Erikoismerkkien kirjoittaminen Microsoft Word -ohjelmalla

Sisältö: Erikoiskirjaimet | Lainaus- ja heittomerkit | Muut välimerkit | Rahayksiköiden symbolit | Matemaattiset merkit | Muita merkkejä | Selityksiä | Lisäohjeita.

Selityksiä

Merkintöjen selityksiä

Ohjeet on tarkoitettu ns. tavalliselle suomalaiselle PC-näppäimistölle.

Merkintä Shift tarkoittaa, että seuraavaa merkkiä kirjoitettaessa pidetään alhaalla shift-näppäintä eli tasonvaihtonäppäintä, jolla myös isot kirjaimet tuotetaan. Kyseinen näppäin on yleensä näppäimistössä vasemmalla toinen alhaalta, ja siinä on usein paksu ylöspäin osoittava nuoli. Merkintä Ctrl tarkoittaa vastaavasti control-näppäimen käyttöä ja Alt ja Alt Gr nimiä vastaavien näppäinten käyttöä. Nämä kolme näppäintä ovat yleensä näppäimistön alimmalla rivillä.

Esimerkiksi Ctrl Shift 6 tarkoittaa siis, että painetaan sekä Ctrl- että Shift-näppäin alas ja niitä alhaalla pitäen näpäytetään 6-näppäintä. Koska 6-näppäimen ylätason merkkinä on &-merkki, näppäily voidaan kuvailla myös lyhyesti ilmaisulla Ctrl &. Eräät lyhemmistä ilmaisuista tekevät näppäilyt helpommiksi muistaa; esimerkiksi Ctrl /. tarkoittaa poikkiviivan kirjoittamista seuraavan merkin yli.

Merkintä Num - tarkoittaa erillisen numeronäppäimistön oikeassa yläkulmassa olevaa näppäintä, jossa on miinusmerkki.

Yhdistelmä, jossa Alt-merkintää seuraa useita numeromerkkejä, esimerkiksi Alt 0187, tarkoittaa sitä, että kaikki numerot näppäillään erilliseltä numeronäppäimistöltä ja pitäen Alt-näppäintä koko ajan alhaalla.

Merkintä väli tarkoittaa välilyöntinäppäimen painamista.

ISO Latin 1

Suuri osa tarkastelluista merkistä kuuluu ISO Latin 1 -merkistöön. Niiden osalta merkkitieto on hyvin (joskaan ei aina aivan ongelmitta) siirrettävissä tietokonejärjestelmästä toiseen, kun tieto tallennetaan Wordistä pelkkänä tekstinä (plain text).

ISO Latin 1 -merkistön merkkien käyttöä käsittelee yksityiskohtaisesti dokumentti The ISO Latin 1 character repertoire — a description with usage notes.

Muut merkit, esimerkiksi ajatusviivat – ja —, eivät ole yhtä hyvin siirrettävissä, etenkään, kun esitetyistä tavoista osa tallentaa ne sellaista merkkikoodia käyttäen, joka on käytössä vain Windows-järjestelmissä. Aiheesta kertoo tarkemmin dokumentti Mikrojen merkistöjen aiheuttamista ongelmista Webissä.

Lisäohjeita

• Aksentilliset kirjaimet
• Automaattiset korvaukset ja niiden lisääminen
• Näppäimistömäärittelyt
• Ehdotus: käteviä näppäilyjä
• Määrittelyjen tallentuminen
• Lisää merkki -toiminto: minkä tahansa merkin kirjoittaminen
• Alt x -pikanäppäily minkä tahansa merkin lisäämiseen
• Tavutuksen esto ja tavutusvihjeet
• Lisätietoja

Aksentilliset kirjaimet

Aksentillisten kirjainten kuten á ja ü kirjoittamisesta kertoo dokumentti Erikoismerkkien kirjoittaminen suomalaisella PC-näppäimistöllä, siltä osin, kuin kyse on ISO Latin 1 -merkistöön kuuluvista merkeistä.

