Tämä teksti on EFFin Isoveli-palkintojenjakotilaisuudessa 2002-05-15 pitämäni esityksen ”käsikirjoitus”.
”Yksityisyys työpaikalla” voi kuulostaa ristiriitaiselta ilmaisulta. Onhan palkkatyö määritelmän mukaan jotain, jossa ollaan aina olennaisella tavalla suhteessa toiseen, vieläpä tämän ”johdon ja valvonnan alaisena”, kuten työsopimuslaki sanoo. Eikö ihminen siis nimenomaan irtaudu yksityisyytensä piiristä tullessaan työpaikalle? Kärjistäen voisi asian esittää työnantajan, palkanmaksajan, kannalta niin, että työpaikalla yksityisasiat, siis työhön ja työsuhteeseen kuulumattomat asiat, ovat enintään jotain sellaista, jota vähäisessä määrin siedetään — ei sellaista, jota erikseen pitäisi suojella ja varjella. Koko yksityisyyden käsite on historiallisesti katsoen nuori, ja yksityistä on se, mikä on erotettu, riistetty yhteisöllisyyden, julkisuuden piiristä. On luonnollista ajatella, että työpaikalle sellainen ei oikeastaan kuulu.
Mutta ihminen ei ole pelkkä resurssi, eikä työasioita ja muita asioita voi erottaa toisistaan sillä tavoin, kuin joku voisi pitää teoreettisesti välttämättömänä. Työntekijä on myynyt työnantajalle työvoimansa, ei itseään. Ihmisluonteeseen kuuluu, ettemme voi täysin katkaista yksityiselämään liittyviä mielen prosesseja työajan alkaessa ja siististi palauttaa tilannetta työajan päättyessä. Työnantajan kannalta on olennaista sekin, että nykyaikainen tietotyöläinen tämän vastapainoksi aika paljon uhraa ”omaa aikaansa” työasioille — niiden konkreettiselle tekemisellekin, mutta myös luovalle miettimiselle, johon työpaikan kiireessä ei useinkaan ole aikaa, ja työssä tarvittavan koulutuksen ja tiedon hankkimiseen omalla kustannuksella.
Hyvään työsuhteeseen on aina kuulunut molemminpuolinen joustaminen varsinkin toiselle osapuolelle hyvin tärkeissä asioissa silloinkin, kun laki tai sopimus ei siihen velvoittaisi. Olisi mieletöntä, jos työnantaja ei sallisi työntekijän käyttää keskellä työaikaa viittä minuuttia välttämättömän yksityisasian hoitamiseen, ja työntekijältä vastaavasti odotetaan jonkinasteista joustamista työnantajan tärkeiden asioiden mukaan. Nykyaikaiset välineet tekevät usein mahdolliseksi hoitaa työpaikalta yksityisasioita tavalla, joka säästää suuresti työntekijän aikaa eikä aiheuta merkittävää kulua työnantajalle. Itse asiassa työnantajat ovat erityisesti edistäneetkin sitä, että työntekijät voivat hoitaa yksityisasioitaan työpaikalta. Tällaisten syiden pohjalta on varsin laajasti muodostunut tavaksi sallia työnantajan tietokoneiden ja verkkoyhteyksien käyttö yksityisasioihin pienessä määrin. Jotta tämä voisi jatkua, on työntekijöiden syytä pitää käyttö todellakin vähäisenä ja pyrkiä hoitamaan asioita ensisijaisesti muilla tavoin, esimerkiksi kotitietokoneellaan. Aiheemme kannalta olennaista on, että työnantajan koneilla ja verkoilla tehdään asioita, jotka ovat selvästi yksityisyyden suojan piirissä.
Ongelmallisempi kysymys on viihdekäyttö. Sitäkin saatetaan pitää saavutettuna etuna silloin, kun se pysyy kohtuuden rajoissa, ainakin, jos se koetaan pieneksi kompensaatioksi palkattomien ylitöiden tekemisestä. Jos hyväksytään esimerkiksi säännölliset tauot eräiden nautintoaineiden juomista varten ja käytännössä myös tupakkatauot ja rupattelutauot ja pidetään taukovoimistelua ehkäpä hyvinkin suotavana, niin eikö sitten vaikkapa viiden minuutin pasianssin peluu olisi hyväksyttävää lieventämään vaikeutta siirtyä yhteen työasiaan uppoutuneisuudesta seuraavaan?
