Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 5 Kirjoittamisen kymmenen käskyä:

Ajattele asiaa ja lukijaa, älä itseäsi

Vain harvat meistä ovat niin itsekeskeisiä, että ajattelevat kirjoittaessaan itseään. Paljon tavallisempi virhe on keskittyä siihen, mikä on kirjoittajan oma suhde asiaan, eikä siihen, mitä asia merkitsee lukijalle. Piilevää oman itsensä ajattelemista on myös pitää omia esitietoja ja käsityksiä itsestään selvinä lähtökohtina. Sama koskee sitä, että kirjoitetaan kuin vanhoista tutuista kerrottaessa sellaisista ilmiöistä, jotka lukijoille ehkä ovat uppo-outoja.

Seuraavassa on oman alani esimerkki, jonka olen kehitellyt todellisista tiedotteista muokkaamalla niitä hiukan, mutta valitettavasti vain hieman:

Asensin viime yönä melkoisen tuskan jälkeen - NCSA:n sorsia piti zäpätä aika tavalla ja käännösoptioina käyttää -dhsVC - XYZ:n version 0.9 hoopoihin.

Kuvitteellisella kirjoittajalla selvästikin on ollut kova tarve korostaa omaa iskurityöläisyyttään. Hänellä ei ole ollut tarvetta selostaa, mikä XYZ on, eikä muotoilla viestiä lukijoita varten. Ehkäpä oletetaan, että viesti kiinnostaa vain niitä, jotka jo käyttävät XYZ-ohjelmaa, mutta ei kai paljon maksaisi mainita, minkätyyppisestä ohjelmasta on kyse. Kirjoittaja käyttää itselleen ja työkavereilleen tuttuja ja luonnollisia slangisanoja ja lempinimiä ("sorsat", "zäpätä", "hoopot") ja mainitsee lukijalle aivan epäolennaisia teknisiä yksityiskohtia omista tekemisistään. Ilmaisun näennäisesti itsekeskeisin yksityiskohta, persoonamuodon "asensin" käyttö, on todellisuudessa kaikkein vähiten itsekeskeinen: siinähän kirjoittaja ottaa vastuun ja antaa rivien välissä ymmärtää, että juuri hänelle voi valittaa, jos ohjelman uusi versio ei toimi. Lukijoita ajatellen kirjoitettu viesti saattaisi olla esimerkiksi seuraava:

Tietoliikenneohjelmasta XYZ on nyt käytössä versio 0.9 atk-keskuksen HP-tietokoneissa. Asensin sen 5. toukokuuta. Se poikkeaa aiemmasta versiosta 0.8 vain siten, että uudessa versiossa on muutamia lisäominaisuuksia. Niistä kerrotaan dokumentissa - -

Yleisemmin ajan ilmaisuja ei ole syytä esittää suhteellisina tyyliin "eilen" tai "kaksi vuotta sitten", ellei ole varmaa, että tekstiäsi luetaan vain silloin, kun näillä ilmaisuilla on sama merkitys kuin kirjoitushetkellä. Ajan ilmaiseminen päiväyksellä tai vuosiluvulla ei vaadi suurta ponnistusta muutoin kuin asennoitumisen kannalta: pitää ajatella lukijaa ja lukemistilannetta, ei omaa toimintaansa ja kirjoittamishetkeä.