Vain yksi virke menee perille, jos sekään.
Kun asiantuntija joutuu kertomaan tuntemistaan asioista, hänen suurin ongelmansa on yleensä ahdistus, sitä suurempi, mitä laajemmalle yleisölle olisi kirjoitettava tai puhuttava. On niin paljon tietoa. Pahimmillaan asiantuntija yrittää kertoa kaiken, mitä tietää, ja vähän enemmänkin.
Asiantuntija tietää liikaa, ja lisäksi hän tietää, ettei hänkään tiedä tarpeeksi.
Niinpä suurin osa kaikesta, mitä kirjoitetaan, on turhaa: sitä ei lueta, ja jos luetaan, niin ei ymmärretä, ja jos ymmärretäänkin, ei muisteta.
Tiedon tiivistämisen tarve on valtava. Valitettavasti moni tutkija luulee joutuneensa äärimmäisen tehtävän eteen, kun häntä vaaditaan kirjoittamaan viisisataasivuisesta väitöskirjastaan yksisivuinen tiivistelmä. Ajatuksen siitä, että olennaisin olisi tiivistettävä yhteen riviin, hän ehkä torjuu suoranaisena loukkauksena.
Tosiasia kuitenkin on, että vaikka kaikki ne, joiden pitää lukea juttu, huomaisivat sen, vain joka kymmenes lukee enemmän kuin otsikon. Yksi sadasta lukee tiivistelmäkappaleen, yksi tuhannesta silmäilee väliotsikot, ja ehkä yksi kymmenestätuhannesta lukee leipätekstin (ja ymmärtää sen väärin). Kuitenkin tiedottamisessa, ainakin teknisessä, lähes kaikki työ pannaan leipätekstin hiomiseen.
Kun tiedotetaan teknisistä asioista laajalle joukolle ihmisiä, jonka pitäisi paitsi ymmärtää sanoma myös noudattaa esimerkiksi siinä annettuja turvallisuusohjeita jatkuvasti, kyse on paljon enemmästä kuin vain olennaiseen tiivistämisestä ja sujuvasta ilmaisutyylistä. Mutta joka tapauksessa jo se, että ongelmaksi nähdään, miten vastaanottajat saataisiin ymmärtämään viesti, on parannus tiedottamisessa yleisesti vallitsevaan tilanteeseen. Kovin tavallinen asennehan on, että kunhan "asiat on pantu paperille" ja "tiedotteet lähetetty", homma on hoidossa.
Asiantuntija, joka tietää niin paljon, tuntee suurta tuskaa nähdessään ihmisten tietämättömyyden ja tiedon tarpeen. Lisäksi häntä vaivaa ammattitauti: oma tietämys on esitettävä suurempana kuin se on. Suurin virhehän on jäädä kiinni tiedon puutteesta ammattiveljien edessä. Siksi oman tiedon puutteet on verhottava hämäryyteen, johon mikään järjen valo ei pääse tunkeutumaan.
Mutta häntä ahdistaa myös se, että hän tietää, miten vaarallista tiedon puute voi olla. Hän voisi allekirjoittaa Saarnaajan sanat "joka tietoa lisää, se tuskaa lisää" aivan erityisesti silloin, kun tietoon liittyy ymmärrys siitä, miten tärkeää muiden olisi tietää se, ja käsitys siitä, miten mahdotonta on saada heitä ymmärtämään siitä edes pientä palaa.
Moni asiantuntija on sikäli onnellisessa asemassa, että häntä ei kukaan vaadi kertomaan tietojaan ainakaan suurelle yleisölle. Mutta lisääntyvässä määrin asiantuntijoita käsketään viestimään, joskus johtajille, joskus lähinnä alemman tason asiantuntijoille, joskus tavallisille ihmisille, harvoin muille saman tason asiantuntijoille, jotka olisivat ainoa porukka, jolle tosi asiantuntija oikeasti haluaisi kertoa mitään. On myös asiantuntijoita, jotka yllättää jokin sisältä nouseva motivaatio jakaa tietoja. Mutta enimmäkseen asiantuntija on pakon edessä: "tee tästä tiedote". Eikä kukaan ole opettanut hänelle sellaista.
Niinpä asiantuntija haluaa kertoa kaiken. Koska hän ei osaa viestiä, hän kirjoittaa, kirjoittaa ja kirjoittaa. Hän ei siedä ajatustakaan vastaanottajien vastaanottokyvyn rajallisuudesta. Hän kirjoittaa tuhatsivuista käsikirjaa ihmisille, jotka haluaisivat ja tarvitsisivat yhden aanelosen, tai mieluummin jotain tiivimpää. Sen lisäksi hän edellyttää vastaanottajilta esitietoja ja valmiuksia, jotka huimasti ylittävät kaikki realistiset odotukset.