Asioinnin, viihteen ja työasioiden välinen ero saattaa olla joskus aika hämärä. Mitä esimerkiksi on oman ammattialan vapaamuotoisen nettikeskustelun seuraaminen silloin, kun se on ainoa tai ainakin tehokkain tapa saada vastaus johonkin työssä syntyneeseen ongelmaan? Entä sitten osallistuminen sellaiseen keskusteluun asioiden yleisen seuraamisen takia ja sitä varten, että ongelmien tullessa voisi kysyä vastavuoroisesti apua foorumilla, jolla kysyjä tunnetaan muita auttaneena?
Mutta tämän lisäksi itse työsuhteeseen kuuluviinkin asioihin liittyy yksityisyyttä. Vaikka me jäyhät suomalaiset ehkä haluaisimmekin niin sanotusti pysyä tiukasti asiassa, eivät yhteistyökumppanimme aina ole yhtä tiukkoja. Jos saan työasioissa viestin, jossa tuttu kyselee henkilökohtaisia kuulumisia tai kertoilee omista perheasioistaankin, pitäisikö ilmoittaa, että näitä ei voi käsitellä työsähköpostissa? Miten toivottavaa yksityisasioiden täydellinen pitäminen erossa työasioihin liittyvästä viestinnästä ehkä olisikin, sellaista yrittävä voisi nopeasti joutua omituisen tylyn ihmisen maineeseen.
Varsinkin luovassa työssä tehdään hahmotelmia ja luonnoksia, joita ei ole tarkoitettu kenenkään muun kuin tekijän katsottaviksi. Moni meistä on arka esittämään itseään kirjallisesti ja haluaa hioa juttujaan, kunnes ne kehtaa esittää esimiehelle tai työtovereille. Eikä kyse ole vain asenteista vaan myös siitä, että luonnosasteella jutut ovat usein sellaisia, että niistä erittäin helposti saa väärän käsityksen.
Toisaalta työnantajan kannalta on tärkeää päästä tarvittaessa käsiksi työntekijän tietoaineistoihin. On harmillista, jos iso kauppa menee sivu suun siksi, että sitä valmistellut työntekijä on yllättäen joutunut sairaslomalle eikä hänen tiedostoihinsa ja viesteihinsä päästä käsiksi. Työnantaja saattaa myös kokea, että työajan ja tietokone- ja tietoliikenneresurssien käytön valvonta kuuluu työnjohto-oikeuden ja siten koko työsuhteen ytimeen. Joskus tunnutaan jopa ajattelevan, että työntekijät surffaavat kaiket päivät netissä niin sanotuilla viihdesivuilla, ellei heillä ole niskassaan uhkaa siitä, että firman valvonta nappaa heidät.
Löytyykö tähän dilemmaan, vahvojen, perusteltujen vastakkaisten intressien ristiriitaan, mitään rakentavaa ratkaisua? Huonolta näyttää. Asiassa tuntuvat osapuolet olevan joskus kovin vastakkain ja puhuvan toistensa ohi. Ensimmäinen askel hyvään ratkaisuun olisi toisen osapuolen esittämien näkemysten kuuntelu ja ymmärtäminen, vaikka sitten omien vastakkaisten argumenttien uskottaisiinkin olevan niitä painavampia.
Usein on esitetty, että ristiriita ratkaistaisiin sopimuksilla työnantajan ja työntekijän välillä. Äärimmillään on jopa esitetty, että työntekijä voisi sopimuksella luopua kaikesta yksityisyydestään ainakin niin sanotun sähköisen viestinnän ja aineiston osalta — ja vieläpä esitetty, että jos työntekijä ei suostu, niin sitten työnantaja voi vedota yleisiin oikeuksiinsa. Perusoikeuksien asiantuntijat ovat usein esittäneet, että sopimuksen tai suostumuksen pätevyyteen on suhtauduttava pidättyväisesti, kun kysymys on perusoikeuksista luopumisesta. Erityisen pidättyväinen olisi oltava, jos kyse on niinkin epätasa-arvoisessa asemassa olevista osapuolista kuin iso työnantaja ja yksittäinen työntekijä.
