Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 5 Kirjoittamisen kymmenen käskyä:

Yksinkertaisuus on parasta

Tekstistä tulee yksinkertaista, kun pitää lähtökohtana sujuvaa puhekieltä. Kuten edellä on esitetty, tämä merkitsee lyhyiden, yksinkertaisten lauseiden käyttöä. Kirjoituksessa, paljon suuremmassa määrin kuin puhekielessä, lauseita on kuitenkin liitettävä toisiinsa sidesanoilla kuten "ja", "kun taas" ja "koska". Puhekielessähän lauseiden väliset yhteydet usein tulevat ilmi äänenpainojen, ilmeiden, eleiden ja puhetilanteen kautta. Kirjoitetun kielen täytyy olla ymmärrettävissä ilman niitä.

Yksinkertaisuus tarkoittaa myös turhien johdattelujen ja jaarittelujen välttämistä. Tietenkään emme käytä myöskään puhekielen täytesanoja kuten "niinku" ja "tota noin", joiden tärkein tehtävä on tuottaa jotain puheentapaista sillä aikaa, kun puhuja ajattelee. Puhujanhan täytyy ikään kuin pitää kanava varattuna itselleen. Kirjoittajan tilanne on aivan toinen. Täytesanat vain häiritsevät. Mutta silti monet kirjoittavat paljon täytesanoja, eivät niinku-sanoja vaan niiden kirjallisempia vastineita, jotka häiritsevät enemmän, kuten "yleisesti ottaen voidaan sanoa, että".

Puhekielessä voitaisiin asioita esittää seuraavaan tapaan:

Noit joutsenii on Suomes kolmee lajii. Kaikkihan tietää et ne on semmosia isoja valkosia lintuja. Ne on sukuu niinku sorsille ja hanhille. Niin niit tavallisia lajeja on laulujoutsen ja kyhmyjoutsen. Ne erottaa kai selvimmin siit et laulujoutsenella on keltanen nokka mut kyhmyjoutsenella voimakkaan oranssi ja siinä nokassa on vielä musta kyhmy. Kauempaa ne voi oppii erottaan sillai et tota noin kyhmäri voi uidessaan pitää siipiään sillai tyypillises asennos levällään. Se kans usein pitää kaulaansa kaarellaan, tiätsä ku sanotaan joutsenenkaula niin se on just semmonen, laulujoutsenen kaula on suaremmas. Sit on viäl pikkujoutsen, se on harvinainen ja sitä on tosi vaikee erottaa laulujoutsenesta.

Tällaista tekstiä ei tietenkään pidä kirjoittaa; sellainen kieli on tarkoitettu kuunneltavaksi, ei luettavaksi. Mutta tuollainen tekstin tyyli ja rytmi on hyvä lähtökohta. Luonnollinen puheesi saattaa olla varsin erilaista kuin yllä oleva, mutta sinäkin varmaan käytät yksinkertaisia lauseita etkä kiemurtelevia, moniosaisia, asiaa täyteen ahdettuja virkkeitä. Kirjoita sen mukaisesti, mutta noudattaen kirjakielen muotoja ja sääntöjä sekä lisäten kirjoitetun tekstin luonteen vaatimia sidesanoja. Älä siis kehittele hienoa, taiteen sääntöjen mukaista aloitusta tyyliin "Tarkasteltaessa linturyhmää nimeltä joutsenet - -" vaan kirjoita tähän tapaan:

Joutsenia on Suomessa kolme lajia: laulujoutsen, kyhmyjoutsen ja pikkujoutsen. Kuten kaikki varmaan tietävät, ne ovat isoja valkoisia lintuja. Joutsenet ovat sukua sorsille ja hanhille. Lajeista tavallisimmat ovat laulujoutsen ja kyhmyjoutsen, jotka erottaa toisistaan selvimmin nokan väristä: laulujoutsenella on keltainen nokka, kyhmyjoutsenella taas oranssi nokka, jossa on musta kyhmy. Kauempaa nämä lajit saattaa erottaa siitä, että kyhmyjoutsen voi uidessaan pitää siipiään sille tyypillisessä asennossa levällään. Se myös usein pitää kaulaansa kaarellaan, ja sellaista kaulaa tarkoitetaan puhuttaessa joutsenenkaulasta; laulujoutsen pitää kaulaansa suoremmassa. Joutseniimme kuuluu myös pikkujoutsen. Se on harvinainen, ja sitä on vaikea erottaa laulujoutsenesta.

Yleensä kannattaa pyrkiä edellä olevan kaltaiseen tekstin rakenteeseen, jossa teksti on jäsennetty kappaleiksi. Itseäsi varten voit kyllä ensin jäsentää asiat luetelmaviivoilla eli ranskalaisilla viivoilla seuraavaan tapaan:

Tällaista jäsennystä ei kuitenkaan pidä tarjota tekstinä muille. Valitettavasti monet tekevät niin. Jos asia ei ole kovin tärkeä ja jos on kiire, niin voi olla pakko tyytyä "ranskiksiin". Silloin kuitenkin viestit tehokkaasti siitä, että et pidä asia tärkeänä - etkä kai lukijaakaan. Luetelmat vaikuttavat sähketyyliltä. Ne saattavat tuntua selkeiltä ja ytimekkäiltä, mutta lukeminen on yleensä hyvin raskasta, ellei lukija ennestään tunne asiaa hyvin.

Luetelmat saattavat kuitenkin joskus, säästeliäästi käytettyinä, selkeyttää kirjallista esitystä. Tämä koskee etenkin sellaisia tilanteita, joissa on paljon toisiinsa rinnastettavia kohtia, tai jossa esitetään numeroitu toimenpideluettelo. Luetelmat voivat sopia myös tiivistelmiin, esimerkiksi kun oppikirjan jakson lopussa esitetään kertaus jakson pääsisällöstä.