Kari Lehtonen
on kirjoittanut v. 1997 laajan ohjeiston
Sähköposti,
jossa on meiliä yleensä koskevien asioiden lisäksi useiden
meiliohjelmien käyttöohjeita:
mail (Unixissa),
elm,
pine (Unix) ja
Eudora.
Mistä saan selville NN:n meiliosoitteen? Kysymällä häneltä. Huomaa, että osoite saattaa silti olla väärin; NN voi muistaa sen väärin tai hän saattaa antaa osoitteen, joka toimii paikallisesti hänen firmassaan, tai saatat kuulla väärin puhelimessa tms. Joskus voi erilaisista hakemistoista olla apua. Ks. Meiliosoitteiden ("sähköpostiosoitteiden") etsiminen erityisesti kansallisista osoitehakemistoista.
Meilin pohjalle on rakennettu myös ryhmäviestinnän välineitä, jakelulistoja (postituslistoja, mailing lists). Perusidea on, että on olemassa tietty osoite siten, että siihen lähetetyt meilit käsittelee jokin ohjelma, joka lähettää viestistä kopion joukkoon osoitteita. Kyseiseen osoitteiden joukkoon saa oman osoitteensa eli listalle voi liittyä tyypillisesti joko lähettämällä määrämuotoinen viesti määrättyyn osoitteeseen tai täyttämällä Web-sivulla olevan lomakkeen. Ks. Jakelulistat (postituslistat, mailing lists) Internetissä.
Meiliä käyttäen on mahdollista, joskaan ei yleensä kovinkaan mukavaa, myös lukea Web-sivuja, imuroida tiedostoja FTP-palvelimista, käyttää nyysejä yms. Ks. G. E. Boydin Everything by Email -sivustoa.
Meiliviesti sellaisena kuin se kulkee Internetissä koostuu kahdesta osasta, otsakkeista (headers) ja rungosta (body), ja osien välissä on yksi tyhjä rivi. Otsakkeet kertovat lähettäjän, vastaanottajan, lähetysajankohdan ja monia muita asioita. Otsakeosaa voidaan verrata kirjekuoreen ja ja runkoa itse kirjeeseen; tämä vertaus ontuu sikäli, että kirjehän on kuoren sisällä kun taas meiliviestissä osat ovat peräkkäin.
Otsakkeet ovat muotoa
avainsana: otsakekentän sisältö
esimerkiksi
From: Jukka Korpela <jkorpela@cs.tut.fi>
Date: Fri, 5 Jan 2001 14:42:03 +0200 (EET)
Se, missä muodossa meiliohjelma näyttää lähetettävän tai
saapuneen viestin otsaketiedot, voi vaihdella suuresti.
Ohjelma voi esimerkiksi näyttää Date-otsakkeessa olevan
informaation tai osan siitä jossain aivan muussa muodossa, vaikkapa
"Lähetetty perjantaina 5. tammikuuta 2001 kello 14.42
Itä-Euroopan aikaa".
Jokaisessa hyvin tehdyssä meiliohjelmassa on mahdollisuus
myös katsoa, mitä otsakekentissä todella on
ja nähdä kaikki otsakkeet, myös ne, jotka ohjelma normaalisti
jättää näyttämättä (koska ne sisältävät normaalitilanteissa tarpeetonta
teknistä tietoa);
toiminnon
nimi voi olla esim. "Show Raw Headers". Laajahko luettelo käytännössä
esiintyvistä (sekä standardoiduista että standardoimattomista)
otsakkeista ja niiden merkityksistä on dokumentissa
Quick reference to Internet message headers.
Meiliviestien tarkan muodon määrittelee RFC 2822, joka perustuu vanhaan, pitkään käytössä olleeseen määrittelyyn RFC 822. Ks. Tiivistelmä RFC 822:sta muutoksineen, jossa luku 6 kuvaa osoitteiden muodon lyhyesti. Osoitteiden muodosta on tarkempi (muodollisempi) selitys: Internet E-mail address format (RFC 822) explained.
Runsaasti tietoja meiliasioista on englanniksi seuraavissa sivustoissa:
Nyyseissä (news, Usenet)
meiliä koskevia kysymyksiä käsitellään suomeksi ryhmässä
sfnet.viestinta.meili. Kansainvälisiä (englanninkielisiä)
ryhmiä on useita, hierarkiassa
comp.mail.
Ennen viestin lähettämistä kansainvälisiin ryhmiin on ehdottomasti syytä
tarkistaa, onko kysymykseen vastattu tai idea tyrmätty ryhmän
fakissa (FAQ:ssa).
Ks. listaa comp-ryhmien fakeista.