Web-julkaisemisen opas, luku 2 Reseptit: Miten luon Web-sivujen kokonaisuuden, ja muuta vaativampaa:

Suunnittele kokonaisuus

Sisällys

Suunnitelma - miksi?

Pitäisikö tehdä suunnitelma pomolle, jotta tämä voisi mapittaa sen ja haukkua sinut vuoden kuluttua siitä, että et ole toteuttanut sitä? Tai komitealle, joka muuttaisi sen kompromissiksi? (Kompromissi: ratkaisu, jolla on kaikkien ehdotettujen vaihtoehtojen huonot puolet ja joka on kustannuksiltaan niiden summa.) Toivottavasti et joudu sellaiseen. Jos joudut, suosittelen Dilbertin lukemista mielenterveyden säilyttämiseksi. Mutta toivottavasti voit tehdä suunnitelmia itsellesi eli miettiä etukäteen, mitä teet, taikka olla mukana porukassa, joka tekee suunnitelmia itselleen eli mukana olijoille.

Hyvin suunniteltu ei ole puoliksi tehty. Sen sijaan hyvä suunnittelu voi säästää 90 % tekemiseen tarvittavasta työstä etenkin siksi, että se estää tekemästä turhaa tai suorastaan haitallista työtä. Suunnitelman ei tarvitse olla paperilla eikä tietokoneessa, vaikka useimmiten kannattaisi olla. Tärkeää on se, että sivuston tekijällä tai tekijöillä on mielessään riittävän selvä ajatus siitä, mitä tehdään.

Tee ainakin aluksi suunnitelma, joka on yksinkertainen ja kohtuullisen nopeasti toteutettavissa. Lyö lukkoon perustavoitetaso, jonka saavuttamisen jälkeen sivuston voi julkistaa, ja toteuta se ensin. Hyvät ideat ovat vaarallisia, koska ne aivan liian helposti johtavat toteuttamaan hienouksia, jotka ovat sinänsä ihan hyviä mutta vievät aikaa yksinkertaisemmilta perusasioilta. Suunnittelussa ja alkuvaiheen tekemisessä kirjoita rönsyilevät ideat muistiin. Silloin ne eivät haihdu mielestä eivätkä toisaalta jää rasittamaan mieltä, jonka pitäisi askarrella muissa asioissa. Aikanaan sitten voit valita toteutettaviksi ne ideat, jotka vielä myöhemminkin vaikuttavat hyviltä ja tekemisen arvoisilta.

Sivuston tekemiseen tarvittava työmäärä aliarvioidaan aina, usein hyvinkin rajusti. Mutta tämä on pientä verrattuna ylläpitotyön aliarviointiin.

Under construction -symbolit symboloivat suunniteltua epäonnistumista. Kovin paljon on sivuja, joiden teossa on lähdetty soitellen sotahan. Rakentaminen on jäänyt kesken, tai rakennus on lahonnut kunnossapidon puutteeseen niin, että löytyy vuosia sitten vanhentuneita tietoja eikä nyt tärkeitä asioita ole ollenkaan esillä. Muista, että vuoden kuluttua sivusto tuntuu sinusta (tai organisaatiostasi) erittäin todennäköisesti paljon vähemmän tärkeältä kuin nyt. Mieti ennalta, paljonko jaksat ja viitsit ja voit todella ylläpitää.

Luvussa Miksi ja mitä julkaisen Webissä? käsitellään perustuvanlaatuisempia kysymyksiä. Sen lukeminen ensin on suositeltavaa, mutta jos sinulle on kiire "päästä töihin käsiksi", niin jatka suoraan seuraavasta. (Mutta tuskin mikään on aiheuttanut enempää ajan tuhlausta kuin kiire; jos teet ihan vääriä asioita, on sitä pahempi, mitä nopeammin ja tehokkaammin niitä teet.)