Ratkaisu on nähdäkseni löydettävissä sen pohjalta, että työt suunnitellaan ja järjestetään siten, että työnantaja voi käyttää tiedonsaantioikeuttaan ja valvontaoikeuttaan ilman, että työntekijän yksityisyyttä loukataan. Tämä koskee sekä tietoteknisiä että muita järjestelyjä, kuten postin käsittelyä. Yksi tapa edistää tätä on se, että sähköpostiviestinnässä käytetään yksilökohtaisten osoitteiden asemesta ns. toiminnallisia osoitteita, esimerkiksi myynti@firma.example, jolloin kaikille osapuolille on ilmeistä, että viestit eivät ole yksityisiä vaan osoitteen takana on firman toiminto, jota voivat eri aikoina hoitaa eri ihmiset. Tämän periaatteen toteuttaminen vaatii oman aikansa ja omat tekniikkansakin, mutta siitä tulee olemaan monenlaista hyötyä. Sama koskee periaatetta, jonka mukaan työntekijä pitää tiedostonsa järjestettyinä niin, että on selvää, mikä on yksityistä, mikä oman jaoston tms. saataviin tarkoitettua jne.
Mitä tulee resurssien käytön rajoittamiseen, niin käytännössä ratkaisevinta asiassa on organisaation ilmapiiri. Jos työnantajan työntekijöiden käyttöön antamiin resursseihin suhtaudutaan jonakin, josta on otettava irti maksimaalinen hyöty siinä kuin toimistotarvikkeiden kähveltämisestäkin, eivät rajoitukset saati valvonta auta paljoakaan. Pahimmillaan työntekijät repivät irti saman hyödyn kuin ennenkin mutta käyttävät fiksuimpien työntekijöiden työaikaa sen selvittämiseen, miten rajoitukset voidaan kiertää ja valvontaa hämätä. Lisäksi ilmapiiri muodostuu työnantajan kannalta entistä huonommaksi.
Jos taas ilmapiiri on yhteistyöhenkinen ja avoin ei vain työntekijöiden kesken vaan myös heidän ja työnantajan välillä, ongelmia syntyy paljon vähemmän. Joukkoon saattaa toki mahtua yksilöitä, joille on suuri houkutus käyttää työnantajan resursseja hyväkseen kohtuuttomasti, mutta sosiaalinen paine lienee yleensä tehokkain tapa pitää se kurissa. Jos ongelmien ilmetessä työnantaja kohdistaa sääntöjä ja tapoja rikkoneeseen sanktioita, on monella tapaa luonnollinen työntekijöiden reaktio ryhmittyä toverinsa tueksi. Yhteistyöhenkisessä organisaatiossa on pikemminkin niin, että työnantaja pyrkii tukemaan hairahtunutta työntekijää ja ohjaamaan häntä oikeaan lempeämmin kuin ”sakin hivutus”!
Tältä pohjalta tarkastellen tulisikin tietokoneiden ja verkon käytön pelisäännöt pyrkiä laatimaan ensisijaisesti työntekijöiden kesken, heidän yhteistyönään. Tällöin vältettäisiin ylhäältä sanelun maku, joka suomalaisille on niin karvas ja jonka takia niin monet hyvätkin säännöstöt ovat kuolleita kirjaimia. Eli kysykäämme: miten työntekijät voivat keskenään, työpaikoittain tai ammattiliitoittain tai muutoin, laatia sellaiset heidän yksityisyytensä suojaavat, tehokasta työntekoa edistävät ja työnantajan hyväksyttävissä olevat pelisäännöt. Kannattaa muistaa, että työpaikalla yksityisyyden uhkana ei ole vain työnantaja vaan myös työtoveri — ainakin kuvitelmissa ja peloissa.