Wordin oikoluku ja kieliasetukset

Tässä kuvataan Wordin oikolukua lähinnä kieliasetusten kannalta. Sen muihin ongelmiin löytyy apua Wordin omista ohjeista ja muun muassa sivulta Mastering the Spelling Checker.

Kieliasetuksen näkyminen

Wordin ikkunan alarivillä näkyy tieto siitä, mitä kieltä teksti on – tai mitä Word olettaa sen olevan. Se voi olla esimerkiksi ”suomi” tai ”ranska”. Tieto voi muuttua asiakirjaa kirjoitettaessa, koska Word voi tunnistaa tai käyttäjä voi asettaa jonkin osan kielen toiseksi kuin asiakirja muutoin.

Kannattaa huolehtia siitä, että tämä tieto vastaa sitä, mitä teksti todella on. Tällöin oiko­luku, oikeanlaisten välimerkkien käyttö ja muut hyödylliset ominaisuudet toimivat oikein.

Se, onko oikolukutoiminto käytettävissä, riippuu siitä, minkä kielten tuki Wordin missäkin versiossa on mukana. Kielituen joillekin kielille voi ehkä myöhemmin ostaa ja asentaa erik­seen, mutta parasta on jo tekstinkäsittelyohjelmaa hankittaessa arvioida, mitä kieliä tar­vi­taan. Oikoluvun luonne voi riippua kielestä ja Wordin versiosta. Esimerkiksi englannin kie­lel­le on vanhoissakin versioissa mm. kielioppitarkistuksia, suomen kielelle taas vasta uudem­mis­sa.

Kieliasetuksen muuttaminen

Tavallisimpia virheitä on, että kieli on asetettu englanniksi vaikka kirjoitetaan suomea. Tällöin Word mm. tuottaa vääränlaiset lainausmerkit. Ongelman huomaa siitäkin, että Word mer­kit­see lähes kaikki sanat virheellisiksi, jos oikoluku on käytössä. Tämä estämiseksi kan­nat­taa heti alussa tarkistaa, että kieliasetus on oikea.

Jos tekstissä käytetään useita kieliä, kannattaa vaihtaa kieliasetus, kun vaihtaa kieltä. Wordin voi kyllä asettaa tunnistamaan kielen, mutta tunnistus ei toimi kovin luotettavasti.

Seuraava kuva esittää tilannetta, jossa on kirjoitettu ensin suomea, sitten ranskaa, eikä Word ole (vielä) tunnistanut kielen vaihtamista. Niinpä Word ilmoittaa ranskankieliset sanat virheellisiksi. (Tässä on käytössä Wordin vanha versio.)

Tilanteen korjaamiseksi voidaan valita ranskankielinen teksti hiirellä maalaamalla ja napsauttaa ala­reu­nas­sa näkyvää kielen nimeä, tässä tapauksessa siis sanaa ”suomi”. Valitun tekstin kielen voi muuttaa myös Tarkista-välilehdellä olevalla toiminnolla, joka on eri versioissa erilainen (Word 365:ssä se on Kieli-ryhmässä).

Avautuvassa Kieli-ikkunassa on valikko, jossa on tarjolla hyvinkin suuri määrä kieliä, vaikka Word ei niitä todellisuudessa tukisikaan millään erityisellä tavalla. Kielen nimen perässä sulkeissa oleva sana kertoo periaatteessa kielen maakohtaisen muun­nel­man. Käytännössä muunnelmalla ei juuri ole mer­ki­tys­tä paitsi englannin kielen osalta, jossa on ero­tet­ta­va toisistaan lähinnä brittienglanti eli ”englanti (Iso-Britannia)” ja amerikanenglanti eli ”englanti (Yhdys­val­lat)”. (Lisäksi saksan osalta maan aset­ta­mi­nen Sveitsiksi aiheuttaa sen, että Word hy­väk­syy sveitsin­saksan kirjoitusasut, joissa on saksansaksan kaksois-s:n ß tilalla on ss, esimerkiksi heiße ∼ heisse.)

