Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 2 Miksi kirjoitan:

Motivoi lukemiseen

Kirjoitat sitä varten, että kirjoituksesi luettaisiin ja mielellään myös ymmärrettäisiin. Tietysti taustalla on jokin syvällisempikin tarkoitus, mutta jos et saa ihmisiä lukemaan juttuasi, ei sitä syvempääkään tarkoitusta voi saavuttaa.

Miten erottua tietotulvasta: kerro lukijalle tärkeä asia

Maailmassa on valtava määrä tekstejä, ja uusia syntyy koko ajan kiihtyvään tahtiin. Sinun itsesi, kuten jokaisen meistä, ulottuvilla on lukemattomia kirjoja, lehtiä ja muita kirjoituksia. Kaikkea ei ehdi lukea. Miksi kukaan lukisi juuri sinun juttusi?

Sinun omasta mielestäsi kirjoitus varmaankin on tärkeä - et kai muuten kirjoittaisikaan sitä. Mutta mahdolliset lukijasi eivät yleensä tiedä tekstiäsi tärkeäksi ainakaan ennen kuin he ovat lukeneet sitä, eikä ole mitään takeita siitä, että he edes alkaisivat lukea sitä. Tietysti on mahdollista, että olet oman alasi tunnettu ja tunnustettu guru, jonka jokaiseen sanaan suhtaudutaan kuin kultahippusiin. Useimmat meistä eivät ole guruja, ja jotta pääsisit guruksi, sinun on saatava ihmisiä lukemaan juttujasi.

Lukijan motivointi eli innostaminen lukemaan ei saa olla joidenkin ovelien temppujen tekemistä. Olennaista on, että mietit sekä kirjoittamaan ryhtyessäsi että kirjoittamisen aikana, miksi kirjoituksesi on tärkeä lukijoille. Motivointi on sitä, että tuodaan sujuvasti ja luontevasti esille tärkeyden syitä.

Otsikko on olennainen

Motivoinnissa aivan keskeisessä asemassa on koko tekstin otsikon muotoilu, toissijaisesti myös alaotsikoiden ja alussa ehkä olevan johdattelun (ingressin) kirjoittaminen houkutteleviksi. Useimmat ihmiset vilkaisevat vain otsikot ja jättävät lopun lukematta, jos otsikko ei kiinnosta. Ne, jotka otsikko on houkutellut lukemaan, lukevat vain niin pitkälle, kuin juttu heitä kiinnostaa. Useimmissa tapauksissa et pysty mitenkään pakottamaan ihmisiä kahlaamaan tekstiäsi läpi. On aivan yhdentekevää, mitä hienoja helmiä juttusi lopussa on, jos yksikään lukija ei jaksa sinne asti.

Otsikko ei saa olla liian pitkä. Otsikko ei saa olla yritys jutun tiivistelmäksi, eikä siinä pidä yrittää ehdottoman täsmällisesti rajata, mitä juttu käsittelee. Väitöskirja tai vastaava tieteellinen raportti saattaa olla poikkeus, koska sille on voitu asettaa määrättyjä vaatimuksia.

Toisaalta otsikko ei saa olla liian ylimalkainen. Otsikon ei pidä sanoa ympäripyöreästi, mitä juttu käsittelee, vaan sen tulee tuoda esiin, mikä on jutun todellinen anti lukijalle.

Otsikkoa ei useinkaan kannata muotoilla heti aluksi. Jos aloitat kirjoittamisen otsikon miettimisestä, voi helposti käydä niin, että et pidemmälle pääsekään. Otsikon laadinta on vaikeaa, ja usein siihen kannattaa ryhtyä vasta, kun teksti on muutoin valmis. Siihen asti voit antaa jutun kulkea jollakin tylsällä työnimellä. Mutta muista varata otsikon miettimiseen runsaasti aikaa, sillä jos ajanpuutteen takia työnimi jääkin lopulliseksi, tämä virhe yksinään voi pilata koko tekstin viestintäarvon.

Puhu lukijalle

Kirjoittamisessa yleensäkin pitää ajatella lukijaa, mutta aivan erityisesti otsikoiden kirjoittamisessa. Otsikko on puhuttelu, jossa lähestyt lukijaa ja tarjoat hänelle jotakin - kirjoitustasi. Kuvittele mielessäsi haluamasi tyypillinen lukija, asetu hänen asemaansa ja kysy: miksi minä lukisin jutun? Tai rennommin näin: miks mä lukisin tämmöstä roskaa? Sinun täytyy tuoda esiin, mitä kirjoituksesi voi antaa lukijalle, oli se sitten apua hänen omaan työhönsä tai harrastukseensa, yleissivistystä sinun alaltasi tai mielenvirkistystä.

Karkota "väärät" lukijat

Lukijoiden houkuttelemisen ohella myös lukijoiden karkottaminen on tärkeää. Kun kirjoittamiseen suhtaudutaan palvelemisena, on tärkeää palvella myös niitä ihmisiä, joiden ei ole syytä lukea kirjoitustasi. Jos he heti näkevät, että tämä juttusi ei ole heille, he voivat oppia pitämään sinua kirjoittajana, joka tekee selväksi, keille kirjoittaa. Ja siksi he vilkaisevat myös muita juttujasi nähdäkseen, olisivatko ne heille sopivia.

