Kielen sääntöjä perustellaan usein sillä, että tarvitaan kaikille yhteinen yleiskieli. Siihen otetaan esimerkiksi eri murteiden muodoista vain yksi. Kun yhdessä murteessa sanotaan ”talosa”, toisessa ”talos” ja kolmannessa ”taloos”, niin yleiskielessä hyväksyttäväksi on päätetty vain ”talossa”.
Yleiskieli on eri murteiden puhujien ymmärrettävissä ja hyväksyttävissä. Jos jokainen kirjoittaisi omaa murrettaan, niin savolaisella olisi suuria vaikeuksia ymmärtää raumalaista, ja toisinpäin. Lisäksi ihmiset saattavat pitää joitakin murteita rumina tai ainakin kummallisina, vaikka niitä jotenkin ymmärtäisivätkin.
Yleiskieli muodostaa vastakohdan myös erilaisten sosiaalisten ryhmien kielelle, kuten nuorison slangille tai ammattikuntien omille kielimuodoille. On vaikeaa kirjoittaa niin, että tekstin voisivat ymmärtää eri-ikäiset ja eri asemassa olevat ihmiset, joiden tiedot ja asenteet vaihtelevat suuresti. Ilman yleiskieltä se olisi lähes mahdotonta.
Yleiskieli on täten yhteinen kieli ja puolueeton, neutraali kieli. Varsinkin kirjoitettuna se on melko vakiintunutta. Sana ”kirjakieli” voi tarkoittaa monia asioita, mutta lähinnä se sopii tarkoittamaan huoliteltua kirjoitettua yleiskieltä. Se on se kielimuoto, jota kouluissa pyritään opettamaan ja jonka säätely ja ohjailu on kielenhuollon keskeisin tehtävä.
Luonteensa takia kirjakieli on väistämättä jossain määrin tylsää ja rajoittavaa. Se ei ole juuri kenenkään ikioma kieli, vaan ihmiset käyttävät omia kielimuotojaan. Ihmistä, joka käyttää kirjakieltä tavallisessa vapaassa keskustelussa, pidetään suorastaan omituisena. Siksi kirjakieli on myös vaikeaa. Mukaan lipsahtelee ihmisen luonnollisimman kielen ilmaisuja. On kyllä opittu, että kirjakielessä kirjoitetaan ”talossa”, mutta useinkaan ei muisteta, pitääkö kirjoittaa ”alkaa sataa” vai ”alkaa satamaan”.
Kun mietimme, miksi kirjakieli on ratkaisu moniin ongelmiin, osaamme myös paremmin valita, milloin kirjakielestä kannattaa poiketa. Koska kirjakieli on ennen muuta rajojen ylittämistä ja neutraalia ilmaisua varten, se ei useinkaan sovi vapaamuotoiseen kirjoitteluun sellaisten ihmisten kesken, joilla on jokin muu yhteinen kielimuoto. Sellaista voitaisiin jopa pitää yhtä omituisena kuin sitä, että joku aina puhuu kirjakieltä. Esimerkiksi nuorisolehdessä on yleensä oma kielenkäyttötapansa, samoin vaikkapa yrityksen sisäisessä sähköpostiviestinnässä. Tämä on yksi syy siihen, että viestintää kannattaa seurata jonkin aikaa, ennen kuin rupeaa itse kirjoittamaan.
Paikallislehteen voi paikallismurre sopia hyvin, ainakin mielipidekirjoituksiin ja pakinoihin. Vaikka teksti olisi laajalle yleisölle tarkoitettua, voi kirjoittaja päästää murteensa tai jopa slanginsa piirteitä näkyviin, kenties niitä erityisesti viljellenkin. Kunhan teksti on perusluonteeltaan yleiskieltä, ei muutama savolainen ilmaisu yleensä häiritse lukijaa, vaan voi päinvastoin olla piristävää ja elävöittävää.
Kirjakielisyydessä on monia asteita. Joka tilanteessa ei tarvitse pinnistellä kirjoittaakseen täysin normien mukaista kieltä. Toisaalta useimmilta ei juurikaan vaadi kovaa yrittämistä se, että välttää tavallisessa asiatekstissä sellaisia murremuotoja kuin ”talos” ja ”meijän”. Yleiskielen mukaiset muodothan on opittu viimeistään koulussa. Niiden käyttö aiheuttaa ongelmia lähinnä niille, jotka ovat kirjoittaneet melko vähän tai jotka ovat tottuneet kirjoittamaan enimmäkseen vain esimerkiksi nuorison keskustelupalstoille, joilla on normaalia käyttää arkista kielimuotoa, slangiakin. Tällöin on enimmäkseen kyse siitä, että ymmärtää ja viitsii ottaa huomioon, millaisessa kirjoittamistilanteessa ollaan.
Enemmän ongelmia alkaa syntyä joissakin sananvalinnoissa ja lauserakenteissa. Toisaalta useinkaan ei ole suurta väliä sillä, kirjoittaako sääntöjen mukaisesti ”on tehty” vai lipsahtaako tekstiin ”ollaan tehty”. Riippuu kirjoittamisen tarkoituksesta ja tilanteesta, miten paljon sellaisiin asioihin on syytä kiinnittää huomiota.
Yrityksen tai laitoksen sisällä on kirjoittamattomia ja joskus kirjoitettujakin kielenkäytön sääntöjä. On tapana käyttää tiettyjä ilmaisuja ja tarkoittaa niillä tiettyjä asioita. Usein sisäinen kielenkäyttö on erilaista kuin ulospäin suuntautuvien viestien kieli – ja tähän on hyviä syitä.
Ulospäin lähetetyissä viesteissä on yleensä tarpeen noudattaa yhtenäisyyttä sisällöltään tärkeissä asioissa. Jotkin muotoilut saattavat olla tarkoin mietittyjä, ja niistä poikkeaminen voisi aiheuttaa epäselvyyksiä. Jos yritys mainonnassaan yleisesti kehuu tuotteitaan hinnaltaan edullisiksi ja sitten tuleekin mainos, jossa ne ovat hinnaltaan kilpailukykyisiä, tämä voidaan tulkita selväksi muutokseksi. Syynä kuitenkin voi olla uusi työntekijä, joka ei tiennyt, miten on tapana sanoa.
Yhtenäisyydellä luodaan myös tyylivaikutelmaa. Lisäksi firman oma kieli luo omaleimaisuutta. Siihen hiukan tottunut näkee usein ensi silmäyksellä, minkä organisaation tekstistä on kyse. Vaikka niin ei kävisikään, niin esimerkiksi melko virallinen kielenkäyttö luo kuvan isosta, vakaasta organisaatiosta, kun taas kevyt, joskus yleiskielen sääntöjä rikkovakin kieli luo ehkä käsitystä uudesta, nuorekkaasta, pienestä.
On siis usein perusteltua, että organisaatioissa on kielenkäytön sääntöjä, jotka säätelevät sellaisiakin asioita, jotka ovat yleiskielen kannalta sinänsä yhdentekeviä. Organisaatiossa toimivan kirjoittajan kannalta voidaan kielenkäytön normit jäsentää seuraaviin tasoihin. Ylempänä olevat normit ovat yleensä ensisijaisia eli kuhunkin ongelmaan pitäisi hakea vastaus ensin ylemmältä tasolta ja vasta sitten mennä alemmille tasoille, jos ylemmällä tasolla ei oteta kantaa.
| esimiehen ohjeet | määrättyä tehtävää varten annetut ohjeet termeistä tms. |
| organisaation normit | joskus erityisiä ohjeita, mutta yleensä pääteltävä käytännöstä |
| alan yleiset normit | esim. yrityksen toimialalla yleisesti hyväksytty sanasto |
| yleiskielen normit | kielitoimiston suositukset, Kielitoimiston sanakirja, kielenoppaat |
| yleinen käytäntö | miten nykyisin yleisesti kirjoitetaan |
| oma harkinta | kirjoittajan oma päättely siitä, mikä olisi oikein |
Tällainen järjestys varmaankin tuntuu monesta kovin rajoittavalta, mutta sen mukaan toimiminen yleensä vähentää ongelmia. On helpompi kirjoittaa teksti alun perin siten, kuin tiedotusosasto haluaa, kuin joutua korjaamaan se ja lisäksi kuuntelemaan selityksiä ja ehkä moitteitakin. Jos haluaa esimerkiksi noudattaa jossakin asiassa yleiskielen sääntöä tai alan yleistä käytäntöä eikä firman vakiintunutta ilmaisutapaa, on varauduttava perustelemaan asia.
Ongelmana kaikkien tasojen säännöissä on, että ne eivät aina ota huomioon lukijoiden käsityksiä siitä, mikä on oikeaa ja hyvää kieltä – eivätkä sitä, minkä vaikutuksen teksti tekee. Tämä on yksi syy siihen, että sääntöjen rikkominen on hyvän kirjoittajan tunnusmerkki. Hyvä kirjoittaja huomaa, milloin säännöt johtavat lukijoiden kannalta, ja siten kirjoittamisen tarkoituksen kannalta, huonoihin tuloksiin joko yleisesti tai jossakin erityisessä tilanteessa.
Edellä jo mainittiin, että kielenkäytön vaihtelu yrityksen viesteissä saatetaan tulkita merkitseväksi, vaikka niin ei ole tarkoitettu. Osittain tämä johtuu siitä, että ihmiset olettavat, että ainakin suuressa organisaatiossa pyritään yhtenäiseen kielenkäyttöön. Siksi poikkeamat huomataan. Ehkäpä äärimmilleen tämä meni silloin, kun länsimaiset tarkkailijat etsivät Neuvostoliiton virallisen tiedotuksen kielen pienen pienistä yksityiskohdista vihjeitä siitä, mitä Neuvostoliiton johdossa todella on tapahtumassa.
Ihminen etsii eroille merkityksiä sieltäkin, missä niitä ei ole. On paljon tilanteita, joissa yleiskielen säännöt sallivat kaksi vaihtoehtoa ilman merkityseroa, mutta osa ihmisistä olettaa, että niiden välillä on ainakin jokin ero. Jos tekstissä puhutaan välillä vihdasta, välillä vastasta, saattaa lukija kysyä, mitä vaihtelulla halutaan sanoa.
Asiatekstissä on siis hyvä pyrkiä käyttämään yhtenäistä ilmaisutapaa. Ennen muuta tämä tarkoittaa kielenkäyttöä yhdessä tekstikokonaisuudessa, kuten kirjeessä tai artikkelissa. Jos on päätetty esimerkiksi puhutella kirjeen saajaa sanalla ”Te”, ei pidä myöhemmin vaihtaa sinutteluun eikä muutenkaan heittäytyä tuttavalliseksi. Jos on kirjoitettu ”moduli”, ei pidä myöhemmin kirjoittaa ”moduuli”. Jopa sellainen, että käytetään ensin ilmaisua ”neuvottelujen aloittaminen” ja myöhemmin ”neuvottelun käynnistäminen”, voi hämmentää. Lukija jopa alkaa ihmetellä, onko ensin tarkoitus aloittaa nimellisesti ja sitten vasta käynnistää oikeasti.
Yhtenäisyys on hyväksi myös koostettaessa tekstejä. Esimerkiksi luettelossa, lehdessä, vuosikertomuksessa tai yhteistyönä tehdyssä muistiossa pitäisi yleensä olla yhtenäinen kielenkäyttö. Ei tee hyvää vaikutusta, jos yhdessä jutussa kirjoitetaan puhelinnumerot yhden järjestelmän mukaan, toisessa toisen. Lukija ei ehkä tietoisesti kiinnitä huomiota kirjavuuteen, mutta kirjavuus luo vaikutelmaa siitä, että aineisto on koottu häthätää eri lähteistä.
Parhaiten yhtenäisyys saavutetaan yhtenäisten käytäntöjen avulla, ja ne taas saavutetaan ohjeilla ja opastuksella. On työlästä ja virhealtista, jos esimerkiksi lehden toimittaja joutuu käymään tekstit läpi yksityiskohtaisesti ja korjaamaan suuren määrän pieniä yksityiskohtia – todellakin viilaamaan pilkkua. Merkinnöistä, jotka voi kirjoittaa monella tavalla, kannattaa siksi antaa selvät ohjeet.
Seuraava kuvitteellinen esimerkki sisältää yhdistyksen yhteystietoja, huolimattomasti koottuina, säilyttäen tietojen antajien käyttämät erilaiset esitystavat.
Seuraavassa on samat tiedot yhtenäisessä asussa esitettyinä. Sekä esteettiset että käytännölliset seikat puhuvat yhtenäisyyden puolesta tällaisissa asioissa. Myös järjestystä kannattaa miettiä eikä vain latoa tietoja siihen järjestykseen, missä ne ovat tulleet. Tässä on erityistehtäviä hoitavat henkilöt mainittu ensin vakiintuneessa järjestyksessä, sitten lueteltu muut sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä.
Tiedot voitaisiin toki muotoilla monella muullakin tavalla. Taulukoituina ne saattaisivat olla hiukan helpommin hahmotettavissa, mutta myös persoonattomamman näköisiä. Lyhenne ”puh.” voitaisiin jättää pois, koska on melko ilmeistä, että kyse on puhelinnumeroista. Tyylitöntä on kuitenkin käyttää tätä lyhennettä joissakin tiedoissa, mutta ei kaikissa, ja vielä tyylittömämpää on käyttää sanasta eri lyhenteitä samassa luettelossa.
Yhtenäinen kielenkäyttö voi hiukan huonontaa tekstin tyylillistä tasoa. Onhan kaunokirjallisuuden keskeisiä tyylikeinoja juuri vaihtelevien sanojen ja sanontojen käyttö, niin että samasta asiasta käytetään hyvinkin erilaisia nimityksiä. Siksi on tärkeää arvioida, mikä on kirjoittamisen tarkoitus. Arvostaako lukija tyyliä vai yksiselitteisyyttä?