Oikea tavoitetaso

Koska ratkaisevaa on, paljonko tulet todella tekemään työtä sivuston ylläpitämiseksi, niin ensimmäiseksi kannattaa päättää sivuston päivitystiheys. Sivusto voi olla

Jos kyseessä on esimerkiksi Web-muotoon siirretty väitöskirja, sen tulee ilman muuta olla "pysyvä". Ei sen sisältöä saa korjata, vaan jos mahdolliset muutokset tietoihin esitetään erikseen; enintään voi väitöskirjan Web-versioon liittää linkit myöhempiin tietoihin. Muutokset itse väitöskirjasivustoon tulee rajoittaa mahdollisiin teknisiin korjauksiin sen johdosta, että siirrossa Webiin on sattunut virheitä, esim. jokin kuva skannattu huonolaatuisesti. Tyypillisesti "pysyvän" sivuston tulisikin olla dokumentti siitä, mitä joku tai jokin on tehnyt tai ajatellut määrätyssä tilanteessa, kuin historiankirjoihin viety dokumentti.

Useimmat sivustot kuuluvat tai ainakin niiden pitäisi kuulua ryhmään "aika ajoin päivitettävät". Sivuston tekijän pitäisi olla siinä määrin kiinnostunut sen aihepiiristä, että hän seuraa sitä, työssään tai vapaa-aikanaan, ja aika ajoin hoksaa, että on tapahtunut jotain, joka antaa aiheen muuttaa sivustoa. Jos kiinnostus loppuu tai sivuston perusylläpito muuten lopahtaa, olisi kohtuullista joko kirjoittaa tästä maininta sivuille (esim. "sivuston ylläpito lopetettu 1999-12-31") tai mieluummin yrittää saada sivusto siirretyksi jonkun muun, siitä kiinnostuneen hoidettavaksi.

Todellisen ylläpidon ohella on tietysti olemassa nimellistä ylläpitoa. Organisaatioilla on pyrkimys ratkaista olettamiaan ongelmia "nimeämällä vastuuhenkilöitä". Näille saatetaan esimerkiksi antaa määräys "päivittää sivut" määrätyin väliajoin.

Säännöllinen sivuston läpikäynti mahdollisten korjaustarpeiden selvittämiseksi on toki hyväksi myös todellisessa ylläpidossa. Niinpä kannattaakin kysyä itseltään jo sivustoa suunnitellessaan: kuinka usein tulen käymään tämän sivuston läpi? Kerran vuodessa? Kerran kuussa? Kerran päivässä? Ratkaisevaa ei ole, mitä vastaat, vaan miten hyvin vastaus tulee vastaamaan todellisuutta. Kun etukäteen hahmotat päivitystiheyden oikein, osaat myös ottaa sen huomioon sivustoa tehdessäsi.

Päivittäistietoa antavalla sivustolla pitää olla päivittäjä, joka voi todella käyttää päivittäin tarvittavan osan ajastaan sen hoitamiseen. Tämä merkitsee, että hänellä pitää olla varamies, mielellään myös varamiehen varamies; on varmaa, että päivittäjä ei ole joka päivä (edes joka työpäivä) töissä. Päivittäjällä ja varamiehillä pitää myös olla toimivat työkalut eli ohjelmat, joilla päivitykset tehdään. Sivuston alkuperäisen tekijän täytyy huolehtia tästä ja työkalujen käytön opastamisesta.

Reaaliaikaisiin ja vuorovaikutteisiin sivustoihin ei tässä puututa enempää kuin sanomalla, että niitä ei kannata edes ajatella, ennenkuin edellä kuvatun kaltaisten sivustojen teko on hallussa.