Otsikko voi palvella tätä päämäärää. Otsikon pitää ensisijaisesti antaa riittävästi tietoja sitä varten, että mahdollinen lukija tekee järkevän päätöksen siitä, ryhtyykö hän lukemaan juttua. Jos näin on ja jos jonkun lukijan päätös on kielteinen, olet tehnyt hänelle parhaan mahdollisen palveluksen, jonka jutullasi voit tehdä: säästänyt hänen aikaansa muuhun.

Jos otsikko on vaikkapa "TCP/IP:n etuja", niin sellainen lukija, joka ei ole koskaan kuullutkaan TCP/IP:stä, varmaankin ymmärtää, että juttu ei ole häntä varten. Jos tarkoititkin juttusi myös sellaisille lukijoille, otsikon olisi pitänyt olla ihan toisenlainen: sen olisi pitänyt tuoda esille jotakin keskeistä niistä eduista. Otsikon ja itse tekstin tulee toki vastata toisiaan: yleistajuiselle tekstille yleistajuinen otsikko, asiantuntijoille tarkoitetulle tekstille erikoisalan termejä käyttävä otsikko.

Erillinen motivaatio-osa?

Usein on aiheellista kirjoittaa jutun alkuun erillinen lyhyt motivoiva osuus. Se voi olla asemaltaan ingressi, esipuhe tai yksinkertaisesti tekstin ensimmäinen kappale. Jos teet motivoivasta osuudesta esipuheen, muista, että juuri kukaan ei lue esipuhetta, jos sen otsikkona on "Esipuhe". Käytä mieluummin vaikka hiukan naiivia otsikkoa, joka on muotoa "Miksi XXX on tärkeä". Motivoivassa osuudessa voit käsitellä sekä aiheesi tärkeyttä että juttusi tärkeyttä eli sitä, miksi juuri sinun jutussasi olevat asiat ovat tärkeitä. Näiden asioiden painotus vaihtelee tilanteen mukaan. Ihmiset tuskin ovat kiinnostuneita lukemaan perusteluja syövän torjunnan tärkeydelle, koska se on itsestään selvä asia; sen sijaan voidaan tarvita perusteluja sille, miksi juuri sinun jutussasi käsiteltävät syövän torjunnan keinot voivat olla tärkeitä.

Motivaatiota ei pidä jättää vain erillisen motivoivan osuuden varaan varsinkaan, jos juttu on pitkä. Koko kirjoituksen rakenteen ja erityisesti otsikoiden tulee palvella motivointia.

Älä anna kirjoittamistekniikkasi näkyä

Usein kirjoittajat otsikoivat juttunsa sen pohjalta, miten ovat itse suunnitelleet jutun rakenteen ryhtyessään kirjoittamaan sitä. Seuraavassa on esimerkki tällaisesta otsikoinnista:

Tutkijakoulu on aloittanut toimintansa

Jäsennykseksi tämä on luultavasti varsin hyvä. Otsikko on kuitenkin aivan eri asia kuin jäsennyksen kohta. Jäsennyksen kirjoitat itsellesi, otsikko pitää kirjoittaa lukijalle. Jäsennyksen kohtien käyttö otsikoina merkitsee tyypillisesti sitä, että juttu voisi käsitellä miltei mitä hyvänsä ja sisältää miltei mitä tahansa. Tietysti jos lukijalla on valmiiksi kuva siitä, mikä tutkijakoulu on ja miksi se on tärkeä, hän ehkä on motivoitunut lukemaan jutun. Tosin hän ehkä siinä tapauksessa ajattelee jo tietävänsä tutkijakoulusta kaiken tietämisen arvoisen ja siirtyy seuraavaan juttuun.

Herätä, havainnollista

Otsikointiin pitää nostaa kaikkein keskeisimmät asiat ja nimenomaan sellaiset, jotka kiinnittävät lukijan huomion. Otsikoinnin pitää olla havainnollinen, konkreettinen. Siinä pitää mieluummin olla verbejä, adjektiiveja ja lukusanoja kuin substantiiveja. Oppilaiden valintaa koskevan kohdan otsikon voisi aloittaa sanoilla "Oppilaat valitaan" ja sitten miettiä jatkoksi hyvin lyhyen kuvauksen siitä, mikä valintatavassa on olennaisinta. Otsikoiden pitää kertoa, kuka teki tai tekee ja mitä, ei nimetä ja luokitella asioita. Esimerkiksi otsikko "Mukana viisi yksikköä", joka ei sinänsä ole kovinkaan repäisevä, olisi sentään konkreettisempi kuin "Osallistuvat yksiköt".

