Ajatuksia konferenssien järjestämisestä

Olen koonnut tähän ajatuksiani konferenssien ja muiden vastaavien tilaisuuksien järjestelyistä lähinnä Nordunet 95 -konferenssissa tekemieni huomioiden pohjalta. Ajatukset ovat sekalaisessa järjestyksessä, ja mukana on sekä isoja että pieniä asioita.

Vähän mutta hyvää. Konferenssit ovat yleensä raskaita osallistujille, varsinkin niille, jotka osallistuvat vakavalla mielellä - ja heitä varten kai konferenssit järjestetään. Tämän takia on konferenssin ohjelmaan, varsinkin kaikille yhteiseen osuuteen, otettava esityksiä hyvin harkitusti. Ei pidä pelätä sitä, että ohjelma on liian suppea, vaan sitä, että siihen tulee täytteeksi yhdentekeviä esityksiä.

Esityksiä valittaessa kiinnitetään useimmiten huomiota vain esitysten aiheeseen ja sisältöön. Vähintään yhtä tärkeä on kuitenkin esiintyjän halu ja kyky esittää asiansa selkeästi. Tätä on kylläkin vaikea arvioida, mutta voitaneen lähteä siitä, että jos esiintyjä ei pysty kirjoittamaan esityksestään selkeää lyhyttä kuvausta, hän ei pysty itse esitystäkään pitämään kovin hyvin.

Esiintyjiltä tulee vaatia kirjallista aineistoa eri tarkoituksiin. Sopiva menettely voisi olla esimerkiksi seuraava:

Aineiston vaatiminen on erityisen perusteltua silloin, kun esiintyjille maksetaan korvaus. Tällöin voidaan menetellä niin, että korvaus maksetaan vasta, kun kaikki vaadittava aineisto on saatu hyväksyttävässä muodossa. Tästä luonnollisestikin on sovittava etukäteen. Voisi olla hyvä ajatus laatia esiintymisestä määrämuotoinen kirjallinen sopimus, jolloin pelisäännöt ovat selvät.

Konferenssissa jaettava lisäaineisto tulee olla sellaisessa muodossa, että siitä selvästi näkyy, että kyseessä on juuri tämän konferenssin materiaali. Siitä tulee myös ilmetä heti, mihin sessioon ja esitykseen aineisto liittyy. On erittäin turhauttavaa, jos osallistujat joutuvat itse lajittelemaan sekavia, pahimmillaan kokonaan otsikoimattomia lappusia. Ihanteellista tietysti olisi, jos kaikki aineisto olisi valmiiksi osallistujien mapeissa, mutta siihen tuskin koskaan käytännössä päästään.

Aineiston muoto. Parasta olisi, jos kaikki aineisto olisi WWW:ssä siten, että se noudattaa joitakin yleisiä sääntöjä niin, että se on useimmilla WWW-katseluohjelmilla luettavissa. Ainakin atk-alan konferensseissa lienee kohtuullista edellyttää, että esiintyjä pystyy ja vaivautuu saattamaan aineistonsa WWW-muotoon joko itse tai työtoveriensa avustuksella. Toinen vaihtoehto on, että järjestäjät hyväksyvät joukon erilaisia formaatteja (esim. HTML, RTF, Word ja Ascii) ja tekevät tarvittaessa yksinkertaisen konversion WWW-muotoon. Esiintyjiä kannattaa kehottaa linkittämään dokumentteihinsa viittauksia aihetta käsitteleviin yksityiskohtaisempiin dokumentteihin. Tällöin voidaan myös perustellummin pitää kiinni edellä mainituista pituusrajoituksista.

Aineiston tarjoaminen WWW:ssä kaikkien kiinnostuneiden luettavaksi ja katseltavaksi sekä ennen konferenssia että sen jälkeen on erittäin suositeltavaa. On turhaa pelätä, että se vähentäisi osallistujamäärää. Päinvastoin uskon, että sellainen menettely synnyttää luottamusta ja arvostusta järjestäjiä kohtaan ja uskoa siihen, että kannattaa myös osallistua itse konferenssiin. Tämä menettely mahdollistaa myös sen, että esiintyjät voivat jälkikäteen laittaa saataville esityksiinsä liittyvää oheisaineistoa sen mukaan, kuin osallistujat ovat toivoneet, tiivistelmiä konferenssissa käydyistä keskusteluista, esiintyjien jälkikäteisvastauksia heille esitettyihin hankaliin kysymyksiin, osallistujien palautetta jne. Tällä tavoin voisi myös syntyä hyödyllistä jälkikeskustelua.

Aineiston kieliasulle on perusteltua asettaa ainakin se vaatimus, että tekijä on tarkistanut sen oikolukuohjelmalla. Ei tule suvaita sitä, että sadoille ihmisille jaettavassa aineistossa on kirjoitusvirheitä, jotka voitaisiin välttää vähällä työllä.

Ohjelman informatiivisuus. Konferenssin ohjelman tulee antaa osallistujille käsitys kunkin esityksen luonteesta ja kohderyhmästä. Tämä on paljon tärkeämpää kuin se, että ohjelmassa on teknisiä abstrakteja esityksistä. Yksi ikävimpiä asioita konferensseissa on se, että osallistuja huomaa istuvansa ihan väärässä sessiossa, koska esityksen esittely oli puutteellinen ja harhaanjohtava. Esityksen luonteen ja kohderyhmän esittely tulee vaatia esiintyjältä jo siinä vaiheessa, kun esitys hyväksytään ohjelmaan.