Oikea sisällön laajuus

Edellä kuvattujen tarkastelujen jälkeen voit toivottavasti hahmotella, mitä asiaa sivuille tarvitaan. Voit samalla suunnitella, mikä asia tarvitaan heti aluksi ja mitä voidaan lisäillä myöhemmin, kun sivusto on jo käytössä. Ja koska samalla kannattaa miettiä myös sivuston looginen rakenne, suunnitelman voi tehdä vaikkapa luetelmalla tähän tapaan (esimerkkinä kuvitteellisen tutkimuslaitoksen kuvitteellinen osasto):

Isomman tutkimusyksikön Web-sivujen tekemiseen löytää ideoita katselemalla VTT:n laajaa mutta yhtenäiseen tyyliin tehdyä sivustoa.

Sivuston kieli riippuu tietenkin sen tarkoituksesta. Ei kannata itsetarkoituksellisesti tehdä englanninkielisiä sivuja, jos sivusto on kuitenkin tarkoitettu suomalaisille. Toisaalta esimerkiksi tutkimuslaitoksen toiminnassa kansainväliset yhteydet ovat sen verran tärkeitä, että englannin kieli voi olla syytä asettaa etusijalle. Valtion viraston taas tulisi tehdä sekä suomen- että ruotsinkieliset sivut ja mahdollisesti muunkinkielisiä sivuja. Periaatteessa olisi mahdollista (ns. language negotiation -menettelyllä) järjestää asiat niin, että kullakin sivulla on yksi osoite (URL), joka johtaa erikielisiin versioihin eri tilanteissa, käyttäjän selaimeensa asettamiensa kielipreferenssien mukaan. Tähän ei kuitenkaan voi ollenkaan luottaa, joten joka tapauksessa erikieliset sivut on syytä linkittää toisiinsa. Minimivaatimus on, että kunkinkielisellä pääsivulla on linkit muunkielisiin versioihin. Tässä ei ole syytä käyttää maiden lippuja! Yksinkertainen menettely kaksikielisen sivuston tapauksessa on se, että otsikon alla on (mielellään keskitettynä) toisenkielinen nimi, joka on linkki senkieliseen versioon seuraavaan tapaan:

Hypermystiikan tutkimuskeskus
Research Center for Hypermystics

Vinkki: Jos englanninkielisellä sivustolla haluaa tehdä myönteisen vaikutuksen, kannattaa kirjoittaa englantia oikein ja tyylikkäästi. Tähän tarvitaan todennäköisesti apuvälineitä kuten sanakirjoja, kielioppeja ja tarkistusohjelmia. Katso esim. pientä koostettani Resources on the English language.

Yrityksen pääsivun tekemisestä

Esimerkiksi kaupallisen yrityksen kannattaisi asettaa Web-sivustonsa tavoitetasoksi jokin seuraavista:

  1. "olemme läsnä" Webissä; minimivaatimuksena on tällöin, että sivuilla kerrotaan firman toimiala ja annetaan oikeat yhteystiedot
  2. kerromme tuotteistamme ja itsestämme yleisesti; tämä voi olla hyvää mainontaa ("tuoteinformaatiota"), jos se tehdään kunnolla ja tiedot pidetään tuotevalikoimaa vastaavina
  3. jaamme yksityiskohtaista tuotetietoa ja hintatietoja; tämä on ensimmäinen askel kohti liiketoimintaa netissä, etenkin jos tuotteista on sellaisia tietoja, joiden pohjalta voi jo tehdä ainakin alustavan ostopäätöksen; tämä edellyttää käytännössä (lähes) päivittäistä ylläpitoa sekä jonkinlaista vuorovaikutteisuutta ainakin niin, että käyttäjällä on helppo tapa lähettää pyyntö saada lisätietoja ja että hän saa vastauksen (ainakin alustavan) viimeistään seuraavana työpäivänä
  4. otamme vastaan tilauksia (ja maksuja); tilauslomakkeen tekeminen ei vielä hirveästi vaadi, mutta se on syytä tehdä kunnolla; maksujärjestelmiin liittyminen vaatiikin sitten jo sitä alaa tuntevan ammattilaisen, yhteyksiä pankkeihin yms.

Mikään, edes ensimmäinen, näistä tavoitetasoista ei merkitse "pysyvää" sivustoa, vaan kaikkiin sisältyy jonkinasteinen ylläpitotarve. Jos ajatellaan, että kyllä joku hoitaa ylläpidon, olisi parempi jättää sivusto tekemättä. Joku ei todellakaan tee mitään (toisin kuin Joku Muu, joka sotkee sivuston jonain päivänä).

Kaupallisten yritysten sivustot tuntuvat kilpailevan keskenään käsittämättömyydessä. On poikkeus, jos pääsivulla edes kunnolla sanotaan, minkä alan firma on kyseessä. Itse asiassa selailin aika monia kaupallisten sivustojen pääsivuja, ennenkuin löysin sellaisen, jossa on vakavaa yritystä tähän suuntaan: Pejan Oy. (Kuinka ollakaan, kyseinen sivusto on nyttemmin uusittu - monin tavoin huonompaan suuntaan, joskin myös parannuksia tehden.)

Pejanin pääsivun Logossa on teksti PEJAN OY - LIGHTNING.
Sen alla: Valaisimien ja valaistustarvikkeiden
maahantuonti ja konsultointi. Sitten valikko:
Yritys; Päämiehet; Esitteet; NäyttelyM
Dico Plis - Langaton palo ja varkaushälytin Pejan Oy:n sivulla sanotaan heti logon alla selvällä suomen kielellä toimiala. Sivulla on myös yhteystiedot sekä muutama kohtuullisen hyvin nimetty linkki, jotka antavat käsityksen siitä, mitä sivustossa on, ja myös johtavat siihen.

Sivulle olisi vielä mahtunut aineistoa jonkin verran, esimerkiksi kohtuullisen kokoinen valokuva, joka havainnollistaisi valikoimaa. Kuvitus loisi odotuksia siitä, että sivustossa on kuvallista aineistoa, mikä tässä tapauksessa pitäisi paikkansa: sivustossa on visuaalisesti varsin korkeatasoinen esitteistö. (Tai siis oli. Edellä oleva linkki on rikottu, t.s. sivuston uusijat eivät ole noudattaneet periaatetta URLien pysyvyydestä.)

Sivujen mainitseminen esimerkkeinä on tietysti aina riskialtista. Sivustothan muuttuvat. Usein rakennetta muutetaan rajustikin, mikä on yleensä merkki siitä, että alkuperäinen sivusto oli huonosti suunniteltu ja uusi suuremmalla työmäärällä mutta huonommin. Tässä tai muissa esimerkeissä ei ole tarkoitus ottaa kantaa sivustoon tai luonnehtia sitä muuten kuin esitettävän asian kannalta. Esimerkiksi edellä mainitulla pääsivulla yksinkertaisen ja idealtaan aika toimivan linkkilistan toteutus ei ollut kovinkaan hyvä.

Esimerkkisivulla oli kuitenkin hyvin vältetty yksi kaikkein tavallisimmista virheistä: väärinymmärretty mainoshenkisyys. Tyypilliset isojen yritysten pääsivut pyrkivät visuaaliseen näyttävyyteen, usein tolkuttomasti tilaa törsäillen. Tavoitteena kai on vangita katsojan huomio ymmärtämättä, että ei Webiä katsella kuin televisiota tai lehteä tai kadunvarsimainoksia. Sivulle "menijä" on jo valinnut, on jo päättänyt hetkeksi kohdistaa huomionsa siihen asiaan, jota sivulla on. Pääsivun pitäisi vastata tähän kertomalla sitä asiaa ja tarjoamalla selkeä tapa mennä sivuston siihen osaan, joka käyttäjää nyt kiinnostaa.

Esimerkki: yhdistyksen pääsivun rakenne

Hahmotellaanpa yksinkertainen malli yhdistyksen pääsivulle. Yhdistyshän tarkoittaa periaatteessa yhteenliittymää, jolla on jokin jossain mielessä aatteellinen tavoite. Yhdistyksen Web-sivunkin tietysti pitäisi palvella yhdistyksen tarkoitusta, suoraan tai epäsuorasti: kertoa tavoitteesta, kertoa toiminnasta sen edistämiseksi ja kutsua mukaan toimintaan. Muu onkin sitten rönsyilyä.

