Listaetiketti: miten kannattaa toimia ns. postituslistoilla

Suositus siitä, miten toimitaan ns. sähköpostin postituslistoilla (meilin jakelulistoilla).

  1. Kun kirjoitat viestin, joka ei ole vastaus aiempaan viestiin, kirjoita sisältöä kuvaava otsikko (Subject). Sen tulisi olla sellainen, että yksistään siitä lukija voi päätellä, onko sisältö hänelle olennainen.
  2. Jos viestisi on vastaus aiempaan viestiin, lähetä se ohjelmasi Vastaus- eli Reply-toiminnolla, jolloin otsikosta jo ilmenee, että kyse on vastausviestistä. Referoi tai lainaa aluksi aiemman viestin se ydinsisältö, johon oma viestisi liittyy. Esimerkiksi tähän tapaan:
    Liisa Teikäläinen kirjoitti:

    > Mistä löytäisin tietoja esteettömyyttä koskevista
    > suosituksista ja lainsäädännöstä eri maissa?

    Hyvä perustietolähde on http://www.w3.org/WAI/Policy/
  3. Kun vastaat, tarkista, mihin vastaus menee, ja korjaa asia tarvittaessa. Harkitse, onko syytä vastata listalle vai henkilökohtaisesti. Jos vastaat kysymykseen, joka voi kiinnostaa muitakin, vastaa listalle. Sen sijaan esimerkiksi kysymykseen kokousajan sopivuudesta on yleensä parempi vastata vain kysyjälle.
  4. Kirjoita niin lyhyesti kuin mahdollista, mutta älä lyhyemmin. Kirjoita mieluiten ydinasia ensimmäiseen kappaleeseen niin, että siitä ilmenee, millainen viesti on kyseessä - tiedote, kysymys, pyyntö jonkin asian tekemisestä tms.
  5. Tarkista, että ohjelmasi lähettää viestit pelkkänä tekstinä (plain text), ei esimerkiksi HTML-muodossa.
  6. Älä lähetä liitetiedostoja, vaan esimerkiksi laita tiedosto Webiin ja ilmoita sen muoto (esim. Word, RTF, PDF), osoite (URL) ja otsikko. Jos olet aiemmin ilmoittanut saman tiedoston eri versiosta, kerro tästä ja ilmoita uuden version päivämäärä.
  7. Huolehdi siitä, että viestiesi lähettäjäkentässä on oikeat tietosi (nimesi ja sähköpostiosoitteesi). On hyvä, jos ohjelmasi on asetettu lisäämään viestiesi loppuun jonkinlainen "allekirjoitus", josta ilmenee kuka olet, mutta sen tulisi olla lyhyt (neljä riviä on yleisesti suositeltu maksimi) ja tekstimuotoinen, ei esimerkiksi niin sanottu vCard (eräänlainen liitetiedosto).
  8. Pysy asiassa. Älä välitä listalle vetoomuksia, virusvaroituksia, vitsilistoja äläkä muutakaan listan aiheeseen kuulumatonta.
  9. Kiitoksista on maailmassa jatkuva pula, ja hauskoja juttujakin tarvitaan, mutta kiitokset on yleensä parasta esittää muun asian yhteydessä sivuhuomautuksina tai PS:inä ja (lyhyet!) vitsit vaikkapa loppukevennyksinä.
  10. Perehdy listakohtaisiin lisäohjeisiin. Erittäin usein listalla on omia erityissääntöjä, jotka johtuvat sen tarkoituksesta, osallistujapiiristä tms.

Jos käytät jotakin ohjelmaa, joka lähettää automaattisesti vastauksen lähettäjälle, kun olet lomalla tai muuten poissa, huolehdi siitä, että se ei lähetä sellaisia vastauksia, jos viesti on tullut listan kautta. Pahinta on, jos vastausviesti menee koko listalle; silloin saattaa pahimmillaan syntyä tilanne, jossa jonkun toisen ohjelma lähettää "kuittauksen" automaattiviestiin jne.

Perusteluja ja muita lisätietoja: