Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 4 Miten kirjoitan sujuvasti:

Jäsentämisen salaisuus: seitsemän

Seitsemän on pyhä tai maaginen luku monissa uskonnoissa. Tätä perua on esimerkiksi viikon pituus: muinoin Kaksoisvirran maassa pidettiin joka seitsemättä päivää pyhänä. Mutta onko nykyaikaisen ihmisen enää syytä välittää seitsemän pyhyydestä?

Ihmisen mieleen mahtuu kerrallaan noin seitsemän asiaa. Tämä ehkä johtuu ihmisen muistin ominaisuuksista, ehkä jostain muustakin. Kuvittelepa vaikka, että pöydällä on omenia ja sinulta kysytään, montako niitä on. Jos niitä on kolme, näet asian vain vilkaisemalla, samoin luultavasti, jos niitä on viisi, kuusi tai seitsemän. Mutta jos niitä on kahdeksan tai enemmän (eivätkä ne ole missään säännöllisessä muodostelmassa), sinun täytyy luultavasti laskea: yksi, kaksi, kolme - -. Tietenkin se raja, jonka jälkeen välitön hahmottaminen täytyy korvata laskemisella, on yksilöllinen ja riippuu tilanteestakin, mutta seitsemän paikkeilla se on.

Kyse on ehkä yleisemmästäkin ilmiöstä kuin ihmisen muistista ja havainnoinnista. Jotkin eläimet voidaan opettaa tunnistamaan lukumääriä esimerkiksi siten, että ne oppivat hakemaan ruokaa laatikosta, jonka päällä on vaikkapa viisi kuvioita. Kuvioiden luonnetta ja asettelua vaihtelemalla on voitu päätellä, että kyse on todellakin lukumäärän tunnistamisesta. Tunnistuskyky loppuu seitsemän tienoilla, mikä on ymmärrettävää, koska eläimet eivät varmaankaan osaa laskea.

Seitsemää pidetään myös aiheellisesti suurimpana määränä suoria alaisia, joka esimiehellä on syytä olla. Jos alaisia on enemmän, olisi organisaatioon syytä rakentaa väliporras. Tämän taustalla voidaan tietysti nähdä se puhtaasti käytännöllinen seikka, että yksi ihminen tuskin pystyy tehokkaasti ohjaamaan yli seitsemän ihmisen työtä tarpeeksi yksityiskohtaisesti. Mutta asiassa on sekin puoli, että alaiset ovat esimiehelle voimavaroja, joita hän käyttää, ja siksi hänen täytyy voida selkeästi hahmottaa, keitä hänellä on käytössään. Ja välitön hahmotuskykyhän loppuu seitsemän tietämissä, oli esimies muutoin miten pätevä tahansa. Samoin tehokkaasti toimivan työryhmän enimmäiskoko on seitsemän tienoilla; isommasta porukasta yleensä erottautuu ydinjoukko, joka tekee varsinaisen työn, muut enimmäkseen vain kommentoivat.

Tämä on syytä ottaa huomioon siten, että jäsennettäessä asioita kullakin tasolla on enintään seitsemisen kohtaa. Esimerkiksi kirjan lukuja tulisi olla noin seitsemän. Jos on tarvetta enempään, tulisi asioita ryhmitellä monitasoisesti: seitsemän lukua, joista kussakin on seitsemän alakohtaa, joista kussakin on seitsemän vielä alemman tason kohtaa. Seitsenjäsennystä ei tietenkään pidä ottaa ehdottomana sääntönä, mutta se on hyvä nyrkkisääntö jäsennyksen kaikilla tasoilla. Jopa kappaleen tasolla sitä kannattaa soveltaa: jos kappaleessa on enemmän kuin seitsemän virkettä, se on yleensä liian pitkä.

Kun jäsennyksessä on enintään seitsemän kohtaa, ihminen pystyy kerralla hahmottamaan kokonaisuuden sekä silmillään että mielessään. Asioiden hakeminen tekstistä sisällysluettelon mukaan on myös helpompaa: kun voi nopeasti lukaisten hahmottaa pääjäsennyksen, on helpompi miettiä, missä jäsennyksen kohdassa todennäköisesti on se asia, jota etsitään. Sitten voi - taas nopeasti hahmottaen - hakea alemman tason jäsennyksestä alakohdan tai todeta, että ilmeisesti mentiinkin harhaan ja täytyy palata ylemmälle tasolle. Sivumennen sanoen seitsenjäsennys sopii myös periaatteeksi, jolla tietokoneohjelmien valikkopohjaiset käyttöliittymät kannattaa rakentaa. On rasittavaa katsella valikkoa, jossa on kymmeniä vaihtoehtoja, ja ihmetellä, mihin niistä valikon tekijä on piilottanut minua kiinnostavan asian.

Seitsenjäsennyksen käytännöllisessä toteutuksessa on otettava huomioon oikean annostelun periaate: teksti on jaettava lukijan kannalta kohtuullisen kokoisiksi annoksiksi. On hyvin rasittavaa lukea asiatekstiä, jossa on monia sivuja peräkkäin ilman väliotsikoita. Kolme sivua on yleensä enimmäismäärä, joka tekstissä saisi olla "yhtä pötköä". Tältä pohjalta on myös tarkasteltava jäsennystasojen määrää. Yksinkertaisella laskutoimituksella todetaan, että yhden jäsennystason eli vain yhdentasoisten otsikoiden käyttö riittää enintään noin 20 sivun juttuun. Kahdella tasolla voidaan juuri ja juuri päästä noin 150 sivuun asti. Kolmen tason käyttö voi siis olla perusteltua. Jos sinusta tuntuu siltä, että on todellista tarvetta neljän tai useamman jäsennystason käyttöön, niin sinulla luultavasti olisi asiaa moniosaiseen kirjaan; ja silloin kirjan jako niteisiin on ylin jäsennystaso.