Taulukot

Taulukkomuotoi­seen tietojen esi­tyk­seen liittyy monia kysy­myk­siä, jois­ta tässä käsi­tel­lään vain muutamia perus­asioita.

Tau­lu­koi­ta käytettäessä kannattaa harkita, mitkä taulukot si­joi­te­taan tekstiin ja mitkä liitteisiin. Tekstiin sopivat yleensä vain pie­neh­köt ja tekstin sisältöön kiinteästi liittyvät ja sitä va­lai­se­vat tai täydentävät taulukot.

Taulukoiden otsikot

Yleensä taulukolla tulisi olla otsikko, josta ilmenee taulukon tarkoitus ja yleisellä tasolla se, mitä taulukko sisältää. Tämän lisäksi on yleensä hyvä tekstissä viitata taulukkoon, jotta tekstistä kä­sin­kin on selvää, miten taulukot ja tekstit liittyvät toisiinsa. Tämä on erityisen tärkeää siksi, että taitossa taulukko voi joutua eri paikkaan kuin se on kirjoitettu.

Suomalaisen asiakirjastandardin mukaan taulukon otsikko kirjoitetaan taulukon ala­puo­lel­le. Yleisempi käytäntö monissa yhteyksissä on sijoittaa se taulukon yläpuolelle. Tämä parantaa hahmotettavuutta ja ymmär­ret­tä­vyyt­tä: teks­tiä luettaessa tulee ensin vastaan kuvaileva ot­sik­ko ja sitten vasta tietojen massa.

Jos tekstissä on monia taulukoita, ne yleensä kannattaa numeroida. Vaikka tekstissä itsessään ei viitattaisikaan taulukoihin paitsi aivan taulukon edellä tai jäljessä, numerointi auttaa silloin, kun taulukkoon viitataan toisesta tekstistä tai puheessa. Taulukon numeron edelle kir­joi­te­taan yleensä sana ”Taulukko” ja numeron perään piste tai kaksoispiste.

Taulukon otsikon lopussa ei useinkaan tarvita pistettä (ks. edellistä esimerkkiä). Jos tau­lu­kot numeroidaan, on kuitenkin ehkä sujuvinta käyttää pistettä otsikon lopussa, etenkin, jos numeron jäljessä on piste. Vrt. Pisteiden käyttö erillisten ilmausten lopussa.

Taulukossa käytetyt merkinnät

Taulukossa on usein tarvetta erityiseen tiiviyteen, ja siksi siinä käytetään usein runsaasti lyhenteitä, tunnuksia, erikoismerkkejä ja muita merkintöjä. Ne vaativat usein selityksiä, etenkin, jos kyse on tilapäisestä tai epätavallisesta lyhenteestä. Ymmärrettävyyden kannalta olisi parasta esittää selitykset ennen taulukkoa, mutta tyylisyistä ne esitetään yleensä taulukon jäljessä tai jopa vasta koko asiakirjan lopussa.

Selitysten kirjoittamisessa voi noudattaa seuraavia periaatteita:

• Merkintää ei tarvitse selittää, jos se on kuvattu kielitoimiston lyhenneluettelossa eikä sen käytössä ole mitään epätavallista. Tällaisia ovat esimerkiksi edellä olleen esi­merkki­taulu­kon tunnukset g, kcal, kJ ja µg.
• Merkintää ei tarvitse selittää silloinkaan, kun kyse on erikoisalan tekstistä ja käytetään alalla hyvin tunnettuja ja vakiintuneita merkintöjä.
• Jos kuitenkin joitakin lyhenteitä selitetään, voi tyylin yhtenäisyyden vuoksi selittää niihin rinnastettavat yleisesti tunnetutkin lyhenteet.
  USA = Yhdysvallat. YAE = Yhdistyneet arabiemiraatit.

Versaalilla aloittaminen

Kohdassa Versaali erillisen ilmauksen alussa perustellaan seuraava linja:

• Taulukon nimi, otsikkosolut ja erilliset taulukkoon liittyvät huomautukset aloitetaan yleensä versaalilla (”isolla alkukirjaimella”).
• Taulukoiden muut solut (tietosolut) aloitetaan yleensä gemenalla (”pienellä alku­kirjai­mel­la”), elleivät ne ala erisnimellä tai muodosta virkkeitä.

Luvut taulukossa

Kokonaislukuja sisältävä taulukon sarake tulisi tasata oikeaan reunaan, siis niin että lukujen viimeiset numerot ovat linjassa keskenään. Tällöin on helpompi verrata lukuja ja hahmottaa niiden suuruuksia.

Vastaavista syistä tulisi desimaalilukuja sisältävä sarake tasata desimaalipilkun kohdalta eli niin, että pilkut ovat keskenään linjassa. Jos sarakkeessa on myös lukuja, joissa ei ole de­si­maa­li­pilk­kua, ne tasataan ikään kuin niissä olisi näkymätön desimaalipilkku. Usein on pa­ras­ta täl­löin kirjoittaa luku muotoon, jossa on pilkku, esim. 42:n sijasta 42,0.