Automaattiset korvaukset ja niiden lisääminen

Word usein automaattisesti muuttaa merkkejä ja merkkiyhdistelmiä toisiksi, esimerkiksi korvaten "suorat" lainausmerkit ”kaarevilla” ja yhdysmerkin (-) useissa tilanteissa lyhyellä ajatusviivalla (–). Tämä vaatii joskus tekstin erillistä korjailua niissä tapauksissa, joissa muutos on virheellinen. Huomaa, että lainausmerkkien käsittely riippuu siitä, minkä Word olettaa asiakirjan kieleksi ja että oikeanlaiset suomen kielen lainausmerkit ovat symmetriset, eli alkava lainausmerkki on samanlainen kuin lopettava.

Mainitunlaiset korvaukset ovat käyttäjän muutettavissa, ja niitä siis voi poistaa käytöstä, jos ne ovat haitaksi. Voit myös lisätä omia korvaussääntöjäsi, joilla hoidat usein esiintyvät tarpeet tuottaa joitakin merkkejä tai merkkiyhdistelmiä.

Suomenkielisessä Wordissä korvaussäännön lisääminen tehdään seuraavasti. Esimerkkinä on tilanne, jossa halutaan, että kirjoittamalla kaksi >-merkkiä saa aikaan kulmalainausmerkin »:

1. Valitse ”Lisää”, sitten ”Merkki...”.
2. Valitse välilehti ”Erikoismerkit”, sitten napsauta painiketta ”Automaattinen korjaus...”.
3. Kirjoita haluttu merkkiyhdistelmä kohtaan ”Korvattava”. Esimerkkitapauksessamme kirjoita >>.
4. Valitse kohdasta ”Korvaava” painikkeella vaihtoehto ”Vain tekstinä” ja kirjoita sitten laatikkoon haluttu merkki. Esimerkkitapauksessamme näppäile Alt 0187, jolloin syntyy ».
5. Napsauta painiketta ”Lisää”.
6. Napsauta painiketta ”OK”.

Esimerkiksi kirjainyhdistelmälle oC, joka esiintyy erittäin harvoin, voi määritellä korjauksen, joka muuttaa sen celsiusasteen tunnukseksi °C.

Voidaksesi kirjoittaa Ascii-lainausmerkin " ja Ascii-heittomerkin ' voit määritellä sopiville näppäinyhdistelmille ”korjaukset”, esimerkiksi niin, että korvattava on !" ja korvaava on ".

Näppäimistömäärittelyt

Voit myös tehdä omia näppäimistömäärittelyjä, joiden avulla voit kirjoittaa minkä tahansa merkin suhteellisen helposti. Suomenkielisessä Wordissä menettely on seuraava: Valitse ”Lisää Merkki”, sitten kohta ”Merkit”, valitse sieltä haluamasi merkki (napsauttamalla sitä kerran) ja napsauta sitten painiketta ”Pikanäppäin...” ja kirjoita haluamasi näppäily ja sitten napsauta painiketta ”Liitä”, sitten painiketta ”Sulje” ja vielä toisessa ikkunassa ”Sulje”. Esimerkiksi rivinkeskisen pisteen · kirjoittamiseen sopii vaikkapa yhdistelmä Ctrl . (control-piste).

Kertomerkin × kirjoittamiseen ei voi suoraan käyttää erillisen numero­näppäimistön näp­päin­tä, johon on kaiverrettu tämä merkki. Näppäin nimittäin normaalisti tuottaa asteriskin *. Sen sijaan voit edellä mainitulla tavalla määritellä vaikkapa, että Alt Gr:n avulla saa kyseisestä näppäimestä oikean kertomerkin. Vastaavasti voi määritellä, että Alt Gr Num - tuottaa miinusmerkin (−), joka on eri merkki kuin yhdysmerkki ja ajatusviivat. (Ks. dokumenttia Onko viivoissa ajatusta ja pituutta?) Sen yhdistäminen numeronäppäimistön miinus­merkin näköi­seen näppäimeen on loogisempaa kuin Wordin oletusasetus, jossa kyseinen näppäily tuottaa pitkän ajatusviivan. Toisaalta tällöin on syytä määritellä jokin muu kätevä tapa tuottaa pitkä ajatusviiva, esimerkiksi liittää se näppäilyyn Alt Gr Shift - (missä ”-” tarkoittaa yhdys­merkki­näppäintä), jolloin on loogista asettaa näppäily Alt Gr - tuottamaan lyhyt ajatusviiva.