Kieli-ikkunassa voidaan myös valita tai poistaa asetus ”Tunnista kieli automaattisesti”. Jos se on valittuna, Word pyrkii kirjoittamisen aikana päättelemään itse tekstistä, mitä kieltä se on, ja muuttamaan kieliasetustaan tämän mukaan. Usein tunnistus toimii hyvin. Jos esi­mer­kik­si alat kirjoittaa uutta kappaletta eri kielellä, Word saattaa tunnistaa tämän jo kesken ensimmäistä riviä. Silloin se oikolukee kyseisen tekstin uudestaan. Tosin se ei tällöin korjaa lainaus­merkkejä asianomaisen kielen mukaisiksi, vaan vasta, jos kyseisiä kohtia tekstissä muo­ka­taan.

Tarkistusten valinta

Wordin versiosta ja toiminta-asetuksista riippuu, millaisia tarkistuksia Word tekee. Kyseessä voi olla pelkkä sanojen oikeinkirjoituksen tarkistus, mutta mukana voi olla myös pilkutuksen, lauserakenteen, sanaston, tyylin ym. tarkistaminen.

Wordin asetusten Tarkistustyökalut-kohdassa (Word 2007:ssä ja uudemmissa) tai ko­men­nol­la Työkalut/​Asetukset/​Kieliasun tarkistus (Wordin vanhemmissa versiossa) pääsee ase­tuk­siin, joista voi valita, haluaako Wordin huomauttavan virheistä kirjoituksen aikana (”Tarkista oikein­kir­joi­tus kirjoitettaessa”).

Mainituissa asetuksissa voidaan valita myös tarkistusten laajuus. Joissakin Wordin versioissa voi valita ”kirjoitustyylin” valikosta, jossa on esimerkiksi vaihtoehdot tiukka, normaali, vapaa ja omat asetukset. Lisäksi Asetukset-painikkeella päästään valit­se­maan erikseen, minkä tyyppisistä seikoista Word huomauttaa.

Yleensä kannattaa ottaa käyttöön kaikki tarjolla olevat tarkistukset. Oletus­asetuksissa useimmat niistä ovat valittuina, mutta eivät kaikki.

Asetuksia voi sitten muuttaa, jos toteaa Wordin esit­tä­vän aiheettomia huomautuksia liian paljon. Tarkempi selostus valinnoista ja niiden muuttamisesta on sivulla Wordin kielen­tarkis­tuk­sen asetukset.

Jos asiakirjassa on runsaasti erikois­alan sanastoa tai vieras­kielisiä ilmauksia, Word saattaa näyttää hyvin monet sanat virheellisiksi epäileminään, alle­viivattuina punaisella aalto­viivalla. Jos tämä liiaksi häiritsee lukemista, voi ottaa Wordin asetuksista pois edellä mainitun valinnan ”Tarkista oikein­kir­joi­tus kirjoitettaessa”. Tämä valinta vaikuttaa todellisuudessa myös tekstiin, joka on avattavassa tiedostossa valmiiksi, ja valinnan poistaminen poistaa myös Wordin tekemät alle­viivaukset.

Kannattaako pitää oikoluku aina käytössä?

Riippuu kirjoittajan tottumuksista, onko paras pitää oikoluku käytössä kirjoituksen aikana. Tällöin näkee heti, jos on kirjoittanut sanan väärin, ja sen voi korjata. Word alleviivaa väärin kirjoitettuna pitämänsä sanan punaisella, kyseenalaisena pitämänsä lauserakenteen vih­reäl­lä. Mutta jos tuntuu siltä, että tämä häiritsee asiaan keskittymistä, voi ensin kirjoittaa teks­tin ja sitten tarkistaa sen kerralla. Tarkistus tehdään valitsemalla koko teksti Ctrl+A:lla ja sitten napsauttamalla Tarkista-välilehden painiketta ”Kieliasun tarkistus” (Word 2007:ssä) tai an­ta­mal­la käsky Työkalut/Kieliasun tarkistus (Wordin vanhemmissa versioissa). Ctrl+A tar­koit­taa, että painetaan a-näppäintä niin, että Ctrl-näppäin on alas painettuna,

Oikolukutoiminnot ja -ohjelmat ovat erittäin hyödyllisiä apuvälineitä. Ne eivät kuitenkaan ole kaikessa oikeassa. Lisäksi ne usein ilmoittavat vain virheen mahdollisuudesta, mutta käyttäjä saattaa tulkita kaikki ilmoitukset virhe­ilmoituksiksi.