Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 5 Kirjoittamisen kymmenen käskyä:

Mitä se on?

1 Yksinkertaisuus on parasta

Sano asiat suoraan sen sijaan, että yrittäisit sanoa niitä hienosti. Älä esimerkiksi aloita virkettä tyyliin "Kun tarkastellaan - -". Kappaleiden rakentaminen siten, että ensimmäinen virke on ydinvirke, tekee yksinkertaisemmaksi kirjoittaa yksinkertaisesti.

2 Käytä substantiiveja mahdollisimman vähän

Tämä koskee erityisesti käsitteellisiä substantiiveja. Vertaa vaikkapa seuraavia virkkeitä: "Toteutamme uuden tietokoneen asennusprosessin" ja "Asennamme uuden tietokoneen". Tietenkin substantiiveja tarvitaan, mutta kysy itseltäsi, milloin ne todella viittaavat esineisiin tai asioihin.

3 Käytä kuvioita harkiten

Usein sanotaan, että kirjoituksissa pitäisi olla enemmän kuvia, kuvioita ja kaavioita. Minun neuvoni on kuitenkin: kuvita ihmeessä, jos löydät tai voit tehdä asiaa kuvittavan kuvan, mutta älä muutoin. Yksi hyvä kuvio sanoo enemmän kuin tuhat sanaa, mutta yksi huono kuvio sekoittaa enemmän kuin tuhat sanaa. Hyvä kuvio ei vain jotenkuten liity asiaan - ja paljon on kuvitusta, joka ei ollenkaan liity - vaan se todella havainnollistaa asioita ja sisältää sellaista tietoa, joka on paremmin esitettävissä kuvin kuin sanoin.

4 Pidä jalat maassa

Vältä korkealentoisia yleistyksiä. Yleistävää, käsitteellistä esitystä on useimpien ihmisten hyvin vaikea seurata. Lisäksi yleistäminen on hyvin usein perusteetonta. Jos kuitenkin esität yleisiä väitteitä, perustele ne ja havainnollista ne esimerkein.

5 Ajattele lukijaa ja asiaa, älä itseäsi

Kirjoittajan suurimpia ongelmia on, että hän on uppoutunut omaan työhönsä ja ajatteluunsa. Usein ihminen luulee ajattelevansa itse asiaa mutta ajatteleekin vain omaa suhdettaan siihen. On eri asia kirjoittaa muistiinpanoja itseään varten kuin kirjoittaa muille ihmisille.

6 Jokaisen lauseen tulee sanoa jotakin

Älä kirjoita itsestäänselvyyksiä, vaikka osaisitkin sanoa ne niin tieteellisellä kielellä, että ne kuulostavat hienoilta. Älä esimerkiksi esitä itsestään selviä varaumia kuten "käytettävissä olevien voimavarojen puitteissa" tai "tätä arviota voidaan joutua tarkistamaan tulevien tutkimuksien tulosten perusteella". Vältä toistoa, sillä turha toisto vie tehon yhdeltä tärkeältä tehokeinolta: harkitulta toistolta.

7 Lyhennä puoleen

Kun olet kirjoittanut tekstin, käy se läpi ja jätä pois kaikki, mikä ei sano mitään. Toista tämä, kunnes teksti on kutistunut alle puoleen alkuperäisestä. Tarpeettomia ilmaisuja voivat olla yksittäiset sanat tai sananosat mutta hyvin usein myös lauseet, virkkeet ja kokonaiset kappaleetkin.

8 Pääasia päälauseessa, sivuasia sivulauseessa

Tätä periaatetta vastaan rikkoo esimerkiksi tavallinen tapa käyttää sellaisia johdattelulauseita kuin "Verrattaessa tuloksia voidaan havaita, että - -". Pääasiahan on havainto, joka siis kuuluu päälauseeseen eikä että-lauseeseen. Ota myös huomioon, että päälause ei saa olla kovin pitkä. Pilko se tarvittaessa niin, että esität sivuasiat sivulauseissa: ajankohdan ilmaisut kun-lauseissa, tarkentavat huomautukset joka-lauseissa ja ehdot jos-lauseissa.

9 Kirjoita niin kuin asia on, ei niin kuin muut kirjoittavat

Tämän ohjeen noudattaminen voi olla vaikeaa ja vaarallistakin, koska kirjoitustasi ei ehkä hyväksytä, jos se ei noudata vakiintunutta tyyliä. Mutta jos tärkeintä on viestin perillemeno, riski kannattaa ottaa.

Älä kirjoita esim. "tätä käsitystä kohtaan voidaan esittää kritiikkiä siltä kannalta, että - -", kun itse asiassa haluaisit kirjoittaa "tämä käsitys on väärä, koska - -".

10 Älä piilota tekijää

Tähän viittasin jo edellä varoittaessani niin sanotuista passiivimuodoista. Varoitus koskee myös kirjoittamista "tahoista" tai "piireistä" taikka tekijän piilottamista tai piiloutumista organisaatioiden taakse. Käytä sentapaista ilmaisua kuin "pidetään" tai "vaaditaan" vain, jos et todellakaan tiedä taikka et osaa tai uskalla kertoa, kuka tai mikä pitää tai vaatii. Äläkä piilota itseäsi, jos asia vaatii itsesi mainitsemista.