Selkeän kielen periaatteita

Selkeässä kielessä (englanniksi ”plain language”) tavoitteena on palvella viestinnän tar­koi­tus­ta: merkityksellisyyttä, tiedon löydettävyyttä, ymmärrettävyyttä ja luettavuutta. Seu­raa­vas­sa esitetään sellaisia selkeän kielen peri­aatteita, joista vallitsee melko laaja yksi­mieli­ syys. Saman­tapaisia ohjeita on esimerkiksi Saavutettavasti.fi-sivuston sivulla Selkeä kieli.

Järkevä järjestys

Lukujen, kappaleiden, virkkeiden ja lauseiden järjestykseen vaikuttavat monet asiat. Ne ohjaavat osittain eri järjestyksiin, ja niitä pitää arvioida tekstin sisällön, tarkoituksen ja kohderyhmän kannalta. Yleisiä periaatteita:

• Sijoita tärkein tieto alkuun.
• Sijoita alkuun sellainen tieto, joka on tärkeää useimmille lukijoille.
• Esitä ensin lukijalle tuttu asia, sitten sen pohjalta uutta asiaa.
• Jos annat ohjeita tai kuvaat prosesseja, esitä ne aikajärjestyksessä.
• Jos jonkin ohjeen noudattaminen sisältää riskejä, esitä riskit ennen ohjetta.
• Jos jokin asia riippuu joistakin ehdoista, esitä ehdot ensimmäiseksi. Käytä siis rakennetta ”jos A, (niin) B” mieluummin kuin rakennetta ”B, jos A”.

Kohderyhmästä kertominen

• Jos jokin asia on merkityksellinen vain osalle kohderyhmästä, ilmoita asian esittämisen alussa, keitä se koskee.
• Harkitse sellaisen asian esittämistä liitteessä, linkin kautta tai muuten perustekstistä erillisenä.

Otsikointi

• Kirjoita tekstille pääotsikko, joka kuvaa sen sisältöä ja tarkoitusta.
• Käytä väliotsikkoa, kun aihe vaihtuu.
• Pidä otsikot niin lyhyinä, että ne ovat helposti silmäiltävissä.

Tutut sanat

• Käytä täsmällisiä sanoja. Jos tarkoitat koivua, kirjoita ”koivu” äläkä ”puu” tai ”kasvi”.
• Käytä konkreettisia ilmauksia. Ilmaus ”älä tupakoi tässä” on konkreettisempi kuin ”olethan huomaavainen tupakoitsija”-
• Käytä erikoissanoja vain, jos ne ovat lukijoille tuttuja ja sopivia tai jos niiden omak­su­mi­nen on lukijoille välttämätöntä, jolloin ne tulisi selittää, kun niitä käytetään ensi kerran. Erikoissanoja ovat muun muassa sivistyssanat ja erikoisalojen termit.
• Käytä lyhenteitä vain tarvittaessa, ja selitä ne, kun ne esiintyvät ensi kerran, ellei ky­sees­sä ole kielen täysin vakiintunut ja yleisesti tunnettu lyhenne, kuten ”jne.”. Yleensä ly­hen­net­tä pitäisi käyttää vain, kun se on lukijoille tutumpi kuin lyhentämätön ilmaus tai kun lyhentämätön ilmaus on tekstiyhteyteen aivan liian pitkä.
• Käytä sanoja johdonmukaisesti: ilmaise sama merkitys samalla sanalla ja eri merkitykset eri sanoilla.

Selkeä lauserakenne

• Käytä normaalia sanajärjestystä kuten subjekti – predikaatti – objekti, ellei ole hyvää syytä poiketa siitä.
• Vältä monitulkintaisia lauserakenteita.
• Vältä lisätiedon esittämistä virkkeen pääasian keskellä. Esimerkiksi poikkeus tai sivu­huomautus on parempi esittää pääasian jälkeen eikä virkkeen keskellä suluissa tai ajatus­viivoin erotettuna.
• Kun jokin asia, kuten toimintaohje, koskee lukijaa, puhuttele häntä 2. persoonassa (yhtenäisesti joko ”sinä” tai ”Te”) mieluummin kuin substantiiveilla (kuten ”asiakas”).
• Ilmaise mahdollisuuksien mukaan, kuka tai mikä tekee jotain. Vältä ilmauksia, jotka aiheetta piilottavat tekijän, kuten ”tehdään” tai ”toteutuu”.

Tiiviit virkkeet

• Kirjoita yhteen virkkeeseen yksi asia tai ajatus.
• Pidä virkkeet kohtalaisen lyhyinä, mutta rakenteeltaan riittävän vaihtelevina.
• Jätä pois turhat sanat, epämääräiset määritteet, kliseet ja muut sellaiset ilmaukset, jotka eivät anna mitään lukijalle, mutta vievät hänen aikaansa ja huomiotaan.

Selkeät kappaleet

• Esitä yhdessä kappaleessa yksi asiakokonaisuus.
• Ilmaise kappaleen alussa, mikä sen aiheena on.