Kirjoitukseen liitetyn kuvan, kuvion tai kaavion tarkoituksena tulisi olla se, että se ilmaisee ja viestii jotakin, jonka esittämiseen teksti ei sovi tai sopii huonommin. Asian ei tarvitse olla monimutkainen; kuvallisen esityksen tavoitteena voi olla vain sanoa havainnollisemmin sellainen asia, jonka kyllä voisi esittää lauseillakin.
Teknisissä esityksissä on usein erittäin luonnollista käyttää kaavioita. Niillä voidaan havainnollistaa mutkikkaiden järjestelmien rakennetta ja toimintaa. Kaavion käyttö ei kuitenkaan vapauta esityksen laatijaa velvollisuudesta erottaa olennainen vähemmän olennaisesta ja esittää asiat selkeästi. Toisin sanoen kaavion on oltava tarpeeksi yksinkertainen. Jos jokin monimutkainen järjestelmä esitetään kaaviona ilman tiivistämistä ja yksityiskohtien pois jättämistä, tuloksena on kammottava sekasotku. Pahimmissa tapauksissa tämän kyllä huomaa tekijä itsekin: jos yrittäisit vaikkapa esittää suuryrityksen kaikki tietokoneet ja niiden väliset tietoliikenneyhteydet yhdellä kaaviolla, jossa on pieni laatikko jokaista konetta kohti, tarvitsisit vähintään aarin kokoisen paperin. Valitettavasti tämä tosiasia usein johtaa siihen, ettei yritetäkään laatia mitään kaaviota.
Myös kaavioiden tekemisessä kannattaa muistaa seitsenjäsennyksen periaate. Jos kaavioon tulisi enemmän kuin seitsemän asiaa, se on luultavasti liian mutkikas. Silloin pitää ensin hahmottaa asiat niin, että ylimmällä jäsennystasolla on seitsemän asiaa, ja laatia muista asioista tarvittaessa erilliset, pääkaaviota tarkentavat kaaviot. Joskus voidaan tarkentavia kaavioita sijoittaa pääkaavion osiksi, mutta tämä edellyttää, että ne voidaan selkeästi osoittaa toissijaisiksi yksityiskohdiksi esimerkiksi värien käytöllä. Silloinkin on hyvin mahdollista, että lukija toteaa kaavion niin monimutkaiseksi, ettei viitsi yrittääkään sen ymmärtämistä.
Kuva on tehokas katseenvangitsija. Tämä ei kuitenkaan merkitse, että aina pitäisi kuvittaa. Jos vangitset lukijan katseen mutta hänen katseensa huomaakin, että kuva on mitäänsanomaton, olet jossakin mielessä huijannut häntä ja vaikeuttanut viestisi perillemenoa. Lukija saattaa hyvinkin päätellä, että kun kerran kuva on tylsä, teksti on varmaan vielä tylsempää.
Katseen vangitseminen voi myös vakavasti häiritä esityksen ymmärtämistä. Jos yhdellä aukeamalla on paljon kuvia, katse harhailee niiden välillä. Tullessaan aukeamalle lukija luultavasti ensin katsoo kuvia, jolloin tekstin jatkuvuus katkeaa. Vanhan ajan oppikirjoissa oli tuskin lainkaan kuvia, enintään muutama mustavalkoinen piirros, kun taas nykyaikaiset oppikirjat ilottelevat kuvilla niin, että paksussakin kirjassa on tekstiä vain vähän. On kyseenalaista, opitaanko nykyisistä oppikirjoista paremmin kuin vanhoista. Kirjojen selaileminen voi toki olla hauskaa, mutta oppiminen on muutakin kuin huvittelua. Jos suuria, värikkäitä kuvia on paljon, niin lukijalle menee ensiksi perille se piiloviesti, että teksti ei ole kovin tärkeää.
