Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 4 Miten kirjoitan sujuvasti:

Kirjoituksen rakentaminen

Suunnittele jäsennys

Kirjoittamisessa tarvitaan aina jonkinlainen jäsennys. Usein se on vain kirjoittajan mielessään nopeasti hahmottelema asioiden käsittelyn järjestys. Vaativissa kirjoitustöissä jäsennyksen miettimiseen voidaan käyttää paljonkin aikaa. Jäsennystä ehkä kehitellään pitkäänkin, ennen kuin ryhdytään varsinaiseen kirjoittamiseen. Jäsennys nimittäin vaikuttaa tekstiin kauttaaltaan, ja jos jäsennystä joudutaan huomattavasti muuttamaan, se voi vaatia koko tekstin uudelleenkirjoittamista.

Etsi oma tyylisi tässäkin asiassa. Jotkut meistä pystyvät hyvin nopeasti tekemään mielessään jäsennyksen ja aloittamaan kirjoittamisen saman tien. Jotkut taas eivät ehkä tee oikeastaan mitään jäsennystä vaan alkavat vain kirjoittaa, tuntien, että kirjoitetut sanat vievät ajatusta eteenpäin. Jotkut toiset saattavat samansuuruisessa kirjoitustyössä pähkäillä jäsennystä pitkäänkin, ehkäpä työstäen sitä viikon jokaisena päivänä hiukan eteenpäin. Työhön kuluva kokonaisaika saattaa silti olla sama, koska se, joka ryhtyy nopeasti kirjoittamaan, ehkä joutuu pitkäänkin järjestelemään juttua uudelleen ja hiomaan sitä. Etsi sinulle sopivin työtyyli sen mukaan, miten saat parhaiten aikaiseksi. Älä vertaile itseäsi muihin, vaikka voitkin toki kokeilla muiden tyylejä nähdäksesi, sopivatko ne sinulle.

Kirjoituksen kokonaisjäsennys on kiinteästi sidoksissa asiasisältöön ja asian luonteeseen, enkä osaa antaa siitä paljoakaan yleisiä ohjeita. Jos kirjoitat paljon luonteeltaan samantapaisia juttuja, niin kannattaa miettiä niille jokin yhteinen perusrunko. Minä kirjoittelen tietokoneohjelmien suppeita käyttöohjeita, ja olen kehitellyt seuraavanlaisen rungon niille:

Tällaisesta rungosta on paljon apua. Sen kehittelyyn kulunut aika tulee moninkertaisesti takaisin, kun voi nopeammin ryhtyä itse työhön ja kun on vähemmän pelkoa siitä, että jotakin todella olennaista unohtuu. (Lukijalle voi olla aika häiritsevää, jos tietokoneohjelmasta ei ole muistettu kertoa, miten se käynnistetään. Tällaisten asioiden unohtaminen ei suinkaan ole harvinaista ATK-alalla.) Käytännössä toki ohjelmat ovat erilaisia, ja runkoa täytyy usein muokata. Runkohan ei ole itsetarkoitus vaan väline. Kannattaa kuitenkin huomata, että lukijalle voi olla avuksi, jos keskenään samantapaisia aiheita koskevissa ohjeissa esitetään asiat suunnilleen samassa järjestyksessä.

Kokonaisjäsennykseen kannattaa usein liittää omia muistiinpanoja siitä, mitä asioita kussakin kohdassa käsitellään. Niitä voi sitten täydentää kirjoittamisen aikana. Kun jotakin kohtaa kirjoittaessaan huomaa, että jossakin toisessa kohdassa pitää muistaa kuvata tietty asia, niin on yleensä parasta nopeasti merkitä asia omiin muistiinpanoihin ja jatkaa sen kohdan kirjoittamista, jossa on menossa.

Kappale käsittelee yhden asian

Itse tekstin kirjoittaminen kannattaa suunnitella ensin kappaleiden tasolla. Kappale ei saisi olla kovin pitkä, ei myöskään yleensä kovin lyhyt, virkkeen tai kahden mittainen. Kappaleen pitäisi käsitellä yksi asia, ei enempää eikä vähempää; aiheesta ja sisällöstä sitten riippuu, mitä "yksi asia" merkitsee. Useimmiten hyvä kappaleen rakenne on sellainen, jossa ensimmäinen virke on niin sanottu ydinvirke.