Desimaalilukujen tasauksen toteuttaminen on joskus hankalaa, esimerkiksi verkkosivuilla. Sen sijaan kokonaislukujen tasaus on lähes aina helppoa. Tekstinkäsittely- ja taulukko­las­ken­ta­ohjel­mis­sa on yleensä mahdollisuus määritellä sarake sellaiseksi, että ohjelma au­to­maat­ti­ses­ti tasaa sen.

Hämmästyttävän usein tasaus jätetään tekemättä, jolloin taulukon ulkoasu voi olla hy­vin­kin epäsiisti ja sekava. Seuraavassa on ensin tasaamaton taulukko, sitten tasattu.

Taulukoissa tulisi käyttää keskenään samanlevyisiä versaalinumeroita, kuten edellä kohdassa Numerot selitettiin. Yleensä tietokoneella kirjoitettaessa näin käy automaat­ti­sesti.

Suureet taulukoissa

Taulukoissa suureet merkitään periaatteessa kuten muuallakin. Tosin varsin yleisesti jäte­tään yksikkö pois taulukon soluista ja ilmoitetaan vain se sarakkeen otsakkeessa tai tau­lu­kon se­li­tyk­sis­sä. Kuitenkin on usein parempi kirjoittaa sarakeotsikoksi johdon­mukai­ses­ti suureen nimi tai vastaava selite ja esittää yksikkö jokaisessa solussa. Tällöin itse solusta heti näkyy, esit­tää­kö se esimerkiksi rahasummaa. Taulukon muuntamisesta sel­lai­sek­si käytetään joskus il­mausta ”viedä yksiköt soluihin”.

Taulukoissa esiintyy usein suuria lukuja. Yleensä on selvintä kirjoittaa suuretkin luvut kokonaan. Vaikka esimerkiksi kolmen nollan pudottaminen kaikkien lukujen lopusta säästää tilaa, se voi vähentää ilmaisun havain­nol­li­suut­ta ja selvyyttä. Toisaalta fysikaalisia suureita esitettäessä voidaan suuret luvut useimmiten välttää käyttämällä mittayksikköjärjestelmän mukaisia etuliitteitä sopivasti (esimerkiksi 25 500 000 kW = 25,5 GW).

Seuraavassa on (yksinkertaistettuna) Kielenhuollon käsikirjan esimerkki taulukosta. Vaikka se on ilmeisesti tarkoitettu myönteiseksi esimerkiksi, tällainen tietojen esitystapa ei ole kovinkaan selkeä.

Samat tiedot voitaisiin esittää selvemmin seuraavasti:

Käytännössä yksiköt joudutaan usein jättämään pois soluista tilanpuutteen vuoksi etenkin, jos taulukossa on paljon sarakkeita. Tällöin on olennaista ilmaista yksikkö selkeästi sarake­otsikossa tai (jos se ei mitenkään ole mahdollista) erillisessä selityksessä.

Sarakeotsikot

Sarakeotsikon tulisi ensisijaisesti kertoa, mitä tietoa sarakkeessa on. Jos tieto on suurei­den arvoja, tulisi pyrkiä käyttämään sarakeotsikkona suureen nimeä. Jos yksikkö ei ilmene itse tiedoista, mainitaan sarakeotsikossa myös käytetty yksikkö.

Sopiva sarakeotsikko voi olla esimerkiksi ”Siirtojännite (kV)”. Sulkeiden käyttö on tässä sopivaa, koska ne erottavat tois­sijai­sen asian ensisijaisesta. Tähän sopivat tavalliset sulkeet; hakasulkeita käytetään vain erityisestä syystä, jollaista tässä ei ole.

Jos tilaa on vähän tai jos on muu syy, voi sarakeotsikossa käyttää fysikaalisen suureen tunnusta, esimerkiksi jännitteen tunnusta U. Suureiden tunnukset kirjoitetaan fysiikan käy­tän­nön mukaisesti kursiivilla. Tällöinkin voidaan yksikkö mainita sulkeissa: ”U (kV)”. Tun­nuk­set on syytä selittää silloinkin, kun ne ovat fysiikan vakiintuneita symboleita, sillä käy­tän­nös­sä kyse on yleensä suureesta jossakin määrätyssä yhteydessä, esimerkiksi jonkin yhteyden siirtojännitteestä, ei jännitteestä yleensä.

Tilan säästämiseksi voidaan harkita sitäkin, että sarakeotsikkona on lauseke, joka koostuu suureen tunnuksesta, jakomerkkinä toimivasta vinoviivasta ja yksikön tunnuksesta. Esi­mer­kik­si ilmauksen ”U (kV)” sijasta kirjoitetaan tällöin ”U/kV”. Kahdenkin merkin säästö voi aut­taa, jos voidaan säästää useassa sarakkeessa. Tämä merkintätapa ei kuitenkaan ole useim­mil­le kovinkaan tuttu, vaikka se on looginen (kun suureen arvo jaetaan yksiköllä, saa­daan luku­arvo eli se, mitä taulukon soluissa on) ja vaikka se mainitaan Yhdysvaltain stan­dar­dointi­järjes­tön NISTin ohjeistossa Guide for the Use of the International System of Units (SI) ja standardissa SFS-ISO 80000-2.