Vaikka kuvien käyttö olisi kohtuullistakin, se voi häiritä asian perillemenoa, ellei kuvia ole liitetty esityksen kokonaisuuteen. Kuvaan tulee aina liittää kuvateksti, joka kertoo lyhyesti, mitä kuva esittää. Kuvateksti ei saa olla ylimalkainen, esim. ”Napoleon, Ranskan keisari”, vaan sen tulee ilmaista kuvan asiayhteys, esim. ”Napoleon Austerlitzin taistelussa”. Toisaalta kuvateksti ei saa olla laaja selostus, sillä esityksen rakenne pirstoutuu, jos laajoja tekstiosuuksia on siroteltu moneen paikkaan – sekä itse tekstiin että kuvien yhteyteen.
Sen lisäksi, että kuvaan liittyy kuvateksti, tulee tekstissä olla viittaus kuvaan, ellei tekstin ja kuvan yhteys ole ilmeinen. Jos esimerkiksi tekstissä on selostettu yksityiskohtaisesti jokin mutkikas biologian ilmiö ja sitä seuraa kaavakuva asiasta, tulee tekstin loppuun liittää esim. virke ”Tätä ilmiötä havainnollistaa kuva 5”. Jos kuva havainnollistaa asiaa vain joltakin kannalta tai vain sen olennaisimpia piirteitä, on tärkeätä tuoda tämä esiin sopivilla sanoilla, esim. ”yksinkertaistetusti” tai ”eräiltä osin”,
Tärkeä käytännön seikka on, että kuvituksen tulee myös sijoittelultaan liittyä tekstiin: kuvan tulee olla samalla sivulla kuin tekstiosuus, joka käsittelee samaa asiaa ja viittaa kuvaan. Kuvan tulee myös sijaita sivulla kyseisen tekstiosuuden lähellä, olipa se sitten vieressä, yllä tai keskellä. Tekstiosuuden sisälle sijoitettu kuva saattaa häiritä lukemista, koska lukija ei helposti oivalla, että kuva liittyy sekä sitä edeltävään että sitä seuraavaan tekstiin.
Valitettavan usein kuvallista esitystä käytetään pelkkään koristeluun. Tekstiä täynnä oleva sivu näyttää tylsältä, joten lätkäistäänpä kuva kevennykseksi. Jos kyse on kirjasta tai muutoin pitkästä kirjoituksesta, jonka pariin lukija ehkä palaa myöhemmin, niin kuvat saattavat kyllä auttaa oikean kohdan etsimistä. Ihmisen mieleenhän on saattanut jäädä, että hänelle tärkeällä sivulla oli kissan kuva, vaikka juttu ei käsitellyt kissoja. Tämä peruste on kuitenkin aika kepeä.
Tekstiä voi toki kuvittaa vaikkapa sarjakuvilla tai pilapiirroksilla. Mutta niiden aiheen tulee liittyä tekstisi aiheeseen. Älä käytä irrallisia kuvia vain lukijan yleiseksi huvittamiseksi. Eihän asiatekstiin ole syytä kirjoittaa asiaan liittymättömiä vitsejäkään. Mutta jos asiaasi sisältyy esimerkiksi jokin varoitus, voit toki yrittää hankkia tai piirtää sen havainnollistamiseksi pilakuvan, josta näkyy, mitä seuraa jos varoitusta ei noudateta. Tällöin pilakuvan on syytä olla todella hyvä.
Kuvia käytettäessä on syytä muistaa, että kuvaan on yleensä sen tekijällä tekijänoikeus. Et siis voi ilman muuta kopioida jotakin kuvaa omaan juttuusi, vaan saatat tarvita tekijän luvan, tai yleisemmin sanottuna tekijänoikeuden omistajan luvan. On tulkinnanvaraista, missä määrin kuvien käytössä voidaan nojata siteerausoikeuteen tarvitsematta tekijän lupaa; joka tapauksessa kuvan tulee tällöin olla kiinteästi oman teoksen sisältöön liittyvä, esimerkiksi tekstissä esitettyä väitettä havainnollistava.
Suosittelen myös tutustumista erilliseen kirjoitukseeni Kuvien käytöstä viestinnässä yleensä ja Webissä erityisesti.