Ydinvirke sanoo kappaleen olennaisimman sisällön, ja jatko sitten täydentää, selittää ja perustelee sitä tarkemmin. Ydinvirkkeeseen ei kannata ahtaa liikaa asiaa. Vaikka tuntuisikin siltä, että pääasiaan pitää liittää monia ehtoja, varauksia ja täsmennyksiä, jätä ne ydinvirkkeessä sellaisten pikkusanojen kuin "yleensä" varaan. Muissa virkkeissä sitten selität tarkemmin, mistä on kyse. Olen pyrkinyt kirjoittamaan tämän oppaan kappaleet ydinvirkkeiden varaan, enkä siksi esitä erillisiä esimerkkejä aiheesta.

Ydinvirkekappale on useimpiin tilanteisiin sopivin, mutta joskus jokin muu kappaleen rakenne voi olla perusteltu. Jos kappaleessa selostetaan jokin tapahtumakulku, niin kappale voidaan jäsentää ajallisesti eteneväksi. Sama koskee sellaisia toimintaohjeita, joissa on olennaista, että jotkin asiat tehdään määräjärjestyksessä. Luulisi olevan itsestään selvää, että silloin menettelyt kuvataan aikajärjestyksessä, mutta valitettavasti tästä poiketaan usein. Ajallisesti etenevän kappaleen ensimmäiseksi virkkeeksi on syytä kirjoittaa lyhyt kuvaus siitä, mitä on tulossa. Sama koskee luettelevaa kappaletta, jossa esitetään suurehko joukko erillisiä asioita.

Pohdiskelevassa kirjoituksessa voidaan kappale joskus aloittaa kysymyksellä, johon tekstissä sitten pyritään vastaamaan. Tällöin kappaleen viimeinen virke voi olla ydinvirke, joka kokoaa pohdinnan olennaisimman tuloksen. Suositeltavampaa on kuitenkin sijoittaa ydinvirke alkuun, koska sellainen rakenne antaa selvemmän kuvan kappaleen keskeisestä sisällöstä. Jos tämä tuntuu sinusta jännityksen pilaamiselta, mieti, oletko kirjoittamassa asiatekstiä vai dekkaria.

Ehdottomia sääntöjä kappaleen pituudesta ei voi antaa, mutta mentäessä yli kymmenen rivin kannattaa jo miettiä, onko ahtamassa yhteen kappaleeseen liikaa asiaa. Lukija yleensä olettaa - ja siihen hänellä on oikeus - että kappaleen alussa on olennaisin asia. Jos se tuntuu joko itsestään selvältä tai kiinnostamattomalta, lukija usein hyppää seuraavaan kappaleeseen. Jos siis yrität sanoa tärkeitä asioita pitkän kappaleen keski- tai loppupuolella, on hyvin todennäköistä, että sanomasi ei mene perille. Jos taas lukijan on pakko yrittää saada jutustasi selvä, hänelle on todella rasittavaa itse etsiä olennaiset asiat vähemmän olennaisen seasta. Jotkut ehkä ovat sitä mieltä, että sellainen on kasvattavaa; heiltä kysyn, onko heidän tehtävänsä todella lukijan kasvattaminen tässä mielessä, ja miksi on, ja miten hyvin he viihtyvät kasvattajan kutsumustyössään.

Virke: asian esityksen jakso

Kappaletta seuraavaksi alempi tekstin rakennetaso on virke. Virke kuljettaa asiaa eteenpäin yhden askelen, joskus lyhyen, joskus pitkän. Joskus virke on vain sivuhuomautus, mutta sellaista pitäisi välttää.

Hyvin usein sekoitetaan toisiinsa sanat "virke" ja "lause", yleensä siten, että käytetään sanaa "lause" tarkoittamaan myös virkettä. Kirjoitetussa kielessä virke loppuu pisteeseen, kysymysmerkkiin tai huutomerkkiin. Virke koostuu yhdestä tai useammasta lauseesta, ja lauseiden välissä on usein pilkku.

Virkkeiden oikea pituus

Virkkeiden huonolla rakentamisella voidaan pahasti pilata muutoin hyvä juttu. Tavallisin virhe on käyttää liian pitkiä virkkeitä, joihin kasataan liikaa asiaa. Ongelmaa vielä pahentaa, jos virkkeessä käsitellään kovin erityyppisiä asioita seuraavaan tapaan:

Valtioneuvoston päätöksen (17.6.1993) velvoittamana tehty strategiatyö osuu niin maailmantalouden kehityksen kuin suomalaisen yhteiskunnan murroskohtaan.

Edellä olevassa esimerkissähän on samaan lauseeseen ahdettu sekä muodollinen yksityiskohta erään työn käynnistämisestä että maailmoja syleilevä arvio työn asiayhteyksistä. Vaikutelma saattaa jostakusta olla varsin koominen, mutta sellainen lukijan huvittaminen ei kai ole tarkoitus.

Päinvastainen virhe on käyttää vain lyhyitä, yksilauseisia virkkeitä, jolloin lauseiden asiallinen liittyminen toisiinsa voi jäädä kovin hämäräksi. Sana "teksti" on peräisin latinan sanasta "textus" 'kudos, kudelma', ja hyvän tekstin kirjoittaminen onkin eräänlaista kutomista. Sanat kudotaan lauseiksi, lauseet virkkeiksi, joissa lauseita yhdistävät erilaiset sidesanat. Huonosti kudotussa tekstissä lauseiden väliset asiayhteydet eivät ilmene itse tekstistä, vaan käytetään joko yksilauseisia virkkeitä tai sitten pelkkää pilkkua lauseiden välillä. Lauseiden väliset yhteydet pitäisi ilmaista ymmärtämistä auttavilla sidesanoilla kuten "koska", "kun" tai "vaikka". Jos virkkeen lauseilla ei ole keskinäistä syysuhdetta tai muuta riippuvuutta, sidesanaksi sopii "ja"; tosin tällöin voi kysyä, eikö olisi parempi kirjoittaa kaksi eri virkettä, jos kerran on kyse kahdesta erillisestä asiasta.

Lause: joku teki jotain

Lauseen perusmuoto on: subjekti, predikaatti, objekti, esimerkiksi "kissa pyydysti hiiren". Subjekti sanoo, kuka tai mikä tekee tai teki. Predikaatti sanoo, mitä subjekti tekee tai teki. Objekti kertoo tekemisen kohteen tai tuloksen.

Kaikki lauseet eivät toki ole tekemislauseita. Ensinnäkin lause voi kertoa myös vain tekemisen mahdollisuudesta taikka tekemättömyydestä; en nyt kerro tästä lisäesimerkkejä. Ja usein lause kertoo olemisesta: ilma on kaunis. Mutta tekemislause kannattaa pitää mielessä lauseen perustyyppinä. Tämä auttaa välttämään tekemisen turhaa korvaamista olemisella. On havainnollisempaa kertoa, että kirjoja myydään nyt halvalla, kuin sanoa, että kirjojen hinnat ovat nyt alhaiset.

Lauseen perusrakenteeseen voi sitten lisäillä erilaisia määritteitä, mutta yksi tavallisimpia lauseiden kutomisen virheitä on ahtaa liikaa yksityiskohtia lauseeseen. Pääasia sanotaan päälauseessa, sivuasia sivulauseessa. Jos päälause uhkaa paisua liiaksi, kannattaa sivuasioita siis siirtää sivulauseisiin tai erillisiin virkkeisiin.

Kerrotaan tarinaa sanomalehden toimittajaharjoittelijasta, joka sai käskyn kirjoittaa yksinkertaisia lauseita: subjekti, objekti, predikaatti; adjektiivien käyttöön tarvittaisiin lupa päätoimittajalta. Parhaissa lehdissä toimittajat kirjoittavat hiukan siihen tyyliin. Eloisuus ja havainnollisuus ovat tärkeitä, mutta ne eivät synny lavertelevista ja usein yliampuvista adjektiiveista vaan siitä, että kerrotaan, mitä tapahtuu tai mitä joku tekee. Asiatekstissä hyvä adjektiivi on yleensä sellainen, että se kiistatta kuvaa, millainen jokin tai joku on, eikä vain heijasta kirjoittajan asennetta. "Keltainen" tai "luminen" on yleensä kiistaton, "kaunis" tai "mahtava" ei; välimaastoon sitten kuuluu vaikkapa "vanha" tai "korkea".

Lauseen perusmuoto ei toki ole ainoa sallittu lauseen muoto. On lauseita, joissa ei ole objektia. On myös lauseita, joissa ei ole subjektia. Predikaatin puuttuminen sen sijaan aiheuttaa sen, että kyseessä on kieliopillisesti vaillinainen lause, jollaista ei yleensä pitäisi käyttää. Joskus ehkä kumminkin.

Tekijä piilossa?

