Arkisen asiakirjoittamisen opas, luku 2 Miksi kirjoitan:

Harkitse, paljonko panostat kirjoittamiseen

Monet ihmiset eivät pysty erottelemaan erilaisia kirjoitustehtäviä; he eivät esimerkiksi pysty nopeasti tuottamaan muutamia riviä tai yhtä paperiarkkia tilapäiseen tai kiireelliseen tarpeeseen. Suureksi osaksi tämä johtuu täydellisyyden tavoittelusta. On toki tehtäviä, joissa pitääkin pyrkiä hyvin hiottuun tulokseen. Suurin osa tehtävistä on toisenlaisia. Siksi kannattaa jo ennen kirjoittamaan ryhtymistä kysyä itseltään: miten paljon minun on syytä panostaa aikaani ja vaivaani, ehkä muidenkin aikaa, tähän juttuun?

Panostuksen on tietysti oltava järkevässä suhteessa hyötyyn, joka kirjoituksesta uskotaan olevan. Tähän vaikuttavat muun muassa seuraavat seikat:

Jos tämäntapaisten seikkojen arviointi johtaa siihen, että kannattaa panostaa mahdollisimman vähän, niin tärkeintä on saada asiat oikein. Mutta jos sopivaksi arvioitu panostus on pieni, kannattaa harkita, onko tehtävä niin vähäpätöinen, että on parempi jättää se tekemättä. Jos tällöin kirjoittamiseen kuitenkin on jokin ulkonainen pakko kuten esimiehen määräys, hoida se mahdollisimman pikaisesti. Vastenmieliset tehtävät eivät yleensä muutu ajan myötä miellyttävämmiksi, päinvastoin, ja mieltä kalvava tietoisuus ikävästä hommasta haittaa kykyäsi keskittyä järkevämpiin asioihin.

Vähäpätöisissä kirjoitustehtävissä aloitetaan jäsennyksen suunnittelun asemesta suora kirjoittaminen, välittämättä siitä, että asiat eivät tule hienoon järjestykseen. Oikoluvun ja kieliasun tarkistaminen jätetään sikseen. Kun juttu on yhdeltä istumalta kirjoitettu, se lukaistaan läpi mutta sillä silmällä, että siinä ei ole asiavirheitä ja että mitään kovin olennaista ei puutu. Sitten juttu pannaan jakeluun sopivalla tavalla ja unohdetaan. Ei siis jäädä märehtimään, että olisi pitänyt tarkistaa jokin pilkkusääntö, vaan unohdetaan asia ja ruvetaan seuraavaan hommaan.

Tärkeissä kirjoitustehtävissä toimitaan järjestelmällisemmin. Tehdään karkea jäsennys, kirjoitetaan luetelmanomaisia muistiinpanoja siitä, mitä kaikkea on syytä käsitellä, pohditaan oikeaa esitysjärjestystä, kerätään aineistoa ja niin edelleen. Sitten kun juttu alkaa tuntua valmiilta, sitä ei suinkaan panna ihan heti jakeluun, vaan jos aikataulu suinkin antaa myöten, nukutaan yön yli ja katsotaan juttua uudestaan uusin silmin. Korjattavaa löytyy lähes varmasti. Jos juttu on tärkeä, kannattaa ehdottomasti yrittää saada joku sopiva henkilö lukemaan se läpi. Vielä parempi on, jos löydät useita koelukijoita, jotka arvioivat tekstiäsi eri kannoilta, esimerkiksi yksi asiasisällön oikeellisuuden, yksi ymmärrettävyyden ja yksi kielenkäytön normienmukaisuuden kannalta.

Kun pikku hommiin ei uhrata liikaa aikaa, voidaan paremmin tehdä isot asiat kunnolla ja ajoissa. Yksi töiden järjestelyn kysymys, johon jokaisen täytyy löytää omaan persoonallisuuteensa sopiva ratkaisu, on se, tehdäänkö pienet asiat saman tien pois tieltä vai pinotaanko ne odottamaan sellaisia aikoja, että isoja töitä ei ole tekeillä. Oma ratkaisuni on yleensä ensin mainittu, muun muassa siitä syystä, että minulla on huono muisti.