Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 1 Esipuhe:

Tiivistelmä oppaan sisällöstä

Kirjoittaminen, kuten kaikki työ, on ihmisten palvelemista. Kirjoittamisen suuria ja pieniä ongelmia tulee tarkastella siltä kannalta, miten kirjoitus palvelisi mahdollisimman hyvin. Tämä koskee myös sitä, kuinka paljon aikaa ja vaivaa kirjoitukseen kannattaa uhrata. Kirjoituksella ei ole mitään itseisarvoa, joka olisi riippumaton palvelutavoitteesta.

Jotta kirjoitus voisi palvella, sen tulee saada lukijoita, ja tämä on mahdollista vain, jos kirjoitus innostaa lukemaan eli motivoi. Tähän ei riitä erillinen motivoiva osuus alussa, vaan lukijan motivaatiota on koko ajan pidettävä yllä.

Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta. Siksi on paljon tärkeämpää ajatella viestin kulkua kirjoittajalta lukijalle kuin esitystekniikan tai kieliasun yksityiskohtia.

Kirjoittamista vaikeuttavat ennen muuta täydellisyyden tavoittelu kuten liiallinen virheiden pelkääminen sekä sääntöjen ja mallien noudattaminen. Kirjoittamisen ensimmäinen sääntö onkin: riko sääntöjä. Toisaalta on tärkeää oppia oivaltamaan, millaiset säännöt ja normit ovat tarpeellisia ja viestintää helpottavia. On myös tärkeää ymmärtää, millaiset virheet ovat todella vahingollisia lukijoille. Esimerkkejä vahingollisuudesta ovat vakavien asiavirheiden ohella monitulkintaisuudet eli se, että lause voidaan ymmärtää useilla vastakkaisilla tavoilla.

Kirjoituksessa pitää esittää vain olennainen ja olennaisin ensin. Tämä ei koske vain kokonaisjäsennystä, vaan myös luvun, kappaleen, virkkeen ja jopa lauseen sisällä pitää sanoa tärkeimmät asiat ensin.

Asioiden selkeä esittäminen on ennen muuta yksinkertaisuutta. Virkkeiden tasolla tämä merkitsee, että virke koostuu muutamista lauseista, joissa lähtökohtana on lauseen perusmuoto: subjekti, predikaatti objekti. Selkeä kieli on tyyliltään ja rytmiltään lähellä puhekieltä.

Asiat tulee esittää seitsenjäsennyksen mukaisesti: kullakin rakennetasolla on enintään seitsemisen asiaa, joskus hiukan enemmän, mutta yleensä vähemmän. Rakennetasoja ovat mm. koko kirjoituksen jako lukuihin, näiden jako alalukuihin ja kappaleen jako virkkeisiin.

Seuraavia asioita käyttöä kannattaa yleensä välttää: substantiivien käyttö verbien asemesta, lauseenvastikkeet, potentiaali, ns. passiivimuodot, sivistyssanat, oman alan slangi, lyhenteet, kielikuvat ja vertaukset, ajatusviivat, sulut, alaviitteet, monien kirjasinlajien käyttö, monimutkaiset kaaviot, kuvien käyttö koristeina.