Muodollinen, jäsennyksenomainen otsikointi saattaa joskus olla välttämätön esimerkiksi silloin, kun asiakirja on kerta kaikkiaan pakko kirjoittaa säädetyn kaavan mukaan. Älä pidä sellaista kirjoittamisen yleisenä tyylinä vaan kahleina, joihin ehkä joskus täytyy sopeutua. Sinun ehkä täytyy kirjoittaa toimintasuunnitelmaan kohta "Hankinnat", vaikka siinä olisi vain yksi merkittävä hankinta, jonka haluaisit tuoda esiin. Muutoinhan joku voisi valittaa, että käsittelet otsikon "Ostamme supertietokoneen" alla myös monistuspaperien hankintaa. Tutkimusraporttiin ehkä vaaditaan kohta, jonka otsikkona on "Tutkimuksen tavoite", vaikka mielesi palaisi halusta räväyttää otsikkoon, mikä se tavoite oikein oli.

Jäsennyksenomaista otsikointia perustellaan joskus sillä, että asiasisältöhän löytyy itse tekstistä. Löytyvät, löytyvät, jos joku viitsii etsiä. Mitä iloa on siitä, että asia on tekstissä, jos sitä tekstiä ei lue kukaan?

Pidä kiinni lukijastasi

Ei riitä, että saat houkuteltua lukijan aloittamaan lukemisen. Sinun on myös pidettävä yllä motivaatiota. Kun alat käsitellä uutta asiakokonaisuutta, kyseessä on ikään kuin teos teoksen sisällä. Sinun on perusteltava lukijalle, miksi hänen on syytä lukea kyseinen osateos.

Motivointia ei tietenkään pidä tehdä lapsellisella tavalla. Ei motivoivaa virkettä tai kappaletta yleensä ole syytä aloittaa tyyliin "Tämä aihepiiri on sinulle tärkeä, koska - -". Motivoinnissakin kannattaa yleensä mennä suoraan asiaan: selosta lyhyesti, miten aloitettava uusi aihe liittyy kirjoituksesi kokonaisuuteen ja lukijalle tärkeisiin asioihin. Älä siis aloita uuden asian käsittelyä ruohonjuuritasolta ja tekniikasta, vastaten kysymykseen "miten", vaan vastaamalla kysymyksiin "miksi" ja "mitä". Vältä kuitenkin itsestäänselvyyksiä ja liian käsitteellisiä ja yleisiä tarkasteluja. Jos kirjoitat hyperventilaatiosta, älä aloita tarkastelemalla lääketieteen merkitystä ihmiskunnalle vaan selosta aivan lyhyesti, mitä hyperventilaatio on ja miten yleistä se on.

Esimerkkinä huonosta uuden asian aloittamisesta, joka ei lainkaan motivoi lukijaa, on seuraava:

Kermit on Columbian yliopistossa (New York, NY, USA) kehitetty protokolla. Siihen liittyviä ohjelmia saa vapaasti levittää (mutta ei myydä). Siksi Kermit on erittäin laajalti käytössä ympäri maailmaa.

Tässä aloituskappaleessa ei lainkaan sanota, mitä Kermit on käyttäjän kannalta - mitä sillä tehdään. Kirjoittaja on myös tehnyt ATK-asiantuntijan tavallisen virheen: koska hän tietää, että tarkkaan ottaen Kermit-protokolla on aivan eri tason asia kuin sitä noudattavat ohjelmat, hän tuntee sisäistä pakkoa tehdä tämän eron myös yleistajuiseksi tarkoitetussa käytännöllisessä ohjeessa. Hän myös aloittaa hänelle tutuista ja tärkeistä asioista kuten Kermitin alkuperästä, joka on kuitenkin lukijalle aivan epäolennainen ja kuuluisi tekstiin aivan loppupuolelle tai alaviitteeseen, jos sinnekään. Kappale on kielellisesti ja tyylillisesti aivan kohtuullinen - lyhyitä, rakenteeltaan kevyitä virkkeitä. Niinpä tällaisen kappaleen korjaaminen ei olekaan mitään kielenhuoltoa vaan vaatii itse aihepiirin tuntemista. Kappaletta ei kannata varsinaisesti korjata, vaan se on heitettävä roskikseen, ja tilalle on kirjoitettava jotain seuraavanlaista:

Kermit on ohjelma, jolla voidaan ottaa pääteyhteys tietokoneesta toiseen ja siirtää tiedostoja koneiden välillä. Kermit on maksuton, ja se on hyvin laajalti käytössä.

Tämän tarkoitus on motivoida sellaista lukijaa, jolla on tarvetta pääteyhteyksiin ja tiedostonsiirtoon. Ei ole syytä ruveta lepertelemään siitä, miten tärkeitä asioita ne ovat, koska teksti on kirjassa, jonka lukijan oletetaan ainakin tässä vaiheessa ymmärtävän, mistä on kyse. Ei myöskään kannata aloittaa lavertelevaan tyyliin "Usein tulee tarvetta ottaa pääteyhteys - -".

Motivointi on siis aina suhteutettava lukijoiden tilanteeseen, heidän tarpeisiinsa ja tietoihinsa. Ei pidä esittää lukijalle sellaisia asioita, joiden merkitystä hänellä ei ole edellytyksiä oivaltaa, mutta ei myöskään motivoida häntä sellaiseen, johon hän jo on motivoitunut. Molemmat virheet aiheuttavat turhautumista ja ärtymystä.