Esimerkkinä käytämme kuvitteellista yhdistystä Mahdollisimman paljon yhteistä hyvää kaikille ry. (Siltä varalta, että sellainen yhdistys sattuisi tässä yhdistysten luvatussa maassa jo olemaan, pahoittelen yhteensattumaa.) Pääsivun rakenteeksi hahmottelemme seuraavan:

Peruslinkeissä on kohta Tapahtumakalenteri korostettu, koska sivuilla usein vieraileville juuri sellainen tieto on oletettavasti tärkeää. Ja toisaalta ulkopuolisetkin saavat todenmukaisimman kuvan yhdistyksestä katsomalla, mitä se todella tekee tai ainakin on tekevinään. Seuraavat peruslinkit johtavat yhdistyksen viimeaikaisiin kannanottoihin sekä yhdistyksen tavoitetta palvelevaan käsikirjatyyppiseen aineistoon, joka on tarkoitettu opastamaan, miten yhdistyksen jäsenet voivat jokapäiväisessä elämässään edistää sitä aatetta, jota varten yhdistys on olemassa. Vasta näiden jälkeen tulevat tiedot itse yhdistyksestä - siihen liittymisestä, yhteystiedoista ja toimihenkilöistä. Vielä myöhemmin, "toissijaisissa" linkeissä eri otsikon alla, tulevat sellaiset asiat, joilla on merkitystä lähinnä vain yhdistyksen sisällä jo toimiville, heistäkin ehkä vain ydinjoukolle. Mitä enemmän asiaa pääsivulla muutoin on, sitä enemmän kannattaa harkita toissijaisen linkkilistan kirjoittamista eri sivulle, jolloin pääsivulla on vain yksi linkki (esim. "Arkisto").

Näistä aineksista on koottu Mahdollisimman paljon yhteistä hyvää kaikille ry:n pääsivu. Tosin siinä on lisäksi tyylisäännöstöjen avulla ehdotettu eräitä ulkoasuseikkoja kuten yhdistyksen henkeen sopivaa taustaväriä ja -kuviota. Ja koska taustakuvana on käytetty erästä vapaan grafiikan kokoelmaa, on mukaan liitetty (kuvallinen) linkki siihen.

Todellisena esimerkkinä tämäntapaisesta perusrakenteesta oli aikoinaan Suomen Internet-yhdistyksen pääsivu, jossa oli nostettu keskeisiä ajankohtaisia asioita suoraan pääsivulle otsikoina, jotka toimivat suorina linkkeinä. Tämä on usein hyvä ratkaisu, ja voisipa siihen liittää hiukan laajempaakin uutistekstiä, jopa kuvitusta, jos on asiaan liittyvä kuva. Sivulla oli myös linkki hakemistoon; isossa sivustossa sen tilalla tai rinnalla olisi hyvä olla hakutoiminto, jolla voi hakea sivustosta tietoja avainsanoilla. - Mainittakoon, että huomasin kyseisen sivun vasta laadittuani naivistisen esimerkkini. Jos olisin huomannut aiemmin, olisin tehnyt esimerkkini paremmin. Ja tätä kirjoitettaessa (2000-11-03) onkin yhdistyksen sivusto pantu uusiksi eli sekaisin, ja siellä kerrotaan kuukausia vanhoista asioista tulevina tapahtumina. (Syvä huokaus.)

