Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 5 Kirjoittamisen kymmenen käskyä:

Jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin

Voi tuntua itsestään selvältä, että jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin. Lausehan kuljettaa mukanaan asiaa, viestiä. Onko esittämäni ohje siis itsensä kanssa ristiriitainen, turha lause? Kenties. Sinä lukijana ratkaiset sen, sillä tärkeäähän on se, onko minun lauseeni mukana kuljettamassa viestiä minulta sinulle. Tilanne joka tapauksessa on se, että turhia lauseita kirjoitetaan tavattoman paljon.

Turhuutta monenlaista

Turhia ovat ne lauseet, jotka kertovat lukijalle jotain sellaista, jonka hän jo tietää. Turhia ovat myös ne lauseet, jotka kertovat lukijalle jotain sellaista, jota hänen ei tarvitse tietää. Jälkimmäinen turhuus on suhteellista asiaan nähden: lause voi sanoa jotain, joka kyllä itsessään saattaisi olla lukijalle hyödyksi mutta joka ei liity käsiteltävään asiaan. Silloin itsessään hyödyllinen lause voi muuttua vahingolliseksi, koska se häiritsee sitä, mitä lukija on tekemässä.

Turhuudet hämmentävät ja rasittavat

Sisällyksettömien lauseiden suurin haitta on lukijan hämmentäminen, ei se, että ne vievät turhaan tilaa. Lukija, joka yrittää ymmärtää tekstin, jumittuu ihmettelemään, miksi kirjoittaja sanoo jotakin aivan itsestään selvää, epäolennaista tai ympäripyöreätä. Lukija saattaa yrittää etsiä sisällyksettömästä lauseesta sisältöä ja kokea omaksi viakseen, kun sitä ei löydy. Sekin on paha, että tähän tuhrautuu lukijoiden aikaa, mutta vielä pahempi on, että lukijan ajatus katkeaa. Hän joutuu ehkä palaamaan taaksepäin muistaakseen, missä asiassa tekstissä oikein ollaankaan menossa.

Lisäksi lukija turhautuu ja rasittuu. Häntä ärsyttää, kun hänelle kerrotaan itsestäänselvyyksiä. Hän rupeaa ohittamaan turhia kohtia, jos ylipäänsä jatkaa lukemista. Ja siinä sitten helposti menee silmien ohi sellaistakin, jossa oli tärkeä asia löpinän seassa.

Vaikeaselkoinen turhuus on pahempi kuin ilmeinen

Ilmeisen sisällyksetön lause ei useinkaan ole kovin haitallinen, harmillinen vain. Jos tekstissä on lause

Veden kiehumispiste on 100 Celsius-astetta.
niin lukija ehkä ärsyyntyy tai saattaa ihmetellä, mitä tekstissä oikein ajetaan takaa. Fyysikko ehkä yrittää arvata, että lauseella halutaan sanoa kiertoteitse, että tarkasteltavassa tapauksessa ilmanpaine on normaali. Lukija saattaa myös arvella, että kenties tekstissä on tarkoitus puhua Celsius-asteikon ominaisuuksista vastakohtana esimerkiksi Fahrenheit-asteille. Vahinko ei yleensä ole kovin suuri: todennäköisesti lukija vain pitää kirjoittajaa hiukan hölmönä.

Käytännössä harvat kirjoittajat esittävätkään ilmeisiä itsestäänselvyyksiä. Kukapa haluaisi näyttää hölmömmältä kuin onkaan? Niinpä jos kirjoittajalla on mielessään jokin yksinkertainen asia kuten

Hyvällä valaistuksella on suuri merkitys työoloille.
hän ehkä kuorruttaa sisällyksettömyyden tai ilmeisyyden mutkikkaiden sanakäänteiden ja hienojen termien alle ja kirjoittaakin näin:
Lukemattomat tieteelliset tutkimukset samoin kuin käytännön työelämässä kertyneet kokemukset ovat osoittaneet erittäin perustelluksi sen käsityksen, että työskentelyyn tarkoitetuissa tiloissa vallitsevan valaistuksen määrä ja laatu ovat, muita työntekijöiden viihtyvyyteen ja työn tuloksellisuuteen vaikuttavia monia tekijöitä lainkaan väheksymättä, erittäin merkittäviä ja ansaitsevat vakavaa huomiota.

Useimmat ihmiset eivät viitsi lukea moista tekstiä tai eivät ymmärrä sitä. Asiaa ei ollenkaan paranna, vaikka liittäisit virkkeeseen vielä kasan kirjallisuusviitteitä ja mainitsisit tutkijoiden nimiä.

Miten sanoa itsestäänselvyys fiksusti?

Pitääkö sitten erityisesti välttää itsestäänselvyyksien mainitsemista? Ei, sillä niihin viittaaminen voi olla tarpeellista oman asian perustelua sellaisella, jonka lukija ilman muuta hyväksyy.

Rakenna virkkeesi niin, että ne selvästi ilmaisevat, miksi muistutat lukijaa itsestäänselvyydestä. Jos vaadit työhuoneisiin voimakkaampaa valaistusta, voit tietysti kirjoittaa: "Koska hyvällä valaistuksella on suuri merkitys työoloille, niin - -". Käytännössä tärkeämpää on toki se, pystytkö täsmällisesti perustelemaan, miksi nykyinen valaistus on riittämätön, esimerkiksi vetoamalla asiaa koskeviin normeihin.

Anna lukijankin ajatella

Älä kirjoita sellaisia asioita, jotka lukija aivan hyvin voi itse päätellä helposti:

Kyselyyn vastanneita oli kaikkiaan 80. Heistä miehiä oli 60 ja naisia 20. Naisten prosentuaalinen osuus oli 25 %.

Vaikka viimeiseen lauseeseen lisättäisiin sana "siis", asioiden toistaminen häiritsee lukijaa. Riittäisi kirjoittaa:

Kyselyyn vastasi 60 miestä ja 20 naista.

Varauksellisuus hämärtää

Varsinkin suunnitelmia tehdessään ja lupauksia antaessaan ihmiset usein kirjoittavat varauksellisesti. Jos kyseessä on suunnitelma, on selvää, että kaikki siinä oleva on suunniteltua, ei varmaa, ja että suunnitelmaa pyritään toteuttamaan käytettävissä olevien voimavarojen ja mahdollisuuksien puitteissa edellyttäen, että tilanteen muuttuminen ei anna aihetta muuttaa suunnitelmia. Näitä varauksia ei siis ole syytä kirjoittaa jokaiseen virkkeeseen.

Jos jokin asia on erityisen epävarma, niin epävarmuuden voi toki ilmaista. Silloinkin on syytä yleisten lausumien asemesta esittää, miksi asia on epävarma tai mistä sen toteuttaminen riippuu.