Meilin käytön peruskuvio

Meiliä käytetään tyypillisesti seuraavasti:

Lähettäjä

• käynnistää oman meiliohjelmansa
• kirjoittaa vastaanottajan osoitteen ja viestin aiheen (Subject) niille varattuihin alueisiin
• kirjoittaa itse viestin sisällön
• lähettää viestin (oman meiliohjelmansa sopivalla käskyllä)
• poistuu ohjelmasta sen edellyttämällä tavalla (tai vain siirtää ohjelman "taustalle").

Vastaanottaja

• käynnistää meilin lukemiseen sopivan ohjelman, joka voi aivan hyvin olla eri ohjelma kuin lähettäjän käyttämä
• saa näkyviin päätteelleen viestin taikka viestien otsikoiden listan, josta hän voi valita haluamansa
• lukee viestin kuvaruudultaan
• mahdollisesti vastaa viestiin saman tien
• halutessaan voi tallentaa viestin tiedostoon tai tulostaa sen paperille
• poistuu ohjelmasta sen edellyttämällä tavalla.

Jotkin meiliosoitteet ovat sellaisia, että niihin lähetettyjä viestejä ei kukaan ihminen lue vaan ne käsittelee tietokoneohjelma. Meilejä käsittelevä ohjelma saattaa esim. tunnistaa viestin sisällöstä käskyjä, joiden perusteella se lähettää (meilitse) dokumentteja, ohjelmia tms. käyttäjälle, jolta viesti oli tullut. Tällöin meilin sisällön tulee olla tarkasti määrämuotoinen. (Yleensä ohjeita aiheesta saa lähettämällä kyseiseen osoitteeseen meilin, jonka sisältönä on vain sana help, tai jotain vastaavaa.) Tämäntapaiset järjestelyt ovat suhteellisen alkeellisia, ja yleensä niiden tilalle tai rinnalle on tullut jotain kehittyneempää. Ei kuitenkaan pidä hämmästyä, jos saat viestiisi "automaattivastauksen". Usein se on vain ensimmäinen kuittaus siitä, että viesti on tullut perille; mahdollisesti joku ihminenkin lukee viestisi ja reagoi siihen.