Subjektin puuttuminen merkitsee yleensä sitä, että lause on niin sanotussa passiivimuodossa, oikeammin sanoen neljännen persoonan muodossa, esimerkiksi "väitetään" tai "on sovittu". Sellainen muoto johtuu usein siitä, että tekijää ei osata tai ei haluta sanoa, mutta syynä voi olla myös hallinnon yleisen kielenkäytön matkiminen. Tekijän ilmaisematta jättäminen voi olla pelkkää pelkuruutta: ei uskalleta kirjoittaa "olen päättänyt" tai "hallitus on päättänyt" vaan kirjoitetaan "on päätetty". Vältä sellaista mahdollisimman pitkälle; käytä sitä yleensä vain silloin, kun tekijä todella on tuntematon tai voi olla kuka hyvänsä.

Kohde tuntematon?

Objektin puuttuminen voi johtua yksinkertaisesti siitä, että kyse on tekemisestä, jolla ei ole kohdetta. Kieliopillisesti sanottuna tilanne voi olla, että verbi ei ole transitiivinen eli ei voikaan saada objektia, esimerkiksi "räjähtää", "soida" tai "piipahtaa". Mutta objekti voidaan myös yksinkertaisesti jättää pois, jos sen ilmaiseminen ei tunnu mahdolliselta tai tarpeelliselta. Kannattaa kuitenkin muistaa, että transitiiviverbin objektin pois jättäminen voi helposti tehdä lauseesta vaillinaisen tuntuisen. Lukija ehkä jää miettimään, mikä on tekemisen kohde. Objektin ilmaiseminen tosin pidentää lausetta, mutta saattaa nopeuttaa lukemista, koska silloin lukija ei jää pohtimaan turhia.

Esimerkiksi lauseella "kirjoittelen paljon" voidaan haluta sanoa jotakin, jonka kannalta on epäolennaista, mitä kirjoittelen. Mutta lauseesta tulee täydellisemmän tuntuinen ja luontevampi, jos siihen lisätään objekti (esim. "kirjeitä", "kirjoja", "lehtijuttuja" tai vaikkapa vain "kaikenlaista").

Teetkö jotain vai suoritatko tekemistoiminnon toteuttamista?

Tavallisempi virhe kuin objektin aiheeton pois jättäminen on kuitenkin se, että ilmaistaan tekemisen varsinainen sisältö objektilla ja käytetään predikaattina jotakin mitäänsanomatonta verbiä kuten "suorittaa". Sellainen käytäntö on yksi oire ilmiöstä, jota kutsutaan substantiivitaudiksi ja joka on valitettavasti erittäin yleinen. Kirjoitetaan "luistimien teroittamista suoritetaan" eikä "teroitan luistimia". Hyvä nyrkkisääntö on, että verbeillä "suorittaa", "tehdä", "toteuttaa" muodostetut rakenteet pitää korvata ilmeikkäämmillä. Jos monimutkaista asiaa käsittelevässä virkkeessä on kieliopillisena predikaattina vain "on" tai "ovat", niin varsinainen asia on piilotettu -minen-loppuisiin verbinmuotoihin tai sitten substantiiveihin. Muista, että verbi kuvaa toimintaa tai tapahtumista, substantiivi (tai -minen-loppuinen muoto) taas muodollisesta merkityksestään riippumatta koetaan jonkinlaista oliota esittäväksi.

Seuraavassa esimerkissä substantiivitauti on päässyt pahanlaatuiseksi:

Internetiä voidaan hyödyntää hallinnon palvelutarjontaa esiteltäessä tiedotuskanavana, mikä tuo mukanaan tietoaineiston oikeellisuus-, päivitys- sekä myös ainakin rajoitetun vastaamisvelvoitteen palvelun tuottajalle.

Pahinta tässä on, että substantiivin "velvoite" eteen on kasattu monia määritteitä, jotka kaikki ovat käsitteellisiä substantiivi-ilmaisuja asioille, jotka voisi sanoa toimintaa kuvaavasti verbeillä. Asia voitaisiin pukea havainnolliseen muotoon näin:

Internetissä voidaan tiedottaa hallinnon tarjoamista palveluista. Tällöin palvelun tuottajan tulee huolehtia siitä, että tiedot ovat oikeita, ja hänen tulee pitää ne ajan tasalla. Tuottajalla on myös ainakin rajoitettu velvollisuus vastata tietoja koskeviin kysymyksiin.

Tämäkään esitystapa ei ole kovin selkeä, mutta lisäparannukset edellyttäisivät, että itse asiaa täsmennettäisiin. Alkuperäisessä muotoilussa jää aivan epäselväksi, mitä kummaa "vastaamisvelvoite" tarkoittaa. Onko se velvollisuutta vastata tiedoista vai vastata tietoja koskeviin kysymyksiin vaiko ehkä yleensä velvollisuus vastata esitettyihin kysymyksiin? Substantiivitaudin suurimpia haittoja onkin vaikealukuisuuden ohella se, että ilmaisut jäävät helposti erittäin tulkinnanvaraisiksi ja epämääräisiksi. Usein tulee mieleen, että sellaisia niiden halutaankin olevan.

Substantiivitautia on joskus vaikea tunnistaa, koska olemme saattaneet tottua käsitteellisten substantiivien käyttämiseen. Kaiken maailman -toiminnat, -prosessit ja -tapahtumat ehkä koetaan välttämättömiksi ja ainoiksi oikeiksi termeiksi.

Ajatuksellinen virhe vai ajatusvirhe?

Adjektiivitauti puolestaan on sitä, että ilmaistaan käsitteellisellä adjektiivilla asia, jolle olisi paljon nasevampikin ilmaisu. Tyypillisesti tämä koskee -llinen-loppuisia adjektiiveja, jotka on johdettu substantiiveista. Yksinkertaiset adjektiivit ovat kuvailevia ja usein havainnollisia, mutta käsitteellisistä substantiiveista johdettujen sanojen käyttö ei elävöitä kieltä, vaikka ne ovat kieliopillisesti "laatusanoja" eli adjektiiveja. Hyvin usein kieltä parantaa, jos -llinen-loppuinen adjektiivi korvataan joko genetiivissä olevalla substantiivilla tai yhdyssanarakenteella. Esimerkiksi "rakenteellinen muutos" on nasevammin "rakenteen muutos", ja "taloudellinen kehitys" on korvattavissa lyhemmällä ilmaisulla "talouden kehitys" tai "talouskehitys".

Seuraava lyhyt esimerkki voi monesta tuntua normaalilta kieleltä, mutta se kärsii sekä substantiivi- että adjektiivitaudista:

tietokoneavusteisen tiedonhankinnan mahdollisuudet
Tässä kai on kyse asiasta, jolle selvempi ilmaisu olisi
mahdollisuudet hankkia tietoa tietokoneen avulla

Kirjoita, niin kuin puhuisit rauhallisesti

Yleisemminkin kannattaa pyrkiä puhekielenomaisuuteen tyylissä. Monia meistä on varoitettu puhekielisyyksistä, mutta paljon paljon tavallisempi ongelma on liiallinen kirjakielisyys, paperikielisyys. Käytä vereviä verbejä ja kuvaavia adjektiiveja, vältä käsitteellisiä substantiiveja. Puhekielen sananmuotoja kuten "pitäis" ja "punanen" ei ole syytä käyttää asiatekstissä, mutta kirjoituksen tyylin on hyvä olla melko lähellä rauhallisesti soljuvaa puhekieltä. Tähän tähtäävät monet edellä ja jäljempänä esittämäni ohjeet. Esimerkiksi hyvin pitkiä virkkeitä ei juuri kukaan pysty rakentamaan puhuessaan eikä kuulija pysty niitä seuraamaan. Ei kirjoituksessakaan ole syytä rakennella monipolvisia, hyvin monesta lauseesta koostuvia mammuttivirkkeitä. Jos asia on niin mutkikas, että sen kaikkien puolien esittäminen vaatisi kymmenen rivin mittaisen virkkeen, asia pitää jakaa osiin. Silloin asia esitetään omassa kappaleessaan, joka on jaettu virkkeisiin.

Kirjoitetun kielen puhekielenomaisuudella tarkoitan sitä, että se muistuttaa huoliteltua asiapuhetta tuntemattomille puhuttaessa. Puhekieltähän on hyvin monenlaista. Kun puhun kaverilleni kahden kesken, puhun eri tavalla kuin keskustellessani puhelimitse viranomaisen kanssa.

Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen julkaisema opas Käännetäänkö tekstisi, tulkataanko puheenvuorosi? kuvaa kirjoituksen rakentamista erityisesti käännettävyyden kannalta. Se on kuitenkin yleisemminkin hyödyllinen, sillä samat yksinkertaisuuden ja helppotajuisuuden periaatteet auttavat myös lukijaa, joka yrittää saada tekstistä selvää.