Kuten sivuista ilmenee, perusrakenteen toteutus ja soveltaminen voi vaihdella suurestikin. Loppujen lopuksihan ei ole kyse muusta kuin terveen järjen mukaisesta keskittymisestä olennaiseen. Eivätkä kaupallinen yritys ja aatteellinen yhdistys eivät eroa toisistaan ollenkaan niin paljon kuin voisi luulla. Ja paljon niillä on yhteistä myös julkisen palvelulaitoksen tai vaikkapa tutkimuslaitoksen kanssa. Jokaisen on syytä Web-sivuillaan vastata niihin kysymyksiin, joita sivuilla kävijöillä oikeasti on ja jotka voidaan tiivistää organisaation itsensä kannalta esimerkiksi näin:

Sivuilla kävijän kysymys on tietysti aina erilainen. Siksi keskeistä on ensinnäkin selkeä sivuston rakenne, joka on tehty käyttäjän tarpeisiin (ulkopuolista varten) eikä esimerkiksi oman organisaatiomallin mukaan. Tämän lisäksi on toki hieno asia, jos on myös hakemisto tai hakutoiminto.

Etenkin jos kyse on julkisia palvelua tarjoavasta organisaatiosta, kannattaa tutustua julkisen hallinnon suositukseen Julkisten palvelujen kuluttajalähtöinen palveluhakemisto (JHS 145). Se ehdottaa seuraavaa ylimmän tason jäsennystä ja siihen useantasoisia alajäsennyksiä.

Tämä sopii hyvin etenkin kunnan sivuston perusjäsennykseksi. Toimialaltaan erikoistuneemmat organisaatiot voisivat soveltaa asianomaista alajäsennystä kyseisessä suosituksessa.

Muut tasot: keskeiset alasivut, ja niiltä eteenpäin

Sivuston rakenne on yleensä puumainen eli monitasoinen eli hierarkkinen siten, että pääsivulta pääsee joillekin seuraavan jäsennystason sivuille, joilla taas voi olla linkkejä "alaspäin" jne. Mitään pakkoa tähän ei ole, eikä rakenteen tarvitse eikä yleensä kannatakaan olla puhtaasti puumainen, vaan sivut voivat "viitata ristiin" muille sivuille. Joka tapauksessa "toisen tason" sivuilla on yleensä keskeinen merkitys. Pääsivu antaa hyvin yleistä tietoa ja lupaa, että sivustosta löytyy asiaa, joka vastaa pääsivun keskeisiä linkkejä eli toisen tason sivujen otsikoita. Jos pääsivulla on linkki "Tapahtumakalenteri", se lupaa, että sitä seuraamalla saa tiedon siitä, mitä yritys, yhdistys, laitos tms. lähiaikoina tekee tai mitä sen alalla tapahtuu.

Tästä seuraa, että pääsivua ei yleensä kannata julkistaa, ennenkuin ainakin toisen tason sivut on tehty ja niillä on jotakin sisältöä. Muutoinkin vaikka suunnittelu on hyvä tehdä "ylhäältä alas", yleisestä yksityiskohtiin edeten, niin sivuston toteutus on syytä tehdä niin, että ylemmän tason sivulla on linkki alaspäin vasta kun se johtaa johonkin. (Jos se johtaa tapahtumakalenteriin, joka on tyhjä, niin tämä on tietysti omalla tavallaan informatiivista.)

Alasivujen suunnittelu voi noudattaa samoja periaatteita kuin pääsivun, kuitenkin niin, että mitä alemmas tullaan, sitä enemmän varsinaisen sisällön pitäisi korostua. Jos sivun sisältönä on esimerkiksi yhdistyksen toimintakalenteri, niin se voi koostua esimerkiksi vain aikajärjestyksessä olevasta tapahtumien listasta, jossa on kustakin tapahtumasta joko kuvaus tai linkki tarkempiin tietoihin tai molemmat. Erityisempiä esittelyjä tällainen ei vaadi; päinvastoin esittely, joka puhuisi yleisesti toiminnasta, olisi toimintakalenterisivulla lähinnä lässytystä. Toki sivulla pitää olla otsikko ja linkkejä, jotka liittävät sen asiayhteyteensä. Kalenterisivulla myös kuvitus olisi lähinnä häiritsevää, ellei kyse ole hyvin hillityistä (pienistä mutta merkityksellisistä) kuvista.

