Meilin etuja ja haittoja

Sen arvioimiseksi, milloin kannattaa käyttää viestintään meiliä, on hyvä listata joitakin etuja ja haittoja.

Meilin etuja ovat mm. seuraavat:

• Viestit kulkevat nopeasti: meili saapuu parhaassa tapauksessa muutaman sekunnin kuluttua, yleensä muutamassa minuutissa myös maasta toiseen.
• Meilin saaja voi lukea sen hänelle sopivana ajankohtana.
• Lähetetyn ja saapuneen meilin voi helposti arkistoida tietokoneen tiedostoon, ja se on valmiiksi tietokoneella luettavassa muodossa. Tämä usein helpottaa jatkokäsittelyä, esim. saadun meilin sisällön käyttämistä laadittavan asiakirjan osana.
• Vastauksen lähettäminen on yleensä varsin vaivatonta.

Meilin haittoja ovat mm. seuraavat:

• Meilin lukeminen edellyttää vastaanottajan aktiivisia toimenpiteitä. Viestinnän todellinen nopeus riippuu ratkaisevasti siitä, miten säännöllisesti vastaanottaja käyttää tietokonetta.
• Viestinnän muotona on lähtökohtaisesti pelkkä teksti ja siinäkin merkkivalikoima aika suppea. (Tosin muutkin viestimuodot saattavat toimia, jos niistä voidaan sopia.)
• Meiliviestinnästä puuttuvat henkilökohtaisen keskustelun monet ainekset kuten välitön vuorovaikutteisuus, äänenpainot ja eleet. Käytäntö on osoittanut, että tämä usein aiheuttaa väärinkäsityksiä.
• Meilien kulussa esiintyy monenlaisia häiriöitä. Vaikka häiriöt ovat varsin harvinaisia siihen nähden, miten paljon meilejä lähetetään, ne ovat tietysti ikäviä, kun sattuvat omalle kohdalle. Häiriöiden yksi perussyy on se, että meili kulkee monien erilaisten vaiheiden (ohjelmien, tietokoneiden, datansiirtoyhteyksien) kautta.
• Lähettäjän voi olla vaikea varmistaa, onko kirje mennyt vastaanottajalle. Ainoa pätevä ratkaisu on pyytää vastaanottajaa lähettämään takaisin lyhyt kuittausviesti.
• Tietokoneiden ja tietoliikenneyhteyksien häiriöt, huoltokatkot yms. joskus venyttävät meilinkulkua useilla tunneilla, jopa vuorokausilla.
• Kuten postin kautta myös meilitse tulee nykyisin paljon roskaa.

Huomaa, että osa haitoista koskee vain tilanteita, joissa meiliä käytetään ainoana välineenä. Tilanne on toinen, jos esimerkiksi lähetät viestin kirjeenä ja lisäksi meilitse "varoitat", että kirje on tulossa, tai meilitse lähetät varmistuksen johonkin puhelimitse sovittuun.