Merkinlisäämistoiminnot kannattaa tehdä ensisijaisesti Alt Gr -näppäimen avulla tehtäviksi. Kuten sen nimikin (Alternate Graphic) vihjaa, se on suunniteltu tällaisiin tarkoituksiin. Lisäksi voi käyttää esimerkiksi Ctrl-näppäintä. Esimerkiksi hattuässän š kirjoittamisen voi tehdä melko helpoksi määrittelemällä pikanäppäimeksi Alt Gr s. (Tosin tällöin saatetaan menettää mahdollisuus tehdä jokin Wordin toiminto sellaisella näppäilyllä, mutta toiminnon voi yleensä tehdä myös valikon kautta.) Asteen merkin tuottamisen voi yhdistää vaikkapa näppäilyyn Alt Gr å, koskapa å:n päällä on asteen merkin kaltainen symboli.

Kannattaa välttää sellaisia näppäilymäärittelyjä, joissa Ctrl- ja Alt-näppäintä käytetään yhdessä. Se voi nimittäin aiheuttaa saman vaikutuksen kuin Alt Gr -näppäimen käyttö. Tämän sekaannuksen teknistä taustaa kuvailee artikkeli ALT GR Madness: Shortcut Keys for International Users of Windows-based Applications.

Ehdotus: käteviä näppäilyjä

Seuraavassa on eräs ehdotus siitä, millaisilla korvauksilla ja näppäinmäärittelyillä voisi tehdä helpommaksi kirjoittaa eräitä Suomessa usein tarvittavia merkkejä.

Määrittelyjen tallentuminen

Edellä kuvatuilla tavoilla tehtävät asetukset, sekä automaattiset korvaukset että näppäimistömäärittelyt, tallentuvat järjestelmän normal.dot-nimiseen tiedostoon ja ovat normaalisti käytettävissä aina, kun ruvetaan kirjoittamaan uutta asiakirjaa tai muokkaamaan asiakirjaa, jonka luonti on aloitettu normal.dot-tiedoston pohjalta (vaikka kyseisen tiedoston sisältö silloin oli toinen, kunhan kyse on samasta tiedostosta samassa koneessa).

Lisää merkki -toiminto: minkä tahansa merkin kirjoittaminen

Lisää merkki -toimintoa voi käyttää minkä tahansa merkin lisäämiseen asiakirjaan. Siinä valitaan Lisää-valikosta Merkki-vaihtoehto ja poimitaan haluttu merkki napsauttamalla. Lyhyt kuvaus toiminnon käytöstä on dokumentissa Matemaattisten tekstien kirjoittaminen tietokoneella. Satunnaiseen tarpeeseen tämä toiminto on hyvä vaihtoehto; usein toistuvien merkkien kirjoittamiseen kannattaa yrittää kehittää jokin kätevämpi tapa.

Jos Lisää-valikossa ei ole Merkki-vaihtoehtoa, anna komento Työkalut/Mukauta ja valitse Komennot-välilehti. Näin pääset muokkaamaan Wordin käyttöliittymää kuten valikkokomentoja ja myös esimerkiksi lisäämään työkaluriville painikkeen Lisää merkki -toimintoa varten tai määrittelemään sille jonkin näppäinyhdistelmän.

Lisää merkki -toiminnossa on painike ”Pikanäppäin...” (”Shortcut Key...”), jonka napsauttaminen avaa ikkunan, jossa voi määritellä näppäinyhdistelmän merkin nopeaksi kirjoittamiseksi. Jos olet esimerkiksi kirjoittamassa dokumenttia, jossa esiintyy moneen kertaa u, jonka päällä on vaakaviiva (ū), voit menetellä näin:

