Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 6 Kirjoittamisen tekniikkaa:

Noudata normeja

Maailmassa on paljon normeja, standardeja ja sopimuksia, myös asioiden esittämisestä kirjoituksessa. Normit voivat olla virallisia, jopa lailla säädettyjä, tai epävirallisia suosituksia taikka vain vakiintuneita käytäntöjä. Noudata normeja, jos sinulla ei ole hyvää syytä poiketa niistä.

Normien noudattaminen lisää luotettavuuden vaikutelmaa. Jos lukija näkee, että olet ollut huolimaton yksityiskohdissa, hänen on vaikea uskoa, että suuret linjat ja asiasisältökään ovat kunnossa. Ehkäpä ihmisten ei pitäisi olla tässä mielessä ennakkoluuloisia, mutta me vain olemme. Monien on vaikeaa suhtautua asiallisesti tekstiin, joka rikkoo karkeasti esimerkiksi yhdyssanoja koskevia sääntöjä tyyliin "tarjous jauhe liha" tai "Unix tietokone"

Esimerkkejä kirjoittamista koskevista normeista ovat seuraavat:

Normeja pidetään usein kiusallisena rasitteena, mutta niiden tarkoitus on helpottaa elämää. Helpoimmin tämän ehkä ymmärtää, jos ajattelee teknisiä standardeja. Jos ostat kaupasta tavallisen hehkulampun, voit olla melkoisen varma siitä, että se sopii lampunkantaan. Tämä johtuu siitä, että hehkulamput ja lampunkannat noudattavat standardia.

Normit myös vapauttavat ihmiset siitä, että jokainen joutuu pohdiskelemaan pikkuasioita. Kun kerran viisaat ihmiset ovat miettineet, miten puhelinnumerot kannattaa esittää, meidän muiden on syytä noudattaa asiasta tehtyä standardia. Valitettavasti monet eivät tunne standardeja tai eivät noudata niitä. Jos tekstissä mainitaan puhelinnumero, niin vain standardinmukainen esitystapa takaa, että lukija voi halutessaan ihan oikeasti käyttää puhelinnumerotietoa eli soittaa kyseiseen numeroon.

Normien noudattaminen on myös tyylikysymys. Jos tekstissä on vaikkapa paljon puhelinnumeroita, on häiritsevää, jos ne ovat milloin missäkin asussa: 1234567, 09-1234567, 09 123 45 67. Puhelinnumeroiden standardinmukainen esitys on muuten kansallisessa käytössä sellainen, jossa suuntanumero on suluissa ja muut numerot on ryhmitelty kolmen tai neljän numeron ryhmiin, esim. (09) 123 4567. Jos kuitenkin suuntanumero on numeron kiinteä osa, joka on aina näppäiltävä, sitä ei kirjoiteta sulkuihin. Matkapuhelinnumerot siis esitetään tyyliin 040 555 5555.

Lukijaa voi häiritä sekin, että esitystapasi poikkeaa norminmukaisesta, vaikka normi sinänsä olisi melko mielivaltainen. Ei ole mitään erityisen syvällistä perustetta sille normille, miten eliölajien tieteelliset nimet kirjoitetaan: suvun nimi isolla alkukirjaimella, lajin nimi pienellä, vaikka se olisi erisnimestä johdettu, ja molemmat mieluiten kursiivilla. Mutta kun normi on olemassa, niin poikkeamalla siitä osoitat, että et tunne tieteellisten nimien esitysasun normia, vaikka käytät tieteellisiä nimiä. Jos kirjoitat oikean asun Homo sapiens asemesta homo sapiens tai Homo Sapiens, niin suuri osa niistä lukijoista, jotka tuntevat kyseisen nimen, päättelee, että olet asiantuntematon, ja suhtautuu ehkä koko tekstiisi sen mukaisesti.

Normeja ei yleensä ole vaikea noudattaa. Vaikeaa voi olla tiedon hankkiminen normeista, etenkin kun normejakin muutetaan. Valitettavasti standardit ovat kalliita, etenkin yksityisen ihmisen kannalta, koska hinnoittelu perustuu siihen, että firmoilla on varaa maksaa. Useimmiten kuitenkin tarvitset eri asioita koskevista normeista vain pienen osan, ja voit poimia itsellesi tarpeelliset tiedot vaikkapa kirjastojen kirjoista. Jos kyse on yksityisestä käytöstä, harrastuskäytön luonteisesta, voit myös täysin laillisesti ottaa itsellesi valokopioita tarpeellisista sivuista.

Suomen kielen käyttöä koskevista normeista on erilaajuisia yleisesityksiä kielenoppaissa. Suhteellisen kattava esitys on Internetixissä oleva tietopaketti Asiakirjoittaminen ja kielenhuolto. Koska normistoa täydennetään jatkuvasti ja sen yksityiskohtia saatetaan muuttaa, voi olla tarpeellista seurata Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen julkaisemaa aineistoa.

Kaikille asioille ei ole normeja. On myös mahdollista, että on olemassa useita keskenään kilpailevia normeja. Silloin tärkeintä on esitykseksi sisäinen yhtenäisyys eli se, että käytät tekstissäsi kauttaaltaan samoja merkintätapoja ja sääntöjä.