Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 7 Ohjeita eri kirjoitustilanteisiin:

Kirjeen kirjoittaminen

Kirjeen kirjoittamista hyvin monet pitävät vaikeana. Henkilökohtaisten kirjeiden kirjoittaminen voikin olla varsin ongelmallista. Mutta aiheenamme on lähinnä asiakirjoittaminen, jossa ei niinkään ole kyse sukulaisten, ystävien ja tuttavien välisestä yhteydenpidosta ja ihmissuhteiden hoitamisesta kuin asiaviestien välittämisestä. Kun tehtävänä on kirjoittaa kirje, jolla pyritään hoitamaan jokin asia, seuraavista neuvoista voi olla apua.

Kirjoita itse kirjeeseen, kenelle se on osoitettu. Jos lähetät kirjeen jollekin laitokselle tai yritykselle, kirjoita sekä kuoreen että itse kirjeeseen ensimmäiseksi laitoksen tai yrityksen nimi ja vasta seuraavaksi asiaa hoitavan ihmisen nimi, jos sen tiedät. Näin huolehdit parhaasi mukaan siitä, että asia voidaan siirtää toisen ihmisen hoidettavaksi, jos asianomainen on lomalla, eronnut tms. Jos taas lähetät yksityiskirjeen työosoitteeseen tai jos kirje muutoin on osoitettu nimenomaiselle henkilölle, kirjoitat tietysti hänen nimensä ensimmäiseksi.

Jotkut ovat sitä mieltä, että kirjeen alussa tulee olla myös kohtelias puhuttelu. Jotkut taas ajattelevat, että on hyvä aloittaa pirteällä, persoonallisella tavalla kuten "Heippa". Jotkut myös miettivät päänsä puhki yrittäessään sepittää mahdollisimman sopivaa puhuttelua. Jos kyseessä on esimerkiksi työpaikkahakemus, asia voikin olla pienen miettimisen arvoinen. Minun mielestäni parasta kohteliaisuutta on selkeä asiallisuus, jossa on otettu huomioon lukija. Työhönottaja, joka lukee ehkä satoja hakemuksia, arvostanee enemmän lyhyyttä kuin monisanaista kunnioittavuutta tai tekopirteää moikkaamista.

Usein myös ajatellaan, että kirjeen alussa pitää esitellä itsensä, jos kirjeen saaja ei ennestään tunne kirjoittajaa. Joskus niin on hyvä tehdä, mutta kirjehän allekirjoitetaan, ja allekirjoituksen yhteyteen voi liittää asiayhteyden kannalta tarpeellisen maininnan asemastaan.

Ilmaise selvästi ja heti alussa, mitä haluat. On hyvin rasittavaa käsitellä kirjettä tai kirjelmää, josta ei suoraan ilmene, mitä kirjoittaja haluaa. Jos vain haluat saattaa vastaanottajan tietoon jotakin, sano se. Älä pelkää käyttää yksikön ensimmäistä persoonaa, jos esiinnyt omissa nimissäsi, sillä sinähän olet kirjoittamassa ja sinulla on asiaa. Älä pelkää vaatia tai kieltää, jos sinulla on laillinen peruste vaatimukseesi tai kieltoosi.

Kun kehotin kirjoittamaan, mitä haluat, tarkoitin lähinnä sitä, mitä haluat vastaanottajan tekevän. Ei tietenkään ole järkevää kuvata kaikkea mahdollista ja mahdotonta, mitä haluat. Kirjeen kirjoittamisen syyhän on se, että oletat vastaanottajan ehkä tekevän jotain sellaista, mitä haluat. Ei siis ole mielekästä esimerkiksi valittaa sellaisista asioista, joiden korjaaminen ei ole ollenkaan vastaanottajan vallassa.