• Mene Lisää merkki -toimintoon.
• Etsi merkkien taulukosta haluttu merkki. Taulukko jakautuu osiin, lohkoihin, jotka osittain vastaavat merkkien loogista ryhmittelyä, osittain johtuvat merkkien käsittelyn tekniikan historiasta. Apua etsimisessä voi olla dokumentista Unicode-merkistön lohkot ja niiden suomenkieliset nimet. (Tässä tapauksessa merkki löytyy ryhmästä ”Latin Extended-A” eli Microsoft-käännöksessä ”Latinalainen, laajennettu-A”.)
• Napsauta taulukon kyseistä merkkiä.
• Napsauta painiketta ”Pikanäppäin...”.
• Kirjoita näppäily, jolla haluat jatkossa tuottaa halutun merkin. Tässä tapauksessa sopiva voisi olla Alt u. Kun näppäilet sen, ilmestyy kohtaan ”Anna uusi näppäinyhdistelmä” näppäilyn kuvaus, esimerkkitapauksessamme ”Alt+U”.
• Napsauta painiketta ”Liitä”. Jos tämä unohtuu eli vain suljet ikkunan, asetus ei tallennu.
• Napsauta painiketta ”SuljeY.
• Napsauta Lisää merkki -ikkunan painiketta ”Lisää”, jos haluat nyt kirjoittaa tekstiin kyseisen merkin.
• Napsauta Lisää merkki -ikkunan painiketta ”Sulje”.

Kannattaa ehkä lisätä työkaluriville kuvake, jolla pääset Lisää merkki -toimintoon yhdellä napsautuksella. Kuvake tälle toiminnolle esittää ison oomegan merkkiä Ω Kuvake saadaan työkaluriville näin:

• Word 2003:ssa: ”Työkalut” — ”Mukauta...” — ”Komennot”, valitse valikosta ”Luokat” kohta ”Lisää” ja siitä oikealle olevasta valikosta ”Komennot:” kohta ”Merkki...”. Vie kursori oomegan kohdalle, paina hiiren vasen nappi alas ja sitä alhaalla pitäen vie kursori työkaluriville ja päästä nappi ylös. Tällöin kyseinen kuvake ilmestyy työkaluriville.
• Word 2007:ssä ja uudemmissa: Napsautetaan Lisää-välilehdellä olevaa oomegan merkkiä hiiren kakkospainikkeella ja valitaan ”Lisää pikatyökaluriville”.

Alt x -pikanäppäily minkä tahansa merkin lisäämiseen

Riittävän uusissa Windows-järjestelmissä (mm. Windows XP) toimii myös pikanäppäily, jossa kirjoitetaan
luku Alt x
missä luku on merkin Unicode-koodiarvo heksadesimaalisena. Tämän koodiarvon saa mainituissa järjestelmissä selville niiden Merkistö-toiminnosta.

Esimerkiksi näppäily 2126 Alt x toimii siten, että ensin tulevat normaalisti näkyviin numerot 2126 kun ne kirjoitetaan, mutta sitten Alt x aiheuttaa numeroiden korvaamisen sillä merkillä, jonka koodi on 2126, nimittäin iso oomega Ω.

Tavutuksen esto ja tavutusvihjeet

Yhdistelmä Ctrl Shift - (control-shift-yhdysmerkki) tuottaa eräänlaisen yhdistävän yhdysmerkin, jonka kohdalta Word ei jaa tekstiä eri riveille. Se ei kuitenkaan tuota ns. nonbreaking hyphen -merkkiä (yhdistävä yhdysmerkki), jollainen kuuluu kansainvälisiin merkistöstandardeihin, vaan vain yhdysmerkin, johon liittyy Wordin sisäinen tavutuksenesto.

Vastaavasti yhdistelmä Ctrl - (control-yhdysmerkki) tuottaa tavutusvihjeen, joka kuitenkin on vain Wordin sisäinen tieto, ei ISO Latin 1 -merkistön ”soft hyphen” -merkki, jota Word käsittelee normaalina näkyvänä merkkinä. Tavutusvihje ei näy dokumentin normaalissa ulkoasussa, mutta valitsemalla sen saa haluttaessa näkyviin tilassa ”Näytä kaikki”, jolloin sen tilalla näkyy negaation symboli ¬. Tallennettaessa pelkkänä tekstinä tavutusvihjetieto häviää. (Wordin sisäisessä tal­len­nus­muo­dos­sa sen paikalla on itse asiassa eräänlainen merkki, kontrollikoodi eli kontrolli­merkki control-_, ”unit separator”. Mutta se siis kokonaan häviää pelkkänä tekstinä tallen­net­taes­sa.)

Lisätietoja

Lisätietoja on Wordin omissa ohjeissa, jonne pääsee Ohje-valikon kohdan ”Sisällys ja hakemisto” kautta valitsemalla kohdan ”merkit”, alakohdan ”erikoismerkit”.