Esitysten jako luonteen mukaan voisi olla esimerkiksi seuraava:

Aikataulusta kiinni pitäminen edellyttää, että jokaisella sessiolla on puheenjohtaja, jolla on käsky pysyä aikataulussa. Puheenjohtajat tulee valita tämän mukaisesti; session aihepiirin tunteminen on puheenjohtajalle paljon vähemmän tärkeää kuin halu ja kyky vetää tiukkaa linjaa järjestelyissä.

Tekniikkaan ei saa tuhlautua aikaa. Tämä on yksi olennaisimmista asioista, joilla voidaan edistää aikataulun noudattamista ilman, että haitataan konferenssin sisältöä. Asian merkitys kasvaa jatkuvasti, koska esiintyjät yhä yleisemmin käyttävät kehittyneitä teknisiä välineitä kuten videoita, WWW:tä ja tietokoneanimaatioita tai muita vastaavia demonstraatioita. Konferenssin järjestäjien on tarjottava esiintyjien käyttöön riittävästi avustavaa teknistä henkilökuntaa, joka hoitaa tekniikan kuntoon ennen esitysten alkua. Tällöin luonnollisestikin esiintyjiltä on vaadittava täsmälliset ilmoitukset siitä, mitä välineitä he aikovat käyttää. Heiltä on myös vaadittava sitä, että heillä on vaihtoehtoja sen varalle, että tekniikka ei pelaa. Esimerkiksi sellaista esitystä, joka edellyttää WWW:n käyttöä, ei saa hyväksyä, ellei esiintyjällä ole tavanomaisia kalvoja kaiken varalta.

Varaohjelmat. Mahdollisia esitysten peruuntumisia varten on järjestäjillä syytä olla takataskussa muutamia varaohjelmia. Niiden luonnollisestikin tulisi olla aihepiiriltään riittävän yleisiä. Käytännössä voitaisiin menetellä siten, että esityksiä valittaessa valikoidaan muutamia juuri ja juuri karsintarajan alle jääneitä ja sovitaan, että asianomaiset tulevat konferenssiin ja varautuvat tarvittaessa pitämään esityksensä. Korvaus varallaolosta voidaan hoitaa esim. vapauttamalla konferenssimaksusta.

Muutoksia ohjelmaan pitää tietysti välttää viimeiseen asti. Mutta jos niitä joudutaan tekemään, niin suullisten tiedonantojen lisäksi tulee niistä ehdottomasti ilmoittaa näkyvällä tavalla esim. konferenssin ilmoitustaululla. Tästä tai muusta tiedottamisen tavasta on tietenkin syytä kertoa heti konferenssin alussa sekä myös konferenssiaineistossa. Mahdollisuuksien mukaan voidaan myös käyttää esim. tv-monitoreja tai WWW-kioskeja, joissa on aina nähtävissä konferenssin tiedotusta.

Osallistujien opastamiseen on varauduttava muutoinkin kuin kirjallisella tiedotuksella. Kulku konferenssin eri tapahtumapaikkoihin on syytä viitoittaa selkeästi, vaikka tiloista olisi toimitettu kartat, mikä on erittäin suotavaa. Järjestäjien edustajien on oltava helposti tunnistettavissa, jotta osallistujat voivat pyytää heiltä apua. Lisäksi muidenkin järjestäjäorganisaatiosta tulevien osallistujien kuin varsinaisten järjestäjien on syytä valmiit opastamaan muita osallistujia, ja tätä varten heidänkin tulisi olla tunnistettavissa.

Osallistujien nimilappuihin on aiheellista merkitä ainakin nimi, organisaatio ja tarvittaessa maa sekä esim. sopivalla värikoodilla asema konferenssissa (esim. järjestäjä, järjestäjäorganisaation muu edustaja, tavallinen osallistuja, esiintyjä ja demonstraation esittelijä). Jotta osallistujat voisivat paremmin huomata sellaiset muut osallistujat, joiden kanssa heillä on yhteisiä intressejä, olisi suotavaa merkitä myös tietoja työtehtävissä. Parasta lienee, että konferenssiin ilmoittauduttaessa pyydetään ilmoittamaan, mitä tietoja tehtävistään asianomainen haluaa nimilappuunsa. Luonnollisestikin on syytä sallia tämän kohdan jättäminen tyhjäksi.

Internet-yhteyksiä tulisi olla tarjolla osallistujille. Atk-alan konferensseissa sopiva määrä lienee yksi työpiste (mikro tai pääte) kymmentä osallistujaa kohti. Näiden työpisteiden tulisi olla nimenomaan konferenssin osallistujille varattuja. Niiden käytöstä tulee olla lyhyet kirjalliset ohjeet. Työpisteiden tulisi olla mahdollisuuksien mukaan samanlaisia. Useimmiten riittää, että käytettävissä on tekstipäätteitä tai vastaavia, koska yhteyksiä käytetään lähinnä meilien lukemiseen ja lähettämiseen Telnet-yhteyden kautta. Muutama grafiikkaan kykenevä mikro on kuitenkin hyvä olla tarjolla etenkin WWW-käyttöä varten.


Jukka Korpela
29.11.1995