Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 7 Ohjeita eri kirjoitustilanteisiin:

Tiedotteen tekeminen

Tiedotteita kirjoitetaan monista syistä. Usein tiedotteilla vain halutaan myönteistä julkisuutta jollekin asialle, yritykselle tai laitokselle. Silloin tietysti kerrotaan myönteisistä asioista kuten uusista saavutuksista, tuotteista ja palveluista. Sellainen tiedottaminen on lähellä mainontaa eikä siksi kuulu kovin kiinteästi sellaiseen kirjoittamiseen, jota käsittelen. Tämä muuten ei johdu mainonnan väheksymisestä tai paheksumisesta vaan siitä, että en osaa antaa ohjeita mainonnasta.

Julkisuutta tavoittelevasta tiedottamisesta annan kuitenkin sen neuvon, että siinä tulee asioita tarkastella ulkoapäin eikä sisältäpäin. Tämä merkitsee esimerkiksi sitä, että ei lyödä rumpua uuden supertietokoneen hankinnasta vaan sen tarjoamista uusista mahdollisuuksista. Koneen hankintahan kuuluu panosten ja hyötyjen arvioinnissa panosten, siis kulujen puolelle. Hyvä tiedote ei siis ala esimerkiksi sillä, monenko kymmenen miljoonan markan hintainen ja minkä merkkinen kone on hankittu vaan esimerkiksi näin:

Suomalaistutkijoiden mahdollisuudet tieteelliseen laskentaan kohenevat merkittävästi ja sääennustusten tarkkuus paranee uuden supertietokoneen avulla.

Periaatteellisesti siis tällainen aloitus on hyvä, joskin kielellisesti sitä voisi parantaa muun muassa korvaamalla käsitteellisiä substantiiveja verbeillä seuraavaan tapaan:

Suomalaiset tutkijat voivat entistä tehokkaammin tehdä tutkimuksessa tarvittavaa laskentaa uudella supertietokoneella. Sen avulla voidaan myös ennustaa säätä entistä tarkemmin.

Seuraavassa tarkastelen sellaisia tiedotteita, joiden tehtävä ei ole ainakaan pääasiassa julkisuuden tavoittelu vaan asioiden käytännöllinen tiedottaminen. Esimerkiksi muutokset jonkin yrityksen tai laitoksen palvelujen valikoimissa ja järjestelyissä ovat asioita, jotka on kerrottava asiakkaille. Hyvä tiedottaminen on toki omalla tavallaan hyvää mainosta. Vielä suuremmassa määrin pätee, että huono tiedottaminen on huonoa mainosta. Jos putiikin aukioloaikoja supistetaan ilman, että siitä tiedotetaan asiakkaille, heistä voi tulla entisiä asiakkaita. Itse aukioloaikojen supistaminenkin voi vähentää asiakkaita, mutta tiedotuksen puute on suoranainen loukkaus asiakkaita kohtaan.

Ryhdyttäessä kuvatunlaiseen käytännölliseen tiedottamiseen on ensiksi kysyttävä, mitä tiedotetaan ja keille. Vasta seuraavaksi tulee kysymys, miten tiedotetaan, siis esimerkiksi se, mitä välineitä käytetään ja miten tiedote muotoillaan. Sitten kun tiedetään, mitä varsinaisesti kerrotaan ja keiden on syytä se tietää, pyritään tietenkin löytämään keinot ja muodot, joilla tieto mahdollisimman hyvin saavuttaa kohderyhmänsä - ja vain sen. Jos esimerkiksi on havaittu, että jossain tuotteessa on vika, joka on saatava käyttäjien tietoon, niin oikein kohdennettu tiedotus on sellainen, joka tavoittaa tuotteen käyttäjät. Käytännössä ei useinkaan ole mahdollista kohdentaa tiedotusta tarkasti vaan joudutaan turvautumaan esimerkiksi sanomalehti-ilmoituksiin. Silloin tietenkin on tärkeää muotoilla tiedotuksen otsikko tyyliin "Tärkeä tiedotus XYZ:n käyttäjille", jotta käyttäjät osaisivat lukea tiedotuksen ja muut jättää sen lukematta.

Tiedotuksen lukija ei suinkaan aina osaa ilman muuta erottaa hänelle tärkeitä käytännöllisiä tiedotteita julkisuutta tavoittelevista tiedotteista. Siksi sinun täytyy muotoilla tiedotteesi otsikko ja alku niin, että tiedotteen luonne ja merkitys tulee selväksi. Esimerkiksi seuraavassa tiedotteessa otsikko on huono, vaikka tiedote muutoin on omassa käyttö- ja asiayhteydessään selkeä:

Reitittimen asennus 12.9.

Tietoliikenne ulkomaailmaan ja eräisiin verkon osiin (Maarintalo, päärakennus, koneosasto kokonaan) katkeaa maanantaina, 12.9. klo 20 n. puoleksi tunniksi. Syynä on oman reitittimen vaihtaminen lainalaitteen tilalle.

Pelkän otsikon perusteella lukija voi luulla, että kyseessä on julkisuutta tavoitteleva tiedottaminen, jolla ei ole välitöntä merkitystä lukijalle. Ja useimmitenhan ihmiset lukevat vain otsikot. Otsikon yksi perustehtävähän on antaa lukijalle tieto, jonka perusteella hän voi ratkaista, kannattaako hänen lukea itse juttu. Useimmille lukijoille on sinänsä ihan yks hailee, asentaako jokin atk-keskus jonkin reitittimen ja milloin se sen tekee. Sen sijaan se, mikä atk-keskuksen työn kannalta on varsinaisen asian yksi sivuvaikutus, tietoliikenteen katkeaminen, on käyttäjien kannalta se varsinainen tärkeä asia. Sopiva otsikko olisi siis ollut esimerkiksi "Tietoliikennekatko 12.9. noin klo 20.00 - 20.30".

Edellä olevassa esimerkissä on kyse sellaisen asian kertomisesta, jolla voi olla kielteinen vaikutus ihmisten elämään: se voi rajoittaa ja haitata heidän elämäänsä. Tiedottaminen ei tietenkään voi poistaa kielteisiä vaikutuksia, mutta se voi usein suurestikin vähentää niitä tai niiden merkitystä. Kun ihmiset tietävät ennalta katkoista, he voivat suunnitella oman elämänsä niin, että katkoista on mahdollisimman vähän haittaa. Toissijaisesti, mutta vain toissijaisesti, tiedottaminen voi pienentää haittoja tekemällä ne ymmärrettävämmäksi ja siis siedettävämmiksi.

Kielteisistä asioista tiedotettaessakin on ensimmäisenä kerrottava itse asia, ei sen syitä ja perusteluja. Tästä voi joskus hyvin harvoin poiketa, jos kielteiset vaikutukset ovat erittäin suuria ja herättävät oletettavasti pahaa ärtymystä. Silloin tilannetta voi yrittää pehmentää johdattelemalla lukijaa ikäviin uutisiin, mieluiten tietysti perustellen vaikkapa palvelujen tilapäistä heikentymistä sillä, että ne johtuvat muutoksista, jotka myöhemmin parantavat palvelua. Mutta pehmeä johdattelu ei saa olla kovinkaan pitkä, koska muutoin se antaa selittelevän vaikutelman. Lisäksi pitkä johdattelu voi aiheuttaa sen, että lukija pitää koko juttua yleisenä höpinänä, joka ei koske häntä, ja silloinhan varsinainen asiaviesti jää kokonaan lukematta.