Parasta olisi, jos alasivu sisältäisi niin paljon tietoa, että suurin osa sille tulijoista saa siltä sen mitä sieltä etsii ja muut saavat sen sitten linkkejä seuraamalla. Jos esimerkiksi tutkimuslaitoksen pääsivulla on linkki sivulle, joka käsittelee hypermystiikan tutkimusaluetta, niin tällä sivulla olisi hyvä alussa kertoa, millaista tutkimusta laitos sillä alalla tekee. Vasta sen jälkeen on syytä luetella tutkijoita, tutkimushankkeita ym. linkkeineen. On sangen turhauttavaa käydä läpi satakohtainen linkkilista vain huomatakseen, että laitoksessa tutkitaan yksinomaan epäorgaanista hypermystiikkaa, jos tarkoitus oli löytää tietoja orgaanisesta hypermystiikasta.

Mitä keskeisemmästä sivusta on kyse, sitä tärkeämpää on pitää sen rakenne mahdollisimman samana. Tämä on olennaista niille, jotka käyvät sivuilla usein. Mutta myös alasivujen yhtenäisyydellä voi olla merkitystä silloin, kun se on luontevasti toteutettavissa. Jos sivuilla on esimerkiksi yrityksen tuotteiden esittelyjä, on hyvä, jos mahdollinen asiakas löytää samat perustiedot aina samoista paikoista. Muuan yksinkertainen tapa toteuttaa yhtenäisyys on laatia sivurungot, joiden tekeminen on samalla sivuston suunnittelua.

Muista muuttuvaisuus

Kaikki virtaa.
Herakleitos

Kaikki, mikä voi muuttua, muuttuu joskus. Se, mikä ei voi muuttua, muuttuu myös, kun sikseen tulee. Kun 1990-luvullakin valtioita hajosi ja vakaita suuryrityksiä fuusioitiin varsin yllättäen, voitko luottaa siihen, että firmasi organisaatio säilyy?

Jo sivuja alun perin suunniteltaessa kannattaa miettiä myös pääpiirteittäinen kunnossapitosuunnitelma. Jos nimittäin kunnossapidon vaatimukset otetaan alun alkaen huomioon, niin päivittäminen sujuu sutjakammin eikä jää päivittelyksi. Karkea suunnitelma voisi olla esimerkiksi seuraava:

Olennaista on, että ihmiset oikeasti ryhtyvät hoitamaan tällaisia asioita muun toimintansa ohessa tai pikemminkin osana. Sen sijaan sivuston rakennetta ei pidä suunnitella "vastuujaon" mukaan; joskus sellainen saattaa toimia, yleisesti ei. Olennaista on kannettu vastuu tietojen ajantasaisena pitämisestä, sattuivat ne tiedot olemaan missä tahansa. Tosin tätä helpottaa, jos samaa asiaa ei ole kovin monella sivulla.

Muutoksiin varautumisen yksi keino on se, että muuttuvat tiedot pidetään yhdessä paikassa, josta ne on helppo muuttaa. Esimerkiksi laitoksen tarjoamien palveluiden hintoja ei ole syytä ripotella eri sivuille eri yhteyksiin, joissa palveluihin viitataan. Hinnat on syytä koota yhdelle sivulle, johon muilta sivuilta tarvittaessa viitataan. Kyse ei ole vain konkreettisista rahasummista - jotka väistämättä muuttuvat siirryttäessä markoista kokonaan euroihin - vaan myös yleisluonteisemmista tiedoista Jos aiemmin maksuton palvelu muutetaan maksulliseksi, on melkoinen urakka, jos pitää käydä läpi tuhat eri sivua sen selvittämiseksi, missä sanotaan joillakin sanakäänteillä, että jotain tehdään maksutta.