Joskus kannattaa kuitenkin varsinaisen pyynnön ohessa tuoda esiin, miksi sen esittää. Voihan olla, että vastaanottaja keksii paremman tavan vastata siihen, mitä oikeastaan haluat. Erityisesti tämä koskee teknisiä asioita, joissa ei pidä liiaksi ajatella vastaanottajan puolesta. Älä kysy, mikä mahtaa olla nopein lentoyhteys paikasta A paikkaan B, jos sinua itse asiassa kiinnostaa ylipäänsä nopein yhteys. Joissakin tapauksissahan esimerkiksi juna voi olla nopeampi kuin lentokone, kun tarkastellaan koko matka-aikaa. Jos tiedustelet, onko firmalla XYZ-merkkisiä hilavitkuttimia varastossaan ja vastaus tähän nimenomaiseen kysymykseen on kielteinen, niin fiksu vastaaja kyllä saattaa kertoa, että niitä on tulossa seuraavana päivänä tai että heillä on täysin vastaavia muunmerkkisiä tuotteita. Älä kumminkaan luota vastaajan fiksuuteen, vaan esitä asiasi alun perin oikein. Jos ongelmasi on itse asiassa se, että eetteripyörregeneraattorisi on rikki ja tarvitset siihen varaosaksi hilavitkuttimen mahdollisimman nopeasti, niin tämähän on se varsinainen asiasi, joka sinun pitää kertoa. Saattaapa käydä niinkin, että myyjä kertoo, että varaosa maksaa enemmän kuin uusi generaattori.

Hyviä suoraan asiaan meneviä aloituksia ovat esimerkiksi seuraavanlaiset:

Haen virastossanne avoinna olevaa sihteerin paikkaa. - -

Olen yrityksenne pitkäaikainen asiakas, ja yleensä olen ollut hyvin tyytyväinen tuotteisiinne ja palveluunne. Haluan kuitenkin kiinnittää huomiotanne seuraavaan epäkohtaan: - -

Olen erittäin tyytymätön siihen, miten minua on viime aikoina kohdeltu liikkeessänne. Seuraavassa kuvaan tapahtumia tarkemmin. Ellen saa näihin asioihin riittävää selitystä, tulen paitsi siirtymään kilpailijanne asiakkaaksi myös ottamaan yhteyttä kuluttajansuojaviranomaisiin.

Tilaan täten yhden kappaleen seuraavaa tuotettanne: - -

Täten eroan Parasta kaikelle kansalle ry:n jäsenyydestä.

Lähetän ohessa tiedoksenne Oy Firma Ab:n toimintakertomuksen vuodelta 1984.

Pyydän neuvoanne seuraavaan ongelmaan: - -

Täten vaadin henkilörekisterilain nojalla, että minua koskevat tiedot poistetaan yrityksenne asiakasrekisteristä.

Jotkin edellä kuvatun kaltaiset aloitukset saattavat yksinään riittää koko kirjeeksi. Jos asia on ilmaistavissa yhdellä virkkeellä, tee niin.

Selitä vain tarpeellinen. Jos omaksut tavan mennä kaartelematta itse asiaan, huomaat, että useinkaan selityksiä ei tarvita. Tietysti sille, mitä halutaan, on syytä yleensä esittää perustelut. Niiden luonne riippuu tilanteesta. Jos haluat jotakin, johon sinulla on laillinen oikeus, riittää viitata sopivalla tavalla tähän oikeuteen, tarvittaessa perustellen, miksi sinulla se oikeus on. Sen sijaan sinun ei tarvitse perustella, miksi käytät sitä oikeutta; on omassa harkinnassasi, kerrotko sen. Mutta jos pyydät jotain, johon vastaanottajalla on valta suostua tai olla suostumatta, on tietysti syytä tuoda esiin järkiperusteita - tai joskus tunneperusteitakin - joiden takia vastaanottajan kannattaisi suostua.

Loppusanoja ei yleensä tarvita. Mutta jos sinulla on todella mielessäsi jotain erityistä, joka ei enää suoraan liity varsinaiseen asiaasi, voit harkinnan mukaan lisätä jonkin loppuhuomautuksen, hyvän kesän toivotuksen tai jonkin yleisen kiitoksen.

Allekirjoita kirje ja liitä siihen tarpeelliset osoite- ja muut yhteystietosi.

Edellä on käsitelty lähinnä sellaista kirjettä, jonka kirjoitat yksityishenkilönä. Jos kirjoitat jonkin laitoksen tai yrityksen nimissä, tuo se selvästi esille. Silloin on yleensä syytä välttää omaan persoonaasi viittaamista eli et kirjoita esimerkiksi "tilaan" vaan "Oy Pulju Ab tilaa". Muutoin perussäännöt ovat samat. Kirjeen ulkoasua ja rakennetta varten on yleensä tällöin olemassa valmiit sisäiset ohjeet, lomakkeet tai mallit, ja jos ei ole, ota mallia aiemmista kirjeistä.