Seurauksena on, että jos ylipäänsä mitään otetaan vastaan, se on jokin irrallinen osa viestiä ja sekin väärinymmärrettynä.
Asiantuntija ei todellisuudessa tunne asiaansa kuin jollakin teknisellä tasolla. Hän ei osaa hahmottaa olennaisinta ja viestiä sitä ymmärrettävällä tavalla. Hän saattaa suorastaan halveksien torjua ajatuksen siitä, että hänen pitäisi poimia olennaisin ja "paketoida" se "helposti sulaviksi" paloiksi. Ja kuitenkin sentapainen tiedon tarjoilu on keskeistä kaikessa todellisessa viestinnässä, paitsi ehkä muille asiantuntijoille.
Rakentava lähestymistapa viestintään on se, että jokainen tiedon perillemeno on voitto. Realistista on tähdätä siihen, että yksi ajatus menee perille. Jos jotkut vastaanottajat omaksuvat useita ajatuksia, se on jo loistavaa. Mutta tärkeintä on miettiä, mikä on se yksi asia, jonka haluaa tyypillisen lukijan ottavan vastaan. Eikä pidä luulla, että se on helppoa. Mitä tärkeämpi asia se on, sitä vaikeampi se on omaksua.
Lohtua voi hakea siitä tosiasiasta, että asiantuntija, varsinkin tekninen asiantuntija, yliarvioi oman erikoisalansa merkityksen. Lisäksi ihminen yliarvioi sen asian merkityksen, jota hän kulloinkin on tekemässä. Jotta voisi tehdä hyvää työtä, pitää ottaa se vakavasti, mutta tästä yleensä seuraa, että tekijä yliarvioi sen suhteellisen merkityksen jossakin laajemmassa kokonaisuudessa. Niinpä hän yleensä itsekin parin vuoden kuluttua tai aiemminkin huomaa, että ei kaikki ollutkaan siinä niin tärkeää, miltä se näytti. Ehkäpä useimmille riittikin omaksua siitä se yksi virke, tai yksi kappale, tai yksi viiden kohdan lista, johon keskeisin sisältö tiivistettiin. Kunhan se tiivistys tehtiin kunnolla, tai edes tehtiin.
Asiantuntijat ovat surkeita viestijöitä siksi, että he ovat oppineet kirjoittamaan joko vertaisilleen tai ylemmilleen. Siksi he eivät osaa kirjoittaa tavallisille ihmisille, puhumattakaan siitä noin 50 prosentista väestöä, joka on älyllisen ja tiedollisen keskitason alapuolella.
Ongelma luodaan jo koulussa: Se, mitä kirjoitetaan tai sanotaan, esitetään opettajalle, joka yleensä jo tietää kaiken siitä, mitä nimellisesti viestitään. Ja joka tapauksessa hän on oppilasta paljon ylempänä. Oppilas ponnistelee esittääkseen asiat hienosti. Tietenkään ei ole väliä sillä, ymmärtäisikö asiaa ennestään tuntematon siitä mitään, koska kukaan sellainen ei juttua kuitenkaan lue tai kuuntele. Korkeakoulussa tämä sitten hiotaan täydellisyyteen. Työelämässä sitä jatketaan: vaaditaan esitelmiä, raportteja ja selvityksiä organisaation ylemmille portaille taikka samantasoisille asiantuntijoille. Tosin joskus jutuissa pitäisi olla informaatiosisältöäkin, ja siitä tietysti syntyy melkoista ahdistusta.
Ja kaikessa tuntuu se, että ei saa jäädä kiinni asiantuntemattomuudesta. Tärkeintä on, että ei ole mitään osoitettavissa olevaa virhettä tai puutetta. Siksi ilmaisua on jatkuvasti monimutkaistettava. Tämä on tietysti täysin vastakkaista sille, mitä on tehtävä suurelle yleisölle viestittäessä. Siinähän on kolme pääsääntöä: yksinkertaista, tee yksinkertaisemmaksi ja muuta simppelimmäksi.
Tässä kuvatun ongelman jotenkin ymmärtänytkin ihminen kuitenkin useimmiten yliarvioi lukijan tai kuulijan vastaanottokyvyn. Ehkä pitäisi yrittää kirjoittaa selkokieltä, niin sitten ehkä saisi aikaan sellaista, mikä on oikeasti keskivertoihmisen lähes jotenkin ymmärrettävissä.
Mottoina käytetyt lausahdukset perustuvat suoraan tai epäsuorasti ns. Wiion lakeihin.