Kaikkea ei tietenkään voi keskittää. Emme voi lähteä siitä, että yrityksen nimi mainitaan vain yhdellä sivulla. Nimenmuutos on joka tapauksessa asia, jonka yhteydessä on syytä käydä kaikki sivut tarkoin läpi, eikä tätä voi automatisoida kuin osoittain.

Erityisesti henkilötiedot ovat muuttuvaisia. Suoria viittauksia nimettyihin ihmisiin pitäisi välttää silloin, kun kyse on ihmisten työnään tai luottamustehtävänään hoitamista asioista. Jos sivulla sanotaan, että sillä käsitellystä aiheesta antaa lisätietoja Matti Meikäläinen, puh. 555 5555, niin on erittäin noloa, jos numerosta 555 5555 vastaa joku, joka ei ole kuullutkaan Matista tai ei ainakaan tiedä, kuka häneltä jääneitä hommia nykyisin hoitaa, tai jos kukaan ei vastaa, koska numero on poistettu käytöstä. Jos sivuille ripotellaan tällaisia viittauksia, niiden tulisi ainakin olla todella ylläpidettyjä, mikä yleensä onnistuu vain, jos ylläpitoa hoitaa ihminen, joka muutenkin ylläpitää henkilöstöluetteloa. (Lisäksi hänellä pitää olla ylläpitoon työkalut, joilla homma hoituu niin, että hän tekee muutoksen henkilöstöluettelon tietoihin ja niinsanotusti vain painaa nappia.) Yleisesti on parempi, että käyttäjä joutuu kulkemaan organisaation pääsivun kautta löytääkseen jotakin asiaa hoitavan henkilön. On tärkeämpää löytää kerralla oikeat yhteystiedot kuin löytää nopeasti jotakin.

Web-sivun tekijän yhteystiedot ovat eri asemassa, koska ne ovat sidoksissa itse sivuun ja koska niiden ylläpito on osa itse sivun ylläpitoa. Niissäkin on syytä pitäytyä tietoihin, jotka ovat suhteellisen muuttumattomat: nimi, mahdollisesti meiliosoite ja kotisivun osoite, joista viimeksimainittu on "piilotetusti" mukana, koska nimi on linkki kotisivulle. Muuttuvammat tiedot löytyvät sitten kotisivulta. Samat periaatteet soveltuvat niihin poikkeustapauksiin, joissa sivuille "sirotellaan" viittauksia ihmisiin.

Lisää suunnittelusta

CSUNin kirjasto on laatinut paikallisen ohjeiston, jossa on kiinnitetty huomiota moniin keskeisiin kysymyksiin selkeällä tavalla. Se viittaa useisiin laajempiin "tyylimanuaaleihin" (style manuals).

Monia aiheita, myös kokonaisuuksien suunnittelua, käsittelee tunnettu käytettävyystutkija Jakob Nielsen kahden viikon välein ilmestyvissä alertboxeissa. Niistä mainittakoon Ten Good Deeds in Web Design. Mutta jokaisen Web-sivustoa suunnittelevan pitäisi lukea myös varoituksen sanat. Edelleenkin voidaan liioittelematta sanoa, että pelkästään välttämällä Nielsenin klassikossa Top Ten Mistakes in Web Design kuvatut virheet pääsee Web-sivujen pieneen kärkijoukkoon.

Suomessa on voimassa julkisen hallinnon suositus, joka kannattaa lukea muidenkin kuin julkisella sektorilla toimivien, koska sen periaatteet ovat enimmäkseen varsin hyviä: Julkishallinnon WWW-sivuston suunnittelun ohjeet (JHS 129). Puutteena siinä on lähinnä se, että se on ilmeisesti koottu monesta hyvästä ja muutamasta huonosta pohjapaperista sakset-leikkaa-liimaa-menetelmällä ja jäsennykseltään hiukan sekava.

Koska JHS 129:n useimmat suositukset ovat erinomaisia, seuraavassa kommentoidaan vain sen virheitä tai kyseenalaisia tai huonosti muotoiltuja kohtia: