Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 4 Miten kirjoitan sujuvasti:

Olennainen ensin

Mene suoraan asiaan, älä lavertele. Mutta asiaan meneminen ei yleensä tarkoita yksityiskohdista aloittamista.

Kirjoituksen kaikilla tasoilla tulee esittää olennainen ensin: koko tekstin alussa sen tärkein sanoma, kunkin luvun alussa sen olennaisimmat asiat, kunkin kappaleen alussa ydinvirke, kunkin virkkeen sisällä ensin pääasia ja sitten sivuasia ja lauseen sisällä ensin painokkaimmat sanat. Tämä on tärkeä yleissääntö, josta joskus täytyy poiketa.

On vaikeaa asennoitua niin, että sanoo olennaisimman ensin. Useinhan olennaisin näkemys, tulos tai mielipide kiteytyy kirjoittajan mielessä vasta hänen luomistyönsä lopuksi. Eihän esimerkiksi tutkija voi etukäteen sanoa, mikä on hänen tutkimuksensa olennaisin tulos; jos tulos tiedetään ennalta, kyseessä ei ole tutkimus. Asioita pohdiskeleva tai suunnitteleva ihminen löytää olennaiset seikat vasta lopussa, ehkä vuosienkin työn jälkeen. Voi tuntua tylsältä ja omaa työtä halventavalta aloittaa kirjoitus kertomalla yksinkertaisesti, mihin on päädytty. Kirjoittaja ehkä pelkää, että jos mielipidekirjoitus tai tieteellinen julkaisu aloitetaan olennaisella, niin lukija ajattelee, että kyseessä on perustelematon tai hutiloiden tehty päätelmä. Joku voi jopa pitää tutkimusraporttia jännityskertomuksena, ja silloinhan vasta viimeisellä sivulla paljastetaan loppuratkaisu.

Asiatekstillä on kuitenkin aivan eri tehtävä kuin dekkarilla. Jos kerrot olennaisimman vasta viimeisellä, sadannella sivulla, on hyvin mahdollista, että kukaan lukija ei pääse sinne asti. Lukija saattaa toki vilkaista kirjoituksesi lopusta, mihin olet päätynyt, jos hän on tottunut tutkijoiden tavalliseen tyyliin. Useimmiten yrityksillä "säilyttää jännitys" päästään vain siihen, että lukijoiden mielenkiinto herpaantuu paljon ennen, kuin kirjoittaja pääsee varsinaiseen asiaan.

Useimmat lukijat eivät lue kirjoitustasi kokonaan. Nekin, jotka lukevat, tuskin jälkeenpäin muistavat kaikkea, vaan heidänkin mieleensä muodostunut kuva perustuu ennen muuta siihen, mitä esität otsikoissa, ingressissä ja kirjoituksesi alussa. Oletetaan vaikkapa, että kirjoitat jutun lehteen, jolla on 10000 lukijaa. Jos teet hyvät otsikot ja motivoivan alun, saat heistä ehkä 1000 aloittamaan juttusi lukemisen. Heistä kenties 100 silmäilee juttusi läpi, ja 10 lukee sen periaatteessa kokonaan, ja 1 lukee sen todella huolella. Mikä lukijaryhmä on tärkein? Se yksikö, joka luki kaiken huolellisesti, vai ne kymmenen, jotka pääsivät loppuun asti mutta ilman syvällistä mielenkiintoa, vai ne sata, jotka lukivat puolella silmällä, vai ne tuhat, jotka lukivat otsikot ja ehkä jotain sieltä täältä, vaiko ehkä ne kymmenentuhatta, jotka vilkaisivat pääotsikon?

Kaikilla lukijaryhmillä on oma merkityksensä, ja ryhmien tärkeys riippuu asiasi luonteesta. Jos kirjoitit suppealta erikoisalalta, niin ehkäpä ehdottomasti suurin merkitys on sillä, mitä se toinen saman alan asiantuntija sai jutustasi - joskin silloin voi kysyä, mikset vain lähettänyt juttuasi hänelle kirjeessä. Jos taas varsinainen tarkoituksesi oli vain tuoda jotain asiaa yleisön tietoisuuteen, niin ehkäpä juttusi pääotsikko ja kuvitus oli todella tärkeää ja tekstin muu sisältö epäolennaista - kunhan se vain on pituudeltaan vaikuttava. Siinä tapauksessa toivottavasti otit asian huomioon kirjoittaessasi panostamalla vähintään puolet siihen kuluneesta asiasta pääotsikon ja kuvituksen suunnitteluun! Useimmiten toki tilanne on jossakin kuvaamieni äärimmäisyyksien välillä.

Olennaisuuttakin pitää tarkastella lukijan kannalta, ei sen kannalta, mikä on sinulle tärkeintä tai mikä on teoreettisesti tai teknisesti kiinnostavinta. Kirjoituksen aiheeseen on voinut liittyä paljonkin työtä ja ongelmia, joita ei ole tarpeen kertoa lukijoille. Heillähän omat työnsä ja omat ongelmansa.

Jos esimerkiksi tiedotat tietokoneohjelman uuden version käyttöönotosta, asiaan voi liittyä paljon sellaista, joka on sinulle tärkeää mutta lukijalle epäolennaista. Jos uusi versio on toteutettu eri ohjelmointikielellä kuin vanha, niin se ohjelmasta teknisesti huolehtivalle varsin tärkeätä. Mutta jos tiedote käyttöönotosta on otsikoitu "Ohjelmasta XYZ uusi C:llä koodattu versio" ja jos teksti alkaa selostamalla, että vanha versio oli tehty Lispillä, niin kirjoitusta ei ole aloitettu XYZ:n käyttäjälle olennaisimmilla asioilla. Hän ei ehkä edes tiedä, mitä "C" ja "Lisp" ovat. Olennaista lukijalle voi kyllä olla, että uusi versio on nopeampi kuin vanha. Silloin tämä asia kuuluu alkuun; sen selittäminen, mistä nopeutuminen johtuu, kuuluu tiedotteen loppuun, jos sinnekään.