Tavallisten sanallisten ilmaisujen lisäksi kuuluu kirjoitettuun kieleen suuri joukko erilaisia vakiintuneita merkintätapoja, tai pikemminkin merkintöjä, jotka pitäisi vakiinnuttaa. Useinkin merkintätapa on täsmällisesti määritelty erilaisissa standardeissa tai suosituksissa, mutta käytännössä esiintyy monenlaista kirjavuutta.
Esimerkiksi puhelinnumerot kirjoitetaan hyvin monenlaisilla tavoilla. Jos esimerkiksi yhdistyksen toimihenkilöiden puhelinnumerot ilmoitetaan sillä tavalla, kuin itse kukin on ne kertonut, tulos on yleensä kovin kirjava: yhdellä on 09-123 4567, toisella 09 12 34 568 ja kolmannella ehkä (09) 123 4569. Kun käytetään yhtenäistä esitystapaa, numerot ovat hiukan helpommat lukea ja asiakirjan ulkoasu on miellyttävämpi. (Ks. esimerkkiä kohdasta Tekstin yhtenäisyys.)
Yhtenäisyys siis parantaa tyyliä ja luettavuutta. Toisaalta yhtenäistäminen on järkevää tehdä sellaisen järjestelmän mukaan, joka on kerran mietitty ja päätetty. Merkintätapoja koskevien normien tunteminen helpottaa kirjoittamista, kun ei tarvitse miettiä ja pohtia, mutta lisäksi se antaa hyvän vaikutelman. Jos asiakirjan sisällä on samat asiat merkitty eri tavoin eri kohdissa, herää kysymys, onko sisältökään viimeistelty vai onko kyseessä leikekokoelma.
Tässä oppaassa käsitellään edellä luvussa Numerot ja luvut kuvattujen asioiden lisäksi etenkin seuraavia merkintöjen järjestelmiä: