkoisena sekamelskana, jopa niin, että samaa aihetta käsitellään useaan otteeseen.

Jos asiat voidaan tehdä missä järjestyksessä tahansa, tämäkin on syytä tuoda esiin. Käyttäjän toimintaa ei pidä rajoittaa tai ohjailla tarpeettomasti. Voit kirjoittaa esim. seuraavaan tapaan: ”Suorita seuraavat asiat haluamassasi järjestyksessä”.

Ohjeisiin liittyy usein ehtoja: jotkin asiat on tehtävä vain, jos jokin ehto toteutuu. Esi­mer­kik­si tiskikoneeseen on lisättävä vedenpehmennysaihetta vain, jos vesijohtovesi on liian kovaa. Tällaiset objektiiviset ehdot on pyrittävä esittämään niin selkeästi ja täsmällisesti, että lukija pystyy päättelemään tai laskemaan, toteutuuko ehto hänen tilanteessaan. Esi­mer­kik­si veden kovuus on mitattavissa oleva suure, joten ehto voidaan esittää täs­mäl­li­ses­ti, numero­arvoja käyttäen. Anna myös lukijalle ehkä tarpeellisia tietoja siitä, miten hän voi selvittää, onko ehto voimassa, esimerkiksi kehotus kysyä tietoja vesijohtovedestä paikalliselta vesilaitokselta.

Ehto voi olla myös subjektiivinen, käyttäjän toiveista riippuva. Esimerkiksi tieto­kone­ohjelmaa voi käyttää hyvin monenlaisiin tarkoituksiin, ja ohjelman käytön ohjeista osa riippuu siitä, mitä käyttäjä haluaa tehdä. Jos tällaisiin asioihin liittyvät ohjeet ovat laajoja, kannattaa yleensä tehdä kustakin aiheesta oma lukunsa, jonka otsikko jo kertoo, mitä aihepiiriä käsitellään. Ennen valinnaisia lukuja on syytä kirjoittaa lyhyt kokoava esitys, jossa luetellaan mahdollisuuksia ja kerrotaan, että niitä kuvataan omissa luvuissa.

Ehdollisesti suoritettavia toimenpiteitä kuvattaessa on tarkasti ilmaistava, mikä on ehdon vaikutusala eli mitkä ovat niitä asioita, jotka tehdään vain, jos ehto on voimassa. Jos kirjoitat esimerkiksi ”seuraavat toimenpiteet eivät ole tarpeen, jos vesi on riittävän pehmeää”, voi lukijalle jäädä aivan epäselväksi paitsi se, mikä on riittävän pehmeää, myös se, mitkä kaikki asiat ovat niitä ”seuraavia toimenpiteitä”. Epäselvyyttä lisää, jos asiaa ei ole jäsennetty loogisiksi kokonaisuuksiksi vaan tekstissä siirrytään uuteen – kaikkia tilanteita koskevaan – kokonaisuuteen ilman väliotsikkoa tai selitystä.

Vaikka noudattaisit tämän oppaan neuvoja ja vaikka tuntisit hyvin sen asian, josta kirjoitat ohjetta, ohjeen kirjoittaminen voi olla varsin vaikeaa. Itse asiassa on aivan mahdollista, että tunnet asian liian hyvin. Jos olet pienen ikäsi käyttänyt jotakin mutkikasta laitetta ja tunnet sen toimintaperiaatteen ja yksityiskohdat perusteellisesti, sinun voi olla erittäin vaikeaa kirjoittaa ihmisille, joille laite on uusi ja outo. Kun olemme oppineet asioita ja tottuneet niihin, unohdamme usein varsin nopeasti, mikä niissä oli aluksi hankalaa ja mitä virheitä tuli tehtyä. Voikin olla parempi, että ohjeen laatii joku, joka ei tunne asiaa kovinkaan hyvin ja joka kirjoittaa ohjetta samalla, kun itse opettelee asiaa. Erikoisasiantuntijan apua toki tarvitaan usein sekä opettelussa että ohjeen asiasisällön tarkistamisessa.

Tähän päättyy Arkisen asiakirjoittamisen opas. ■
Ensimmäinen versio kirjoitettu vuonna 1996. Tarkistettu viimeksi 20.11.2020. Muokattu viimeksi 10.10.2023.
Tämä sivu kuuluu Jukka ”Yucca” Korpelan avoimeen tietosivustoon Datatekniikka ja viestintä.