Kun kyse on fysiikan suureista, voidaan yleensä käyttää sopivaa yksikön kerrannaista ku­ten voltin sijasta kilovolttia (kV = 1 000 V) tai megavolttia. Tällöin taulukkoon tulevat luvut saa­daan tavallisesti melko pieniksi.

Jos sen sijaan taulukossa on suuria lukuja ilman yksikköä (esimerkiksi väkilukuja), ei vas­taa­va menettely sovi. Tällöin voi sarakeotsikkoon kirjoittaa yksikön sijasta luvun, jolla so­luis­sa olevat luvut on ajateltava kerrotuiksi, esimerkiksi ”Väkiluku (1 000)”. Tarpeetonta ja hiu­kan keinotekoista olisi tällöin liittää mukaan yksikön tapainen ilmaus, kuten ”Väkiluku (1 000 asukasta)” tai ”Väkiluku (1 000 as.)”.

Vastaavasti tai suuria rahasummia esitettäessä voidaan yksikön tavoin käyttää esimerkiksi ilmausta ”1 000 €” tai ”milj. €” Sellaisia lyhenteitä kuin kEUR tai M€ kannattaa välttää. (Ks. kohtaa Rahasummien ilmaiseminen.)

Puuttuvat tiedot yms.

Tilastotietoja, laskelmia tms. esittävissä taulukoissa syntyy usein tilanne, jossa jokin tieto puuttuu. Syynä voi olla, että suuretta ei ole mitattu, mutta myös esimerkiksi se, että taulukon solua eli sarakkeen ja rivin leikkauskohtaa ei vastaa mikään loogisesti mahdol­li­nen tieto. Kyseessä voisi olla esimerkiksi väkilukutaulukon kohta, joka esittäisi valtion väkilukua ajan­kohtana, jolloin valtiota ei ollut olemassa.

Eräs tapa on jättää taulukon solu tyhjäksi, mutta tämä voi aiheuttaa epäselvyyksiä. Lukija ei tiedä, onko solu jätetty vahingossa täyttämättä vai onko tieto tarkoituksellisesti jätetty pois jostakin syystä. Tyhjäksi jättäminen on sopivaa lähinnä silloin, kun sen merkitys on hyvin ilmeinen tai kun mikä tahansa muu merkintä voisi aiheuttaa epäselvyyden siitä, tarkoittaako merkintä todellista arvoa vai tiedon puuttumista. Tyhjistä soluista voi johtua myös teknisiä ongelmia varsinkin verkkosivuilla; ks. Empty cells in HTML tables.

Epäselvyyksiä voi aiheuttaa myös nolla. Lukuja sisältävässä taulukossa nolla voi tar­koit­taa, että suure on varmasti tasan nolla, mutta myös sitä, että pyöristettäessä suureen mitattu tai laskettu arvo sarakkeessa käytettyyn esitystarkkuuteen saadaan nolla.

Varsinaisen tiedon puuttumisen tai nolla-arvon esittämisessä on monia käytäntöjä. Tilas­to­ja sisältävässä julkaisussa on syytä selittää siinä käytetyt merkinnät. Seuraavassa esi­te­tään eräs mahdollinen järjestelmä, joka vastaa Suo­men virallisen tilaston neuvottelu­kunnan julkaisuohjetta. Julkaisuohje sallii myös ajatusviivan ”–” havaintojen puuttumisen merkkinä, mutta neljän pisteen käyttö on parempi vaihtoehto, koska ajatusviivalla on usein ilmaistu sitä, että suure tai luku on tasan nolla.

Merkinnän 0,0 merkitys (alle 0,5) poikkeaa matematiikkastandardista, jonka mukaan tällainen merkintä tarkoittaa, ellei muuta tarkkuutta esitetä, että luku on välillä −0,05:stä 0,05:een.

Jos taulukko sisältää olennaisesti muuta kuin tekstiä, käytetään tiedon puuttumisen ilmai­se­mi­seen yleisesti ajatusviivaa ”–” tai yhdysmerkkiä ”-”. Yleensä voitaneen asettaa ajatus­viiva etusijalle, koska se pitemmyytensä takia on helpommin havaittavissa ja tunnis­tet­ta­vis­sa. Tie­don puuttumisen syynä on tällöin usein se, että kyseessä on huo­mau­tuk­sia sisältävä sara­ke, eikä kyseisessä kohdassa ole mitään huomautettavaa. Jos tieto puuttuu siksi, että sitä ei ole saatu selville, on ehkä parasta käyttää kysymys­merk­kiä ”?”, vaikka se ei ehkä näy­tä­kään kovin viralliselta.