Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 6 Kirjoittamisen tekniikkaa:

Hakemiston tekeminen

Mitä laajempi ja yksityiskohtaisempi kirjoitus on kyseessä, sitä suositeltavampaa on liittää siihen hakemisto eli indeksi. Hakemisto on aakkosellisesti järjestetty luettelo tekstissä esiintyvistä keskeisistä termeistä sekä viittauksista tekstin niihin kohtiin, joissa termi esiintyy. Käytännössä viittaukset ovat yleensä sivunumeroita.

Hakemisto on erittäin hyödyllinen silloin, kun kirjoitustasi käytetään hakuteoksena: joku haluaa nopeasti katsoa, mitä jutussa sanotaan jostakin nimenomaisesta aiheesta. Sellainenkin ihminen, joka on joskus lukenut juttusi läpi, voi myöhemmin tarvita siitä jotakin erityistä tietoa. Ainakin minä käytän hakemistoja myös harkitessani kirjan ostamista: etsin hakemistosta jonkin minulle hyvin tutun asian ja katson, mitä kirjassa sanotaan siitä; tämän perusteella muodostan kuvan kirjan luotettavuudesta ja asiapitoisuudesta yleensä.

Hakemiston tekeminen on kuitenkin työlästä. Siihen ei kannata ryhtyä, jos hakemisto ei ole tarpeeksi tärkeä. Pahinta ajantuhlausta on ruveta työlääseen puuhaan ja jättää se kesken. No, oikeastaan vielä pahempaa on tehdä hakemisto loppuun asti ja liittää se kirjoitukseen mutta tehdä työ pahasti hutiloiden. Jos hakemistossa on paljon virheitä kuten vääriä sivunumeroita, lukija voi havaita sen käyttökelvottomaksi. Silloin olet tuhlannut sekä omaa aikaasi että lukijoidesi aikaa. Kannattaa myös ottaa huomioon, että jutun sivunumeroinnin muuttuessa on hakemistoakin korjattava. Tekstinkäsittelyohjelma saattaa tarjota välineitä, joiden ansiosta muutostyötä ei tarvitse tehdä käsin.

Hakemiston tekemistä harkittaessa kannattaa ottaa huomioon, että useimmat ihmiset eivät osaa käyttää hakemistoja. Yleensä vain sellaiset ihmiset, jotka lukevat varsin paljon laajoja asiatekstejä, ovat oppineet hyödyntämään hakemistoja - eivätkä hekään kaikki. Tämä on tietysti valitettava asiaintila.

Vaikka käyttämässäsi tekstinkäsittelyohjelmassa saattaa olla melko hyviäkin välineitä hakemiston tekemiseen, hakemisto vaatii aina sinun luovaa panostasi. Sinun pitää päättää, mikä tekstissä on niin tärkeää, että se kannattaa ottaa hakemistoon. Sinun pitää myös osata jättää hakemistosta pois sellaiset termit, jotka esiintyvät tekstissä kauttaaltaan. Jos kirja käsittelee Fortran-ohjelmointikieltä, ei ole mielekästä ottaa sanaa "Fortran" hakemistoon, paitsi ehkä siinä mielessä, että hakemistossa on viittaus sille sivulle, jossa kerrotaan kyseisen nimen alkuperästä.