Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 5 Kirjoittamisen kymmenen käskyä:

Lyhennä puoleen

Ohjeeni puoleen lyhentämisestä voi tuntua aivan kohtuuttomalta. Todellisuudessa kuitenkin käytännön syistä kuten palstatilan rajallisuudesta johtuvat lyhentämistarpeet ovat vielä paljon suurempia. Lisäksi useimpia tekstejä voi lyhentää paljon enemmänkin kuin puoleen ilman, että sisältö mitenkään kärsii, päinvastoin paranee. Puoleen lyhentämisestä voi kuitenkin aloittaa. Hyvä nyrkkisääntö on, että ainakin aloittelevan kirjoittajan tekstissä on ainakin puolet "ilmaa" eli tarpeettomia asioita tai liian pitkästi sanottuja asioita.

Älä aloita lyhentämistä kieliasun yksityiskohdista kuten sanojen korvaamisesta lyhemmillä vaihtoehdoilla. Jäljempänä annan kyllä hiukan ohjeita sellaisestakin. Tärkeintä on kuitenkin sellainen lyhentäminen, jossa jätetään pois kokonaisia asioita ja esimerkiksi kokonaisia kappaleita, jopa lukuja. Lyhentämiseen tietysti kuuluu myös mitäänsanomattomien lauseiden poistaminen.

Kun tarkastelet tekstiäsi kappaleiden tasolla, huomaat usein, että jotkin kappaleet ovat aivan liian pitkiä. Joskus kappaleen jakaminen osiin voi olla aiheellista, mutta ensisijaisesti kannattaa miettiä, voisiko ison osan kappaletta jättää kokonaan pois. Jos olet kohtuullisen hyvä kirjoittaja, sanot tärkeimmät asia kappaleen alussa, jolloin on luonnollista lyhentää lopusta.

Lyhentäminen on yleensä raakaa työtä, jossa kirjoittaja joutuu luopumaan oman henkisen luomistyönsä tuloksista. Siksi siinä tärkeintä on asenne, ei tekniikka. Luopumisen tuskaa voi lievittää sillä, että tallettaa tekstiensä pitkiä versioita itselleen. Niillähän saattaa sitten olla muuta käyttöä myöhemmin muissa yhteyksissä, jos lyhentäminen on merkinnyt yksityiskohtien poistamista eikä tyhjästä sanahelinästä luopumista. Ja hypertekstiä kirjoitettaessa voi tietenkin panna pitemmän version tai täydentävän tekstin linkin taakse.

Jos kirjoituksesi on pyydetty lehteen tai aiot tarjota sitä lehteen, kannattaa ottaa huomioon, että lehden toimitus voi joutua lyhentämään sitä. Tavallisesti toimittajat toimivat kiireessä. He saattavat yksinkertaisesti leikata jutustasi hännän pois eli jättää lopusta pois sen verran, kuin on tarpeen. Ota tämä huomioon eli kirjoita juttusi niin, että se ei kovin pahasti kärsi sellaisesta raa'asta lyhentämisestä. Tämänkin takia kannattaa kirjoittaa tärkeimmät asiat ensin.

Joskus teksti pitää kirjoittaa määrämittaiseksi ehkä hyvinkin tarkoin, esimerkiksi 2 300–2 500 merkin mittaiseksi välilyönnit merkeiksi laskien. Sellaista tekstiä ei yleensä synny niin, että ruvetaan lyhentämään esimerkiksi 20 000 merkin mittaista tekstiä. Pitkästä tekstistä on osattava poimia olennaisimmat asiat, ja yleensä ne vielä pitää kirjoittaa uudestaan. Määrämittaan kirjoittaminen on etenkin aluksi hyvin vaikeaa, mutta se on myös opettavaista.

Vaativimmalta voi tuntua ajatusten hylkääminen. Tiivistäminen ei voi olla vain kielellistä, vaan myös asioita on karsittava. Silloin kannattaa ajatella sitä, mikä vielä pääsee mukaan, enemmän kuin sitä, mikä vielä pudotetaan pois. Tätä voi havainnollistaa seuraavilla vaihtoehtoisilla asenteilla. Niistä ensimmäinen sopii esimerkiksi todistajanlausunnon esittämiseen, toinen taas useimpiin kirjoitustilanteisiin ja etenkin määrämittaisen artikkeli kirjoittamiseen:

Vain välttämättömän mukaan ottaminen ei merkitse, että asia olisi esitettävä äärimmäisen tiivistetysti. Kyse on siitä, mikä on lukijalle välttämätöntä. Kevyt ja rauhallinen tekstijakso tiiviin asian joukossa ja jopa tietosisällöltään melko tyhjä kevennys kuten kasku voi olla välttämätön, jotta lukija jaksaa lukea ja sulattaa kokonaisuuden.